Análise de conteúdo documental: a recuperação da informação.

Análise de Conteúdo
Documental

Introdução numa perspectiva de
recuperação da informação

Pedro de Abreu Peixoto

IGAP PORTO
©Pedro de Abreu Peixoto
OUTUBRO 2007
Out. 2007

2
AC e o Processo de Comunicação

Primeiro estádio da comunicação humana

Sistema de linguagem gestual e oral

Amplia espaço e tempo
usa MEI
•Limitações de memória O
•Limitações de transporte

Alheio a receptor e emissor

Condição básica de emitir o Geram-se códigos que estabilizam os
mesmo conteúdo que recebe conteúdos entre emissor/receptor
©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007

3
AC e as Funções da Documentação
Funções da Documentação

• Selecção de documentos Maior ligação com
a AC porque extrai
• Identificação dos documentos pontos de
informação do
documento para
• Análise documental melhor recuperar a
informação
• Armazenamento de documentos

• Difusão dos documentos


4
AC e os Sistemas Recuperação Informação - 1

•Elementos do Sistema de Recuperação da Informação

• Documento primário
• É o suporte imediato
• Análise Documental
• Descrição documental
•sobre o documento
• Indexação ou análise interna
•sobre o conteúdo
• Perfil do documento
• Consequência da indexação
• Veículo de dados
• Em linguagem documental


5
AC e os Sistemas Recuperação Informação - 2

• Memória passiva
• conjunto físico dos documentos
• Memória activa
• documentos secundários – catálogos,índices, etc.
• Solicitação da informação
• Pelo usuário em linguagem natural
• Perfil de busca
• O técnico vai da linguagem natural à documental
• Recuperação da informação:
• Linguagem do sistema
• Critério Similitude e Relevância (resposta do sistema)

A Análise Documental incide mais directamente sobre aaAC na
A Análise Documental incide mais directamente sobre AC na
fase de indexação elaborando perfil de busca que facilita aarecuperação
fase de indexação elaborando perfil de busca que facilita recuperação
da informação
da informação

6
AC e os Documentos Científicos consequentes

São documentos secundários que proporcionam informação sobre
os documentos primários e que reúnem os resultados do
processamento analítico−sintético da informação científica
recolhida nos documentos primários.

• Enciclopédias
• Vocabulários de termos
• Dicionários
• Catálogos
• Bibliografias
• Reportórios
• Resumos


7
AC na Cadeia Documental

A Análise de Conteúdo tem lugar em três etapas da Cadeia
Documental:

• Produção do documento primário, como ocorre no caso do
resumo de autor e na indexação do mesmo quando exigido
pelo editor.

• Antes do armazenamento da informação, quer dizer, a
metade da cadeia.

• No momento da busca da informação e do aproveitamento
das respostas ou seja, no fim da cadeia.


8
AC - Objectivos

• Informar sobre o conteúdo dos documentos de forma a informar
os usuários.

• Proceder a selecções que permitam conservar o rejeitar um
documento, determinar a forma e o nível de tratamento posterior
e estabelecer as categorias de ordenação do documento.

• Armazenar para recuperar, ou seja manter sistemas de
recuperação (índices, catálogos, bases de dados, etc...)
actualizados e devidamente ordenados.


9
AC – Síntese dos objectivos - 1

Os objectivos sintetizam-se em:

• Precisar a área do documento.

• Clarificar e classificar os diversos temas de trata.

• Expressá-los em termos precisos e sem ambiguidades.

• Traduzir os referidos termos para expressões mais
apropriadas da linguagem documental caso necessário.


10
AC – Síntese dos objectivos - 2

A AC é necessária porque:

• Um documento original ou primário é demasiado volumoso para
ser utilizado como tal.

• O autor e o usuário não dão ao vocabulário o mesmo sentido.

• A coincidência entre a formulação das perguntas dos usuários e a
representação do conteúdo dos documentos é indispensável para
que um Sistema Documental funcione correctamente.


