CETAM - Guia de Recursos do Word

CETAM- CENTRO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA DO AMAZONAS
SUMÁRIO
Macros 02
Proteger Documento 05
Índices 08
Legendas 10
Usando fórmulas em uma tabela 16
Mala Direta 20
Etiquetas e Envelopes 29
Colunas 33
Estilos 39
Trabalhando com a barra de ferramentas desenho 44
Notas 46
Word Art 48
Auto correção 50
Word Avançado 1

MACROS
Uma macro é uma seqüência de comandos e instruções do Word
que se agrupam como um único comando para executar uma tarefa
automaticamente. As macros servem para otimizar tarefas repetitivas
e rotineiras.
Utilizações típicas das Macros:
• Acelerar as tarefas rotineiras de edição ou formatação
• Para combinar vários comandos; por exemplo, inserir uma
tabela com borda e tamanho específico, assim como um
determinado número de linhas e colunas.
• Tornar uma opção da caixa de dialogo mais acessível.
• Automatizar uma seqüência complexa de processos.
Gravar uma Macro
O Word grava a macro como uma série de comandos do Word no
Visual Basic para Aplicativos. É possível armazenar macros em
modelos ou em documentos. Por padrão, o Word armazena as macros
no modelo Normal, para que estejam disponíveis para uso em todos os
documentos do Word.
1. Clique no menu Ferramentas – opção Macros – Gravar
nova macro. Será aberta uma caixa de diálogo, como mostrada
na figura mais abaixo.
2. Digite Nome da macro.
3. Escolha o local onde será armazenada a macro.
4. Se desejar faça uma descrição da função da macro Ex.: criar
tabela.
5. Clique em Ok.
Word Avançado 2

Será aberta a janela para iniciar a gravação da macro, à partir de
agora todos os comandos aplicados ao texto passam a ser gravados.
Obs: Ao gravar um macro, você poderá interromper temporariamente
a gravação e, depois, reiniciá-la onde interrompeu.
Inserir uma Macro na Barra de ferramentas
1. Clique no menu Ferramentas – Personalizar
2. Na guia Barra de Ferramentas, clique na barra onde irá inserir
a macro.
3. Em Categorias clique em Macros
4. Salvar em: Escolha o local onde será salvo a macro
Word Avançado 3

Normal (disponibilizado em todos os documentos)
Documento (somente no documento selecionado)
5. Clique em cima da macro, segure e arraste até a barra de
ferramentas e solte
6. Feche a Janela
Excluir uma Macro
1. Clique no menu Ferramentas opção Macros
2. Selecione a macro que deseja e clique no botão Excluir.
Observe que a macro continua disponibilizada na barra de
ferramentas.
3. Clique no menu Ferramentas opção Personalizar
Word Avançado 4

4. Clique com o botão direito do mouse em cima da macro
5. No menu suspenso clique em Excluir
6. Feche a janela personalizar
PROTEGER DOCUMENTO
O Microsoft Word fornece várias maneiras de limitar ou restringir
o acesso a um documento para protegê-lo contra alterações não
autorizadas. Para impedir que usuários não autorizados abram um
documento, você poderá atribuir uma senha. Para ativar uma senha
siga o procedimento abaixo:
1. Vá em salvar como.
2. Clique na guia Ferramentas.
3. Opções de segurança.
Word Avançado 5

4. Para impedir que pessoas não autorizadas tenham se quer
acesso ao documento aplique a senha de proteção.
5. Para permitir que qualquer pessoa veja o documento, mas
que somente pessoas autorizadas possam modificar o
documento aplique a senha de gravação.
6. Clique ok.
7. Ao aparecer uma nova janela, confirme as senhas que foram
digitadas anteriormente.
8. Feche a Janela
Word Avançado 6

Ao criar uma senha, anote-a e guarde-a em local seguro. Se você
perder a senha, não poderá abrir ou obter acesso ao documento
protegido por senha. As senhas podem conter qualquer combinação de
letras, numerais, espaços e símbolos, e apresentar até quinze
caracteres.
Elas fazem diferenciação entre maiúsculas e minúsculas;
portanto, se você usar uma combinação de letras maiúsculas e
minúsculas ao atribuir uma senha, os usuários deverão digitar a
mesma combinação ao inseri-la. Você pode aplicar senha para:
• Abrir um documento
• Modificar um documento
• Revisar um documento
Requerer Senha para abrir Documento
1. Abra o documento.
2. No menu Arquivo, clique em Salvar como.
3. No menu Ferramentas na caixa de diálogo Salvar como,
clique em Opções gerais.
4. Na caixa Senha de proteção, digite uma senha. Em seguida,
clique em OK.
5. Na caixa Redigite a senha de proteção, digite a senha
novamente e, em seguida, clique em OK.
6. Clique em Salvar.
Requerer uma senha para modificar o documento
Para permitir que outras pessoas abram o documento, mas que
somente os usuários autorizados o alterem, você poderá atribuir uma
senha para a modificação do documento. Se uma pessoa alterar o
documento sem a senha e
Word Avançado 7

