1) O documento discute a importância de uma carta escrita por D. Luís de Lencastre e Távora sobre a organização de arquivos de família. 2) A carta levantou questões importantes como a história das famílias em Portugal e o tratamento de cada família como um caso único. 3) Isso levou o autor a reconsiderar aspectos como a classificação documental para arquivos de família.

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A CARTA DE D. LUIS
Pedro Abreu Peixoto
Arquivo Municipal Vila Real
Director
in
OS ARQUIVOS PESSOAIS E FAMILIARES
Da representação da informação ao acesso
01 Jun 2013, Casa de Mateus | Vila Real
Permitam-me antes de mais agradecer o benévolo convite que nos foi feito pela
organização, apresentando os nossos parabéns pela pertinência dos assuntos que se estão a
abordar e que não poderiam ter melhor coordenação nas pessoas do Sr. Dr. Abel Rodrigues,
nosso caro colega, e do Sr. Prof. Armando Malheiro da Silva, distinto amigo e privilegiado
interlocutor de há tantos anos, no que concerne a estes assuntos dos Arquivos de Família.
É também com especial satisfação que decorre este encontro na Casa de Mateus. Se é
ela própria uma pérola da arquitectura portuguesa, faz-se a cada dia uma fonte de cultura,
enriquecedora desta região e do país, ultrapassando com mestria as fronteiras, como só a
música e a poesia o sabem fazer.
Bem-haja pois à Fundação da Casa de Mateus que, com o Instituto Arquitecto José
Marques da Silva e com o CITCEM da Faculdade de Letras da Universidade do Porto, deram a
oportunidade de aqui nos reunirmos.
Cumprimentamos todas as colegas e todos os colegas presentes, a quem pedimos uns
breves minutos de resistência, para deambularem pelas nossas diatribes acerca de alguns
aspectos sobre os arquivos de família. Prometemos debruçarmo-nos apenas sobre o coração
da organização dos mesmos.
Propusemo-nos falar sobre “A Carta de D. Luís”. Fizemo-lo pela importância que esta
missiva assumiu na proposta que, em inícios da década de noventa, realizámos no contexto do
Instituto Português de Arquivos (IPA), para a organização dos Arquivos de Família, vertida
então para o primeiro manual português acerca desta temática.
Foi então solicitado pelo Sr. Prof. José Mattoso, pela Srª Drª Madalena Garcia e pelo
Sr. Dr. José Mariz, a elaboração de um manual que orientasse os proprietários de arquivos de

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família, no sentido de fornecer os conhecimentos básicos para organizarem os seus próprios
acervos.
Antes e após a publicação do mesmo, numa edição policopiada do próprio IPA, muitas
foram as pessoas com quem procurámos reflectir sobre o conteúdo das propostas ali
apresentadas.
Foi neste contexto que, em 2 de Junho de 1992, recebiamos uma carta do Sr. D. Luis
de Lencastre e Távora, Marquês de Abrantes e de Fontes, com quem haviamos partilado
assento num grupo de trabalho da Comissão para a Comemoração dos Descobrimentos
Portugueses, relacionada com os arquivos dos descobrimentos, e a quem tinhamos pedido
uma leitura crítica do manual.
Da reflexão atenta sobre o conteúdo da carta – e de posteriores conversas com o seu
autor – relevavam-se algumas questões superiormente importantes sobre o objectivo principal
do manual. Eram elas, entre muitas outras:
1ª – A importância que para este tipo de arquivos tinha a história da família em
Portugal;
2ª – A relevância de considerar cada família como um caso concreto de estudo;
3ª – A realidade concreta da História de Portugal que faz com que poucos
arquivos de família cheguem até nós com os seus cartórios intactos.
4ª – A necessidade de uma nova abordagem por parte das instituições públicas a
este tipo de acervos seja na sua importância informacional, seja na sua relação
com os proprietários.
A primeira questão avisava desde logo sobre a estrutura da família em Portugal. Este
aspecto permitia que estivéssemos alerta para o que desde logo chamámos o “Arquivo de
Arquivos”, ou seja, que até determinada época o Arquivo de Família dificilmente deixaria de
ser um repositório de vários arquivos sedimentados por uniões matrimoniais, económicas,
políticas, sociais ou outras. Permitia ainda avaliar as razões porque com o decorrer do tempo,
particularmente a partir de inícios do Séc. XIX, aos arquivos de família iriam lentamente
sobrepor-se os arquivos pessoais, com um forte acento tónico nos arquivos de função.
No que respeita à segunda questão, partíamos da base objectiva de que nenhuma
família será temporal, geográfica, morfológica, espacial e informalmente igual a outra família,
pelo que se torna absolutamente necessário proceder ao estudo da genealogia de cada
realidade familiar, como forma de chegar o mais perto possível da história da família em si.