11
AC – Decomposição do Processo

1. Determinação dos objectivos (onde se quer chegar o que ser produzir e
como).
2. Exame do documento e estudo sumário, graças às características que
mostra de forma imediata: título, data, autor, forma, natureza, etc...
3. Caracterização identificando de que documento se trata.
4. Determinação do modo e nível de tratamento de acordo com o valor do
documento e as regras estabelecidas.
5. Extracção de termos significativos.
6. Verificação da pertinência dos termos extraídos assegurando que uma
vez fora do seu contexto expressam bem o conteúdo real do documento.
7. Tradução dos termos extraídos para os termos da linguagem
documental.
8. Verificação da pertinência dos termos descritivos eleitos assegurando
que os novos termos representam bem o conteúdo real do documento.
9. Formalização da descrição aplicando as regras de apresentação e de
escrita para a redacção da descrição.

12
AC – Factores influência processo de descrição

• O tipo de documento primário que se descreve influi na rapidez e
facilidade com que se efectuam as operações.

• A materialidade do documento já que, por exemplo, a percepção
das imagens é mais ambígua que a de uma frase escrita.

• A natureza do conteúdo, já que um documento de divulgação será
mais acessível que um texto técnico.

• A estrutura do conteúdo já que documentos que apresentam quase
sempre os mesmos elementos (estatísticas, por ex.) e outros não
(artigos, ensaios, etc.).


13
Qualidades do processo descrição conteúdo

• PERTINÊNCIA da descrição que deve representar o documento da
melhor forma possível, tanto materialmente como em função das
necessidades dos usuários.

• PRECISÃO já que há que ser preciso ou no mínimo o menos ambíguo
possível.

• COERÊNCIA tentando unificar a pluralidade de interesses dos autores e
dos usuários fazendo com que as noções e os objectos se expressem sempre
da mesma maneira pelas pessoas que inetervêm na descrição.

• OBJECTIVIDADE já que a descrição deve ser neutra, não introduzindo
elementos que não figurem no documento original mas ao mesmo tempo é
necessário emitir um juízo crítico pessoal que reconheça a validade das
informações dadas.


14
AC – Diferença de níveis

Maior profundidade
Análise Necessidade
Conteúdo usuário
Menor profundidade

Responde à necessidade de identificar
1º nível - Indexação o conteúdo do documento para poder
localizá-lo rapidamente.

Responde aos objectivos da indexação
e representa de forma abreviada o
2º nível - Resumo
documento original.


15
AC - Fases principais

1. Leitura do documento
• Leitura rápida para retirar as suas características fundamentais (tipologia,
classe…). O resultado deve ser a identificação e compreensão da macro
estrutura geral do documento.
• Leitura cuidadosa com atenção especial às distintas partes que constituem o
documento.

2. Análise do documento
• Com os dados retirados das diferentes leituras podemos aprofundar a análise do
documento. Nesta fase devemos estar em condições de conhecer exactamente
os contributos do documento em estudo e proceder à Indexação e ao Resumo.

3. Síntese
• Fase em que devemos conseguir elaborar a composição da informação
resultante da análise.

4. Representação documental
• Criação do Documento Secundário

16
Indexação vs Resumo

Tem três fases (separadas ou simultâneas)
Indexação • Exame do documento e
Feita a partir de: determinação do conteúdo
•Título • Identificação e selecção dos
•Resumo na conceitos principais conteúdo
• Selecção dos termos de indexação
fonte
•Texto completo

Tem duas fases:
Resumo • Análise
• Síntese
Feito a partir de:
Não existem normas rígidas mas
•Texto completo
joga-se a capacidade
criadora e a regra do conhecimento
do assunto

18
Indexação – Diferença entre sistemas

Sistemas de Indexação são os meios pelos quais uma linguagem de
indexação pode ser usada para elaborar um índice ou qualquer outro
instrumento de busca documental.

INDEXAÇÃO POR ASSUNTOS realiza a tarefa com base em listas de
encabeçamentos de assuntos o que permite uma caracterização muito
geral.

INDEXAÇÃO POR PALAVRAS (ou unitermos) consiste na consideração
por palavras o que permite um baixo nível de precisão na recuperação.

INDEXAÇÃO POR CONCEITOS (ou descritores) realiza-se por
descritores ou seja termos usados para representar um determinado
conceito.


19
Indexação – Principais etapas

• Exame do documento e determinação do seu conteúdo.

• Identificação e selecção dos conceitos principais do conteúdo.

• Selecção dos termos de indexação.


20
Indexação – Como identificar os conceitos?

1. Depois de examinar o documento o indexador deve identificar
as noções que são elementos essenciais na descrição do
conteúdo (perguntas).