modificação, ela só poderá salvá-lo atribuindo um nome de arquivo
diferente a ele.
Recomendar o documento somente como leitura
Você pode sugerir, mas não exigir, que os usuários abram um
documento como somente leitura. Se abrir o documento como
somente leitura e depois alterá-lo, o usuário só poderá salvá-lo
atribuindo um nome de arquivo diferente a ele.
ÍNDICES
Para criar um índice analítico, primeiro é preciso aplicar os estilos
de título internos (Títulos 1 a 9) do Word aos tópicos que devem ser
incluídos no índice analítico. Depois de aplicar os estilos, escolhe-se um
formato e cria-se o índice analítico final. Quando um índice analítico é
criado, o Word pesquisa títulos com os estilos especificados, classifica-
os por nível de título, cria referências aos números de página e exibe o
índice analítico no documento.
Após a criação do índice analítico, é possível usá-lo para navegar
rapidamente por um documento on-line. Basta clicar em qualquer
número de página do índice analítico para ir para o título
correspondente no documento.
Criar e formatar um índice analítico usando estilos de títulos
internos
1. No documento, aplicar estilos de títulos internos (Títulos 1 a 9) aos
títulos que devem ser incluidos no índice analítico.
2. Clicar no local onde deve ser inserido o índice analítico.
3. No menu Inserir, clicar em Índices e na guia Índice analítico. Ver
figura a seguir.
Word Avançado 8

4. Para usar um dos formatos disponíveis, selecioná-lo em Formatos.
Na caixa Visualização será apresentado o formato de índice
selecionado.
5. As caixas de verificação Exibir números de página e Alinhar n.s
de página direita devem ser selecionadas para a correta formatação
do índice.
6. A caixa Mostrar níveis em geral está configurada até o nível 3
para o índice é o usual); entretanto, pode exibir até 9 níveis.
7. A caixa Preenchimento mostra as diferentes opções para
preenchimento do espaço entre o tópico relacionado no índice e o
número de página.
Word Avançado 9

LEGENDAS
Pode-se adicionar uma legenda (tanto automática como
manualmente) a uma tabela, figura, equação ou outro item.
Adicionar legenda a uma tabela, figura, equação ou outro item
existente
1. Selecionar o item ao qual deve-se adicionar uma legenda.
2. No menu Inserir, clicar em Legenda (ver Figura 6.1).
3. Selecionar as opções desejadas.
4. Clicar Ok.
Obs.: As legendas são inseridas como campos. Se for exibida uma
entrada semelhante a {SEQ Tabela * ARABIC} em vez do texto, isso
significa que estão sendo exibidos códigos de campo em vez de
resultados de campo. Para exibir os resultados de campo, clicar o
botão direito do mouse no código de campo e clicar em Alternar
códigos de campo no menu de atalho.
Adicionar automaticamente legendas a tabelas, figuras,
equações ou outros itens ao inseri-los
1. No menu Inserir, clicar em Legenda. Ver figura abaixo.
Word Avançado 10

2. Clicar em Auto legenda. Uma tela como a figura abaixo deverá ser
exibida.
3. Na lista Adicionar legenda ao inserir, selecionar os itens aos
quais o Word deve inserir legendas.
4. Selecionar as opções desejadas.
5. Clicar Ok.
Obs: As legendas passarão a ser inseridas automaticamente quando
for adicionado o tipo de item selecionado na lista Adicionar legenda
ao inserir.
Formatar a numeração de legendas
Word Avançado 11

1. No menu Inserir, clicar em Legenda (ver Figura 6.1).
2. Clicar o botão Numeração (ver figura a seguir).
3. Para incluir a numeração de capítulo clicar a caixa de verificação
Incluir número do capítulo.
4. Selecionar o estilo (normalmente é o Título 1) que inicia um novo
capítulo na caixa Capítulo inicia com estilo.
5. Selecionar o separador desejado na caixa Usar separador.
6. Clicar Ok.
As legendas podem ser aplicadas a figuras, tabelas ou equações
(conforme mostradas nas figuras a seguir). De acordo com normas pré-
estabelecidas, a legenda pode ser inserida acima do item (no caso de
equações e tabelas) ou abaixo do item (no caso de figuras).
Word Avançado 12

Criar referências cruzadas
1. No documento, digitar o texto introdutório que inicia a referência
cruzada. Por exemplo, digitar “Para obter maiores informações,
consultar”.
2. No menu Inserir, clicar em Referência cruzada. Ver figura a
seguir:
Word Avançado 13

3. Na caixa Tipo de referência, clicar no tipo de item ao qual deseja
fazer referência - por exemplo, um título de capítulo ou tabela.
4. Na caixa Inserir referência para, clicar nas informações a serem
inseridas no documento - por exemplo, um título de cabeçalho.
5. Na caixa Para qual legenda, clicar no item específico ao qual se
deseja fazer referência. Por exemplo, se clicar em Título na caixa Tipo
de referência e o documento tiver seis títulos, clicar no título ao qual
deseja fazer referência.
6. Clicar em Inserir. Em seguida clicar em Fechar.
Obs.:· Se for exibida uma entrada semelhante a {REF _Ref249586
*MERGEFORMAT} em vez do texto, isso significa que o Word está
exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Para
exibir resultados de campo, clicar o botão direito do mouse no código
de campo e clicar em Alternar códigos de campo no menu de
atalho.
7. Para permitir que os leitores pulem para o item ao qual é feita
referência no mesmo documento, marcar a caixa de seleção Inserir
como hyperlink. Se o item ao qual se deseja fazer referência estiver
localizado em outro documento, os dois documentos devem fazer
parte de um documento mestre.
Word Avançado 14

