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Intervention cdaf lyon 20 mars 2012

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Présentation de la dématérialisation à la CDAF : pourquoi la numérisation des factures fournisseur à réception est une solution dépassée... Retour d'expérience et conseil pour optimiser les flux transactionnels avec les fournisseurs

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Intervention cdaf lyon 20 mars 2012

  1. 1. Dématérialisation de factures fournisseurs- Retour d’expérience d’un opérateur intervenant pour de grands donneurs d’ordres -
  2. 2. QweebyQweeby conçoit et opère un dispositif dedématérialisation fiscale de factures utilisépar des entreprises situées sur toute laFrance (et en Espagne) A partir de factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur transmises à tous clients dans un format exploitable (privé ou standard) Opérationnel pour les flux destinés à Auchan France (format privé), Carrefour France et Casino (GS1 XML) Conçu pour insérer la dématérialisation dans le process de facturation de l’émetteur sans modifier l’organisation et les pratiques (non intrusif) Issu de trois années de R&D © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  3. 3. Les bénéfices de la dématérialisationLa dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus Côté émetteur Côté récepteur Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels : • Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies • Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement • Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver • Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne) • Moins d’archives à stocker • Suppression de coûts de numérisation / LAD / Réduction des coûts opérationnels RAD • Moins de manipulations (envoi, classement,  Fiabilisation de la gestion des paiements mise sous pli, affranchissement, bourrages…) • Fiabilisation du circuit de validation des factures Création d’un avantage concurrentiel (et réduction du cycle de traitement) • Facteur différentiant • Fiabilité des données de facturation • Généralisation aux donneurs d’ordres Développement durable © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  4. 4. Le cadre fiscal applicable aux facturesL’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003) Art. 289 Bis du CGI Art. 289 V du CGI Echange de fichiers Echange de fichiers structurés non structurés Couramment nommé Facture EDI Couramment nommé « PDF Signé » Authenticité du flux de Liste récapitulative des échanges facturation électronique effectués Signature électronique Intégrité du flux de Contrôles à la génération du facturation électronique message Conservation du flux de Archivage à valeur probatoire Conservation pérenne sur un facturation électronique (norme Z42-013) support inaltérable Nécessaire et formalisé par une Nécessaire et conservation d’une Accord du client convention d’inter-change trace formelle de l’accord Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003) © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  5. 5. Pour le récepteur, l’enjeu porte sur le déploiement et la maîtrise des coûtsNumériser en réception est une option facile. Il lui est de plus en plus préféré l’émission native de flux dématérialisés, plus intéressants et économiques pour le récepteur Facile car il ne faut rien demander aux fournisseurs Coût totalement supporté par le récepteur (en plus des coûts supportés par l’émetteur) Papier Numérisation / LAD / RAD PDF Signé Fournisseurs Web EDI / Portail / Récepteur Extranet Démat PDF Signé avec Intégration Native flux d’intégration directe (fiscale) EDI Plus délicat car suppose l’adhésion des fournisseurs Coût moindre ; supporté surtout par l’émetteur en substitution aux coûts papier © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  6. 6. Pour l’émetteur, la véritable difficulté de la dématérialisation est ailleursLa dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des demandes clients et une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier Papier Client 1 PDF Signé en GS1 XML Client 2 PDF Signé etEmetteur format propriétaire Client 3 PDF Signé en FTP Client 4 EDI Client … L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients… La complexité pratique qui en découle peut constituer un frein © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  7. 7. RetourS d’expérienceS Côté récepteur Côté émetteur• Privilégier les flux nativement dématérialisés • Générer facilement des flux d’intégration car plus économiques (coût important de la différents à partir de PDF issus de l’outil de numérisation) facturation en place• Oui au PDF signé mais assorti d’un fichier d’intégration technique • Faciliter la mise en œuvre rapide directement par l’utilisateur• Recours aux flux standard et interopérables, et à des solutions ouvertes (non propriétaires) • Permettre un ROI partagé et pas seulement chez le récepteur de la facture• Les fournisseurs éligibles à l’EDI sont déployés et la marge de progression est • Insérer l’émission de flux dématérialisés dans limitée l’environnement local sans tout compliquer• Les Portails / Extranets / WebEDI concernent ni imposer d’actions profondes les petits fournisseurs sans outil de GestCo et/ou de connexion Internet.. Priorité aux • Pouvoir déployer à tous ses clients dispositifs ouverts et interopérables • Limiter les contraintes et les coûts annexes (webEDI).La numérisation entre dans la zone (certificats de signature, archivage) de turbulences © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  8. 8. Une différence majeure entre la situation de l’émetteur et celle du récepteur Récepteur de factures Emetteur de factures  Optimiser le processus de  Répondre aux demandes de sesLes enjeux du traitement des factures entrantes clientsprojets sont :  Sécuriser le respect des délais de  Réduire ses coûts d’émission de paiement factures  Limiter les coûts de traitement  Fiabiliser et tracer ses envois de factures pour réduire le délai de paiement client moyen  Contrôles de prix  Réduction des coûts d’envoi desLe ROI du projet  Suppression des erreurs de factures (papier, manipulations etse situe : paiement affranchissement)  Contrôle de la conformité des  Réduction du délai de paiement factures avec les commandes et client livraisons  Suppression du papier  Respect des validations hiérarchiques  Réduction de tous les coûts liés a processus © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  9. 9. Les bénéfices du dispositif Qweeby pour l’émetteurGestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papierInsertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer dechangement dans la forme des factures et les pratiquesModularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puisde monter en puissance avec un ROI rapideAdaptation totale au contexte de l’émetteurInteropérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificatsCapacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petitdestinataireFourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facturedans un format exploitable) privé ou standardTraçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,alertes, notifications…) © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  10. 10. Merci de votre attention
  11. 11. SAS au capital de 139 950 €16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etiennewww.qweeby.com

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