Certyfikacja wydatków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w 2009 r.
Umowa o dofinansowanie
1. Łódzka Akademia PO KL
Umowa o dofinansowanie
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
2. Plan prezentacji
Ścieżka wniosku
Opiekun projektu
Załączniki do umowy
Elementy umowy
Obowiązki beneficjenta
Zmiany w projekcie
Rozwiązanie umowy
Podstawy prawne
Podsumowanie
Źródła informacji
2
3. Procedura Ścieżka wniosku
Złożenie wniosku w Punkcie Przekazanie wniosku do
Informacyjnym PO KL Wydziału Obsługi Projektów
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena formalna wniosku
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena merytoryczna wniosku
Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników Przygotowanie umowy
Podpisanie umowy
Wypłata środków Wniesienie zabezpieczenia
3
4. Opiekun projektu
• Imiennie wyznaczony pracownik IP do kontaktów roboczych
z beneficjentem
• Konsultuje kwestie problemowe podczas realizacji projektu
• Weryfikuje Wniosek Beneficjenta o Płatność
• Weryfikuje wszelkie zmiany w projekcie zgłoszone przez
beneficjenta
Uwaga!
Beneficjent ponosi całościową odpowiedzialność za
realizację projektu!
4
5. Załączniki do umowy
Wraz z otrzymaniem pisma o przyjęciu wniosku do dofinansowania
przez Zarząd Województwa Łódzkiego wskazana jest lista załączników
niezbędnych w celu zawarcia umowy o dofinansowanie:
1) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia statutu lub innego dokumentu
stanowiącego podstawę prawną działalności wnioskodawcy (nie dotyczy
jednostek samorządu terytorialnego)
2) Aktualny wyciąg z KRS lub innego właściwego rejestru (ewidencja działalności
gospodarczej) z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia
wniosku, lub inny dokument potwierdzający formę i charakter prowadzonej
działalności (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem)
3) Uchwała lub decyzja właściwego organu jst lub inny właściwy dokument
organu, który dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami
o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa
do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie
(jeśli jest wymagane)
5
6. Załączniki do umowy
5) Oświadczenie wnioskodawcy o kwalifikowalności VAT, w przypadku
wnioskodawcy, który nie ma możliwości odzyskiwania/odliczania VAT
na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku
od towarów i usług (również oświadczenie partnera)
6) Oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych
programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych kwalifikowanych
związanych z projektem
7) Harmonogram płatności
8) Oświadczenie o otwarciu nowego rachunku bankowego, z którego będą
dokonywane płatności związane wyłącznie z realizacją projektu
9) Informację w formie pisemnej o zamiarze załączenia wraz z wnioskiem
o płatność wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta w odniesieniu
do systemu finansowo-księgowego
6
7. Załączniki do umowy
10) Umowa partnerska
11) Zaświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis lub informacja o otrzymanej
pomocy innej niż pomoc de minimis
12) Zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami
13) Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami na obowiązkowe
ubezpieczenie społeczne
Wzory załączników wysyłane są do beneficjenta drogą mailową
7
8. Załączniki do umowy
Pełnomocnictwo
Wymagane jest, gdy wniosek podpisują osoby nie
posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania
wnioskodawcy
Treść pełnomocnictwa powinna zawierać:
• tytuł projektu
• numer konkursu
• nazwę, numer działania i poddziałania
• zakres udzielanego pełnomocnictwa
• odpowiednia uchwała wspólników w przypadku, gdy beneficjentem jest
spółka prawa handlowego (zobowiązanie o wartości dwukrotnie przewyższającej
wartość kapitału zakładowego)
8
9. Załączniki do umowy
W przypadku beneficjentów będących jednostkami
samorządu terytorialnego lub jednostkami
organizacyjnymi jst. wymagana jest:
Uchwała zatwierdzająca projekt lub udzielająca
pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów
współfinansowanych z EFS.
Treść uchwały powinna zawierać m.in.:
• tytuł projektu
• numer konkursu
Wymóg ten dotyczy również instytucji szkoleniowych oraz
placówek prowadzących kształcenie ustawiczne w formach
pozaszkolnych, dla których organem
prowadzącym/dotującym jest jst.
9
10. Załączniki do umowy
WAŻNE!