Atualizar os campos
Quando se utiliza o recurso de campos, tais como numeração de
títulos, legendas, referências cruzadas e índices, é possível atualizá-los
a qualquer momento. Para isto:
1. Selecionar todo o documento.
2. Selecionar, no menu Editar, o comando Selecionar tudo ou,
simplesmente, pressionar as teclas Ctrl + T simultaneamente.
3. Pressionar a tecla de função F9. Será apresentada uma caixa de
diálogo como a seguir:
4. Clicar o botão de rádio Atualizar o índice inteiro e clicar Ok. O
índice será atualizado.
5. Caso legendas tenham sido aplicadas a figuras, em seguida será
apresentada uma caixa de diálogo semelhante à abaixo:
6. Repetir o procedimento do item 3.
7. Da mesma forma, se existirem tabelas e equações com legendas
associadas, será apresentada a mesma caixa de diálogo da figura
acima. Repetir o procedimento do item 3 para cada tipo de
atualização.
Obs.: é importante salientar que, quando os índices de figuras, tabelas
e equações estão sendo atualizados, a caixa de diálogo apresentada é
sempre a mesma (a da figura acima).
Word Avançado 15

TRABALHAR COM DADOS EM TABELAS
Ao utilizar Tabelas no Word para efetuar cálculo é necessário
ficar atento as alterações que fazemos no documento, pois esse
cálculo não é atualizado automaticamente.
Efetuar Cálculos em Tabelas
As tarefas especiais que podem ser executadas com tabelas são:
cálculos, importação de dados do Microsoft Excel, criar gráficos ou
definir bancos de dados. O Word permite que sejam efetuadas somas,
multiplicações, subtrações e divisões, além do cálculo de médias,
porcentagens e valores mínimos e máximos em tabelas.
Funções usadas pelo campo = (Fórmula)
O campo = (Fórmula) pode usar valores retornados pelas funções a
seguir. As funções com parênteses vazios aceitam qualquer número de
argumentos separados por vírgulas (,) ou dois-pontos (;). Os
argumentos podem ser Números, fórmulas ou nomes de indicadores.
Observação: As funções a seguir aceitam referências a células de
tabelas como argumentos: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(),
PRODUCT() e SUM().
Somar uma linha ou coluna de números
1. Posicionar o ponto de inserção na célula onde deve ser exibida a
soma.
2. No menu Tabela, selecionar Fórmula.
Word Avançado 16

3. O Word analisará a tabela e proporá a fórmula adequada na caixa
Fórmula. Caso não seja possível determinar uma fórmula apropriada,
um sinal de igualdade (=) será inserido na caixa Fórmula. Deve-se,
então, digitar ou selecionar a função desejada.
4. Clicar o botão Ok.
Executar outros cálculos em uma tabela
1. Posicionar o ponto de inserção na célula onde deve se exibido o
resultado.
2. No menu Tabela, selecionar Fórmula. Ver figura abaixo.
3. Caso você não se queira usar a fórmula proposta, deve-se excluí-la
da caixa Fórmula.
Word Avançado 17

4. Para executar cálculos simples, envolvendo duas ou mais células,
digitar as referências das células juntamente com o sinal aritmético
para adição, subtração, multiplicação e divisão, conforme o caso.
5. Para calcular a média de células ou executar cálculos mais
complicados, selecionar uma função na caixa Inserir função.
6. Na caixa Fórmula, digitar entre os parênteses o intervalo das
células a ser utilizado no cálculo. Utilizar ponto e vírgula para separar
referências de células individuais.
Designar um intervalo de células utilizando dois pontos para separar a
primeira e a última célula do intervalo.
Word Avançado 18

7. Em Formato do número, digitar ou selecionar um formato para os
números. Por exemplo, para exibir os números como uma
percentagem decimal, selecionar 0,00%.
Lista de funções
Word Avançado 19

MALA DIRETA
Através de uma mala direta é possível personalizar cartas
modelo, imprimir endereços em envelopes e etiquetas, compor
documentos legais e criar folhas e Dados, catálogos e documentos
similares. Para elaborar uma mala direta devemos: criar um
documento principal
CRIAR UM DOCUMENTO PRINCIPAL
É este documento que contém o texto e outros itens que permanecem
iguais em todas as cartas (ex.remetente e o próprio texto da carta).
Para criar um documento principal:
1.No menu "Ferramentas", escolha "Mala Direta". Aparecerá a caixa
de diálogo abaixo:
Word Avançado 20

2 .Em Documento Principal: Escolha o botão "Criar", dentre as opções
escolha "Cartas Modelo"
3. Na mensagem do Word escolha o botão "Janela Ativa".
4. Na caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta", escolha o botão
"Fechar" Após executar os comandos acima, verifique que no
documento principal será presentada uma Barra de Ferramentas Mala
Direta. Digite o seguinte texto:
ARCADE MÓVEIS E UTENSÍLIOS DOMÉSTICOS S/C
Av. Morumbi 1456 - Morumbi
Tel. 881-9867
São Paulo, 12 de junho de 1998.
Prezado(a) Sr(a)
Vimos por meio desta informar a data de vencimento de sua duplicata
n. , a qual vencerá no dia , devendo ser paga na Agência 286 do Banco
Nacional na Av. Paulista 2022.
Atenciosamente,
Adriana Weber
Gerente de Marketing
CRIAR A ORIGEM DE DADOS
Origem de Dados é o documento que contém as informações
variáveis em cada uma das cartas (por exemplo: destinatário, seu
nome e endereço). Para criar a origem de dados:
1. Dê um clique simples no ícone (Auxiliar de Mala Direta).
2. Escolha no item 2 "Origem de Dados", botão "Obter Dados".
Escolha a opção "Criar Origem de Dados". Após a seleção acima o
Word abrirá uma caixa de diálogo "Criar Origem de Dados".
Word Avançado 21

