1. Łódzka Akademia PO KL
Umowa o dofinansowanie
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki

2. Plan prezentacji
Ścieżka wniosku
Opiekun projektu
Załączniki do umowy
Elementy umowy
Obowiązki beneficjenta
Zmiany w projekcie
Rozwiązanie umowy
Podstawy prawne
Podsumowanie
Źródła informacji
2

3. Procedura Ścieżka wniosku
Złożenie wniosku w Punkcie Przekazanie wniosku do
Informacyjnym PO KL Wydziału Obsługi Projektów
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena formalna wniosku
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena merytoryczna wniosku
Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników Przygotowanie umowy
Podpisanie umowy
Wypłata środków Wniesienie zabezpieczenia
3

4. Opiekun projektu
• Imiennie wyznaczony pracownik IP do kontaktów roboczych
z beneficjentem
• Konsultuje kwestie problemowe podczas realizacji projektu
• Weryfikuje Wniosek Beneficjenta o Płatność
• Weryfikuje wszelkie zmiany w projekcie zgłoszone przez
beneficjenta
Uwaga!
Beneficjent ponosi całościową odpowiedzialność za
realizację projektu!
4

5. Załączniki do umowy
Wraz z otrzymaniem pisma o przyjęciu wniosku do dofinansowania
przez Zarząd Województwa Łódzkiego wskazana jest lista załączników
niezbędnych w celu zawarcia umowy o dofinansowanie:
1) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia statutu lub innego dokumentu
stanowiącego podstawę prawną działalności wnioskodawcy (nie dotyczy
jednostek samorządu terytorialnego)
2) Aktualny wyciąg z KRS lub innego właściwego rejestru (ewidencja działalności
gospodarczej) z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia
wniosku, lub inny dokument potwierdzający formę i charakter prowadzonej
działalności (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem)
3) Uchwała lub decyzja właściwego organu jst lub inny właściwy dokument
organu, który dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami
o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa
do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie
(jeśli jest wymagane)
5

6. Załączniki do umowy
5) Oświadczenie wnioskodawcy o kwalifikowalności VAT, w przypadku
wnioskodawcy, który nie ma możliwości odzyskiwania/odliczania VAT
na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku
od towarów i usług (również oświadczenie partnera)
6) Oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych
programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych kwalifikowanych
związanych z projektem
7) Harmonogram płatności
8) Oświadczenie o otwarciu nowego rachunku bankowego, z którego będą
dokonywane płatności związane wyłącznie z realizacją projektu
9) Informację w formie pisemnej o zamiarze załączenia wraz z wnioskiem
o płatność wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta w odniesieniu
do systemu finansowo-księgowego
10) Umowa partnerska
Wzory załączników wysyłane są do beneficjenta drogą mailową
6

7. Załączniki do umowy
Pełnomocnictwo
Wymagane jest, gdy wniosek podpisują osoby nie
posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania
wnioskodawcy
Treść pełnomocnictwa powinna zawierać:
• tytuł projektu
• numer konkursu
• nazwę, numer działania i poddziałania
• zakres udzielanego pełnomocnictwa
• odpowiednia uchwała wspólników w przypadku, gdy beneficjentem jest
spółka prawa handlowego (zobowiązanie o wartości dwukrotnie przewyższającej
wartość kapitału zakładowego)
7

8. Załączniki do umowy
W przypadku beneficjentów będących jednostkami
samorządu terytorialnego lub jednostkami
organizacyjnymi jst. wymagana jest:
Uchwała zatwierdzająca projekt lub udzielająca
pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów
współfinansowanych z EFS.
Treść uchwały powinna zawierać m.in.:
• tytuł projektu
• numer konkursu
Wymóg ten dotyczy również instytucji szkoleniowych oraz
placówek prowadzących kształcenie ustawiczne w formach
pozaszkolnych, dla których organem
prowadzącym/dotującym jest jst.
8

