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Plan de la présentation le contexteinstitution, corpus documentaire le projetantécédents, autres usages du moteurdéroule...
Rhône-Alpes : la région, la RégionLa 2ème région de France par sa taille et sa populationUne collectivité territoriale, 2 ...
La délibération, document fondateur  « Le Conseil régional règle par ses délibérations les affaires de   la région» (Art....
Les documents    liés aux délibérations En amont des débats :- rapports préparatoires (directions),- comptes-rendus (comm...
Les faiblesses de l’interface précédente Application « Rapports et délibérations » sur l’Intranet   (technologie Microsof...
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Le moteur FAST            à la Région Rhône-Alpes acquis avec l’Intranet Sharepoint 2007 les usages :  - recherche globa...
Développer un usage applicatif A la base : un processus et une ressource documentaire  contraignants  Inenvisageable de c...
Le déroulement du projet1. Étude de l’existant    localisation documents, bilan de l’application2. Analyse du besoin    re...
La nouvelle interface Un nouvel intitulé : « Actes et débats » Un unique champ de recherche « à la Google » Une page de...
Deux applications : sur l’Intranet…         Une interface très complète :           - pour les agents et les élus        ...
… et sur le site web Région          Une interface allégée           - pour le « grand public »           - 2 entrées : C...
Focus 1 : indexation et restitution Processus d’indexation commun La source : un répertoire informatique où sont déposés...
Focus 2 : les résultats Ordre déterminé en combinant plusieurs critères :  - pertinence du document,  - valeur juridique,...
Le cartouche, le document PDF          Veille & Documentation   27/11/2012
Focus 3 : les facettes Retenues à partir des besoins et pratiques Typologie :  - contenant : type de document, date, man...
Champ de recherche   Facettes                                                      Facettes                               ...
Veille & Documentation   27/11/2012
Focus 4 : le recours au thésaurus Appel au thésaurus interne VOCOM, en l’absence d’indexation  Vocabulaire métier sur mes...
Exemple de recherche : entreprise + 2012               - facette issue de la liste des ACTIONS               REGION (VOCOM...
Focus 5 : typologie de délibérations  répondre aux les besoins métiers  en l’absence de règles d’écriture, identificatio...
Délibération budgétaireDOB, budget primitif, décision modificative, compte de gestion, compteadministratif, taux de fiscal...
Merci pour votre attention !           Pascale BOUTON           pbouton@rhonealpes.fr    Veille & Documentation         27...
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Le moteur de recherche, opportunité pour bâtir une application documentaire

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Lyon, 27 novembre 2012 - journée d'étude : "Le moteur de recherche interne, élément clé de l’accès à l’information dans l’entreprise"
Retour d'expérience sur un corpus documentaire semi-structuré : les délibérations de la collectivité

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  • Le moteur de recherche, opportunité pour bâtir une application documentaire

    1. 1. Le moteur de recherche : opportunité pour bâtir une application documentaire Retour dexpériencesur un corpus documentaire semi-structuré Veille & Documentation 27/11/2012
    2. 2. Plan de la présentation le contexteinstitution, corpus documentaire le projetantécédents, autres usages du moteurdéroulement, interfaces développées des focus• indexation/restitution• résultats• facettes• utilisation du thésaurus• typologie documentaire Veille & Documentation 27/11/2012
    3. 3. Rhône-Alpes : la région, la RégionLa 2ème région de France par sa taille et sa populationUne collectivité territoriale, 2 assemblées :• Conseil régional (CR)• Conseil économique social environnemental régional (CESER) Les compétences : emploi-formation, lycées, transports, développement économique… Budget 2012 : 2,4 Mds € L’administration : 6600 agents Veille & Documentation 27/11/2012
    4. 4. La délibération, document fondateur  « Le Conseil régional règle par ses délibérations les affaires de la région» (Art. L. 4221-1 Code Gén. Collectivités Territoriales) Acte réglementaire, créateur de droits/obligations Résulte des discussions de l’assemblée Exécutoire après publication Effets perpétuels, tant qu’il n’est pas modifié ou abrogé Veille & Documentation 27/11/2012