Da lista de "Nome de campo no Cabeçalho", só serão utilizados os
seguintes:
Nome, Endereço1, CEP, Cidade, Estado. Portanto, selecione e
remova (através o botão "Remover nome de campo") todos os
outros campos, um a um. Além destes, serão inseridos os seguintes
campos: Fatura, Data e Valor, os quais deverão ser digitados uma um
na caixa de texto "Nome do Campo", e após cada inserção clique no
botão "Adicionar nome de campo".
Cada "Nome do campo" deve iniciar-se com uma letra, os
caracteres posteriores Podem ser letras ou números, mas não são
permitidos espaços. Em seguida clique o botão O.K. O Word exibirá a
caixa de diálogo "Salvar Como".
Execute o salvamento como o de um documento qualquer. Após
salvarmos, parecerá um mensagem, onde será clicada a opção "Editar
Origem de Dados". Logo a seguir, o Word apresentará a caixa de
diálogo "Formulário de Dados". Como mostra a figura abaixo:
Word Avançado 22

Preencha os registros conforme solicitado. Para inserir as
informações de cada Novo cliente clique no botão "Adicionar Novo".
Clicando na opção "Exibir origem", você poderá visualizar o documento
de origem de dados dispostos em uma tabela. Com este documento
aberto, clique sobre o ícone: Aparecerá uma caixa de diálogo onde
podemos alterar a estrutura desta tabela. Para retornar ao documento
principal da Mala Direta, é só clicar sobre o ícone:
INSERIR CAMPO NO DOCUMENTO PRINCIPAL
É a operação pela qual criamos um vínculo entre o Documento
Principal e a Origem de Dados. No documento principal, posicione o
cursor no local onde deseja inserir a variável. Clique no botão "Inserir
Campo" na Barra de ferramentas da Mala Direta.
Word Avançado 23

EXIBIR DADOS MESCLADOS
É o ícone que nos apresenta como ficarão as cartas.
1. Clique no ícone (Exibir dados mesclados). Para visualizar outros
registros (cartas), utilize os botões do ícone abaixo.
DICA:
Para imprimir as cartas mescladas mantenha o ícone (Exibir
dados mesclados) acionado.
CLASSIFICAR OS REGISTROS
Para organizar seus registros em ordem alfabética clique no
ícone: Logo em seguida, clique no botão "Opções de Consulta".
Dentro da caixa de diálogo "Opções de Consulta", escolha a guia
"classificar os registros". De acordo com a tela abaixo:
Word Avançado 24

Nesta guia, poderá ser definido que campos serão classificados
alfabeticamente os registros, sendo eles em ordem crescente ou
decrescente numa 1ª estância, após isto pode-se definir uma 2ª
estância em ordem ascendente ou escendente,
seguida por uma 3ª, seja ela crescente ou decrescente , sendo assim o
Word organiza os registros alfabeticamente.
A opção "Limpar Tudo", como o próprio nome já diz serve para
limparmos o campo de classificação, caso esteja incorreto. Após ser
realizada as alterações necessárias, é só clicar OK.
UTILIZAR OS CAMPOS DO WORD
Pode-se personalizar as cartas modelo geradas pela mala direta,
através do ícone:
O Campo do Word Definir Indicador
Através desta opção do "Inserir Campo do Word" pode-se definir
um parâmetro externo à origem de dados que pode ser utilizada por
várias vezes em relação a diferentes campos. Para utilizá-la clique no
Word Avançado 25

ícone "Inserir Campo do Word" e escolha a opção "Definir
Indicador".
Na caixa de diálogo "Inserir Campo: DEFINIR": Na opção "Indicador"
digite um ‘apelido’ para o valor ou texto que funcionará como
parâmetro.
Na caixa de texto "valor" digite o parâmetro em si, seja ele um valor
ou um texto.
Definir um indicador não provoca nenhuma alteração em sua mala
direta.
O Campo do Word "SE...ENTÃO...SENÃO"
Posicione o ponto de inserção onde deseja que seja inserida uma
informação específica voltada para determinada categoria de clientes.
Clique o botão "Inserir Campo do Word";
Escolha a opção "Se...então...senão".
Word Avançado 26

Em "Nome de campo" escolha qual o campo de sua origem de
dados que servirá de referência de comparação; Em "Comparação"
escolha a modalidade de comparação a ser estabelecida; Em
"Comparar com" digite o parâmetro de comparação que pode ser um
texto, valor ou, se quiser utilizar o indicador deixe esta caixa de texto
em branco (vide o tópico acima "Inserir Campo do Word: Definir
Indicador").
Nas caixas de texto "inserir este texto" e "caso contrário, inserir
este texto", digite as informações que deseja remeter para cada tipo
de destinatário de sua mala direta. O interessante é que através desta
opção torna-se fácil descobrirmos, por exemplo, em uma empresa,
quais os clientes que estão com duplicatas vencidas, sem termos que
analisar cadastro por cadastro.
Inserir Campo Mesclar registro N.
Através desta opção do "Inserir Campo do Word" pode-se
imprimir nas cartas o número do registro a partir do qual a carta foi
mesclada.
Inserir Campo Mesclar seqüência N.
Através desta opção do "Inserir Campo do Word" pode-se
imprimir nas cartas qual o seu número dentre as que foram mescladas.
Word Avançado 27