9. Załączniki do umowy
WAŻNE!
Załączniki należy złożyć:
• W terminie 14 dni roboczych (liczonych od daty otrzymania pisma)
• W trzech egzemplarzach
• Osobiście lub przesłać na adres: Urząd Marszałkowski w Łodzi
90-051 Łódź
al. Piłsudskiego 8
sekretariat pok. nr 702
Niezłożenie wymaganych dokumentów w terminie oznacza
rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.
Brak zgodności treści załączników z informacjami zawartymi
we wniosku o dofinansowanie skutkuje niezawarciem umowy.
9

10. Elementy umowy
Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego
w ramach POKL reguluje:
1. Zakres podmiotowy – strony umowy
2. Przedmiot umowy
3. Obowiązki Beneficjenta w zakresie:
• płatności
• zabezpieczenia wykonania umowy
• monitoringu i kontroli
• konkurencyjności
• ochrony danych osobowych
• informacji i promocji projektu
• wprowadzania zmian w projekcie
• rozwiązania umowy
4. Inne postanowienia
5. Podstawy prawne
10

11. Umowa
Strony umowy
Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego
w ramach POKL zawierana jest pomiędzy:
Instytucja Pośrednicząca
Beneficjent
Urząd Marszałkowski
(lider projektu)
Województwa Łódzkiego
Zarząd Województwa Osoba (osoby) decyzyjna
Łódzkiego wskazana w punkcie 2.6 oraz
na podstawie w części V wniosku
Listy Rankingowej o dofinansowanie
11

12. Umowa
Przedmiot umowy DOTACJA ROZWOJOWA
wydatki budżetu państwa, podlegające szczególnym zasadom
rozliczania, przeznaczone na realizację programów finansowanych z
udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych, Funduszu
Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa lub projektów
realizowanych w ramach tych programów*
Przekazywana jest w terminie i wysokości określonej
w harmonogramie płatności:
• w transzach na konto projektu
• pierwsza transza po wniesieniu zabezpieczenia realizacji umowy
• kolejne uzależnione są od rozliczenia co najmniej 70% kwoty
transzy poprzedniej
12

13. Beneficjent
Obowiązki - podstawowe
1. Obowiązek realizowania projektu:
• na podstawie wniosku o dofinansowanie
• w okresie wskazanym we wniosku
• w oparciu o harmonogramu realizacji projektu
• zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
13

14. Beneficjent
Obowiązki - płatności
2. Obowiązek wniesienia wkładu własnego (jeśli jest to wymagane)
3. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków
projektu:
• odrębny system księgowy
• odpowiedni kod księgowy
W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie obowiązek ten
dotyczy również partnera w zakresie zadań wykonywanych przez niego
w projekcie.
14

15. Beneficjent
Obowiązki - płatności
4. Obowiązek składania wniosków o płatność zgodnie
z harmonogramem płatności oraz usuwania ewentualnych
błędów we wniosku o płatność.
Bezbłędne sporządzenie wniosku o płatność jest podstawą
płynności finansowej wnioskodawcy
Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent zobowiązany jest
przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz
informacje o wszystkich uczestnikach projektu.
5.Obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstają w
związku z realizacją projektu:
- odsetki bankowe od transz dotacji stanowią dochód własny i nie są wykazywane
- przychodem są również należności z tytułu kar umownych
6. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć w 100% otrzymaną
dotację rozwojową
15

16. Beneficjent
Obowiązki - płatności
• Obowiązek założenia, prowadzenia wyodrębnionego na potrzeby
projektu konta bankowego oraz informowania o jego ewentualnej
zmianie.
Wszystkie płatności związane z realizacją projektu powinny być
dokonywane za pośrednictwem konta projektu - również operacje finansowe dokonywane pomiędzy
liderem, a partnerem projektu.
8. Obowiązek zwrotu całości lub części dotacji na konto wskazane przez
Instytucję Pośredniczącą w przypadku:
• wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem
• wykorzystania jej z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208. ustawy
o finansach publicznych
• pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości
9.Obowiązek ponoszenia udokumentowanych kosztów działań
windykacyjnych
16