Załączniki należy złożyć:
• W terminie 14 dni roboczych (liczonych od daty otrzymania pisma)
• W trzech egzemplarzach
• Osobiście lub przesłać na adres: Urząd Marszałkowski w Łodzi
90-051 Łódź
al. Piłsudskiego 8
sekretariat pok. nr 702
Niezłożenie wymaganych dokumentów w terminie oznacza
rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.
Brak zgodności treści załączników z informacjami zawartymi
we wniosku o dofinansowanie skutkuje niezawarciem umowy.
1
0
11. Elementy umowy
Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego
w ramach POKL reguluje:
1. Zakres podmiotowy – strony umowy
2. Przedmiot umowy
3. Obowiązki Beneficjenta w zakresie:
• płatności
• zabezpieczenia wykonania umowy
• monitoringu i kontroli
• konkurencyjności
• ochrony danych osobowych
• informacji i promocji projektu
• wprowadzania zmian w projekcie
• rozwiązania umowy
4. Inne postanowienia
5. Podstawy prawne
11
12. Umowa
Strony umowy
Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego
w ramach POKL zawierana jest pomiędzy:
Instytucja Pośrednicząca
Beneficjent
Urząd Marszałkowski
(lider projektu)
Województwa Łódzkiego
Zarząd Województwa Osoba (osoby) decyzyjna
Łódzkiego wskazana w punkcie 2.6 oraz
na podstawie w części V wniosku
Listy Rankingowej o dofinansowanie
12
13. Umowa
Przedmiot umowy DOTACJA ROZWOJOWA
wydatki budżetu państwa, podlegające szczególnym zasadom
rozliczania, przeznaczone na realizację programów finansowanych z
udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych, Funduszu
Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa lub projektów
realizowanych w ramach tych programów*
Przekazywana jest w terminie i wysokości określonej
w harmonogramie płatności:
• w transzach na konto projektu
• pierwsza transza po wniesieniu zabezpieczenia realizacji umowy
• kolejne uzależnione są od rozliczenia co najmniej 70% kwoty
transzy poprzedniej
13
14. Beneficjent
Obowiązki - podstawowe
1. Obowiązek realizowania projektu:
• na podstawie wniosku o dofinansowanie
• w okresie wskazanym we wniosku
• w oparciu o harmonogramu realizacji projektu
• zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
14
15. Beneficjent
Obowiązki - płatności
2. Obowiązek wniesienia wkładu własnego (jeśli jest to wymagane)
3. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków
projektu:
• odrębny system księgowy
• odpowiedni kod księgowy
W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie obowiązek ten
dotyczy również partnera w zakresie zadań wykonywanych przez niego
w projekcie.
15
16. Beneficjent
Obowiązki - płatności
4. Obowiązek składania wniosków o płatność zgodnie
z harmonogramem płatności oraz usuwania ewentualnych
błędów we wniosku o płatność.
Bezbłędne sporządzenie wniosku o płatność jest podstawą
płynności finansowej wnioskodawcy
Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent zobowiązany jest
przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz
informacje o wszystkich uczestnikach projektu.
5.Obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstają w
związku z realizacją projektu:
- odsetki bankowe od transz dotacji stanowią dochód własny i nie są wykazywane
- przychodem są również należności z tytułu kar umownych
6. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć w 100% otrzymaną
dotację rozwojową
16
17. Beneficjent
Obowiązki - płatności
• Obowiązek założenia, prowadzenia wyodrębnionego na potrzeby
projektu konta bankowego oraz informowania o jego ewentualnej
zmianie.
Wszystkie płatności związane z realizacją projektu powinny być
dokonywane za pośrednictwem konta projektu - również operacje finansowe dokonywane pomiędzy
liderem, a partnerem projektu.