    5. 5. Les documents liés aux délibérations En amont des débats :- rapports préparatoires (directions),- comptes-rendus (commissions thématiques),- avis (CESER)- droit d’initiative, amendements, questions d’actualité, vœux (groupes d’élus)  Pendant les débats : - procès-verbaux (assemblée plénière) - comptes-rendus (commission permanente)  En aval : - arrêtés (Président)Produits à partir de modèles, qui harmonisent a minima leur forme etposent des règles de rédaction communes Veille & Documentation 27/11/2012
    6. 6. Les faiblesses de l’interface précédente Application « Rapports et délibérations » sur l’Intranet (technologie Microsoft Index Server) Un formulaire multicritères… très critiqué ! - sensible à la casse et l’accentuation - opérateurs obligatoires (ET, OU, SAUF, PRES) - résultats peu parlants - manuel d’utilisation et longues explications en ligne. Des retours négatifs des usagers finaux, contraints de faire appel aux documentalistes pour trouver le bon document Un mode de recherche présupposant que l’utilisateur « sait » : ce qu’il cherche précisément et comment l’exprimer Veille & Documentation 27/11/2012
    7. 7. formulairerésultats Veille & Documentation 27/11/2012
    8. 8. Le moteur FAST à la Région Rhône-Alpes acquis avec l’Intranet Sharepoint 2007 les usages : - recherche globale sur les contenus Intranet, - contextualisation d’informations, - personnalisation d’affichages, - mise à disposition de données. Veille & Documentation 27/11/2012
    9. 9. Développer un usage applicatif A la base : un processus et une ressource documentaire contraignants Inenvisageable de construire une base de données documentaire, vu l’arriéré et les volumes (ex. Région Île-de-France : base Mariane sous CINDOC) La décision : tirer parti de FAST dans une logique applicative Quel intérêt ? Moteur pertinent pour des recherches plein texte, sur des contenus non structurés et de gros volumes de données Quels objectifs ? permettre des recherches qualitatives, donner du sens au corpus Comment ? Un travail conjoint du Service Veille & Documentation, de la DSI, des développeurs, en lien avec les services producteurs Veille & Documentation 27/11/2012
    10. 10. Le déroulement du projet1. Étude de l’existant localisation documents, bilan de l’application2. Analyse du besoin retour sur recherches effectuées par les documentalistes, détermination de questions-types3. Réalisation du prototype à partir d’une V0 isofonctionnelle processus d’indexation réitéré de très nombreuses fois construction des facettes4. Validation auprès des services producteurs/gestionnaires5. Publication sur l’Intranet, communication auprès des publics- cibles6. Suites déclinaison pour le site web évolutions internes (nouvelles commissions…) suivi des usages Veille & Documentation 27/11/2012
    11. 11. La nouvelle interface Un nouvel intitulé : « Actes et débats » Un unique champ de recherche « à la Google » Une page de résultats efficace et intuitive Des contraintes réduites en recherche : insensibilité à la casse, aux accents, aux pluriels ; gestion des mots vides ; opérateur ET par défaut; « expression » ; troncature *; exclusion - Présentation des résultats fortement améliorée : ordre, cartouche sur mesure, résumé dynamique… Des facettes pour préciser la recherche et naviguer dans les résultats proposés Veille & Documentation 27/11/2012
    12. 12. Deux applications : sur l’Intranet…  Une interface très complète : - pour les agents et les élus - tous les documents liés à la vie des assemblées (soit 33 000 depuis 1997) - 7 facettes liées au contenant - 3 facettes liées au contenu Veille & Documentation 27/11/2012
    13. 13. … et sur le site web Région  Une interface allégée - pour le « grand public » - 2 entrées : CR, CESER - seulement les documents communicables (17600) - 3 facettes : date, géographie, thème - requête pré-câblée sur les dernières décisions Veille & Documentation 27/11/2012
    14. 14. Focus 1 : indexation et restitution Processus d’indexation commun La source : un répertoire informatique où sont déposés les fichiers correspondant aux documents produits par les deux assemblées (CR et CESER) Fast indexe les fichiers .html, mais affiche les documents .pdf Recherche Intranet : le pdf affiché est stocké sur serveur interne Recherche sur le site web : le pdf affiché est stocké sur un serveur externe, ne contenant que les documents communicables Arborescence identique : - pour les documents PDF et HTML, - sur les serveur interne ou externe. Veille & Documentation 27/11/2012
