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                           Virtu



                                     Ven
                                          Trabajo virtual:
                             cómo medir los bene cios
                             de la agilidad en el trabajo




Estudio de investigación de Mark
Dixon y Philip Ross
Mayo de 2011
CONTENIDO


     V1.1        Resumen ejecutivo                                                                                    2

     V1.2        Introducción                                                                                         3

     V1.3        V de virtual                                                                                         4

     V1.4        Colaboración                                                                                         9

     V1.5        Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la forma de
                 trabajo de su organización                                                                           12

     V1.6        Valor: rentabilizar la agilidad                                                                      14

                 Casos prácticos                                                                                      18

                 Conclusiones                                                                                         19

                 Apéndice                                                                                             20




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   1   © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
V1.1 Resumen ejecutivo

Este informe identifica las tres V: virtual, ventaja y valor; los             Los beneficios empresariales capaces de brindar ventajas
conceptos que definirán los beneficios del trabajo ágil según                 competitivas, de costes o de otro tipo demuestran que el
vaya emergiendo durante la próxima década. A medida que                       principal impulsor del cambio es la productividad de los
el concepto de ‘virtualidad’ gane terreno, será fundamental                   trabajadores. Las ventajas varían en función del tamaño de la
rentabilizar la agilidad y crear un modelo de negocio sólido                  empresa, pero entre los resultados de la encuesta destacan de
para cambiar la forma de trabajo. Las estrategias de trabajo                  manera evidente la reducción de los costes inmobiliarios de la
ganadoras giran alrededor del éxito; un éxito que beneficia                   organización y la mejora del equilibrio entre la vida laboral y
tanto a empresarios como a trabajadores, ya que el concepto de                personal de los empleados.
trabajo virtual ofrece ventajas en una variedad de aspectos.
                                                                              Uno de los objetivos de este estudio es definir el valor de la
Ya se están poniendo en marcha ‘nuevas formas de trabajo’.                    agilidad. En la transición hacia la virtualización, deja de ser
En nuestra encuesta, tan sólo el 8,5% de los participantes de                 relevante el enfoque tradicional de cuantificar el rendimiento
grandes organizaciones indicó no tener ningún programa en                     del espacio de trabajo en euros o dólares por metro cuadrado o
marcha. El 62,5% de las grandes corporaciones encuestadas ya                  por la relación entre mesas y empleados. En su lugar, adoptamos
ha implementado nuevas formas de trabajo.                                     una perspectiva centrada en los trabajadores que refleja la
                                                                              idea de la informática centrada en Internet en el mundo de
Mucho se ha escrito en las últimas décadas sobre el trabajo                   la ‘adquisición propia’. A partir del suministro de servicios de
virtual. La definición tradicional del teletrabajo o trabajo                  trabajo en tiempo real a petición y del coste mensual per cápita
en casa y el aumento previsto no se han materializado. Los                    del ‘aprovisionamiento’ del trabajo, surge una nueva forma de
datos recogidos en la encuesta revelan que sólo el 1,6% de los                entender los costes empresariales así como de demostrar y
empleados que trabajan para grandes empresas lo hace desde                    rentabilizar las ventajas.
casa. La mayoría (63,5%) sigue yendo a trabajar a la oficina
cuatro o cinco días a la semana, aunque resulta interesante que               Los casos prácticos de las primeras empresas que han adoptado
sólo el 9,7% de los empleados de estas organizaciones preferiría              un enfoque más virtual hacia el trabajo, desde Yell a Boeing y
realizar su actividad desde casa. La tendencia es a preferir el               Cisco, demuestran un ahorro de costes significativo y evidentes
trabajo en la oficina, con un tiempo de traslado de 10 minutos                beneficios empresariales. Observamos tres pasos clave para
desde el hogar.                                                               la virtualización, que comienza con una convergencia de lo
                                                                              ‘real’, seguida de un movimiento a una realidad aumentada y,
A medida que las ciudades se convierten en un entorno cada vez                finalmente, un cambio a la realidad virtual.
más inmóvil, predecimos un aumento de ciudades ‘permeables’
en las que los empleados realicen el trabajo desde distintos                  El trabajo virtual será un hecho en la vida de la mayor parte
centros. Según nuestra encuesta, los trabajadores ya están                    de las personas a medida que se desdibujen los límites entre el
preparados para el trabajo nómada: un 59% de los participantes                espacio de trabajo físico y las redes sociales. Conforme aumente
afirma contar con las herramientas tecnológicas necesarias para               la colaboración entre empresas, se distribuya el trabajo a centros
trabajar en cualquier sitio.                                                  de menor coste y nuestras ciudades se conviertan en entornos
                                                                              cada vez más inmóviles, las personas comenzarán a buscar y
El trabajo virtual es una respuesta a estas presiones. Cuestiona              adoptar nuevos enfoques.
el concepto tradicional de espacio de trabajo fijo como centro
receptor del trabajo y, en su lugar, dibuja un panorama de                    Las organizaciones necesitan un plan para adoptar estrategias
trabajo más informal y cosmopolita: en cualquier momento,                     ganadoras en el trabajo.
lugar y ubicación. Se trata de una fragmentación de las reglas
de oficina y vida corporativa que se reflejará en un crecimiento
del trabajo distribuido, tanto a través de la subcontratación
como de la colaboración.

No hay dudas con respecto a que los trabajadores más jóvenes,
la generación "Y" y aquellos que todavía se están formando
adoptarán el trabajo virtual y rechazarán el modelo de oficina
tradicional. De los encuestados que trabajan para grandes
empresas, el 74% prevé que este será el caso, por lo que no
resulta sorprendente que el 71,9% de ellos predijera un descenso
de la cantidad de espacio de oficina necesario. Los participantes
consideran la oficina como un lugar de uso ocasional (51,2%) y
preferirían un tiempo de traslado al trabajo más corto (menos
de 20 minutos frente a los más de 40 minutos actuales).




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   2                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
V1.2 Introducción

En nuestro informe anterior, Agility @ Work (Agilidad en el                   Tras la definición de las principales ventajas empresariales de
trabajo) de marzo de 2010, identificamos las seis fuerzas que                 este enfoque hacia el trabajo ágil, hemos logrado rentabilizar
daban forma al futuro del trabajo y presentamos algunas ideas                 la agilidad y presentar la idea de un beneficio de agilidad que
sobre cómo las empresas podían adoptar el ‘paquete corporativo’               permita a las organizaciones medir y cuantificar el impacto del
para prepararse para la actividad comercial.                                  trabajo ágil sobre el resultado final.