2. O indexador não tem necessariamente que utilizar como
termos de indexação todos os conceitos identificados durante o
exame do documento. A selecção ou rejeição de conceitos vai
depender da finalidade para a qual se vão utilizar os termos de
indexação.


21
Indexação – Regras para a selecção de termos

Quando os conceitos se traduzem em termos de indexação o
indexador deve observar as seguintes regras:

• Os conceitos já presentes na linguagem de
indexação devem ser retidos como descritores.

• Os termos que representam novos conceitos devem
ser controlados quanto à sua exactidão e aceitação
com ajuda de obras de referência (dicionários,
tesauros…).


22
Descritor vs não Descritor

• DESCRITOR e um termo utilizado sempre na indexação para
representar um conceito, conhecido também como “TERMO
PREFERENTE”.

• NÃO DESCRITOR é um sinónimo de um descritor que pode
servir como ponto de entrada de um índice dirigindo o
usuário para a utilização do descritor e também chamado
“TERMO NÃO PREFERENTE”


23
Indexação – Controlo da qualidade

1 - Qualidade e coerência dependem de factores como:

• Competência do indexador
• Qualidade dos instrumentos de indexação

2 - Imparcialidade total do indexador como factor necessário.

3 - O indexador deve conhecer o campo do documento que indexa.

4 - Maior contacto possível com os usuários.

5 - Capacidade de actualização da linguagem de indexação.


25
O Resumo – Usos fundamentais

1 – Determinar a pertinência já que um resumo bem elaborado
capacita os usuários para identificar de forma rápida e precisa o
conteúdo de um documento a fim de determinar o seu interesse
e decidir se necessita de ler o documento na totalidade ou não.

2 – Evitar a leitura do texto completo de documentos marginais.

3 – Utilidade para a pesquisa automatizada.

4 – Utilização em documentos primários específicos.

5 – Utilização em publicações e serviços secundários.

6 – Utilização em fichas bibliográficas.

26
O Resumo - Tipos de resumos

Os critérios para estabelecer as diversas categorias de resumo são
muito variados e em função dos factores que se tenham em conta
sendo que normalmente nenhum se encaixa apenas numa categoria
que é dada segundo:

• Forma ou propósito informativo
• Origem
• Propósito externo
• Modo de difusão
• Forma de apresentação


27
O Resumo – Classificação segundo a Forma

Segundo a forma o resumo pode ser:

• INDICATIVO - assinala de forma breve os temas abordados no
documento.

• INFORMATIVO - com descrição completa do conteúdo do
documento.

• CRÍTICO - comporta as conclusões pessoais de quem resume.


28
O Resumo – Classificação segundo a origem

Segundo a sua origem o resumo pode ser:

• RESUMO DE AUTOR – redigido pelo próprio autor do
documento original tem a vantagem de ser eleaborado pela pessoa
que melhor conhece o tema a priori gerando por vezes falta de
objectividade e profissionalismo técnico-documental.
• RESUMO DE ESPECIALISTAS – feito por especialistas na área
temática do documento, conhecedores dos assuntos embora não
da técnica de resumir.
• RESUMO PROFISSIONAL – feito por documentalistas
profissionais optimizando o resultado final.


29
O Resumo - Classificação segundo o propósito externo

Segundo a sua origem os resumos podem ser:

• ORIENTADOS PARA A DISCIPLINA - são aqueles que são
dirigidos para uma área específica do conhecimento.

• ORIENTADOS PARA A MISSÃO - são concebidos para apoiar
actividades operativas concretas.

• RESUMOS PARCIAIS - dirigidos aos interesses de uma
audiência concreta destacando uma parte do conteúdo.


30
O Resumo – Classificação segundo o modo de difusão

Segundo o seu modo de difusão o resumo pode ser:

• DIFUSÃO SIMULTÂNEA se publicados ao mesmo tempo que a
fonte original (por exemplo os resumos de autor).
• REVISTAS DE RESUMOS formadas pelo conjunto de resumos
dos documentos analisados preferentemente artigos de revista
científica servem para manter os especialistas em contacto com
os avanços significativos nos seus respectibos campos.
• BASE DE DADOS que permitem localizar a informação de
forma mais rápida.