    15. 15. Focus 2 : les résultats Ordre déterminé en combinant plusieurs critères : - pertinence du document, - valeur juridique, - fraîcheur. Pondération : chaque résultat se voit attribuer un rang défini par un score dynamique présence du mot dans le titre, le numéro du document, le corps du texte …et statique boost en fonction de la valeur juridique, du + au moins contraignant Modulé en fonction de la fraîcheur du document Un cartouche de résultats dynamique et parlant Source de rebonds : vers le document PDF + documents liés Veille & Documentation 27/11/2012
    16. 16. Le cartouche, le document PDF Veille & Documentation 27/11/2012
    17. 17. Focus 3 : les facettes Retenues à partir des besoins et pratiques Typologie : - contenant : type de document, date, mandature, assemblée et commission concernées, réunion - contenu : vocabulaire métier, territoires, relations entre documents Construction: structure du document, propriétés, texte Les sources principales : - le chemin informatique d’accès au document (URL) ; - le texte intégral du document ; - les métadonnées portées par le document ; - le thésaurus interne. Veille & Documentation 27/11/2012
    18. 18. Champ de recherche Facettes Facettes Résultats de recherche« contenant » « contenu » Veille & Documentation 27/11/2012
    19. 19. Veille & Documentation 27/11/2012
    20. 20. Focus 4 : le recours au thésaurus Appel au thésaurus interne VOCOM, en l’absence d’indexation Vocabulaire métier sur mesure (mots-clés, politiques régionales, territoires, organismes partenaires…) Utilisé pour les facettes DISPOSITIFS et GEOGRAPHIE Extraction des descripteurs dans le texte des documents Listes normalisées : mandatures, commissions thématiques Veille & Documentation 27/11/2012
    21. 21. Exemple de recherche : entreprise + 2012 - facette issue de la liste des ACTIONS REGION (VOCOM) - liste ouverte par défaut sur 5 items - classement / occurences - facette issue de l’INDEX GEOGRAPHIQUE (VOCOM) : extrait de la branche Rhône-Alpes - fermée par défaut - une taxonomieVeille & Documentation 27/11/2012
    22. 22. Focus 5 : typologie de délibérations  répondre aux les besoins métiers  en l’absence de règles d’écriture, identification d’habitudes et de choix rédactionnels  construction de règles de gestion  plusieurs clés : titres, récurrence de certains mots, commission responsable… Veille & Documentation 27/11/2012
    23. 23. Délibération budgétaireDOB, budget primitif, décision modificative, compte de gestion, compteadministratif, taux de fiscalité (directe / indirecte), TIPP,attribution de subvention, caducité des subventions et dépensessimilaires, programme prévisionnel des investissementsCommission Finances + présence dans le titre des termes suivants BUDGET* PRIMITIF*; COMPTE DE GESTION ; COMPTE* ADMINISTRATIF* ; TIPP ; TARIF* FISCALITE*;DECISION* BUDGETAIRE* MODIFICATIVE* ; DECISION* MODIFICATIVE* EXERCICE* ; ORIENTATION* BUDGET*EXONÉRATION* TAXE PROFESSIONNELLE ; EXONÉRATION* COTISATION* VALEUR AJOUTÉE ; RÈGLEMENTBUDGÉTAIRE FINANCIER ; DISPOSITION* BUDGETAIRE* ; DISPOSITION* FINANCIERE* ; PROGRAMME PRÉVISIONNELINVESTISSEMENT* ; MODELE* CONVENTION* ATTRIBUTIVE* SUBVENTION* ; CADUCITE* SUBVENTION* ; DEPENSE*SUBVENTIONNABLE*Délibération cadre(création/révision d’une politique régionale)Plan régional en faveur de…Politique régionale…Plan de mandat…Schéma régional…Plan…Plan de soutien…Plan cadre…Stratégierégionale…Modalités d’intervention…Présence dans le titre des termes suivants : PLAN REGIONAL EN FAVEUR DEPLAN POUR LE DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL POURPLAN REGIONAL DE DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL D’AIDEPLAN REGIONAL DESPOLITIQUE* REGIONALE*PLAN* MANDAT*SCHEMA* REGIONA*PLAN TRIENNALPLAN ROUTIERPLAN* ENERGIE*PLAN* DACCES*PLAN* MODERNISATION*PLAN* CAMPUS*PLAN* SAISONNIER*PLAN* SAISONNALITE* TOURISME*PLAN* DEPLACEMENT* URBAIN*PLAN* PREVENTION*PLAN* SOUTIEN*DELIBERATION* CADRE*PLAN* CADRE*STRATEGIE* REGIONALE*STRATEGIES EUROPEENESMODALITE* D’INTERVENTION* PRINCIPE* DINTERVENTION* MODALITE* MISE ŒUVRE*MODALITE* DAPPLICATION* Veille & Documentation 27/11/2012
    24. 24. Merci pour votre attention ! Pascale BOUTON pbouton@rhonealpes.fr Veille & Documentation 27/11/2012

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