Ahora desarrollamos estas ideas en Trabajo virtual: cómo                      La agilidad se ha convertido
medir los beneficios de la agilidad en el trabajo a través de                 en la tendencia dominante
la presentación de estas ideas con el concepto de las 3 V que                 como forma de trabajo,
permiten establecer una medida para rentabilizar la agilidad en               aunque definir un valor para
el trabajo.                                                                   la agilidad corporativa no ha
                                                                              sido nada fácil. El objetivo
Estas ideas no se han desarrollado de manera aislada, fuera del               de este informe es servir de
mundo real. Hemos trabajado con algunas de las principales                    guía para quienes quieran
empresas de todo el mundo para comprender sus problemas,                      emprender ese camino.
objetivos y factores que impulsan el negocio. También hemos
analizado algunas de las tendencias clave que darán forma al
trabajo virtual. En lugar de continuar con el debate anterior
sobre el trabajo en casa o el teletrabajo, nuestra visión del
trabajo virtual se centra en la movilidad y en la naturaleza
cambiante del lugar y el momento en que se realiza el trabajo.




  1                     Patrimonio                Revisar la estrategia del espacio de trabajo e introducir formas de trabajo y movilidad
                        inmobiliario              basadas en actividades. Recopilar datos sobre los índices de utilización y costes reales de
                                                  la ocupación, así como los costes de la rotación de personal. Crear una visión ambiciosa
                                                  de nuevos estilos de trabajo.


  2                     Cultura                   Incorporar la gestión del cambio con el fin de preparar a los trabajadores para nuevos
                                                  estilos de trabajo. Cambiar el planteamiento de la gestión: del enfoque en la supervisión
                                                  al enfoque en los resultados. Identificar líderes para la innovación y el cambio.


  3                     Personas                  Comprender los aspectos demográficos y el perfil de la plantilla para identificar las
                                                  necesidades de los distintos grupos por edad, función de trabajo y análisis psicométrico.
                                                  Trabajar en conjunto la plantilla para desarrollar oportunidades de cambio.


  4                     Tecnología                Identificar factores clave e impulsores del cambio. Posteriormente, alinear la tecnología
                                                  con la estrategia inmobiliaria e introducir las herramientas necesarias para los nuevos
                                                  estilos de trabajo.


  5                     Transporte                Aceptar que el estrés constante en las vías de transporte hará necesario un nuevo
                                                  planteamiento acerca del traslado y la movilidad, y adoptar un pensamiento
                                                  policéntrico.


  6                     Sostenibilidad            Alcanzar los objetivos a través de la reducción de la cantidad de inmuebles comerciales
                                                  alquilados, una mejor gestión de las propiedades, la reducción de los traslados y el uso
                                                  de tecnologías más ecológicas.




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   3                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
V1.3 V de virtual

Historia del trabajo virtual                                                  Virtualización

En 1964, cuando Stephanie ‘Steve’ Shirley fundó F International               En su libro Becoming Virtualii (Virtualización), Jane Klobas y
(FI), no podía prever que se convertiría en una de las principales            Paul Jackson describen una “creciente diversidad de formas
empresas virtuales. En el año 1985, FI tenía más de 1.000                     organizativas a medida que las organizaciones utilizan las
trabajadores y recibía galardones y premios. En 1987, veinticinco             nuevas tecnologías para reconfigurar el trabajo, distribuyéndolo
años después, el libro de Francis Kinsman The Telecommutersi                  más que nunca a través de ubicaciones distantes, zonas horarias
(Los teletrabajadores) describía el crecimiento de FI y otras                 e incluso diversas organizaciones”. Luego, agregan que “se
empresas innovadoras como ICI y Rank Xerox.                                   dice que el mundo es cada vez más ‘virtual’, una condición en
                                                                              la que la solidez empresarial sólo es aparente: la realidad la
Como Kinsman indicó en ese momento: “ICI está aumentando de                   componen redes dinámicas de gran rendimiento que conectan a
forma significativa el uso de buscapersonas y la telefonía móvil              trabajadores, empresas, procesos y experiencia; una realidad en
en sus operaciones”. Resulta difícil recordarlo, pero en 1987,                la que la necesidad de producir o competir ha desbancado a la
Reino Unido sólo tenía 160.000 abonados a la telefonía móvil y                necesidad de permanencia y estructura”.
era el país líder de Europa en esta tecnología, en comparación
con los 13.000 usuarios de Francia y 25.000 de Alemania. En el                “El símbolo tradicional del mundo empresarial, la sede central,
Reino Unido de la actualidad, 33 millones de personas tienen                  dejará de existir muy pronto. Los días de una única sede central
un teléfono móvil.                                                            mundial todopoderosa están contados”, dice Anil Gupta, catedrático
                                                                              de estrategia y organización en la Smith School of Business de la
Hoy en 2011, casi 25 años después de la publicación del libro,                Universidad de Maryland. “El concepto de sede central corporativa
¿cómo han cambiado las cosas? ¿Por qué no se ha materializado                 pasará de ser una ubicación física a una red virtual”.
la revolución prevista para el mundo del trabajo, según la cual ‘el
20% de la plantilla trabajaría desde casa’? Kinsman consideraba               Por lo tanto, el símbolo máximo de solidez, la oficina
las herramientas tecnológicas de entonces como “la continua                   corporativa, se encuentra amenazado. Los aspectos económicos
miniaturización de los equipos electrónicos, especialmente el                 de la oficina se están redefiniendo. Como hemos visto, los
fax; la memoria enciclopédica de los discos compactos…”                       primeros experimentos del teletrabajo han evolucionado
                                                                              en nuevos formatos para la empresa. Entre ellos se incluyen
Aunque resulta interesante que la otra tecnología con la que                  equipos virtuales que utilizan nuevos métodos para conectarse,
contaba ICI en esos días de vanguardia esté a punto de ‘llegar’.              comunicarse y colaborar; trabajadores móviles que ya no
En 1987, Ken Edwards, que formaba parte del departamento de                   necesitan un escritorio de trabajo fijo; y una creciente cadena de
TI estratégica de ICI, comentó que 100 gerentes de ventas y 700               suministro virtual de funciones subcontratadas a especialistas,
de sus 900 comerciales tenían acceso al correo electrónico. “Los              lo que permite que la organización se centre en su actividad
gerentes de ventas tienen terminales ‘tontos’ que se conectaban               principal.
directamente al ordenador central… Los comerciales tienen
equipos Viewtext y Viewdata que transmiten información desde                  Como indica Gupta: “La siguiente generación de empresas
y hacia el centro local”.                                                     globales funcionará como una red de centros internacionales
                                                                              con inteligencia distribuida y colaboración directa entre
Una posible explicación para la lenta consecución del                         profesionales. Los ejecutivos clave estarán cerca de donde está
‘teletrabajo’ es que no se trata de trabajar en casa. Aunque el               la acción, en lugar de quedarse a miles de kilómetros en su torre
hogar suele contarse como una ‘esfera de trabajo’, es sólo uno                de marfil”.
de tantos lugares en los que las personas quieren trabajar. Una
explicación más convincente es que, hace 25 años, la tecnología               El siguiente paso obvio será una organización cada vez más
no era suficiente.                                                            virtual, siguiendo la tendencia de las redes sociales, hasta
                                                                              formar una ‘empresa en red’.
De hecho, ICI estaba utilizando tecnologías basadas en la nube.
La información se enviaba a los usuarios desde centros de datos
remotos. Han sido necesarios 25 años para que la era de la                                                  “La tecnología y los recursos
informática personal compleja, en red y basada en la oficina                                                para los empleados son clave
llegue al final de su ciclo de vida. Ahora, en la era de la Web 2.0,                                    para la implantación correcta de
nos dirigimos nuevamente hacia el futuro.
                                                                                                       procedimientos de trabajo ágiles”.
                                                                                                                  Patrick Foord, Standard Chartered




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   4                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
Trabajo virtual

No hay ninguna duda de que el pensamiento coordinado entre
los departamentos de recursos humanos (RR. HH.), tecnología
de la información (TI) y patrimonio corporativo (CRE) dentro de
la organización impulsará el cambio cultural.

