3. Klanten willen een programma van eisen opstellen
die breed in de organisatie gedragen wordt
Vraag
Veel organisaties hebben gemengde gevoelens bij de selectie en implementatie
van nieuwe grote ICT systemen. Niet op de laatste plaats omdat gebruikers vaak
weerstand tonen bij implementatie van deze systemen. Ze waren onvoldoende
betrokken bij het opstellen van de eisen, het herontwerp van de processen of de
selectie van het nieuwe systeem
Excitans brengt daar verandering in met haar requirements verrijker en
gebruikersinventarisatie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het interactief
webbased platform van Excitans. De gebruikersinventarisatie dient ter
ondersteuning van het opstellen van een programma van eisen (PvE) voor een
nieuw ICT systeem
De scope van de gebruikersinventarisatie betreft de gehele klantorganisatie. Met
het gebruik van genoemd platform en de juiste communicatie binnen de
klantorganisatie, wordt er gestreefd naar een gebruikersparticipatie van 10% of
meer
Gebruikersparticipatie geeft een beter PvE en meer draagvlak
4. Aanpak is gericht op maximalisatie van de
gebruikersinventarisatie en -participatie
1. Voorbereiding 2. Inventarisatie 3. Rapportage
» Kick-off sessie met de » Structuren en plaatsen van » Rapportage van de opbrengst
opdrachtgever/werkgroepen concept eisen op platform commentaar op eisen aan
» Presentatie concept » Interne communicatie kanalen stuurgroep/werkgroepen
Activiteiten
platform openstellen
» Tussentijds analyseren,
» Vaststellen concept eisen bijsturen & optimaliseren van
» Interne communicatie de opbrengst commentaar op
vaststellen eisen
» Interne communicatie
kanalen voorbereiden
Door- Belangrijkste
looptijd Resultaten
» Platform definitief ingericht » Informatie eisen en wensen » Rapportage opbrengst
» Interne communicatie verzameld en resultaten commentaar op eisen
kanalen voorbereid gevalideerd
2 weken 5 weken of meer1 1 week
1uitgegaanwordt van een inventarisatie van commentaar op 500 eisen en wensen in 5 weken, bij meer eisen
en wensen of om andere redenen kan -indien gewenst- de periode van inventarisatie verlengt worden
Per stap worden nadere afspraken gemaakt
5. In stap 1 wordt het platform en de communicatie
geschikt gemaakt voor inventarisatie
Stap 1: voorbereiding – aanpak
Kick-off met de opdrachtgever/werkgroepen
• Vaststellen plan van aanpak, bestaande uit een projectplanning en gedetailleerd
activiteiten overzicht
• Presentatie concept platform, live demo van het reeds gebouwde platform
• Vaststellen concept eisen & wensen, al dan niet aangeleverd door de klant
• Vaststellen interne communicatie kanalen, op basis van voorstel Excitans
Interne communicatie voorbereiden
• Uitwerken van diverse communicatie middelen (intranet, presentatie, video, flyer,
etc.) voor kenbaarheid platform, dit wordt voorbereid door Excitans en in de
uitvoering ondersteund door medewerkers van de klant
• Testen van communicatie middelen op werkgroepen
• Eventueel aanpassen communicatie middelen en plan van aanpak
Na stap 1 staat het platform open voor inventarisatie
6. In stap 2 wordt gebruikersparticipatie gestuurd
op optimalisatie opbrengst
Stap 2: inventarisatie – aanpak
Platform laden met concept wensen en eisen
• Structureren en controleren van geplaatste wensen en eisen op platform
Interne communicatie kanalen openstellen
• Intranet publicatie, interne presentaties verzorgen (leden van werkgroep), video’s
publiceren, flyeren (door medewerkers van de klant), etc.
