Mutualités socialistes : nouveau site pour souligner les particularismes régionaux

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Le site web de la branche flamande de l’Union Nationale des Mutualités Socialistes (UNMS) devait être remplacé par un site qui mettrait davantage en évidence le particularisme des différentes régions – De VoorZorg au Limbourg et à Anvers, Bond Moyson en Flandre-Orientale et en Flandre-Occidentale. Désormais, le nouveau site web gère toutes les informations en mode centralisé, alors que chaque région peut souligner ses propres orientations. Par ailleurs, les collaborateurs voulaient obtenir plus d’autonomie en matière de contenu ainsi qu’une plus grande facilité pour placer le contenu en ligne.

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Mutualités socialistes : nouveau site pour souligner les particularismes régionaux

  1. 1. Mutualités socialistes : nouveau site pour souligner les particularismes régionaux Le site web de la branche flamande de l’Union Nationale des Mutualités Socialistes (UNMS) devait être remplacé par un site qui mettrait davantage en évidence le tél. +32 (0)2 713 65 00 info@uniway.be particularisme des différentes régions – De VoorZorg au Limbourg et à Anvers, Bond Moyson en FlandreOrientale et en Flandre-Occidentale. Désormais, le nou- pays : Belgique secteur : soins de santé veau site web gère toutes les informations en mode centralisé, alors que chaque région peut souligner ses propres orientations. Par ailleurs, les collaborateurs vou- profil laient obtenir plus d’autonomie en matière de contenu L’Union Nationale des Mutualités Socialistes repré- ainsi qu’une plus grande facilité pour placer le contenu sente De VoorZorg Antwerpen, De VoorZorg en ligne. Limburg, Bond Moyson West-Vlaanderen, Bond Moyson Oost-Vlaanderen et la Federatie van Socialistische Mutualiteiten van Vlaams-Brabant. L’UNMS a retenu un environnement SharePoint parce que ses systèmes de gestion documentaire y tournent également et que les collaborateurs y sont familiarisés. défi Par ailleurs, les données des formulaires peuvent être Les branches régionales des mutualités socialistes rapidement traitées et SharePoint est compatible avec voulaient plus d’autonomie sur leur site web de SQL Server. Les partenaires Microsoft Uniway et Internet manière à mettre davantage en évidence leurs par- Architects se sont chargés du développement du nou- ticularismes régionaux. Elles entendaient évoluer veau site web, chacun dans leur spécialité. vers un nouveau site web centralisé où elles pouvaient gérer ensemble toutes les informations, alors Microsoft Office SharePoint 2007
  2. 2. que les régions pouvaient présenter leurs propres orientations. solution L’UNMS a fait appel à Internet Architects pour élaborer la stratégie en ligne, la structure de navigation et la mise en forme du nouveau site web. Par la suite, Uniway a assuré le volet technique. Le choix d’une plateforme SharePoint s’est imposé étant donné que les collaborateurs étaient déjà large- Les mutualités socialistes ont renouvelé leur site web, source d’informations importante pour 1,2 million de membres. Ceux-ci peuvent désormais y découvrir si les tarifs de leur médecin, les prix d’une opération et du séjour en hôpital, les services proposés pour l’aide à domicile, etc. Comme la structure du site est thématique, il se révèle aussi plus convivial. L’Union Nationale des Mutualités Socialistes (UNMS) a fait appel au bureau de stratégie en ligne Internet Architects et au spécialiste en e-business et Microsoft SharePoint Uniway. ment familiarisés avec le système et que le système de gestion documentaire fonctionnait sur SharePoint 2007. avantages Û Site web central et informations régionales Û Conserver la plateforme SharePoint, même infrastructure que le système de gestion documentaire Interface SharePoint très semblable à Microsoft Office Û Progiciel tout en un Û Autonomie pour les régions Û Placement très rapide de l’information par le biais de lignes internes courtes Û SharePoint permet aussi de créer des formulaires Û SharePoint est 100% compatible avec SQL Server software&services Servers Office SharePoint Server 2007 Le site web socmut.be nécessitait un remplacement de toute urgence. En effet sa dernière version de système de gestion de contenu (CMS) remontait déjà à 2006 et suscitait bien des interrogations relatives à la fois aux aspects thématiques et fonctionnels. Côté fonctionnel, les anciens sites tournaient encore sur MCMS 2002 qui était en fin de production. Ce produit Microsoft a entre-temps été complètement intégré à SharePoint. Étant donné que les mutualités travaillent sur SharePoint 2007 pour leur système de gestion documentaire, le passage à SharePoint 2010 s’est avéré une « formalité ». Adriaan Vermeersch, chef d’équipe Internet et Gestion documentaire de l’UNMS : « Nous travaillons avec une équipe relativement restreinte, raison pour laquelle le choix de SharePoint était un choix logique. En effet, l’apprentissage d’une autre plate-forme en plus de SharePoint aurait représenté une perte de temps. Pour les utilisateurs, un autre avantage réside dans l’interface qui est très semblable à celle de programmes biens connus comme Word et Excel. Par ailleurs, comme nous disposions déjà de l’infrastructure nécessaire en interne pour notre système de gestion documentaire, nous avons migré vers SharePoint 2010. » La plus grande priorité thématique consistait à faire ressortir les particularismes des différentes régions avec les mutualités De VoorZorg pour le Limbourg et Anvers, Bond Moyson en Flandre-Orientale et en Flandre-Occidentale. Le Brabant, quant à lui, ne participe provisoirement pas encore à l’aventure. « Déjà le nom… », lance Adriaan Vermeersch. « Socmut.be n’évoque strictement rien auprès du grand public alors que Bond Moyson ou De VoorZorg jouissent d’une certaine notoriété. Par ailleurs, nous voulions également plus d’autonomie en matière de contenu sur le site, car, aujourd’hui, un site web exerce quand même un impact considérable sur la portée des institutions. »