31
O Resumo – Classificação segundo a forma de apresentação

Segundo a sua forma de apresentação os resumos podem ser:

• TELEGRÁFICOS – apresentam a informação de forma concisa
e esquemática.

• DISCURSIVOS – a informação substancial significativa é
apresentada de forma literária (parágrafos).

• TABULARES - apresentam-se de forma gráfica (tabelas,
esquemas...).


32
Resumo – O Estilo de redacção

1. Entropia ou incerteza incluída na sua justa medida.
2. Precisão, empregando a terminologia adequada.
3. Que omita as expressões vagas/ambíguas.
4. Que use a 3ª pessoa.
5. Que use o tempo presente e formas activas do verbo.
6. Que empregue conectores de oração.
7. Que elimine a redundância.


34
Definição de Classificação

Classificar consiste em agrupar hierarquicamente os
documentos de um Fundo mediante grupos ou classes,
desde os mais gerais aos mais específicos de acordo com o
princípio da procedência e princípio da ordem original.


35
Definição de série documental – unidade vital

A série documental é um conjunto de documentos
produzidos por um sujeito no desenvolvimento de uma
mesma actividade administrativa e regulado pela mesma
norma jurídica e/ou de procedimento.


36
A Série documental - constituição

POSSIBILIDADES DE FORMAÇÃO DE SERIES DOCUMENTAIS

FUNÇÃO

Actividade Adm. A Actividade Adm. B Actividade Adm. C

Sem suporte Com suporte

Norma / Procedimento preestabelecido

Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental

Série Série Série


37
Desenvolvimento da Classificação: duas premissas

• Os conjuntos documentais são oriundos dos seus
criadores, as pessoas, serviços e unidades orgânicas que
os tramitam no desempenho das suas funções e nesse
sentido a classificação está implícita na sua origem.

• É necessário estabelecer um sistema de classificação
válido para todos os documentos de um Fundo, sejam
quais forem as estruturas, funções e procedimentos da
instituição que os criou e que evolui no tempo.


38
Critérios de Classificação

• São três os critérios a considerar na classificação:
– Funções
• Toda a organização é criada com um fim para o qual
se dota de competências ou funções suficientes.
– Estrutura orgânica
• Qualquer organização precisa de distribuir as
competências por unidades orgânicas devidamente
hierarquizadas.
– Assuntos
• Não deriva directamente da organização mas da
percepção que se tem dos assuntos que necessita
abordar para atingir os seus fins.


39
Sistemas de classificação
• Classificação funcional
– As funções da organização são os elementos tomados
em consideração para classificar os documentos.

• Classificação orgânica
– As séries documentais agrupam-se de acordo com as
diferentes unidades orgânicas espelhando o
organograma.

• Classificação por assuntos
– Resultado da análise do conteúdo dos documentos.


40
Escolha do sistema de classificação

• A escolha do sistema de classificação depende vários
aspectos ou exigências do trabalho arquivístico:

– Estabilidade (perdure no tempo).

– Objectividade (não dependa tanto da percepção de
quem classifica mas mais dos aspectos inequívocos).

– Naturalidade (deve emanar da própria natureza dos
documentos, do processo administrativo do qual são
resultado).


41
Escolha do sistema de classificação - esquema

Estabilidade Objectividade Naturalidade

Funcional SIM SIM SIM

Orgânica NÃO SIM SIM

Assuntos NÃO NÃO SIM

A classificação funcional garante à partida um resultado globalmente
mais consistente, se bem que requer especial cuidado na
diferenciação entre ORGÃOS e FUNÇÕES.


42
Quadro de classificação - definição

• O Quadro de Classificação é a expressão escrita de uma
estrutura hierárquica e lógica que reflecte as funções e as
actividades de uma organizaçã que geram a criação ou
recepção de documentos.

• Trata-se da expressão de um sistema que organiza
intelectualmente a informação e permite situar os
documentos nas suas relações uns com os outros e que
deve obrigatoriamente ser completado por um índice.


43
Quadro de classificação - princípios

• Delimitação
– Considera apenas os documentos de um fundo previamente
delimitado.
• Unicidade
– Concebido para classificar toda a documentação de um fundo
independentemente da sua idade.
• Estabilidade
– Deve basear-se nas funções da organização que perduram no
tempo e evitar as pontuais.
• Simplificação
– Imperativo da sua universalidade e da sua flexibilidade não
admite divisões desnecessárias.