Platform bewaken en besturen
• Periodiek (meerdere keren wekelijks)
resultaten inventariseren en analyseren
• Eventueel discussies en communicatie
kanalen bijsturen
Eventueel tussentijdse rapportage verzorgen
• Indien gewenst kan er een tussentijdse
rapportage aan (een deel van) de
werkgroepen gegeven worden
Na stap 2 wordt het resultaat vastgesteld
7. In stap 3 worden de resultaten gepresenteerd
aan en geborgd in de werkgroepen
Stap 3: rapportage – aanpak
Rapportage
• Na de gebruikersinventarisatie worden de resultaten gepresenteerd aan alle
werkgroepen en de stuurgroep
• Indien gewenst kan er een artikel geschreven worden voor publicatie op het intranet
ter afsluiting van de gebruikersinventarisatie periode
• Nagedacht moet worden over de communicatie naar de gebruikers, na afloop van de
gebruikersinventarisatie (platform is in eigendom van Excitans), in overleg kan
bepaald worden dat het platform ook tijdens selectie en implementatie blijft
openstaan
Werkgroepen hebben een actieve rol tijdens de gebruikersparticipatie
8. Gebruikersparticipatie dient actief en
periodiek gecontroleerd te worden
Werking en besturing platform in de praktijk
• Voor deze aanpak wordt uitgegaan van de aanwezigheid van (een) werkgroep(en) aan
de zijde van de klant voor de selectie van een nieuw informatie systeem
• Er wordt een kleine groep geformeerd uit leden van de werkgroep(en) en consultant(s)
van Excitans, met deze groep wordt het platform periodiek (meerdere keren
wekelijks) bestuurd
• Per werkgroep kijkt een lid on-line mee in de periodieke besturing van het platform
(doorgaans wordt dit ‘meekijken’ in de werkgroep om toerbeurt gedaan)
• Wekelijks wordt er door deze groep (leden werkgroep(en) & Excitans) de resultaten
van de week en zover, geïnventariseerd en geanalyseerd
• Excitans bereidt deze inventarisatie en analyse voor en de afgevaardigde leden van de
werkgroep(en) kunnen in ongeveer een uur hierop hun reactie geven
• Vastgesteld wordt welke discussies verlengd moeten worden, waar discussies gestopt
kunnen worden en waar resultaten nog gemist worden
• Eventueel kan op initiatief van de klant en/of Excitans en met akkoord van de
werkgroep(en) tussentijds besluiten genomen worden
• Op basis hiervan worden gerichte acties door deze kleine groep uitgezet
Gebruikersparticipatie dient geoptimaliseerd te worden
9. Bijlage: functionaliteit requirements verrijker
De standaard functionaliteit van het platform ziet er als volgt uit
• Home pagina
• algehele informatie (doelstelling, scope en tijdsduur) over het ontwerp en de selectie van het
nieuwe informatie systeem
• overzicht met makkelijke navigatiestructuur (indeling zie volgende bullets)
• Informatie
• detailinformatie over het project en de werkgroep(en)
• Inventarisatie (zie ook slide 10)
• structuur volgen van de werkgroepen (bij meerdere werkgroepen, anders nader bepalen)
• per item van de structuur worden de eisen en wensen weergegeven
• per eis of wens is er middels een boomstructuur, de mogelijkheid (met doorklikken) om
commentaar hierop te lezen en/of van nieuw commentaar (in open tekstvelden) te voorzien
• Mijn account
• informatie over en mutatiemogelijkheden met betrekking tot het eigen account, inclusief
informatie over beroepsgroep en/of afdeling
• Help
• FAQ lijst
• mogelijkheid om met een open tekstveld vragen te stellen aan de administrator
• Projectleden (alleen zichtbaar voor projectleden2)
• algemene statistische informatie over het gebruik van het platform
• collaboration ruimte (per werkgroep) om via open tekst informatie uit te wisselen
2de werkgroepleden en de medewerkers van Excitans
10. Bijlage: functionaliteit requirements verrijker
Inventarisatie
• De hoofdstructuur is gegeven en wordt door de beheerder van het platform ingesteld. Er bestaat
altijd een thema ‘overig’ voor nader te classificeren wensen/eisen
• Onder de hoofdstructuur kunnen maximaal drie niveaus worden aangebracht
• Hoofdstructuur thema (ter illustratie)
• Categorie (niveau 1)
• Onderwerp (niveau 2)
• Sub-onderwerp (niveau 3)
• Eisen en wensen
• Het is mogelijk eisen en wensen te verplaatsen tussen niveaus. Het is mogelijk eisen en wensen te
verplaatsen naar andere thema’s. Bij verplaatsen naar andere thema’s dienen deze te worden
geaccepteerd door de werkgroep van dat betreffende thema
• Eisen en wensen kunnen worden voorgesteld door mensen buiten de projectgroep, mensen buiten
de werkgroep en mensen binnen de werkgroep. Al deze eisen/wensen kunnen worden geaccepteerd
of geweigerd (met opgave van reden)
• Het is mogelijk in te zien welke route een eis/wens heeft gevolgd, wat de oorsprong is en wat de
historie van een eis/wens is. Alle acties zijn terug te voeren op persoon niveau
• Het is instelbaar om de herkomst van eisen met kleurcodes inzichtelijk te maken
• Per eis/wens kan er commentaar worden geleverd en is inzichtelijk wat er met dat commentaar is
gedaan (afhankelijk van kwaliteit van registratie)
• Per eis/wens kan informatie over prioriteit, # aantal te behalen punten, wijze van antwoorden,
omschrijving, omschrijving per meerkeuze antwoord worden opgegeven. Meer informatie items (in
overleg met Excitans) mogelijk