  3. 3. Adriaan Vermeersch, chef d’équipe Internet et Gestion documentaire de l’UNMS: « Comme nous utilisions déjà SharePoint 2007, le passage à la version 2010 n’était qu’une formalité ». Pilotage central, nuances régionales Aujourd’hui, il n’y plus qu’un seul site web central qui adapte les informations régionales en fonction du choix de province du visiteur. Le site web central assure que les mutualités gèrent ensemble toutes les informations communes, alors qu’elles peuvent parallèlement les adapter en fonction des besoins de leurs membres. De cette manière, tant les membres que les non-membres trouvent toujours l’information recherchée à propos de la mutualité de leur région. Adriaan Vermeersch: « Les collaborateurs jouissent d’une grande autonomie quant au contenu placé sur le site. Aucune rédaction finale n’est prévue pour les textes chargés et aucune approbation d’un supérieur n’est nécessaire. Nous voulions créer la ligne la plus courte possible également en raison du fait que le succès d’un site dépend souvent de la rapidité avec laquelle on réagit à l’actualité. Il y a donc beaucoup plus d’auteurs que par le passé et ils sont aussi plus faciles à ajouter grâce à l’intégration avec Active Directory. » Le nouveau site web de Bond Moyson et De VoorZorg intègre aussi les informations qui se trouvaient auparavant sur des sites séparés : santé (gezondweb.be), soins des enfants (reddieteddy.be), soins à domicile (ctz.be) et bénévoles (s-hulp.be). Le site web compte quelque 1 500 pages différentes par région. Afin de conserver une vue d’ensemble sur ce grand volume d’informations, le site web s’articule autour d’une structure à trois piliers qui guide rapidement les visiteurs dans les nombreuses prestations de services proposées par la mutualité : Avantages des membres et services, Soins et confort et, enfin, Santé. Frederik Munster, développeur de l’UNMS: « Une caractéristique de notre site web est l’utilisation fréquente de formulaires que nos membres complètent en ligne. Nous utilisons SharePoint comme backend pour traiter 80% de ces formulaires. Le système veille à ce que ces données soient reprises dans des listes de traitement synoptiques. Le site web tourne totalement en interne de sorte que la sécurité des données confidentielles reste garantie. » Collaboration avec deux spécialistes Pour le développement du site web, l’UNMS a surtout organisé une sorte de compétition à laquelle un certain nombre de parties ont réagi. L’UNMS a retenu deux acteurs. Internet Architects a participé à la création de la stratégie en ligne, de la structure de navigation et de la mise en forme. Elle a aussi soutenu les activités de rédaction de textes web acces-
  4. 4. Adriaan Vermeersch « La collaboration avec Uniway est parfaite. Le transfert de connaissances est désormais un fait, car nous ne voulions pas dépendre de contrats de maintenance. » pour plus d’informations Pour toute information complémentaire concernant les produits et services Microsoft, veuillez contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire concernant Uniway, contactez le +32 (0)2 713 65 00 ou visitez le site www.uniway.be Pour toute information complémentaire concernant l’UNMS, visitez le site www.socmut.be  sibles. Adriaan Vermeersch: « Internet Architects est réputée pour sa connaissance approfondie du fonctionnement des sites web, mais a moins d’expérience avec SharePoint. En revanche, Uniway détient l’expertise nécessaire en matière de SharePoint et est un spécialiste de Microsoft. Elle a dirigé l’ensemble du développement en étroite collaboration avec les développeurs web de l’UNMS. « Le moteur du nouveau site web est Microsoft SharePoint 2010. La collaboration avec Uniway s’est déroulée à la perfection. Nous avons vraiment apprécié que des collaborateurs de Uniway viennent sur notre site pour assurer le développement. Je ne voudrais plus jamais travailler autrement. L’aventure était intéressante pour les deux parties et est une réussite tant en matière de connaissances techniques que de gestion de projet. La planification du projet a été respectée et tout a été réalisé au cours de la période préalablement définie », souligne Adriaan Vermeersch. Le nouveau site web n’est pas un clap de fin, mais un nouvel épisode sur la voie de l’optimisation de la prestation de services en ligne de Bond Moyson et De VoorZorg à la mesure de leurs membres. L’UNMS utilise SharePoint Variations. Ce système a été mis au point par Microsoft pour pouvoir offrir un site web en plusieurs langues. Steven Mostinckx, analyste à l’UNMS: « Nous l’utilisions pour faire la différence entre nos quatre organisations. Le contenu national est dupliqué vers les sites des quatre régions (Bond Moyson Flandre-Orientale et Flandre-Occidentale, De VoorZorg Anvers et Limbourg). C’est pratique, certes, mais pas idéal : il n’est pas évident d’utiliser plusieurs noms de domaine pour le même contenu et l’indexation dans les moteurs de recherche génère des problèmes. À l’avenir, nous devrons donc encore effectuer quelques ajustements pour poursuivre l’optimisation des sites. »

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