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Foram estas algumas das questões que mereceram uma explicação mais exaustiva,
inclusive graficamente, na monografia: Arquivos de Família: Organização e Descrição, editada
em 1996 pela Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro e pelo Arquivo Distrital de Vila
Real, que publicámos em co-autoria com os colegas Manuel Silva Gonçalves e Paulo Mesquita
Guimarães.
No ponto que nesse trabalho se refere à classificação documental é referido logo de
entrada – como aliás já o tinha sido no Manual de Junho de 1991 editado pelo IPA – que no
caso dos arquivos de família a classificação não deve ser pré-definida devido à complexidade e
heterogeneidade da sua documentação, o que não permite qualquer previsão tipológica ou
temática.
Tendo a consciência da importância da classificação na organização dos arquivos e na
recuperação da informação, bem como nos arquivos que tratávamos ao debruçarmo-nos
sobre o tema do “Quadro de Classificação” fomos peremptórios: «O tratamento arquivístico
de um arquivo de família, como já referimos, não deve nunca ser realizado tendo como ponto
de partida uma classificação pré-existente. Na realidade, o quadro de classificação no que diz
respeito a este grupo de arquivos, não é nunca um ponto de partida como pode acontecer
para um arquivo empresarial. A existência de quadro de classificação de outros arquivos de
família deve servir apenas como referência para o estudo da documentação e como auxiliar
para a ordenação do novo quadro de classificação, que só se dará por completo quando se
proceder ao estudo e recolha de dados de todos os documentos constitutivos do arquivo que
se está a tratar.
Assim, a inclusão desta matéria num manual desta natureza – e continuamos a citar –
é dado apenas a título de exemplo para a explicação da formação de um quadro de
classificação. Não existindo em Portugal um estudo sistemático dos quadros de classificação de
arquivos de família, nota-se a tendência para o recurso à proposta que Olga Gallego fez para o
caso dos arquivos espanhóis. Note-se contudo que a história da família é diferente de país para
país o que se reflectirá ...na documentação que constitui o arquivo de família...». Fim de
citação.
Em relação a esta questão da classificação documental, fomos então muito claros na
nossa proposta, ao observar que na constituição das unidades de classificação propostas por
Olga Gallego, tomaram-se apenas critérios documentais, subvalorizando-se o contexto em que
essa mesma documentação foi produzida.

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Quisemos mostrar como a carta do Sr. D. Luis foi importante para compreendermos
que certas questões eram fundamentais de serem esclarecidas de forma cabal seja em termos
científicos, seja junto dos proprietários de arquivos de família.
Hoje, aqui, junto de vós, quisemos falar desta missiva porque ela nos transporta para
uma outra dimensão da organização dos arquivos de família.
Prometemos falar apenas do coração da organização destes arquivos e assim
pretendemos fazê-lo.
E o coração da organização destes arquivos - como de qualquer outros arquivos -
sempre tem sido a classificação e a ordenação dos documentos, tem no modelo proposto no
manual editado pelo IPA em 1991 e reafirmado com convicção na monografia citada de 1996,
para o que concerne aos arquivos de família, uma base de sustentação inequívoca nos
princípios da história geral da família e na especificidade dos agregados familiares e nos
contextos que os enformam.
É preciso, contudo, que não confundamos o que a história nos trás como realidades de
“Arquivos de Família” ou como realidades de “Arquivos Pessoais”, que resultará em termos de
instrumentos de acesso à informação em produtos necessariamente diferentes, que como tal
devem ser analisados.
Nos últimos anos temos estudado com a amplitude possível e com o rigor que merece
a proposta de um novo Paradigma aplicado à organização dos arquivos de família.
Esse novo Paradigma, que vemos assumir diversas designações conforme os autores e
os estudos que lemos, parecem enquadrar-se em termos gerais numa proposta genericamente
apelidada de: “Paradigma Científico”.
Compreendemos e tomamos para tal as palavras de um querido amigo, que é uma
proposta em que a classificação é “orgânico - funcional” e na qual as categorias devem estar o
mais possível próximo da especificidade da família que tratamos o que resultará num quadro
de classificação orgânico com um grau de especificidade muito apreciável, não se podendo
admitir nenhum padrão de classificação universal.
É, pois, esta a razão porque não vemos que tenhamos chegado a um ponto de viragem
para um novo paradigma na organização dos arquivos de família.
Quiçá, se chegarmos à conclusão - como o temos vindo a testar - que a tecnologia que
hoje nos é colocada à disposição, nos permitir dispensar a fase de classificação e ordenação
dos documentos, atingindo o mesmo objectivo a que nos propomos de recuperação da

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informação, possamos partir para um novo paradigma da organização dos arquivos de família
e, por maioria de razão, para muitos outros grupos de arquivos.
Assim possamos responder às necessidades de informação dos nossos utentes e às
interrogações que a nós próprios fazemos, para que possamos dormir todos os dias um sono
descansado.
Por nós penso que será difícil, pelo menos enquanto não descobrirmos a metodologia
para o "Paradigma Puro", aquele em que entre a documentação e o utente não precise da
intervenção do arquivista.
Pedro Abreu Peixoto
Junho de 2013