Pero lo que producirá el nuevo enfoque no es sólo la creación
de funciones de los servicios empresariales centrales a través
de la combinación de los silos corporativos tradicionales, sino
también la innovación que se generará a partir del cambio de
la forma de trabajar. La clave para la innovación se encuentra
en la intersección entre los campos, a medida que las empresas
comprendan que pueden cambiar la infraestructura, los
comportamientos y los procesos de trabajo y de las actividades
principales del negocio.




                                                                                      ICO
                                                                                   FÍS
Las empresas que han emprendido el camino de la virtualización                                                 Infra-
                                                                                                                              Tecnología de
                                                                                            Edi cio y          estructura
muestran ciertas características comunes, han desarrollado                                                                    la información y
                                                                                            espacio de
nuevas capacidades y han implantado los medios necesarios para                              trabajo                           la comunicación
el éxito. Estos recursos son tanto físicos como emocionales.
                                                                                                               TRABAJO

                                                                                                   Comporta-                Proceso
                                                                                                   miento



                                                                                                           Organizaciones
                                                                                                           y personas


                                                                                                           PSIC      O
                                                                                                               OLÓGIC

Factores que posibilitan el trabajo virtual

  Tecnología                Herramientas adecuadas              Aprovisionamiento de tecnología centrado en el usuario

                            Disminución del tamaño              Traslado de toda la tecnología a la nube: no más infraestructuras en la oficina



  Personas                  Visión y liderazgo                  Compromiso desde lo más alto y liderazgo con el ejemplo

                            Comportamiento                      Cambio de la gestión para introducir nuevas capacidades y habilidades, así
                                                                como orientación y evaluación del rendimiento

                            Proceso                             No lineal, con tareas y responsabilidades definidas



  Patrimonio                Ubicación                           Identificación de la esfera de trabajo, con el modelo ‘un día en la vida’ (DILO)
  inmobiliario                                                  para combinar el trabajo con las actividades y los perfiles personales




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo      5                  © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
Culture
                                                                                                                                                        workstyle and
                                                                                                                                                        flexible working


Oficina virtual: del sustantivo al verbo
                                                                                                                                                                            People
El trabajo ya no es un sitio al de que se debe ir. Es una actividad                                                     9 mil                                               demographics,
que hay que hacer. Ha pasado de ser un sustantivo a un verbo.                                                       millones POBLACIÓN TOTAL                                expectations
                                                                                                                                POBLACIÓN RURAL
Con este cambio ha quedado patente que el trabajo informal es                                                                   POBLACIÓN URBANA                            and behaviour
ya una realidad: en cualquier momento, lugar y ubicación…

En nuestro informe anterior, Agility @ Work: adopting the corporate
six pack (Agilidad en el trabajo: adopción del paquete corporativo),
identificamos los cambios que están modificando la forma de
trabajar. En él se demuestra cómo las fuerzas combinadas de la
                                                                                                                           0
cultura, las personas, la tecnología, el transporte, la sostenibilidad                                                         1950                                         2010                     2030
y el patrimonio inmobiliario convergen y permiten a las empresas                                                                          Transport                                Fuente: Naciones Unidas

y el personal realizar una evaluación fundamental acerca de la
proposición del trabajo y, a su vez, desafiar la naturaleza del
trabajo y del lugar en el que se realiza.                                                 ¿Qué sucede cuando una ciudad se vuelve inmóvil? Cuando se
                                                                                          tarda dos horas en cruzar un distrito empresarial céntrico, las
                                                                                          reuniones físicas y el traslado a un espacio de trabajo físico
                                                                                          dejan de ser modelos de trabajo sostenibles.


                                      Cultura                                                                       1.8m COCHE
                                      estilo de trabajo
                                                                                        Número de etapas de viaje

                                                                                                                           AUTOBÚS
                                      y trabajo flexible
          Propiedades                                                                                                      METRO
          edificios, ciudades                                                                                              TREN NACIONAL
          y espacio de trabajo                                                                                             OTRO
                                                                                                                    1.0m

                                                           Personas
                                                           aspectos demo-
                                                           gráficos, expectativas
                                                           y comportamiento
                                                                                                                      0
     Sostenibilidad
                                                                                                                                                           Hora de salida

                                                       TIC
                                                       información,
                                                       comunicación,
                                                                                          Sin embargo, los trabajadores tienen cada vez más posibilidades
                        Transporte                     web                                de trabajar en cualquier sitio. En nuestra encuesta, el 59% de
                                                                                          los encuestados indicó que trabajar con eficacia fuera del lugar
                                                                                          de trabajo ya no es un problema. Por fin, las tecnologías que
                                                                                          posibilitan la conectividad remota y el trabajo móvil son una
                                                                                          realidad: gracias a que las personas pueden hacer su trabajo
                                                                                          de forma nómada, la ciudad se convertirá en un lugar más
Según Naciones Unidas, la población mundial aumentará de los                              permeable con lugares de trabajo distribuidos en ella.
actuales 6.500 millones hasta 9.000 millones de personas en
el año 2050. Y mientras que la población urbana de hoy en día                             Además, con las tecnologías emergentes, esta situación no hará
es de 3.000 millones de habitantes, para el año 2050 se prevé
                                                                                          más que mejorar. La capacidad informática aumenta gracias a
que este número aumente hasta 6.500 millones o, lo que es lo
mismo, dos tercios de la población mundial.                                               los nuevos dispositivos, desde los tablets a los smartphones, y
                                                                                          la conectividad tiende a mejorar cada vez más con las nuevas
Esto significa que la población de las ciudades se duplicará en                           redes ‘4G’ que posibilitarán el acceso a aplicaciones y servicios
los próximos 40 años. Como ya demostramos en Agility @ Work,                              basados en la nube con independencia de la ubicación de los
la mayor parte de las ciudades están ya congestionadas; por lo                            usuarios.
tanto, la predicción de crecimiento de Naciones Unidas no sólo
acentuará la congestión, sino que convertirá muchas ciudades
en lugares inmóviles, ya que el transporte no podrá crecer al
mismo ritmo que el aumento demográfico.                                                                               El 59% de las personas opinan tener la
                                                                                                                      tecnología adecuada para poder trabajar
                                                                                                                      desde cualquier sitio.