17. Beneficjent
Obowiązki - zabezpieczenie
Zabezpieczeniem umowy jest składany przez beneficjenta weksel
in blanco nie później niż 15 dni od dnia podpisania umowy
(projekty poniżej 10 mln PLN)
Zwrot weksla:
• na pisemny wniosek beneficjenta
• po zaakceptowaniu przez IZ Poświadczenia
i deklaracji wydatków IP
• po zakończeniu projektu
17

18. Beneficjent
Obowiązki - zabezpieczenie
W przypadku projektów o wartości powyżej 4 mln zł
IP dokonuje wyboru formy zabezpieczenia z katalogu
wskazanego w dokumentacji konkursowej, np.:
• gwarancja bankowa
• gwarancja ubezpieczeniowa
• hipoteka
Minimalna wysokość zabezpieczenia nie może być niższa niż
150% średniej transzy
Maksymalna wysokość zabezpieczenia umowy nie powinna być
wyższa niż wartość dofinansowania na ten rok realizacji projektu,
w którym wartość dofinansowania jest najwyższa
Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora
finansów publicznych (na podst. Rozporządzenia Ministra Rozwoju
Regionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków
z realizacji programów operacyjnych)
18

19. Beneficjent
Obowiązki - informacyjne
Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zobowiązany jest do:
1. Oznaczania obowiązującymi logotypami:
• pomieszczeń, w których realizowany jest projekt
• sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu
• dokumentacji projektu
• publikacji materiałów promocyjnych
19

20. Beneficjent
Obowiązki - informacyjne
2. Udzielania informacji na temat współfinansowania:
• uczestnikom projektu (grupie docelowej)
• personelowi realizującemu projekt o współfinansowaniu wynagrodzeń z EFS
• podczas spotkań informacyjnych, warsztatów, targów, konferencji
Wraz z publikowaniem, zamieszczaniem informacji
o współfinansowaniu projektu ze środków EFS nie należy
używać skrótów (np. EFS, POKL) oraz wkomponowywać
dodatkowych logotypów, np. instytucji realizującej projekt,
a także posługiwać się nieczytelnymi logotypami.
3. Udostępniania IP i IZ w celu informacji i promocji:
• materiały zdjęciowe
• materiały audio-wizualne
• prezentacje
20

21. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
W celu monitorowania i na potrzeby kontroli beneficjent:
1. Niezwłocznie informuje IP w formie pisemnej o problemach
w realizacji projektu
2. Przekazuje w formie elektronicznej wraz z wnioskiem
o płatność informacje o wszystkich uczestnikach projektu
(załącznik nr 2 do umowy)
3. Rejestruje i aktualizuje informacje w internetowej
bazie szkoleń www.inwestycjawkadry.pl o każdym
szkoleniu realizowanym w ramach projektu
(nie rzadziej niż raz w miesiącu)
21

22. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
4. W przypadku zlecania zadań w projekcie zastrzega
w umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów
wykonawcy związanych z projektem
5. Przechowuje dokumentację projektu do 31 grudnia 2020 r.,
a w razie zaprzestania działalności lub zmiany miejsca
przechowywania dokumentów informuje o tym fakcie IP
6. Zobowiązuje poddać się kontroli (dotyczy także partnera)
22

23. Beneficjent
Obowiązki – monitoring i kontrola
Beneficjent ma obowiązek przechowywania następujących
dokumentów:
• wniosku o dofinansowanie projektu
• pisma o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania
• umowy o dofinansowanie projektu
• faktur, wyciągów z konta bankowego projektu, wniosków
o płatność
• korespondencji dotyczącej projektu
• umowy z wykonawcami usług w projekcie
• wykazu beneficjentów ostatecznych projektu wraz
z ich danymi
23