Inserir Campo do Word Próximo Registro
Esta opção permite que se trabalhe com os registros da origem
de dados em profundidade. Por exemplo, se desejamos fazer uma
listagem do nome de nossos clientes, devemos acionar
alternadamente as opções.
"Inserir Campo" <<nome>> e "Inserir Campo do Word"
<<próximo registro>>.
Inserir Campo do Word Próximo Registro Se
Por esta opção pode-se trabalhar os registros em profundidade
desde que seja atendido um critério de comparação. Em "Inserir
Campo do Word", escolha a opção "Próximo registro se"
Na caixa de diálogo "Inserir Campo: PRÓXIMO SE";
Escolha o nome do campo que servirá de referência de comparação;
Escolha a modalidade de comparação;
Em "Comparar com", digite um valor ou texto com o qual a referência
será comparada, ou ainda deixe em branco para comparar com o
indicador (vide o tópico acima "O Campo do Word Definir Indicador").
DICAS:
Este ícone é utilizado para localizarmos registros, como mostra a figura
a seguir:
Word Avançado 28

Este ícone é utilizado para localizarmos registros, como mostra a figura
a seguir:
ENVELOPE E ETIQUETA
Para imprimir endereços em envelopes através da mala direta: Abra
um novo documento;
Na barra de Menu "Ferramentas", escolha a opção "Mala Direta";
1. Abrir-se-á a caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta";
Em "Documento Principal", escolha o botão "Criar";
Escolha "Envelopes";
2. Aparecerá a caixa de Diálogo "Microsoft Word";
Clique no botão "Janela Ativa".
3. Clique no botão "Obter dados";
Se você ainda não tiver um arquivo de origem de dados escolha "criar
origem de dados" e siga os passos descritos no tópico "II(. CRIAR A
ORIGEM DE DADOS”) desta apostila;
Ou então escolha "Abrir Origem de Dados" e localize o arquivo
desejado na caixa de diálogo "Abrir Origem de Dados".
4. Na mensagem emitida pelo Word escolha o botão "Configurar o
documento principal"
Word Avançado 29

5. Na guia "opções de envelope" da caixa de diálogo de mesmo
nome, escolha o tamanho dos envelopes, o posicionamento dos textos
de remetente e de destinatário e as respectivas formatações de fonte.
Na guia "opções de impressão" o Word as oferecerá conforme o tipo
de impressora selecionada (como mostra a figura).
Após os ajustes necessários clique O.K.
6. Na caixa de diálogo "Endereço do destinatário" insira as marcas de
pontuação e os textos que serão comuns a todos os envelopes, insira
também os campos de mesclagem da seguinte maneira: posicione o
ponto de inserção no local desejado clique no botão "Inserir campo" e
escolha o campo adequado.
Após a montagem do texto do destinatário clique O.K.
7. Na caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta", no item "Documento
Principal", escolha o botão "Editar" e então o arquivo que corresponde
ao documento principal (dos envelopes).
Word Avançado 30

8. Se houver algum texto de remetente pré-definido, este pode ser
alterado ou excluído. O endereçamento do destinatário está dentro de
uma moldura, portanto pode ser deslocado como um conjunto por toda
superfície do envelope. Clique no ícone:
DICA:
Você pode definir o seu próprio endereço como padrão de
remetente, antes de iniciar a mala direta clique em "Ferramentas",
escolha o comando "Opções", na caixa de diálogo, abra a guia
"Usuário", nesta guia deixe em branco as caixas de texto "Nome:" e
"Iniciais:", digite o endereço desejado na caixa de texto "Endereço
para correspondência:”.
IMPRIMIR ETIQUETAS ATRAVÉS DA MALA DIRETA
Através da mala direta é possível imprimir etiquetas, crachás, auto
adesivos para disquetes etc... Para imprimir etiquetas através da mala
direta: Abra um novo documento;
No menu "Ferramentas" escolha a opção "Mala Direta"
1. Na caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta", escolha o botão "Criar
" em "Documento Principal", e então, a opção "Etiquetas de
endereçamento".
2. O Word exibirá uma mensagem, escolha o botão "Janela Ativa";
3. Novamente na caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta", em
"Origem de Dados", escolha o botão "Obter Dados". Se você ainda
não tiver um arquivo de origem de dados escolha a opção "Criar
origem de dados" e siga os passos descritos no tópico "II. CRIAR A
ORIGEM DE DADOS" desta apostila.
Se você já tem o arquivo de origem de dados escolha a opção "Abrir
origem de dados". Na caixa de diálogo "Abrir Origem de Dados",
indique qual o arquivo e clique O.K.
Word Avançado 31