8. Obowiązek zwrotu całości lub części dotacji na konto wskazane przez
Instytucję Pośredniczącą w przypadku:
• wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem
• wykorzystania jej z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208. ustawy
o finansach publicznych
• pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości
9.Obowiązek ponoszenia udokumentowanych kosztów działań
windykacyjnych
17
18. Beneficjent
Obowiązki - zabezpieczenie
Zabezpieczeniem umowy jest składany przez beneficjenta weksel
in blanco nie później niż 15 dni od dnia podpisania umowy
(projekty do 4 mln PLN)
Zwrot weksla:
• na pisemny wniosek beneficjenta
• po zaakceptowaniu przez IZ Poświadczenia
i deklaracji wydatków IP
• po zakończeniu projektu
18
19. Beneficjent
Obowiązki - zabezpieczenie
W przypadku projektów o wartości powyżej 4 mln zł
IP dokonuje wyboru formy zabezpieczenia z katalogu
wskazanego w dokumentacji konkursowej, np.:
• gwarancja bankowa
• gwarancja ubezpieczeniowa
• hipoteka
Minimalna wysokość zabezpieczenia nie może być niższa niż
150% średniej transzy
Maksymalna wysokość zabezpieczenia umowy nie powinna być
wyższa niż wartość dofinansowania na ten rok realizacji projektu,
w którym wartość dofinansowania jest najwyższa
Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora
finansów publicznych (na podst. Rozporządzenia Ministra Rozwoju
Regionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków
z realizacji programów operacyjnych)
19
20. Beneficjent
Obowiązki - informacyjne
Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zobowiązany jest do:
1. Oznaczania obowiązującymi logotypami:
• pomieszczeń, w których realizowany jest projekt
• sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu
• dokumentacji projektu
• publikacji materiałów promocyjnych
20
21. Beneficjent
Obowiązki - informacyjne
2. Udzielania informacji na temat współfinansowania:
• uczestnikom projektu (grupie docelowej)
• personelowi realizującemu projekt o współfinansowaniu wynagrodzeń z EFS
• podczas spotkań informacyjnych, warsztatów, targów, konferencji
Wraz z publikowaniem, zamieszczaniem informacji
o współfinansowaniu projektu ze środków EFS nie należy
używać skrótów (np. EFS, POKL) oraz wkomponowywać
dodatkowych logotypów, np. instytucji realizującej projekt,
a także posługiwać się nieczytelnymi logotypami.
3. Udostępniania IP i IZ w celu informacji i promocji:
• materiały zdjęciowe
• materiały audio-wizualne
• prezentacje
21
22. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
W celu monitorowania i na potrzeby kontroli beneficjent:
1. Niezwłocznie informuje IP w formie pisemnej o problemach
w realizacji projektu
2. Przekazuje w formie elektronicznej wraz z wnioskiem
o płatność informacje o wszystkich uczestnikach projektu
(załącznik nr 2 do umowy)
3. Rejestruje i aktualizuje informacje w internetowej
bazie szkoleń www.inwestycjawkadry.pl o każdym
szkoleniu realizowanym w ramach projektu
(nie rzadziej niż raz w miesiącu)
22
23. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
4. W przypadku zlecania zadań w projekcie zastrzega
w umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów
wykonawcy związanych z projektem
5. Przechowuje dokumentację projektu do 31 grudnia 2020 r.,
a w razie zaprzestania działalności lub zmiany miejsca
przechowywania dokumentów informuje o tym fakcie IP
6. Zobowiązuje poddać się kontroli (dotyczy także partnera)
23
24. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
Beneficjent ma obowiązek przechowywania następujących
dokumentów:
• wniosku o dofinansowanie projektu
• pisma o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania
• umowy o dofinansowanie projektu
• faktur, wyciągów z konta bankowego projektu, wniosków
o płatność
• korespondencji dotyczącej projektu
• umowy z wykonawcami usług w projekcie
• wykazu beneficjentów ostatecznych projektu wraz
z ich danymi
24
25. Beneficjent
Obowiązki – konkurencyjność
Wszystkie wydatki ponoszone w ramach projektów
finansowanych ze środków EFS muszą być konkurencyjne.
Zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku podmiotów
prowadzących działalność gospodarczą, gdy wartość
zamówienia w projekcie przekroczy wyrażoną w złotych
kwotę 14 tyś. euro netto
W sytuacji, gdy wartość zamówienia przekroczy 14 tyś. euro
beneficjent oraz partner zobowiązany jest do wysłania co najmniej
3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców.
Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
• Opis przedmiotu zamówienia
• Kryteria oceny oferty
• Termin składania ofert
25
26. Beneficjent
Obowiązki – konkurencyjność
Zasady konkurencyjności nie stosuje się w odniesieniu do:
• osób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu
w projekcie
• beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani
do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
– prawo zamówień publicznych
W przypadku nie zastosowania się do zasady
konkurencyjności IP może uznać część
lub całość wydatków za niekwalifikowalne.