44
Quadro de classificação - características

• Aberto a novas inclusões, seja na estrutura dos níveis, no sistema de
codificação ou na forma de dispor as séries.
• Deve ter poucas subdivisões, já que um excesso na hierarquização do
fundo aumenta a possibilidade de erro e de recusa na sua aplicação por
parte dos utilizadores.
• Excluir a rubrica de VÁRIA, já que a sua inclusão num Quadro de
Classificação não significa mais que uma incapacidade de
compreender os documentos. Nos arquivos correntes o seu emprego
vem tradicionalmente unido à aplicação de critérios de classificação
por assuntos. Com a aplicação de um critério funcional este problema
elimina-se.
• Deve ser desenhado para que não se tenham que introduzir grandes
alterações.
• Deve estar sempre codificado.
• Deve incluir os documentos de apoio à gestão, que geralmente em
forma de fotocópias se recebem de outros serviços da instituição.


45
Quadro de classificação - estrutura

ESQUEMA DE NÍVEIS DE CLASSIFICÇÃO DE UM FUNDO

FUNDO

SUBFUNDO

SECÇÃO SECÇÃO SECÇÃO

SUBSECÇÃOO SUBSECÇÃO

SÉRIE SÉRIE SÉRIE SÉRIE

TIPO TIPO
DOCUMENTAL DOCUMENTAL

Adaptado de ICA. ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique. Deuxiéme édition. Ottawa, 2000

46
Quadro de classificação – hierarquia das partes

• Quanto à hierarquia, independentemente de qual seja a ordem dada
às secções e subsecções, devem-se respeitar os seguintes
princípios:

• As secções e subsecções cujo conteúdo seja mais genérico, devem
preceder aquelas cujo conteúdo seja mais específico.

• Devem aparecer em primeiro lugar aquelas que contenham a
máxima informação sobre a hierarquia, as funções e as actividades
do criador do fundo.

• As secções e subsecções relativas à política e às decisões devem
preceder as que se referem à sua implementação e aplicação
prática.


47
Quadro de classificação – regras de intitulação das partes

• O título escolhido para cada secção ou subsecção deve
responder às seguintes características:
– Ser representativo do sistema de classificação aplicado aos
documentos.
– Reflectir o conteúdo dos documentos reagrupados.
– Estar formado por palavras que possuam um carácter
informativo.
– Ser breve.
– Ser exclusivo, ou seja, evitar que um mesmo título possa
servir a duas secções ou subsecções diferentes de um
mesmo fundo.


48
Quadro de classificação – ordenação interna das séries

• Para proceder à ordenação das séries no Quadro de
Classificação, existem dois sistemas:

– Ordenação Alfabética
– Ordenação Cronológica

• A utilização de uma ou de outra é fruto do seu conteúdo e
contexto, devendo ter-se em atenção os princípios de
elaboração do quadro de classificação.


49
Quadro de classificação - codificação

Os Quadros de Classificação para que sejam um instrumento útil de
localização de documentos devem ser codificados em toda a sua
estrutura.

A classificação escolhida deve ser simples e ter o número suficiente de
caracteres para responder às exigências da estrutura de classificação.


50
Quadro de classificação – tipos de códigos

• Existem três tipos de códigos:

– Alfabéticos
– Numéricos
– Alfanuméricos


51
Quadro de classificação – código alfabético

• A codificação alfabética, como o seu nome indica consiste em anexar
ao Quadro de Classificação uma letra do alfabeto ou uma
combinação de letras.

• Considerando que o número de letras tem uma limitação óbvia e que
a prática desaconselha a utilização de códigos alfabéticos com mais
de duas letras este tipo de código é desajustado para ser aplicado a
uma estrutura hierárquica de um Quadro de Classificação de toda
uma instituição.