4. O Word exibirá uma mensagem, escolha o botão "Configurara o
Documento Principal"
5. Na caixa de diálogo "Opções de Etiqueta" defina a impressora, o
tipo de alimentação da Bandeja, o tipode etiqueta e o número de série.
O Word oferecerá opções conforme a impressora selecionada. Para
verificar se as etiquetas oferecidas são do tamanho das que você
possui escolha o botão "Detalhes..."
Se suas etiquetas não coincidirem com o tamanho das opções
oferecidas:
Em "Número de série", escolha Laser ou Matricial (personalizada);
Clique no botão "Detalhes..." e defina as margens de sua folha de
etiquetas, a altura largura de suas etiquetas, o número de etiquetas
por linha, o número de linhas por página, as distâncias entre as
etiquetas. Clique O.K.
6. Na caixa de diálogo "Criar Etiquetas", posicione o ponto de inserção
na caixa de texto "Etiqueta Modelo". digite os caracteres que serão
comuns a todas as etiquetas e intercale os campos de mesclagem
através do botão "Inserir Campo", escolhendo o campo apropriado.
7. Novamente na caixa de diálogo "Ajuda para a Mala Direta" clique o
botão Fechar" e você poderá visualizar como ficarão suas etiquetas.
8. Clique então no ícone (Mesclar para impressora), para imprimir.
COLUNAS
Colunas tipo jornalístico
A aparência geral de um documento pode ser alterada
utilizando-se, no todo ou somente em parte dele, a formatação de
colunas tipo jornalístico. Para determinar a parte do documento que
será formatada em colunas, deverá ser usado o recurso das seções.
Em cada seção o texto poderá ser formatado em um número diferente
de colunas. Caso o documento não esteja dividido em seções, a
formatação em colunas será aplicada a todo o documento; caso
contrário, o ponto de inserção deverá ser posicionado na seção a ser
formatada. A seção que deverá conter o texto em colunas poderá ser
Word Avançado 32

criada, bastando, Para isto, selecionar o texto que deverá ser
colunado e alterá-lo para colunas.
Criar colunas múltiplas
Criar colunas com larguras iguais usando a barra de
ferramentas Padrão
1. No modo de Layout de página, seguir um destes procedimentos:
2. Na barra de ferramentas Padrão, clicar o botão (Colunas). Com o
mouse pressionado, arrastar para direita a fim de selecionar o número
de colunas. soltar o botão do mouse.
Criar uma manchete
É possível incluir uma manchete em um documento de colunas
múltiplas.
1. Digitar o texto da manchete sobre a primeira coluna (esquerda) e
pressionar Enter.
2. Selecionar o texto da manchete.
3. Clicar o botão Colunas e arrastar para selecionar uma única coluna.
4. Mantendo o texto selecionado, aplicar a formatação desejada
(alinhamento, fonte e tamanho de letras, etc).
Word Avançado 33

Colunas e recuos de parágrafos
Quando se utiliza o recurso de colunas, o Word mantém a formatação
dos parágrafos; entretanto, os recuos estabelecidos para os parágrafos
podem não ser exibidos conforme o esperado. Para remover os recuos,
selecionar o texto ou posicionar o ponto de inserção no parágrafo a ser
modificado e arrastar o marcador de recuo, alinhando-o com o
marcador de coluna, na régua.
Exibir colunas múltiplas
O modo de exibição Normal mostra o texto em uma única coluna.
Para visualizar as colunas de jornal como elas serão impressas,
alternar para o modo e Layout de página ou Visualizar impressão.
Criar duas colunas com larguras diferentes
1. No modo de Layout de página, seguir um dos procedimentos
constantes na Tabela.
2. No menu Formatar, selecionar Colunas (ver figura a seguir).
3. Em Prédefinidas, selecionar Esquerda ou Direita (esta opção
permite estabelecer qual a coluna mais estreita).
4. Para especificar medidas para as colunas com larguras diferentes,
digitar ou selecionar as medidas na caixa Largura e espaçamento.
Word Avançado 34

Criar mais de duas colunas com espaçamento diferentes
1. No modo de Layout de página, seguir um dos procedimentos
constantes na Tabela
2. No menu Formatar, selecionar Colunas (ver figura a seguir).
3. Na caixa Número de colunas, digitar ou selecionar o número de
colunas desejado.
4. Desativar a caixa de verificação Colunas de mesma largura.
5. Em Largura e espaçamento, na caixa Largura ou na caixa
Espaçamento, digitar ou selecionar a medida desejada (a caixa
Espaçamento ajusta o espaço para a direitada coluna. A caixa
Visualização mostra como as colunas serão exibidas na página).
Obs.: é possível, através do comando Colunas, no menu
Formatar, especificar medidas precisas para cada largura de coluna.
Quando as colunas forem iguais, digitar ou selecionar uma medida na
caixa Espaçamento. Quando as larguras as colunas forem diferentes,
digitar ou selecionar a medida nas caixas Largura e Espaçamento
para cada coluna. Todas as outras medidas serão ajustadas
automaticamente.
Alterar a largura das colunas e o espaço entre elas
Word Avançado 35

Modificar diretamente a largura e o espaço entre as colunas
arrastando o marcador de colunas na régua. Se as colunas tiverem
larguras iguais, as larguras se alteram igualmente. Se as colunas forem
diferentes, somente a coluna ajustada será alterada.
Alterar o número de colunas
1. Colocar o ponto de inserção na seção a ser alterada.
2. Seguir um dos procedimentos abaixo:
Adicionar linhas verticais entre colunas
Linhas verticais entre colunas servem para aumentar a ênfase e a
clareza. Estas linhas terão o comprimento da coluna mais longa.
Adicionar linhas verticais entre as colunas
1. No modo de Layout de página, posicionar o ponto de inserção na
seção onde deverão ser inseridas linhas verticais entre colunas.
2. No menu Formatar, selecionar Colunas.
3. Selecionar a caixa de verificação Linha entre colunas.
Word Avançado 36