26
27. Beneficjent
Obowiązki – ochrona danych osobowych
IP powierza beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych
w imieniu i na rzecz IZ.
Wraz z rozpoczęciem realizacji projektu beneficjent zobowiązany
jest uzyskać zgodę uczestników projektu na przetwarzanie
danych osobowych.
Wzór w formie oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do umowy.
Beneficjent przechowuje oświadczenia w swojej siedzibie.
Beneficjent może powierzyć przetwarzanie danych osobowych
innym podmiotom odpowiedzialnym za badania ewaluacyjne,
monitoring, sprawozdawczość jedynie za pisemną zgodą IP.
27
28. Beneficjent
Obowiązki – ochrona danych osobowych
Beneficjent przetwarzając dane osobowe zobowiązany jest do
przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych.
Beneficjent musi prowadzić ewidencję pracowników
upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
Wzór do nadania upoważnienia stanowi załącznik nr 8 do umowy.
W przypadku naruszenia tajemnicy danych osobowych lub ich
niewłaściwym użyciu beneficjent niezwłocznie informuje o tym IP.
28
29. Zmiany w projekcie
Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu
między zadaniami do 10% ich wartości bez konieczności
informowania IP
Przesunięcia nie mogą jednak wpływać na:
• Zwiększanie wartości zadania „Zarządzanie projektem”
• Zwiększanie łącznej wartości wydatków w ramach cross-financing
• Wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej
w projekcie
29
30. Rozwiązanie umowy
IP może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym,
z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia
lub w wyniku zgodnej woli stron.
Tryb natychmiastowy, gdy beneficjent:
• przeznacza środki dotacji na inny niż wskazany w projekcie cel
• posługuje się fałszywymi dokumentami
• pozostaje w stanie likwidacji lub ogłoszono jego upadłość
• nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od wskazanej
we wniosku daty
• nie wniósł zabezpieczenia realizacji umowy
30
31. Rozwiązanie umowy
Z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia,
gdy beneficjent:
• realizuje projekt niezgodnie z harmonogramem
• nie osiągnie zamierzonego celu z własnej winy
• odmówi poddania się kontroli lub nie doprowadzi do usunięcia
nieprawidłowości stwierdzonych przez IP
• nie przedkłada wniosków o płatność
• nie przestrzega ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
- prawo zamówień publicznych
• nie stosuje zasady konkurencyjności
31
32. Inne postanowienia
Beneficjent nie może przenosić praw i obowiązków wynikających
z umowy na osoby 3-cie!
W sprawach nieuregulowanych w umowie o dofinansowanie
beneficjent musi stosować zasady wynikające z Programu,
przepisów prawa UE lub właściwych aktów prawa krajowego.
Spory związane z realizacją umowy powinny być rozstrzygane
polubownie.
Wątpliwości związane z realizacją umowy wyjaśniane będą w
formie pisemnej, a wszelkie zmiany umowy wymagają aneksu.
32
33. Podstawy prawne
Wspólnotowe źródła prawa
1) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz uchylającego
rozporządzenie
nr 1260/1999
2) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w
sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego
rozporządzenie (WE)
nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006, str. 12)
3) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (sprostowanie Dz. Urz. UE L 45 z 15.2.2007, str. 4)
33
34. Podstawy prawne
Krajowe źródła prawa
1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93,
z późn. zm.),
2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,
3) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. Nr 227, poz.1658, z późn. zm.),
4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),
5) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,
6) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.
w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych
(Dz. U. 175, poz. 1232).
34
35. Podsumowanie
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Podstawą realizacji Twojego projektu jest umowa o
dofinansowanie
2. W przypadku jakichkolwiek problemów dotyczących
realizacji projektu natychmiast informuj opiekuna projektu w
IP
3. Pamiętaj o prawach i obowiązkach jakie nakłada na Ciebie
umowa
o dofinansowanie realizacji projektu
4. Pamiętaj, że poza umową obowiązują Cię również akty prawa
krajowego i wspólnotowego
5. Poprawny dialog z IP to sukces Twojego projektu
35