24. Beneficjent
Obowiązki – konkurencyjność
Wszystkie wydatki ponoszone w ramach projektów
finansowanych ze środków EFS muszą być konkurencyjne.
Zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku podmiotów
prowadzących działalność gospodarczą, gdy wartość
zamówienia w projekcie przekroczy wyrażoną w złotych
kwotę 14 tys. euro netto
W sytuacji, gdy wartość zamówienia przekroczy 14 tyś. euro
beneficjent oraz partner zobowiązany jest do wysłania co najmniej
3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców.
Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
• Opis przedmiotu zamówienia
• Kryteria oceny oferty
• Termin składania ofert
24

25. Zasada konkurencyjności
zamówienia powyżej 14 000 € netto
nie stosuje się do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez:
- personel zarządzający projektu;
- personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku
przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował
w sposób ciągły lub powtarzalny
W przypadku nie zastosowania się do zasady
konkurencyjności IP może uznać część
lub całość wydatków za niekwalifikowalne.
25

26. Zmiany w projekcie
Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu
między zadaniami do 10% ich wartości bez konieczności
informowania IP
Przesunięcia nie mogą jednak wpływać na:
• Zwiększanie wartości zadania „Zarządzanie projektem”
• Zwiększanie łącznej wartości wydatków w ramach cross-financing
• Wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej
w projekcie
• zadania lub części zadań rozliczanych ryczałtowo.
26

27. Rozwiązanie umowy
IP może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym,
z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia
lub w wyniku zgodnej woli stron.
Tryb natychmiastowy, gdy beneficjent:
• przeznacza środki dotacji na inny niż wskazany w projekcie cel
• posługuje się fałszywymi dokumentami
• pozostaje w stanie likwidacji lub ogłoszono jego upadłość
• nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od wskazanej
we wniosku daty
• nie wniósł zabezpieczenia realizacji umowy
27

28. Rozwiązanie umowy
Z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia,
gdy beneficjent:
• realizuje projekt niezgodnie z harmonogramem
• nie osiągnie zamierzonego celu z własnej winy
• odmówi poddania się kontroli lub nie doprowadzi do usunięcia
nieprawidłowości stwierdzonych przez IP
• nie przedkłada wniosków o płatność
• nie przestrzega ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
- Prawo zamówień publicznych
• odmówi udzielenia informacji lub wyjaśnień na pisemne
wezwanie IP
28

29. Inne postanowienia
Beneficjent nie może przenosić praw i obowiązków wynikających
z umowy na osoby 3-cie!
W sprawach nieuregulowanych w umowie o dofinansowanie
beneficjent musi stosować zasady wynikające z Programu,
przepisów prawa UE lub właściwych aktów prawa krajowego.
Spory związane z realizacją umowy powinny być rozstrzygane
polubownie.
Wątpliwości związane z realizacją umowy wyjaśniane będą w
formie pisemnej, a wszelkie zmiany umowy wymagają aneksu.
29

30. Podstawy prawne
Wspólnotowe źródła prawa
1) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz uchylającego
rozporządzenie nr 1260/1999
2) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego
rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006, str. 12)
3) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego (sprostowanie Dz. Urz. UE L 45 z 15.2.2007, str. 4)
30

31. Podstawy prawne
Krajowe źródła prawa
1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93,
z późn. zm.),
2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,
3) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. Nr 227, poz.1658, z późn. zm.),
4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),
5) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,
6) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.
w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych
(Dz. U. 175, poz. 1232).
31

32. Podsumowanie
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Podstawą realizacji Twojego projektu jest umowa
o dofinansowanie
2. W przypadku jakichkolwiek problemów dotyczących
realizacji projektu natychmiast informuj opiekuna projektu
w IP
3. Pamiętaj o prawach i obowiązkach jakie nakłada na Ciebie
umowa o dofinansowanie realizacji projektu
4. Pamiętaj, że poza umową obowiązują Cię również akty prawa
krajowego i wspólnotowego
5. Poprawny dialog z IP to sukces Twojego projektu
32

33. Źródła informacji
Zasady finansowania POKL
Wytyczne w zakresie informacji i promocji
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
33