2. Objetivos Generales
Comprender la importancia del cierre del p y
p p proyecto y
los requerimientos para una entrega profesional, que
incluya:
- cierre contractual.
i t t l
- cierre administrativo.
3. Introducción
El proceso de cierre incluye, a satisfacción del
cliente,
cliente la entrega formal y recepción de los
entregables y productos del proyecto
establecidos en el charter, verificando y
,
documentando los resultados del proyecto. El
cierre considera la entrega ordenada de todos
los documentos generados durante el desarrollo
del proyecto, así como el cierre profesional de
todos los acuerdos legales y evaluaciones de
g
desempeño. Dicho proceso comienza después
de que el proyecto o su etapa cumplen con sus
objetivos o es suspendido por otras razones
razones.
4. Cierre Contractual
Se realiza el cierre contractual al acercarse a
las etapas finales del proyecto, asegurando la
conclusión profesional de los acuerdos
legales, y se incluyen documentos tales como:
fianzas, garantías, manuales, comunicados,
etc.
t
5. Cierre Administrativo
Con el objetivo de facilitar, tanto referencias
posteriores a la información del proyecto como
el desarrollo de futuros proyectos, se lleva a
cabo el cierre administrativo, documentando el
presupuesto y programa finales, índice de
archivos, reporte d cambio, di t i d
hi t de bi directorio de
participantes y lecciones aprendidas, entre
otros documentos
documentos.
6. Herramientas del Plan del Proyecto que Apoyan
el Cierre
Herramienta ¿Cómo nos servirá durante el cierre?
WBS -Para registrar el trabajo ejecutado y
compararlo contra lo planeado.
-De base como formato establecido o
estándar, para obtener el WBS de futuros
proyectos de similar índole.
Matriz de roles y - Para conocer el equipo que integró el
funciones proyecto y sus funciones como base de
funciones,
planeación para futuros proyectos y
referencias posteriores.
Estatus semanal - Para conocer el desempeño del p y
p proyecto
a través del tiempo como base de
planeación para futuros proyectos y
referencias posteriores.
7. Herramientas del Plan del Proyecto que
Apoyan el Cierre (continuación)
Reporte mensual. - Para conocer el desempeño del proyecto
a través del tiempo como base de
planeación para futuros proyectos y
referencias posteriores.
Programa d l
P del -P
Para documentar las d
d t l duraciones reales d
i l de
proyecto. las actividades del proyecto que nos
servirán como información histórica para
futuros proyectos.
-Para actualizar la base de datos de la
duración de las actividades.
Control -Para documentar los costos reales del
presupuestal. proyecto que nos servirán como
información histórica para futuros
proyectos.
- para actualizar nuestra base de datos de
costos.
costos
8. Herramientas del Plan del Proyecto que
Apoyan el Cierre (continuación)
Análisis de - Como referencias para proyectos futuros
precedentes
(benchamarking)
Listas de - Como referencias para p y
p proyectos futuros
verificación. para apoyar la planeación de la calidad.
Matriz de - Como información histórica para planear
administración de futuros proyectos.
riesgos.
Matriz de - Como base para referencias futura sobre el
abastecimientos.
abastecimientos proyecto,
proyecto así como información histórica
para planear proyectos posteriores.
9. Herramientas del Plan del Proyecto que
Apoyan el Cierre (continuación)
Administración -Como estándar para el manejo de
de concursos y concursos y cotizaciones futuras
futuras.
cotizaciones. -Como información histórica para integrar las
bases de datos de proveedores y precios de
mercado.
-Los pliegos de requisitos, documentos de
concursos y modelos de contrato entre
otros, los usaremos como estándar para
proyectos futuros.
Matriz de - Como información histórica durante el
evaluaciones d
l i de proceso d d fi i ió d alcance y
de definición de l
alternativas. preselección de proveedores, entre otros.
10. Herramientas del Plan del Proyecto que
Apoyan el Cierre (continuación)
Estado de -Para cerrar el estado de cuenta de cada
cuenta de contrato y asegurar su cumplimiento
cumplimiento.
contrato. -Para integrar el control presupuestal al cierre.
Requisiciones
q -Para integrar el estado de cuenta de cada
g
de pago. contrato.
-Para cerrar el estado de cuenta de cada
contrato y asegurar su cumplimiento.
Sistemas de - Para evaluar el desempeño del proyecto y
control de pago. aprender de las desviaciones encontradas para
mejorar la planeación de proyectos posteriores.
Lecciones -para capitalizar las experiencias y el
aprendidas. conocimiento adquiridos y así apoyar la mejora
continua y optimizar la planeación de proyectos
futuros.
11. Cierre Contractual
El cierre del contrato es similar al cierre administrativo,
,
ya que involucra la verificación de los entregables del
proyecto y el cierre administrativo de cada contrato.
Los términos del contrato y sus condiciones pueden
determinar procedimientos específicos para el cierre
del contrato. Terminar antes de la fecha programada
es un caso especial de cierre de contrato.
Incluye los siguientes documentos.
- archivo de contrato
contrato.
- carta finiquito – no adeudos.
- manuales, garantías y fianzas.
12. Cierre Contractual (continuación)
- planos “as built” (p
p (planos actualizados) según la
) g
industria.
- comunicados.
- evaluaciones cliente - proveedor y proveedor- cliente.
- lecciones aprendidas.
- bitácoras
bitácoras.
- cierre de cada contrato.
- aceptación formal – acta de recepción.
recepción
- cancelación de fianzas.
- entre otros documentos, dependiendo del contrato.
p
