Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes

208 vues

Publié le

Axxes, spécialisé en détachement de spécialistes IT, a automatisé le suivi de ses prospects, clients et consultants. Solution choisie: l’application de sourcing et staffing de Net IT, basée sur Dynamics CRM, qui a en outre été intégrée avec SharePoint, où sont consignés les CV. L’automatisation des processus internes permet à Axxes d’opérer plus vite et de manière plus efficace.

Publié dans : Business
0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
208
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
5
Actions
Partages
0
Téléchargements
3
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes

  1. 1. Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes Axxes, spécialisé en détachement de spécialistes IT, a automatisé le suivi de ses prospects, clients et consultél. +32 (0)9 361 82 33 sales@net-it.be pays: Belgique secteur: services HR profil Axxes est spécialisé dans le détachement de tants. Solution choisie: l’application de sourcing et staffing de Net IT, basée sur Dynamics CRM, qui a en outre été intégrée avec SharePoint, où sont consignés les CV. L’automatisation des processus internes permet à Axxes d’opérer plus vite et de manière plus efficace. Les feuilles Excel utilisées jusque là ne pouvaient plus accompagner la société dans sa croissance. Désormais, consultants IT. Les clients peuvent ainsi compter toutes les données sur les consultants, prospects et sur la mise à disposition flexible d’expertises IT clients sont stockées dans Dynamics CRM, ce qui a répondant à leurs besoins. Axxes emploie plus de pour effet de rationaliser et rendre plus efficace le suivi 100 consultants. défi Axxes se doit de réagir rapidement aux questions des contacts commerciaux. Les consultants ont recours à un portail pour enregistrer leurs heures de travail qui sont ensuite utilisées des clients pour voir des missions lui échapper. La pour la facturation. Celle-ci exigeait par le passé 4 jours croissance de la société ne lui permettait plus de de travail par mois. Elle n’en demande plus que deux. tout gérer à l’aide de feuilles Excel et d’un enco- Ce regain d’efficacité permet à Axxes de gérer sa crois- dage manuel de données. sance sans devoir étoffer ses équipes administratives. Microsoft Dynamics CRM
  2. 2. solution Axxes est actif dans le domaine du détachement de spé- Net IT, partenaire informatique, a installé sa solu- cialistes IT. La société a automatisé le suivi des prospects, tion spécifique de sourcing et staffing développée clients et consultants à l’aide de Dynamics CRM, en ce sur base de Dynamics CRM. Net IT a par ailleurs intégré le progiciel avec SharePoint afin qu’Axxes puisse effectuer efficacement des recherches simultanées dans les deux systèmes. compris la facturation des heures prestées. Le logiciel a été installé par Net IT. « Net IT dispose d’un progiciel dédié à notre secteur. Nous n’avons donc pas du faire beaucoup de développe- avantages Û Regain d’efficacité et gain de temps Û Meilleur suivi des ventes Û Création rapide de rapports Û Intégration avec d’autres logiciels Û Stockage structuré d’informations Û Automatisation des flux de tâches ments sur mesure », témoigne Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes. Temps de facturation divisés par deux Tous les collaborateurs du service administratif utilisent désormais le nouveau système. L’intégration avec Outlook permet aux commerciaux de stocker aisément les mails qu’ils échangent avec leurs clients et prospects dans le software&services Servers CRM et de donner ainsi naissance à un historique accessible à tous. Les consultants peuvent enregistrer euxmêmes leurs relevés d’heures de travail via un portail. Ces chiffres, une fois validés, sont utilisés pour la facturation. « Developer Tools Windows Desktop Applications Business Solutions Dynamics CRM L’administration s’en trouve nettement accélérée », souligne Benjamin Goesaert. « Par le passé, la facturation durait environ quatre jours alors qu’elle n’en prend plus que deux aujourd’hui. Cela nous évite de devoir engager de nouveaux collaborateurs administratifs alors même que nous continuons de croître. » Les consultants avaient coutume de remplir leurs feuilles Online Services de temps manuellement dans Excel avant de les envoyer par mail au service administratif qui imprimait les fichiers, Microsoft Services Microsoft Technologies Microsoft Security les contrôlait et les utilisait ensuite pour la facturation. Les factures, elles aussi, étaient stockées dans Excel. Les données étaient systématiquement réencodées, avec les risques d’erreurs que cela implique. Progiciel sectoriel A mesure qu’Axxes grandissait, il lui était difficile de s’en tenir à cette méthode. La société utilisait déjà une ancienne version de Dynamics CRM qui lui procurait des fonctions standard. Elle s’est toutefois mise en quête d’une solution plus adaptée à l’automatisation intégrale des flux de tâches. « Nous avons comparé de nombreux logiciels et assisté à nombre de démos », déclare Benjamin Goesaert. « Il s’est avéré que Net IT disposait d’une application PSO (Professional Services Organisation) spécifique, basée sur Dynamics CRM, qui répondait à nos besoins. Le danger,