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo             6                                                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
Localización                                                                       El futuro del trabajo apunta a la comunidad y a un distanciamiento
                                                                                   de los distritos empresariales céntricos como lugar al que es
En la actualidad, el traslado al trabajo está lejos de ser óptimo.                 necesario desplazarse todos los días. Un nuevo conjunto de
De los encuestados que trabajan para grandes organizaciones,                       ‘esferas de trabajo’ incluirá nuevos destinos de trabajo cercanos
el 32,1% invierte entre 41 minutos y una hora diarios en el                        al lugar de residencia de los empleados.
desplazamiento al trabajo y el 27,4% invierte más de una hora.
Además, el 47% sigue trasladándose a la oficina cinco días a la                    El localismo será una tendencia en crecimiento en todo el
semana. Sólo el 1,4% trabaja desde casa.                                           mundo, a medida que las personas desean dar más vida a sus
                                                                                   comunidades y luchar contra la impersonalización a través de
Estas cifras son más marcadas en empresas de tamaño mediano,                       nuevas redes, en la gran sociedad de la Web 2.0. Las experiencias
en las que el 67,3% de los trabajadores sigue trasladándose                        intergeneracionales tanto en el trabajo como en el hogar
a la oficina cinco días a la semana, lo que demuestra que el                       cambiarán la naturaleza de la educación.
‘presentismo’ se mantiene como modelo de gestión dominante
en las empresas más pequeñas.                                                      En las trayectorias profesionales se verá cómo el capital humano
                                                                                   se aleja de la corporación para centrarse en el individuo.
Aunque la realidad actual no coincide con la situación ideal                       La atomización se contrarrestará en la ‘nación de agentes
de muchos. A la pregunta de cuál sería el tiempo ideal                             libres’ mediante nuevas formas de relacionarse y alojar a los
de desplazamiento al trabajo, el 25,2% dice preferir un                            ‘trabajadores por obra y servicio’, que se prevé que representarán
desplazamiento de 10 minutos y el 38,4% dice que el tiempo                         el 40% de la población activa estadounidense en el año 2020iii.
ideal debería ser de entre 11 y 20 minutos. Por lo tanto, el                       Una sociedad más fragmentada y localizada precisará de nuevas
63,5% de las personas no desean invertir más de 20 minutos                         formas de conexión.
en desplazamientos; un número muy alejado de la media de 40
minutos actuales.

Cabe destacar que sólo el 12,3% de los participantes preferiría
trabajar desde casa.                                                                           AUTOBÚS    BIBLIOTECA     REGUS        AVIÓN



              OFICINA

                                          El tiempo de desplazamiento
                                          al trabajo debe ser menor de 20
                                          minutos (63,5%), y el 25,2% de los
           TRANSPORTE                     participantes desea tardar menos
                                          de 10 minutos en estos
                                          desplazamientos.

                                                                                    HOGAR                                                         OFICINA
              HOGAR

                                                                                                COCHE      CAFETERÍA     HOTEL         TREN




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Trabajar a través de la virtualización

“Un tercio de nuestro personal en Reino Unido tiene a su jefe                         Algunas de las primeras funciones de
en el extranjero”, indica Tim Caiger de Oracle. “Todo el trabajo
                                                                                 trabajo en volverse virtuales son aquellas
se realiza en línea”. Esta tendencia hacia la gestión remota ya
no es sólo patrimonio exclusivo de las multinacionales globales.                 relacionadas con servicios y conocimiento
A través de la deslocalización y la subcontratación, muchos                     que colocan al trabajador en ‘cercanía’ con
han cambiado sus modelos organizativos para reducir costes y                                                    los clientes.
aumentar la eficiencia, desde los centros de llamadas en India
hasta las oficinas de transcripción en Sudáfrica, ubicar todas las                   En palabras de Vito Chiodo de Telstra:
funciones en una misma oficina física ya no es la única forma de                   “Es necesario comprender que todos los
gestionar las funciones y los servicios de asistencia. El fin de las                 departamentos tienen distintos modos
distancias implica que los centros de producción de bajo coste
están tan conectados como si estuvieran dos plantas más abajo,
                                                                                    de funcionar. Tenemos que entender las
y como los costes de la interacción han desaparecido, el mismo                 necesidades del cliente. Por eso, vemos a los
concepto de empresa se está redefiniendo.                                                        empleados como clientes”.

El reciente anuncio del bufete de abogados CMS Cameron
McKenna de que todas sus funciones de asistencia estaban
subcontratadas con Integreon, incluidas las financieras y de TI,
es evidencia de los cambios que, sin duda, afectarán a todas las
firmas ubicadas en los distritos empresariales céntricos de alto
coste. El argumento para emplear y tener en la misma oficina
a cientos o miles de empleados de servicios de asistencia ha
perdido todo fundamento económico.

Por lo tanto, el ‘núcleo’ y la ‘periferia’ o la organización de
Shamrock que predijo hace tiempo Charles Handy en The Age of
Unreasoniv (La edad de la sinrazón) y su identificación de los
‘trabajadores de cartera’ se están convirtiendo en una realidad a
gran escala en empresas mundiales avanzadas.

Lo que resulta evidente es que para trabajar de forma virtual se
necesitan nuevas herramientas de colaboración. Nuevas formas
de conexión personal deberán sustituir el estar sentado en la
oficina o levantarse para ir al departamento de RR. HH. de la
tercera planta.




               Una combinación de virtual y físico

               El 78,7% de los participantes de nuestra encuesta opina tener la tecnología adecuada para ser
               productivo en el lugar de trabajo y dice recibir cada vez más herramientas tecnológicas que posibilitan
               el trabajo desde cualquier sitio. De aquellos que trabajan para grandes organizaciones, el 50,8% tiene
               acceso a todo lo necesario, mientras que el 42,6% tiene algunas herramientas pero cree que la situación
               ‘podría mejorarse’. Las barreras que impiden el trabajo ágil están desapareciendo.