Controlar quebras de coluna
Quebra de coluna é o ponto onde termina uma coluna e começa
a próxima. As colunas são distribuídas uniformemente pela página,
mas é possível inserir quebras em qualquer ponto onde se deseja
iniciar uma nova coluna. Através das quebras de colunas é possível
evitar que um elemento gráfico seja separado de um parágrafo ou
fazer com que dois parágrafos sejam mantidos juntos.
Inserir uma quebra de coluna
1. No modo de Layout de página, colocar o ponto de inserção onde
deve ser iniciada a nova coluna.
2. Seguir um destes procedimentos:
Manter texto ou elementos gráficos juntos na coluna
1. No modo de Layout de página, selecionar o parágrafo ou
elemento gráfico que deverá ficar junto ao parágrafo que o segue.
2. No menu Formatar, selecionar Parágrafo.
3. Clicar a guia Quebras de linha e de página.
4. Em Paginação, selecionar a caixa de verificação Manter com o
próximo.
Distribuir igualmente colunas em uma página
Word Avançado 37

1. No modo de Layout de página, posicionar o ponto de inserção no
final do texto nas colunas a serem ajustadas.
2. No menu Inserir, selecionar Quebra.
3. Na caixa Quebras de seção, selecionar o botão da opção
Contínua (ver Figura 4.1).
4.
ESTILO
O estilo é um comando de formatação que pode ser criado pelo
usuário, ou seja, você escolhe os formatos que deseja aplicar (a fonte,
o tamanho, o alinhamento, o espaçamento entre linhas, os parágrafos,
as bordas e a numeração) e atribui a esse grupo de formatos um nome
de estilo. É importante ressaltar que o usuário pode criar um estilo
assim como utilizar estilos já existentes no Word, e até mesmo fazer
modificações em estilos preexistentes.
TIPOS DE ESTILO
Pode-se utilizar dois tipos de estilo para formatar o texto: Estilo
de Parágrafo: controla os aspectos da aparência geral de um
parágrafo( a fonte, o tamanho e outros atributos do texto, além de
espaçamento de linhas, alinhamento do texto, paradas de tabulação,
bordas, enfim, formatos que afetam parágrafos como um todo).
Estilo de Caractere: aplica qualquer um dos formatos do
comando Fonte no menu Formatar (afonte e tamanho da fonte,
estilos e efeitos, cor, espaçamento e idioma.) em caracteres, palavras
ou mesmo expressões selecionada.
UTILIZAR UM ESTILO DO WORD
Digite o seguinte texto: As bermudas nasceram nas ilhas
Bermudas. Na década de 1930, o arquipélago das Bermudas, no
Caribe, era um balneário muito procurado para as férias. Só que as leis
locais proibiam que as mulheres andassem com as pernas de fora.
Para não derreter no calor, elas passaram a usar shorts que chegavam
Word Avançado 38

quase ao joelho. Selecione a primeira linha do texto (As bermudas
nasceram nas ilhas Bermudas) e, na barra de formatação selecione o
estilo "Título 1" na caixa Estilo.
Automaticamente, o Word aplica toda a formatação do estilo
"Título 1" em uma só etapa.
CRIAR UM ESTILO
1. No menu Formatar, escolha Estilo.
2.Na caixa Estilo, selecione o botão "Novo.
Word Avançado 39

Na caixa Nome, digite o nome do estilo que você deseja criar. No
exemplo, Estilo1.
Word Avançado 40

2. Na caixa Tipo do Estilo, selecione o tipo de estilo que deseja criar. No
exemplo, selecionaremos "Parágrafo".
3. Escolha o botão "Formatar" e, em seguida, selecione os formatos a
serem aplicados pelo estilo. Em cada item selecionado se abrirá e
assim você poderá escolher os formatos que deverá aplicar ao estilo
MODIFICAR UM ESTILO PREEXISTENTE
No menu Formatar, escolha Estilo. 1.
Word Avançado 41

.
Na caixa de diálogo "Estilo", selecione o nome do estilo a ser
modificado.
1. Escolha o botão "Modificar".
2. Na caixa de diálogo Modificar Estilo, escolha o botão "Formatar", e
altere o formato do estilo.
Word Avançado 42

4.Escolha "O.K." para redefinir o estilo.
5.Escolha o botão "Fechar" para fechar a caixa de diálogo Estilo
FERRAMENTAS DE DESENHO
Selecione e escolha no Menu "Exibir" o comando "Barra de
Ferramentas", clique na opção "Desenhos", surgirá uma barra de
ferramentas com vários ícones a serem utilizados.Clique no ícone:
Através dele será criada uma espécie de moldura que poderá receber
textos, figuras, ou tabelas dentro deste. Para que esse procedimento
seja realizado, basta que o cursor esteja acinonado dentro dentro da
moldura.
Com o cursor ainda acionado, é só digitarmos o texto ou incorporarmos
a figura, conforme já foi visto no tópico "Inserir Figura", seja ela uma
foto ou outra opção qualquer.
Formatar Desenho
Word Avançado 43

Podemos redimensionar o desenho, para tanto, de um clique na
caisa de texto de modo que apareçam suas alças de
redimensionamento, posicione o ponteiro do mouse sobre a alça e
quando este assumir a forma de uma seta com dupla orientação clique
e arraste, ajustando a dimensão adequada; Para deslocar o desenho
pela página, é só posicionarmos o ponteiro do mouse sobre a caixa e
quando ele assumir a forma de uma seta em forma de cruz, clique e
arraste levando a caixa para a posição desejada. Para ter a borda e o
padrão de sombreamento formatados, é só clicarmos nos ícones:
INSERIR FIGURA
Você pode inserir figuras em seu documento através do Menu
"Inserir" em seu comando "Figura...". Podemos inserir vários tipos
de figuras, tais como: As pertencentes ao "Clip-art, que compreendem
o Clip-art propriamente dito, figuras em fotos, sons e vídeos;
As "Do Arquivo", que engloba os mais variados tipos de figuras; O
"Word Art", que permite adicionarmos ou editarmos um efeito especial
de texto; A "AutoForma", permite editarmos em nosso documento
linhas, formas eométricas básicas, setas,fluxogramas, estrelas e faixas,
além de textos explicativos;
"Do Digitalizador", que transporta uma figura do Photo Editor para o
Word; E o "Gráfico", que cria um gráfico dentro do documento. Essas
são opções utilizadas para diversificarmos um pouco nossos textos,
tornando-os mais atrativos.
Word Avançado 44