  3. 3. Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes: « Dynamics CRM nous a permis de diviser par deux le temps consacré à la facturation. Il est passé de quatre à deux jours par mois. » avec un CRM ou un ERP, est souvent d’acheter un compter que les opérations de recherche parmi les progiciel cher et hyper-complet dont on n’utilise 10.000 CV sont sensiblement accélérées. que quelques fonctions. En optant pour une solution verticale, on est sûr d’en utiliser toutes les fonc- « C’est là une chose très importante. Nous devons tions de manière optimale. Nous n’avons en outre en effet réagir rapidement aux demandes de clients dû y apporter que quelques adaptations mineures. » qui ont besoin d’un consultant », souligne Benjamin Connexion avec SharePoint Net IT a par ailleurs prévu une connexion avec Microsoft SharePoint. Sam Vanderstraeten, Senior Project Manager chez Net IT: « Nous avons développé un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effectuer des recherches simultanées dans les deux sys- Goesaert. « Ils attendent de nous que nous leur fassions une proposition dans les 48 heures. Sans cela, nos chances de décrocher la mission diminuent sensiblement. Voilà pourquoi nous désirions stocker tous les CV et données de manière structurée, afin de pouvoir accélérer les recherches. » tèmes. Dynamics CRM reprend les informations L’autonomie grâce à un bon coaching structurées concernant les consultants, qu’ils soient Les CV s’affichent via une page Web qu’Axxes a salariés, freelances ou candidats potentiels. Share- programmée elle-même en .Net. Les rapports, eux Point, quant à lui, contient les CV que les consul- aussi, ont été développés en interne. Et les collabo- tants ont eux-mêmes fournis sous forme de docu- rateurs d’Axxes se chargent eux-mêmes de la main- ments Word ou PDF. » tenance et des adaptations de Dynamics CRM, qui tourne sur le serveur de la société. « C’est ce que Selon la demande du client, les utilisateurs du CRM nous voulions », souligne Benjamin Goesaert. « Net peuvent désormais rechercher l’information dans les IT a montré le chemin et nous a coachés. Désor- champs fixes du CRM- expérience, région, âge...- ou mais, nous poursuivons par nos propres moyens. par mots-clé dans les CV. Soit encore en combinant Nous disposons d’ailleurs en interne de nombreuses les deux. Ils obtiennent ainsi un résultat préalable- personnes disposant des connaissances IT nécessai- ment filtré. L’avantage, pour le personnel adminis- res. » tratif, est de ne pas devoir réencoder dans le CRM les informations se trouvant dans les CV. Sans Le projet CRM a été préparé jusque dans ses moin-
  4. 4. dres détails. « Nous démarrons systématiquement par une formation pour expliquer le fonctionnement de nos logiciels », souligne Sam Vanderstraeten. « Nous y intégrons ensuite les processus du client et procédons, si nécessaire, à quelques petites adaptations. Une fois la phase de test terminée, nous optimisons à nouveau l’application. Tout cela a pris du temps, du fait que les activités ne pouvaient évidemment pas s’arrêter. Axxes a finalement décidé de procéder elle-même à la formation de ses utilisateurs finaux, juste avant la mise en oeuvre. La méthode a porté ses fruits puisque les utilisateurs ont immédiatement appliqué les nouvelles procédures. Le tout s’est d’ailleurs passé sans grand bouleversement puisqu’ils étaient déjà Sam Vanderstraeten habitués à travailler avec Microsoft CRM. Pour la migration proprement dite, nous avons utilisé un outil de migration que nous avons nous-même développé, afin de « Nous avons développé un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effectuer des recherches simultanées dans Dynamics CRM et dans SharePoint. » transvaser les données de l’ancien système CRM vers le nouveau. » Intégrer un maximum de processus dans le CRM Le projet ne s’arrêtera pas avec la migration vers le nouveau système CRM. « Nous croyons beaucoup dans ce logiciel et nous voulons pousser l’expérience plus loin », déclare Benjamin Goesaert. « Nous adoptons une perspective à long terme, compte tenu du fait que Microsoft continuera à développer le logiciel et que nous pourrons adopter son rythme de migration si nous le souhaitons. Notre intention est d’intégrer un maximum de processus dans le CRM, par exemple la gestion des voitures de société. Cela concerne les données de plaques d’immatriculation, les contrats, les conducteurs... Nous voulons également intégrer au CRM le suivi de nos consultants, via des pour plus d’informations Pour toute information complémentaire concernant les produits et services de Microsoft décrits dans ce document, veuillez contacter le +32 2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire concernant Net IT, contactez le +32 9 361 82 33 ou visitez le site www.net-it.be Pour toute information complémentaire concernant Axxes, visitez le site www.axxes.com informations telles que certifications, entretiens d’évaluation... A l’avenir, nous désirons également octroyer un accès mobile au CRM à nos vendeurs via leur smartphone. »

×