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V1.4 Colaboración

 Como decía Patrick Foord, queremos crear un entorno que                       Sin embargo, el auge del vídeo no está relacionado únicamente
 fomente la “colaboración patológica”. Este tema se vuelve más                 con la videoconferencia de alta gama. La incorporación de
 recurrente conforme aumenta la distribución del trabajo. En la                cámaras web de menor calidad en dispositivos de consumo,
 actualidad, generalmente tratamos con información proveniente                 como teléfonos móviles y ordenadores portátiles y de sobremesa,
 de una única fuente que suele ser asíncrona. La información se                ha aumentado considerablemente el uso del vídeo para la
 visualiza y utiliza ‘fuera de línea’ y, normalmente, es ‘plana’; lo           comunicación y la colaboración. Desde sistemas como Skype y
 que se ve en la pantalla puede plasmarse en papel. En el futuro,              FaceTime a herramientas corporativas como WebEx, nos estamos
 la información se aprovechará de nuevas maneras. Llegará de                   acostumbrando cada vez más a ver a la persona con la que
 diversas fuentes, generalmente síncronas, transmitida en tiempo               estamos hablando.
 real o ‘en directo’ o proporcionada a través de nuevos dispositivos
 siempre conectados que utilizarán varias aplicaciones al mismo                  Caso práctico: Tesco
 tiempo. El ‘flujo digital’ cambiará la naturaleza de la información,
 que tendrá profundidad: al presentar la información mediante                    Tesco, por ejemplo, ahora tiene una utilización de entre el 80 y el
 URL, medios integrados y elementos emergentes, ya no es                         90% de sus sistemas de telepresencia y ha adoptado el software
 posible plasmar en papel lo mismo que se ve en la pantalla.                     de colaboración WebEx. Se ha determinado un ahorro de dos horas
                                                                                 por semana por usuario de WebEx y una reducción de un 45% en
“Más allá de la movilidad, es necesario                                          costes de viajes.
abordar el tema de la virtualidad...”
                                                                               Cisco informa de que los datos de vídeo representan el 60% de
Ronen Journo, Cisco
                                                                               los paquetes IP de su red y anticipa que, para el año 2012, el
 En la actualidad, la mayor parte de la colaboración se produce                vídeo constituirá la mayor parte del tráfico de la red pública
 entre personas de la misma organización. Cisco calcula que el                 de Internet. Esta situación también supone un incremento
 80% de la colaboración se produce dentro de la empresa. Esto                  espectacular del vídeo como medio de comunicación. Desde el
 cambiará radicalmente. Cisco prevé que esta cifra cambie a un                 uso de YouTube al podcast de vídeo, el formato y la potencia del
 80% de colaboración entre empresas a medida que la conexión                   vídeo nos resultan algo cada vez más familiar.
 entre equipos dispersos sea cada vez más necesaria.

 Es evidente que hay una gama de tecnología emergente destinada
 a cambiar el panorama del trabajo en equipo, tanto en el mismo
 lugar como a distancia. Estas tecnologías pueden considerarse
 transformativas, ya que cuentan con el potencial de alterar la
 naturaleza de los métodos, motivos y lugares de trabajo.

 Vídeo

 La videoconferencia llegó a su apogeo demasiado temprano. Los
 que adoptaron los primeros sistemas se quejaban de los saltos de
 la imagen, que hacían que los participantes sonaran y se vieran
 como robots. Establecer la llamada constituía todo un desafío y
 el equipo técnico llenaba grandes salas especializadas.

 Desde entonces, la situación ha cambiado mucho. El desarrollo
 de la videoconferencia de alta definición con sistemas como los
 de Polycom, junto con las soluciones fijas de alta gama como
 Telepresence de Cisco y Halo de HP, ha dado lugar a una nueva
 era para el vídeo a medida que la experiencia y la calidad de la
 colaboración a distancia se acerca al nivel de una presencia real               El sistema de videoconferencia de mesa redonda de Polycom
 en la misma sala al mismo tiempo.                                               proporciona herramientas eficaces para enfrentarse a la virtualidad.
                                                                                 Gracias a la imagen de vídeo automatizada de los participantes de
                                                                                 la conferencia, los indicadores de estado y los espacios de trabajo
 Impulsada por la reducción de los costes de desplazamiento, la                  de colaboración, las personas se sienten conectadas a través de
 videoconferencia se ha ido adoptando a gran escala conforme                     las distancias.
 las empresas se dan cuenta de que pueden conectar con los
 clientes, la cadena de suministros y trabajadores de todo el
 mundo, y mantener de este modo reuniones y sesiones de
 trabajo productivas.




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Movilidad                                                                      Presencia virtual, Web 2.0, comunicaciones unificadas…
                                                                               y el surgimiento de los indicadores de presencia
La movilidad es multifacética. La clave para el éxito es la
combinación de un dispositivo portátil y una conexión de alta                  La web ha dejado de ser una herramienta de ‘búsqueda y
velocidad. Sin embargo, la hoja de ruta de la movilidad parece                 uso’ para convertirse en una plataforma que permite también
perder sentido a medida que la informática en la nube permite                  la ‘ampliación y el uso compartido’. Esta ampliación es una
llegar a una nueva dimensión. La prestación de software como                   migración natural al mundo de la colaboración, y gran parte
servicio (SaaS) desde centros de datos remotos es una opción                   de la denominada web semántica trata de las experiencias
perfecta para dispositivos portátiles que tienen limitaciones                  compartidas. A medida que la gente comprende las ventajas y el
de potencia de procesamiento, capacidad de almacenamiento                      valor añadido derivados del uso compartido, el etiquetado y la
y duración de la batería. El procesamiento realizado en la nube                publicación de información de ubicación, emerge una nueva era
deriva en el concepto de un cliente reducido al que todos                      de experiencias de colaboración.
pueden acceder mediante un ‘entorno de escritorio virtualizado’.
De hecho, el concepto de ‘virtualización’ se aplicará tanto a
dispositivos fijos como móviles, a medida que cada vez más
aplicaciones de software necesarias para trabajar se vayan
almacenando de forma remota.

Con estas herramientas y los datos alojados de forma remota,
veremos el surgimiento de un nuevo paradigma: cuando
las personas accedan a un lugar o edificio, lo harán porque
                                                                                                        La colaboración en tiempo real o escritura
necesitan o desean estar allí. Ya no tendrán que ‘trasladarse
                                                                                                        colaborativa pasará a ser algo normal y
a un centro receptor de trabajo’ porque se encuentre en él la                                           corriente, permitiendo que las personas
infraestructura informática corporativa.                                                                trabajen juntas a través de las distancias y
                                                                                                        conectadas en tiempo real, con indicadores
De lo grande a lo pequeño                                                                               de presencia visibles en todo momento.

                                                                                                        Fuente: Microsoft
Conforme los recursos a petición se proporcionen a las personas
en el lugar donde se encuentren y deje de ser necesario que los
edificios alberguen la estructura fija del servidor (además de                 Uno de los cambios más notorios será el uso de indicadores
los servicios relacionados de suministro eléctrico, refrigeración,             de presencia en todo lugar, los famosos puntos de colores que
suelo elevado y sistemas de protección contra incendios), los                  empezarán a verse en prácticamente la totalidad de aplicaciones
edificios pasarán de ser espacios tecnológicos complejos y                     y dispositivos. Los indicadores de presencia corporativa como
costosos con un alto nivel de ingeniería a lugares de trabajo                  ‘en una reunión’ o fuera de la oficina’ aparecen hoy en día junto
sencillos y conectados. Se verán ‘más pequeños’, carentes de la                a los nombres de las direcciones de correo y listas de contactos.
mayoría del papel y los equipos que contienen en la actualidad.                En el futuro, se incluirán en todas las aplicaciones junto con los
Serán lugares para las personas en lugar de repositorios de                    datos de las personas para permitir una visualización constante
archivos y servidores.                                                         de los compañeros, clientes y otras personas de las redes
                                                                               distribuidas.