52
Quadro de classificação – código numérico

• Neste tipo de código, anexamos a cada divisão do Quadro de
classificação, um algarismo ou um conjunto de algarismos.
• É um tipo de código com uma enorme flexibilidade, devido ao
grande número de possibilidades existentes para a formulação de
códigos.
– No entanto, esta enorme flexibilidade está igualmente
ligada ao perigo de fazer um grande número de subdivisões
no quadro, o que complica a sua utilização, principalmente
enquanto instrumento de recuperação da informação.
– Existem dois tipos mais utilizados de códigos numéricos:

• Código Numérico Consecutivo
• Código Numérico Significativo


53
Quadro de classificação – Código numérico consecutivo

• No Código Numérico Consecutivo, atribuímos um número sequencial a cada série
documental, ou seja:

• 41. Processos individuais
• 42. Listas mensais de presenças
• 43. Mapas enviados à ADSE

• Neste caso, os números não obedecem a uma hierarquização lógica, ou seja, por
si só os números não significam nada. É por esta razão que este sistema de
codificação, está sempre associado à utilização de recursos informáticos, que
permite a recuperação da informação.

• Normalmente, os códigos numéricos consecutivos não ultrapassam quatro
caracteres, sendo esse o número máximo aconselhável para um Quadro de
Classificação.

• Note-se que, a utilização do código numérico consecutivo, ao não reproduzir a
estrutura do fundo, uma vez que os números por si só nada dizem, induz uma
perda de informação muito acentuada.


54
Quadro de classificação – código numérico significativo

• No Código Numérico Significativo, os códigos numéricos
utilizados, correspondem à estrutura hierárquica da classificação.
Neste caso, oferecem mais informação, sendo a sua aplicação
muito menos “fria”. A divisão deste tipo de codificação é feita por:

– Código Numérico Significativo Decimal

– Código Numérico Significativo por Blocos


55
Quadro de classificação – código numérico significativo decimal

• No Código Numérico Significativo Decimal, utilizamos
agrupamentos decimais aos quais se dá um significado, dentro da
estrutura hierárquica do quadro. Num quadro de classificação
orgânico de uma grande instituição, podiam-se utilizar os
milhares, as centenas e as dezenas:

– 70 000. Área de Urbanismo
– 71 000. Serviço de Planeamento
– 71 100. Secção de Obras
– 71 140. Processos de Licenciamento
– 71 141. Processos de Licenciamento de Habitação Unifamiliar


56
Quadro de classificação – código numérico significativo por blocos

• O Código Numérico Significativo por Blocos, assemelha-se com o
código numérico significativo decimal, só que atribuímos aos
números uma significação especial, relacionada com as funções e
actividades de uma instituição:

• Urbanismo – 007
• Orçamento – 008
• Memorandos internos – 345

– 345-007. Memorandos internos relativos ao urbanismo
– 345-008. Memorandos internos relativos ao orçamento


57
Quadro de classificação – código alfanumérico

• Como diz o seu nome, o Código Alfanumérico é uma
junção dos dois tipos de códigos anteriores. Dos vários
tipos de códigos alfanuméricos, interessa destacar:

– Código Alfanumérico Simples

– Código Alfanumérico Significativo.


58
Quadro de classificação – código alfanumérico simples

• O Código Alfanumérico Simples emprega para as
Secções do Quadro de Classificação um código
alfabético, e um código numérico para as
Subseccções:

– A. Urbanismo
• A1000 Planeamento
• A1100 Obras de conservação


59
Quadro de classificação – código alfanumérico significativo

• O Código Alfanumérico Significativo é semelhante ao
simples, só que os códigos alfabéticos que utiliza,
remetem para a intitulação das Secções:
– U. Urbanismo
• U1000 Planeamento
• U1100 Obras de conservação


61
Ordenação - definição

A ordenação é a operação de unir os elementos ou
unidades de um conjunto, relacionando-os uns com os
outros, de acordo com uma ordem preestabelecida.


62
Ordenação – tipos (1)

Ordenação de 1º nível
Ordenação seguindo a ordem natural de criação
(ordenação cronológica) ou seguindo a primeira letra ou
palavra destacada que leva o documento (ordenação
alfabética).

Ordenação seguindo elementos que se encontram no
conteúdo informativo do documento (data, assunto, lugar,
etc.), ou um elemento externo que se lhes anexa como por
exemplo um número.


63
Ordenação – tipos (2)

• Ordem cronológica
Ordenação de 1º nível • Ordem alfabética

• Ordem numérica
• Ordem numérica - cronológica
• Ordem alfanumérica
• Ordem por conceitos ou assuntos.


64
Ordenação - premissas

• Na ordenação das séries podemos utilizar ao mesmo tempo
mais do que um tipo de ordenação. Por exemplo, podemos
ordenar a correspondência por assuntos ou por remetente, mas
dentro destes grupos os documentos terão que ter outra ordem,
como por exemplo a cronológica.