NOTAS
As notas de rodapé e notas de fim explicam, comentam ou
fornecem referências sobre o texto de um documento. Pode-se incluir
notas de rodapé e notas de fim em um mesmo documento - por
exemplo, pode-se usar notas de rodapé para comentários detalhados e
notas de fim para a citação de fontes. As notas de rodapé são exibidas
no final de cada página de um documento. Já as notas de fim
normalmente são exibidas no final de um documento.
Uma nota de rodapé ou nota de fim consiste em duas partes
vinculadas - a marca de referência de nota e o texto de nota
correspondente. É possível numerar as marcas automaticamente ou
criar marcas personalizadas. Quando adicionar, excluir ou mover notas
que automaticamente numeradas, o Word fará a renumeração das
marcas de referências de notas.
É possível adicionar um texto de nota de qualquer tamanho e formatá-
lo da mesma forma que qualquer outro texto. Além disso, pode-se
personalizar os separadores de notas, isto é as linhas que separam o
texto do documento do texto da nota.
Para inserir uma nota de rodapé ou uma nota de fim
Word Avançado 45

1º Clicar no local onde deve ser inserida a marca de referência de nota.
2º No menu Inserir, clicar em Notas. Será apresentada a seguinte
caixa de diálogo:
3º Clicar em Nota de rodapé ou Nota de fim.
4º Clicar em AutoNumeração para que o Word numere
automaticamente as notas, ou
clicar em Personalizada para digitar uma marca personalizada de
referência de nota.
5º Caso selecionar Personalizada, clicar no botão Símbolo para
inserir um caractere de
símbolo como uma marca de referência de nota personalizada.
6º O botão Opções ajusta o posicionamento de notas, define as
opções de formatação
e numeração de notas, além de converter notas em notas de rodapé
ou notas de
fim.
7º Clicar Ok.
8º Será aberto um painel para a digitação do texto da nota. Em
seguida, clicar no
documento para voltar ou clicar no botão Fechar.
.
WORDART
Word Avançado 46

1. Posicione o cursor no local que deseja inserir WordArt.
2. Selecione o menu Inserir/Figura/WordArt.
3. Na caixa de diálogo que aparecer escolha o estilo de WordArt que deseja dar a
palavra.
4. Clique OK.
5. A caixa de diálogo para digitação do texto aparecerá. Digite o texto desejado,
escolha a fonte, o tamanho da fonte e seu estilo.
6. Clique OK.
7. A Barra de Ferramentas WordArt estará visível e com as seguintes opções:
• Inserir WordArt – exibe a Barra de Ferramentas da WordArt.
• Editar Texto – exibe a caixa para edição do texto da WordArt. Permitindo
ao final da edição a formatação da fonte, tamanho e estilo.
• WordArt Gallery – exibe a caixa de diálogo WordArt Gallery possibilitando
a escolha de uma forma à WordArt.
• Formatar WordArt – possibilita a formatação da WordArt a nível de
alterações de cores, preenchimento, linha, tamanho, rotação, dimensão,
posição horizontal, vertical e disposição da mesma.
• Forma da WordArt – possibilita a distorção da forma da WordArt.
• Girar Livremente – gira livremente a WordArt.
• Mesmas Alturas de letra na WordArt – coloca todas as letras na mesma
altura da maior da palavra.
Word Avançado 47

• Texto vertical na WordArt – verticaliza o texto da WordArt.
• Alinhamento da WordArt – alinha o texto da WordArt com mais de uma
linha. Espaçamento de caracteres da WordArt – permite o espacejamento
doscaracteres do texto da WordArt.
8. Para retornar ao MS-Word 97 basta clicar fora da WordArt. Para move-la basta
clicar sobre a mesma e arrasta-la para a nova posição.
AUTO CORREÇÃO
O recurso de AutoCorreção é utilizado quando, ao digitar uma palavra
você sempre troca uma letra pela outra. Dessa maneira, você tem a
possibilidade de reparar este erro durante a digitação. Vejamos como
isso acontece:
1. Selecione o menu Ferramentas/AutoCorreção...
2. A caixa de diálogo AutoCorreção será exibida. Observe se a ficha
AutoCorreção está em evidência, caso o contrário, clique sobre ela.
3. Digite na caixa Substituir: a palavra que você sempre escreve
errado ao digita-La.
4. Digite na caixa Por: a mesma palavra escrita de forma correta.
5. Clique sobre o botão Adicionar.
6. Agora é só digitar a palavra como normalmente você digitaria e ao
dar um espaço
com a barra de espaço a mesma será corrigida automaticamente.
7. Caso deseje excluir algum item não mais necessário para essa
listagem,
selecione-o na caixa de diálogo AutoCorreção e, em seguida, clique
sobre o
Word Avançado 48

botão Excluir.
Word Avançado 49

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