                                                                               Esta inteligencia avanzará hasta un punto en los que los
                                                                               indicadores de presencia reciban información automáticamente
  Cuando la NASA presentó el concepto de ‘Clickworkers’                        de los calendarios y, en el futuro, de sensores de ubicación,
  (trabajadores virtuales), ampliaron el número de trabajadores
                                                                               acelerómetros, brújulas digitales y datos GPS de los dispositivos
  con una red de voluntarios que ayudaban a identificar cráteres
  de Marte. El crecimiento de LinkedIn, Facebook y otras redes
                                                                               móviles.
  sociales amplió el poder de lo físico al poder extraordinario de lo
  virtual, sin fronteras de conexión y colaboración. Las fronteras             Con funciones de identificación del contexto, la ubicación
  comerciales del futuro ya no estarán definidas por paredes, sino             geográfica y el estado, estos sistemas comenzarán a romper
  por la conectividad.                                                         las barreras entre el tiempo y el lugar y posibilitarán también
                                                                               la futura ‘ingeniería’ de los encuentros casuales basados en el
                                                                               perfil, la información contextual y la ubicación en tiempo real
                                                                               de las personas.




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Asistiremos a aumentos espectaculares de la colaboración
entre organizaciones a medida que se eliminan las barreras
que aseguran la colaboración interempresarial. La colaboración
aprovechará cada vez más las comunicaciones mediante vídeo
y voz, junto con superficies y dispositivos inteligentes que
proporcionan las herramientas necesarias para gestionar datos
y comunicar ideas.

La geopresencia permitirá no sólo mostrar el estado de una                          El software de seguimiento de correo electrónico
persona, sino también su ubicación en tiempo real. Además,                          puede trazar el mapa de una red social dentro
resulta todavía más sofisticada con la presencia por contexto:                      de una empresa y mostrar, de este modo, la
una idea según la que sólo se muestran las personas útiles                          organización en ‘tiempo real’, con representaciones
de acuerdo con el proyecto, los conocimientos, flujo de                             de los equipos y las personas a las que acudir.
comunicaciones o zona horaria.
                                                                                    Fuente: Trampoline Systems

Los distintos sistemas actuales se combinarán, y las salas de
comunicaciones unificadas y colaboración serán la norma. La
inclusión de la geopresencia y la presencia por contexto en                    El mapa de red (arriba) deja entrever el futuro. Se ha realizado un
la presencia corporativa marcará el inicio de una nueva era                    seguimiento de las personas según el flujo de correo electrónico
de comunidades de tiempo real que trabajan en soluciones                       a través de un servidor de intercambio para mostrar así quién
colectivas: ‘colaboración sin dejar el documento’.                             se relaciona con quién dentro de la empresa. Por lo tanto, el
                                                                               mapa es un modelo de la red organizativa ‘real’ y de las personas
¿Una oficina virtual?                                                          en el trabajo, en lugar de una estructura hipotética y estática
                                                                               de departamentos y divisiones. Quizás este deba ser el modelo
“¿Cuál es el propósito de la propiedad?”, preguntó Ronen                       para comprender la ‘oficina virtual’, en lugar de trasladar un
Journo. Esta pregunta se vuelve cada vez más básica a medida                   diagrama organizativo a una ‘oficina física’.
que la tecnología digital y la informática en nube dejan los
edificios vacíos de toda la infraestructura menos las personas.                Y si bien estas ideas apuntan al surgimiento de las redes virtuales
Cuando los servidores, el software y los datos residen en la nube              como reemplazo de las físicas en la oficina, el nuevo libro de
y la informática es un servicio que se presta como cualquier otro              Stephen Johnson Where Good Ideas come Fromv (De dónde
a través de un buscador, con independencia de la ubicación de                  vienen las buenas ideas) contradice este mensaje. Johnson
las personas, ¿cuál es la finalidad del lugar de trabajo?                      analiza las innovaciones de los últimos 200 años y descubre
                                                                               que los inventos más importantes de los últimos dos siglos
La respuesta sería reunir a las personas, pero es ahí cuando                   NO han surgido de inspiraciones repentinas sino de esfuerzos
aparece el dilema. Una multinacional de gran tamaño ha                         comunitarios interrelacionados. “La innovación emerge de lo
descubierto que utilizando foros de debate web en lugar de                     ‘posible adyacente’: los lugares más inventivos son colmenas
enviar correos electrónicos con preguntas a su plantilla global                de actividad donde la gente se reúne y comparte ideas”, dice
de más de 100.000 empleados, la mitad de las respuestas a una                  Johnson. Entonces, ¿es necesario que la gente se reúna para
pregunta provenían de personas desconocidas para quien había                   innovar?
hecho la respuesta Y de todas las respuestas, las más útiles
eran de estos desconocidos. Así pues, ¿realmente tenemos en                    La mezcla entre el ‘espacio de trabajo’ real y virtual será una de
la misma sala a las personas adecuadas para resolver nuestros                  las tendencias clave para la próxima década, a medida que las
problemas? Estos hallazgos sugieren lo contrario.                              empresas exploren el futuro del trabajo. Lograr que las personas
                                                                               trabajen juntas con eficacia será el factor esencial para el éxito.
Las redes sociales no existían hace cinco años. Hoy en día                     La productividad de las personas impulsará el cambio.
dominan la red, empezando con Facebook y sus más de 500
millones de usuarios activos, de los cuales la mitad utiliza la
red social a diario. Con 700 mil millones de minutos dedicados
cada mes a Facebook, ¿qué ocurre cuando las redes virtuales se
cruzan con las redes reales del ‘lugar de trabajo’?