• Em cada serviço, o sistema de ordenação escolhido, tem que
estar relacionado com o sistema de recuperação.


65
Ordenação – ordem cronológica
• A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos
administrativos têm, normalmente, duas datas:
– Data do momento da sua criação.
– Data do registo geral de entrada ou de saída.
• A data que se deve considerar para a ordenação é a data do Registo
porque:
– É a mais próxima da realidade.
– Tem valor legal.
• Os documentos ordenam-se primeiro por anos, depois por meses e
finalmente por dias.
• Numa pasta de arquivo, os documentos que encontramos em primeiro
lugar, devem ser os mais antigos. Note-se que a tradição administrativa
aponta para o contrário, no entanto, a prática demonstra duas
realidades importantes:
– Ao arquivar o documento leva-se o mesmo tempo.
– A recuperação é mais rápida se colocar o mais antigo em
primeiro lugar.
• Quanto à ordenação cronológica dos processos, ela deve ser feita pela data
de início dos processos e não de finalização do expediente ou da tramitação
do mesmo.

66
Ordenação – ordem alfabética
• Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. É um
sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a
pessoas, lugares ou entidades.

• É apenas recomendável para serviços com volumes documentais
baixos e com poucas possibilidades de crescimento, já que
apresenta alguns problemas:

• Que letras vão crescer mais?

• A alfabetação é feita sempre da mesma forma? (exige normas
claras).


67
Ordenação – ordem numérica

• Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos do número
1 em diante.
• Num serviço o número pode ser atribuído por um Livro de Registo (manual
ou automatizado) elaborado pelo serviço para controlo dos documentos.
• O principal problema que apresenta é a tendência para utilizar a ordem
numérica de entrada independentemente da sua tipologia documental e
sem relacionar os documentos uns com os outros, sem criar processos
nem respeitar as séries documentais.
• A ordenação numérica pura não é para a ordenação de documentos com a
excepção de processos de pessoal aos quais se atribuem os números
mecanográficos do funcionário.
• A utilização de um número sem o relacionar com outros elementos
informativos como a data, o título do processo, o nome da série ou outro,
limita as possibilidades de recuperação da informação.
• Note-se ainda que, trabalhar com números excessivamente altos motiva
que se cometam erros de escrita e de arquivo dos documentos.


68
Ordenação – ordem numérica - cronológica

• A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número
sequencial.
• É um dos sistemas mais utilizados na ordenação de documentos
administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenação em
relação com um Livro de Registo anual, onde se anote que
documento se refere a cada número.
• Este sistema aplica-se a séries muito volumosas.
• O número do ano serve de referência no momento da tramitação,
facilitando muito o trabalho e facilitando igualmente o trabalho de
instalação.
• Convém notar que como sistema de ajuda para a recuperação de
informação é inoperante se não for acompanhado de um instrumento
ágil que possibilite a busca rápida por algum dos dados contidos no
processo.


69
Ordenação – ordem alfanumérica

• Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do
alfabeto e anexar a cada letra um numero.
– Pode utilizar-se a primeira letra pela qual começa o assunto
do processo, como por exemplo:
– Processo de Obras nº 34 – 34/O
– Ou dar a cada letra um significado:
– A – Processos de habitação unifamiliar
– B – Processos de loteamento industrial
• Este sistema é aconselhado para volumes documentais
pequenos, sendo no entanto muito utilizado, por exemplo nas
Câmaras Municipais, porque se substitui aos instrumentos de
recuperação.
• Dentro de uma mesma série é preferível utilizar uma ordenação
numérica cronológica e elaborar um índice para recuperar a
informação pelo conteúdo do processo.


70
Ordenação – ordem temática

• Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com
um índice previamente elaborado.
• É um sistema aconselhável quando existe grande volume de
documentos.
• Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem
cronológica.
• Na elaboração do índice os conceitos podem-se colocar por ordem
alfabética ou hierárquica.
• É um sistema indicado para a correspondência, veja-se por exemplo:
– Correspondência da Direcção
• Com associações Desportivas
• Com Associações Profissionais
• Com Associações Religiosas
• Com Escolas


Análise de conteúdo documental: a recuperação da informação.

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