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Monsieur CONSTRUITOUT possède une
petite PME familiale (8 ouvri...
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Une facture électronique,
qu’est-ce que c’est ?
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Comment profiter des avantages de la facture électronique ?

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Fanny Coton et Maxime Fabry répondent, après une brève introduction, aux questions suivantes:

Quels sont les avantages de la facture électronique ?
Comment émettre une facture électronique valable ?
Comment traiter et payer la facture électronique d'un fournisseur ?
Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
Q&A

Lexing - Belgique (http://lexing.philippelaw.eu) / Groupe Larcier (http://www.larciergroup.com)
Liège - 20/06/14

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  • Mise à niveau quant à l’évolution du marché
    courriers  courriels
    chèques  virements
  • (obsolescence des logiciels, risque des crash des ordinateurs)
  • Obligation de facture pour Monsieur CONSTRUITOUT? OUI
    Obligation facture électronique? NON
    … Donc mix possible? Oui (attention de ne pas perdre les avantages de la facture électronique)
    Possible pour un client particulier? OUI
    Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON
  • Obligation de facture pour Monsieur CONSTRUITOUT? OUI
    Obligation facture électronique? NON
    … Donc mix possible? Oui (attention de ne pas perdre les avantages de la facture électronique)
    Possible pour un client particulier? OUI
    Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON
  • Donc contenu des 2 factures identique
     A savoir: …
  • : assurance de
    : certitude que le contenu n’a pas été modifié
    l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture
    : Pour la facture électronique, fait qu’elle puisse être présente sur demande dans un délai raisonnable et dans un format lisible par le client
  • Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics  Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique)
  • L’intégrité du contenu d’une facture est indépendante du format de la facture.
    Le format d’une facture peut toujours être converti (ex: word  pdf) du moment que contenu pas modifié
  • L’intégrité du contenu d’une facture est indépendante du format de la facture.
    Le format d’une facture peut toujours être converti (ex: word  pdf) du moment que contenu pas modifié
  • ED
    Intérêt pour les grandes entreprises, notamment pour la gestion des stocks)
    I: échange d’informations automaqitue de machine à machine à l’aide de messages standardisés
  • Comment profiter des avantages de la facture électronique ?

    1. 1. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment profiter des avantages de la facture électronique? Fanny COTON Maxime FABRY 20 juin 2014
    2. 2. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu • Quels sont les avantages de la facture électronique ? • Comment émettre une facture électronique valable ? • Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
    3. 3. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Quels sont les avantages de la facture électronique ?
    4. 4. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Situation Monsieur CONSTRUITOUT possède une petite PME familiale (8 ouvriers, un secrétaire-comptable). Il songe à se lancer dans la facturation électronique…
    5. 5. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ? Facture adressée ET réceptionnée par voie électronique
    6. 6. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Quels sont les avantages de la facture électronique ? - Accélération du processus d’encodage et de traitement, libération de l’espace  Diminution des coûts (jusque 70 % d’économie!) - Ecologie - Nécessaire adaptation à l’évolution technologique
    7. 7. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Quels sont les inconvénients de la facture électronique ? Prudence concernant l’archivage!
    8. 8. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ?
    9. 9. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Obligation de facturer de façon électronique? NON Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON Possible pour un client particulier ? OUI Mix possible? OUI
    10. 10. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? 2 interlocuteurs à prendre en compte ClientAdministration fiscale
    11. 11. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Administration fiscale Loi du 17 décembre 2012 (transposition directive 2010/45) Principe:  Mêmes règles pour les 2 types de factures Facture électronique = facture papier
    12. 12. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? 3 exigences applicables à toute facture: Authenticité de l’origine Intégrité du contenu Lisibilité
    13. 13. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Mesures techniques /pratiques légalement imposées ? Non Moyens techniques à titre d’exemple dans directive Code de conduite e-invoicing (ASA)
    14. 14. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? La preuve du respect des 3 exigences incombe au fournisseur ET au client Peuvent s’organiser chacun de leur côté ou collaborer
    15. 15. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Est-ce que Monsieur CONSTRUITOUT peut envoyer un e-mail avec sa facture dans le corps du texte ? NON Sauf si signature électronique
    16. 16. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Monsieur CONSTRUITOUT peut émettre sa facture de diverses manières: - Envoie PDF par email Système basique à moindre coût
    17. 17. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Signature électronique Permet d’assurer qu’aucune modification ultérieure du document envoyé On fonctionne habituellement avec une signature électronique “qualifiée” (on obtient un certificat auprès d’un prestataire de certification)
    18. 18. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Autres possibilités: - Portail web (souvent avec un fournisseur de services) - Fournisseur de services - De logiciel à logiciel (EDI : échange de données informatisées)  Concerne les grosses structures travaillant sur le long terme avec un fournisseur (gestion de stocks)
    19. 19. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Attention: les moyens techniques ne dispensent pas le fournisseur ou le client de démontrer la réalité de l’opération qui fait l’objet de la facture (Circulaire AGFisc 14/2014) Art. 60, §5 CTVA: “Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner l’assurance de l’authenticité/intégrité/lisibilité”
    20. 20. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? “Contrôle de gestion qui établit une piste d’audit fiable”  Monsieur CONSTRUITOUT va constituer un flux documenté d’une opération du début (ex: bon de commande), à la fin de celle-ci (enregistrement dans la comptabilité)  Sytème classique: liaison (“matching”) entre la facture et les diverses pièces justificatives
    21. 21. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Vis à vis du client Accord du client sur la facturation électronique (peut être implicite) Comment s’assurer de l’accord préalable du client ? Contrat Conditions générales Courrier circonstancié
    22. 22. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Aussi pour client public ? Difficulté d’obtenir l’accord du pouvoir adjudicateur Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics  Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique)
    23. 23. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment émettre une facture électronique valable ? Communication de la facture au client MAIL : Accusé de réception FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité en ligne durant un temps raisonnable et en envoyant un email de notification (+accusé de réception)
    24. 24. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ?
    25. 25. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? Obligé de recevoir une facture électronique ? NON Accord exprès ou tacite
    26. 26. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Comment contester une facture électronique ? Notamment si ne répond pas aux trois exigences
    27. 27. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Comment payer une facture électronique ?
    28. 28. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? A partir de quand suis-je censé avoir connaissance de la facture ? envoi du mail / mise à disposition online
    29. 29. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
    30. 30. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Archivage par fournisseur ET par client
    31. 31. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Pendant combien de temps ? Pendant 7 ans à partir du 1er janvier qui suit l’émission de la facture
    32. 32. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Comment ? Sous quel format ? 3 principes : • Authenticité • Intégrité • Lisibilité:
    33. 33. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? •Obligation d’imprimer? NON •Coexistence papier/électronique •Obsolescence •Risque de destruction/de perte
    34. 34. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Où ? • Propre serveur • Cloud
    35. 35. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Sanctions • Non-déductibilité • Amendes (2 x TVA en jeu)

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