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   11                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la forma
de trabajo de su organización

La nueva forma de medir la agilidad surge de cuantificar los                                                                           inmobiliario mundial. La idea de que la agilidad en el trabajo es
beneficios derivados de los nuevos estilos de trabajo. A través                                                                        mucho más que una respuesta espacial a los cambios del estilo
de nuestra encuesta global, hemos clasificado los factores                                                                             de trabajo se refleja en las respuestas a la siguiente pregunta:
empresariales que hacen posible estos beneficios. “Cuando                                                                              ¿qué elemento, en su opinión, impulsará los cambios en la
hablamos de trabajo ágil no estamos hablando sólo de                                                                                   forma de trabajo de su empresa?
trabajadores ágiles, sino de empresas ágiles”, expresó un líder




                                                                                                                                                                                                                                Pequeño
                                                                                                                                                                                                                                Mediano
                                                                                                                                                                                                                                Grande




                                          na
                                            s                            es                                                                                                ad




                                                                                                                                                                                                                         as
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                                                                                                                                                                                                           n
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                                                                                                                                                                                                           ió
                                                                                                                             ió




                                                                                                                                                                                                                         id
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                                                                                                               ar




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                                                                     ge                                                                                              bi
                                                                                                                                                     tit




                                                                                                                                                                                                       ac
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                                                                                                                                                                                                                                       an
                                                                                    yf




                                                                                                                         no




                                                                                                                                                               ste




                                                                                                                                                                                                                    as
                             las




                                                                                                                                                                                                    en
                                                                 em
                                                                                                                                                 m
                                                                                                          m




                                                                                                                                                                                                                                     Tr
                                                                                      l




                                                                                                                        In




                                                                                                                                                                                                                  es
                                                                                                                                              co




                                                                                                                                                                                               ag
                                                                                   ra




                                                            as                                                                                               So
                                                                                                          in




                        de




                                                                                                                                                                                                                                 s/
                                                                                                                                                                                                                pr
                                                         gí
                                                                               bo




                                                                                                         io




                                                                                                                                                                                                                                je
                                                                                                                                            ja




                                                                                                                                                                                               im




                                                                                                                                                                                                                m
                    d                                   o
                                                                                                                                              a
                                                                                                    on




                                                                                                                                                                                                                                 a
                                                                               la




                 da                                  ol


                                                                                                                                                                                            óx
                                                                                                                                           nt




                                                                                                                                                                                                                              Vi
                                                                                                                                                                                                            /E
                                                                              da




              ivi
                                                                                                    m




                                                  cn
                                                                                                                                        Ve




                                                                                                                                                                                                           ad
                                                                                                                                                                                          pr
                                                                                                    ri




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                                                                          vi




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                                                                                                 at




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                                                                          la




                                                                                                                                                                                                     oc
                                                                                               lp




                                                                                                                                                                                     de
      od
                                                                      de




                                                                                                                                                                                                       l
                                                                                           de




    Pr

                                                                                                                                                                                                    Ve
                                                                                                                                                                                     as
                                                                      n




                                                                                          te




                                                                                                                                                                                   iv
                                                                  ció




                                                                                                                                                                                at
                                                                                         s
                                                                                      Co
                                                                 ia




                                                                                                                                                                                ct
                                                            cil




                                                                                                                                                                              pe
                                                          n




                                                                                                                                                                          Ex
                                                       Co




Estas son otras medidas sugeridas por los participantes:

  La rentabilidad                                                                                                       Los requisitos empresariales. La necesidad de un espacio
                                                                                                                        de oficina inteligente

  Los problemas de seguridad física y de la información                                                                 La proximidad a los clientes

  La necesidad de interacción física                                                                                    La cultura de empresa

  Normativas y seguridad                                                                                                La necesidad de interactuar e intercambiar ideas

  No lineal, con tareas y responsabilidades definidas                                                                   Las expectativas del cliente. Las necesidades del cliente

  La colaboración                                                                                                       El coste del combustible

  Una gestión en función de resultados y no del ‘presentismo’                                                           La naturaleza global de la empresa

  La captación y el mantenimiento del personal adecuado                                                                 La necesidad de una estructura vertical

  Las preferencias de las personas                                                                                      La colaboración y creatividad




Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo                                                           12                        © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
Uno de los factores empresariales más importantes es claramente                              “La agilidad explotará cuando la próxima
la productividad de los trabajadores, algo que se vio reforzado                             generación entre en el mercado de trabajo;
con algunos comentarios de la cumbre de Berna. Como indicó
Patrick Foord, “necesitamos sacar el máximo partido a la
                                                                                        será preciso estar preparados para asegurarnos
agilidad”.                                                                                de que estos nuevos miembros de la plantilla
                                                                                                puedan ser verdaderamente creativos y
¿Cómo podemos conseguirlo?                                                                                                productivos”.
“Nos alejamos de la ubicación fija, concentrándonos en medir                                                                             Chris Kane, BBC
la productividad. Me refiero a la gestión de equipos centrada en
los resultados, de modo que los trabajadores puedan realizar el
trabajo donde, cuando y como ellos decidan, en lugar de tener
al personal en una ubicación fija en un momento determinado”,
explica Michael Ansah. Este enfoque en la eficacia es la clave.
                                                                               ¿El fin de la oficina tradicional?
El rendimiento de las personas sigue siendo uno de los
conceptos más difíciles de medir. Sin embargo, queda claro                     No resulta sorprendente que el 58,2% de quienes trabajan en
en las encuestas que la mayoría de los trabajadores no están                   grandes empresas prediga una disminución de la necesidad
comprometidos con su trabajo. Las encuestas de compromiso                      de espacio de oficina como resultado de futuros estilos de
de empleados de Gallup sugieren que sólo el 20% de la plantilla                trabajo, mientras que sólo el 7% de ellos anticipa un aumento
está comprometida con su trabajo.                                              del espacio necesario. Por lo tanto, la oficina se convertirá en
                                                                               un lugar de uso ocasional según el 51,2% de los encuestados
Resulta cada vez más evidente que las expectativas de la próxima               de grandes corporaciones. Distinto es el resultado entre las
generación cambiarán el status quo mucho más que cualquier                     empresas de menor tamaño, donde los trabajadores siguen
plantilla actual, dominada por los inmigrantes digitales que                   viendo la necesidad de trasladarse al lugar de trabajo la mayor
crecieron en la era analógica.                                                 parte de los días (41,6%).

De los participantes de nuestra encuesta, un sorprendente
porcentaje del 70,9% cree que los trabajadores más jóvenes,                           Sólo el 8,5% de las grandes empresas
la generación "Y" y la generación que todavía se está formando
                                                                                      sigue sin adoptar programas de nuevas
aceptarán mejor el trabajo virtual y rechazarán la oficina
tradicional. De los que trabajan en organizaciones de gran                            formas de trabajo.
tamaño, sólo el 8,9% opina que la siguiente generación seguirá
trabajando en el espacio de trabajo tal y como lo conocemos.

Estas son las razones principales para el trabajo virtual que se
indican en otros estudios:                                                     También hemos detectado que la mayoría de las grandes
                                                                               corporaciones ha adoptado nuevas formas de trabajo. Sólo el
     1. El tiempo de desplazamiento y la reducción de costes;                  38% continúa asignando una persona a una mesa; el 15,4% de
                                                                               las empresas que participaron de la encuesta indican que han
     2. Un trabajo concentrado con menos distracciones;                        adoptado, desarrollado e incorporado en su cultura empresarial
                                                                               un programa de nuevas formas de trabajo, mientras que el 25,1%
     3. Bienestar y estrés;                                                    indica tener una política a nivel de toda la empresa, aunque ‘se
                                                                               podría hacer todavía más’. Sólo el 8,5% de las grandes empresas
     4. Conciliación entre el trabajo y la vida personal; posibilidad          sigue sin adoptar programas de nuevas formas de trabajo.
     de trabajar en cualquier parte.

Otras razones incluyen el cuidado de niños y ancianos, personas
discapacitadas y con necesidades especiales, la sostenibilidad y
la calidad de vida. Las ventajas empresariales son claras.




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V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad

   Definir el valor del trabajo ágil es el próximo desafío para las               Medición de la agilidad: la empresa ABC
   empresas. Debemos encontrar una nueva forma de medir el coste
   de ‘aprovisionamiento de trabajo’ que deje atrás los enfoques                  La empresa ABC tiene una plantilla de 1.500 empleados y una
   tradicionales de alquiler y cargos en un entorno fijo definido                 oficina en el distrito comercial de Londres. Han contratado un
   ‘por metro cuadrado’.                                                          alquiler de 14.000 metros cuadrados durante 15 años y el coste
                                                                                  total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o
   Conforme nos alejemos del enfoque tradicional de                               14 millones de euros (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y
   aprovisionamiento de trabajo de una persona por mesa, será                     por tanto el coste total anual por metro cuadrado es de 857 libras
   necesario desarrollar nuevas formas de medir la eficacia de una                esterlinas o 1000 euros. Este ha sido el modelo predominante
   cartera de propiedades. Esto se hace cada vez más obvio a medida               para la medición de la eficiencia. Durante estos 15 años, el
   que las personas necesitan nuevas herramientas, tecnologías y                  arrendamiento representa una responsabilidad de 180 millones
   ubicaciones para alcanzar patrones de trabajo ágiles.                          de libras esterlinas (208 millones de euros) o 120.000 libras
                                                                                  (139.000 euros) por persona.
   “A un nivel muy básico, podemos ver un caso claro de
   rentabilización de la agilidad del espacio de trabajo si evaluamos             Pero, ¿cómo se utiliza hoy día el edificio de oficinas?
   la agilidad de la cartera general y de una ubicación específica
   en términos de la agilidad y eficacia con la que se satisfacen las             La empresa ABC asigna el espacio de la siguiente forma:
   necesidades de nuestros empleados en el espacio de trabajo”,
   comenta Colin King. “Esto significa que tendremos menos
   espacio y que nuestros compromisos de propiedad son flexibles
   y están plenamente alineados con los objetivos de la empresa”.

   Pero la reducción del espacio alquilado es sólo una forma de
   rentabilizar el valor que proporciona el trabajo ágil. Para tener                                                              Espacio de circulación
   una perspectiva más amplia, hemos identificado una serie de                                                                    Salas de reuniones
   beneficios de valor que llevan la visión del ‘aprovisionamiento                                                                O cinas jas
                                                                                                                                  Estaciones de trabajo abiertas
   de trabajo’ hacia un concepto de ‘adquisición propia’.                                                                         Almacenamiento
                                                                                                                                  Otro




“A un nivel muy básico, podemos ver un caso
claro de rentabilización de la agilidad del
espacio de trabajo si evaluamos la agilidad
de la cartera general”.                                                           La mayoría del espacio de oficina se ha dejado para estaciones de
                                                                                  trabajo asignadas o compartidas, con algunas oficinas privadas e
Colin King, GlaxoSmithKline                                                       instalaciones asociadas. Lo que llama la atención de la asignación
                                                                                  de espacio habitual en la actualidad es la falta de salas de
                                                                                  reuniones y proyectos; casi todas las empresas indican que este
                                                                                  es un recurso escaso en un mundo en el que la colaboración
                                                                                  empuja a los equipos a trabajar de forma conjunta.

                                                                                  Pero hoy día la utilización de una oficina suele ser de sólo un
                                                                                  45%, lo que significa que en cualquier momento determinado,
                                                                                  el 55% de las oficinas y mesas asignadas permanecen vacías.
                                                                                  Para la empresa ABC, esto podría significar 825 mesas vacías en
                                                                                  cualquier momento dado.

    100%
                                                                              Vacío
                                                                              Sin ocupar
     75%
                                                                              Descanso
                                                                              Trabajo
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   Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo   14                 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
Empresa ABC: rentabilización de la agilidad en una organización avanzada que ya ha adoptado ciertos usos compartidos
     del espacio

     Un típico edificio de oficinas de Londres de 14.000 metros cuadrados suele alojar a 1.500 personas al día con una tasa de uso compartido
     moderada de 1,2 personas por mesa (1,2:1). El coste total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o 14 millones de euros
     (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y, por tanto, el coste anual por metro cuadrado es de 857 libras esterlinas (1000 euros).

     En el edificio hay 1.150 mesas, por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas (12.000 euros).
     Al 45% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros).
     Al 70% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 3,6 millones de libras esterlinas (4,1 millones de euros).
     El número de mesas vacías cualquier día al 45% de utilización es de 632.
     El número de mesas vacías cualquier día al 70% de utilización es de 345.

     Con una tasa de 1,2:1 (personas:mesas), hallamos que ese espacio está asignado a 12 m2 por mesa (8 a 13 es la media del sector)
     o 10 m2 por persona (lo habitual es de 6 a 11 m2 por persona).

     Adoptar el trabajo basado en actividades, donde el edificio se convierte en un recurso de tiempo real y opera tanto al 95% de
     ocupación (para alojar el crecimiento) como con una reducción de espacio del 30%, representaría un ahorro anual para la
     empresa ABC de entre 3 y 6 millones de libras esterlinas (3,5 y 7 millones de euros).


Pero ABC es una empresa de vanguardia y ya ha implementado                           Ya no tiene sentido tener mesas vacías en una época en la que
el uso de puestos de trabajo compartidos con una tasa de                             las personas aceptan la movilidad y la agilidad como la forma
1,2 personas por mesa (1,2:1). En el edificio hay 1.150 mesas,                       de trabajo más eficiente y sostenible.
por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas
(12.000 euros). Con una utilización del 45%, 632 mesas                               Aun así, medir los beneficios de la agilidad no se limita a la
permanecen vacías y el coste anual del espacio desaprovechado                        reducción de costes inmobiliarios y de las emisiones de dióxido
es de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros).                     de carbono.
Incluso si la utilización pudiera aumentarse hasta un ambicioso
70%, el coste del espacio desaprovechado de cualquier día
sería de 3,6 millones de libras esterlinas por año (4,1 millones
de euros), con una media de 345 mesas u oficinas vacías en
cualquier momento dado.

Estas son algunas otras medidas:


 Factor corporativo                                       Beneficios de la agilidad y ahorro de costes

 Emisiones de dióxido de carbono                          Un área obvia para la rentabilización de la agilidad: la calefacción, refrigeración, iluminación y limpieza
                                                          del espacio de oficina vacío ya no tiene fundamento ya que se ha identificado el edificio comercial como
                                                          uno de los mayores emisores de CO2.

 Rotación de personal y períodos de inactividad           Generalmente el coste de rotación de personal se mide en términos del coste de cambios y traslados
                                                          en las instalaciones, pero este coste enmascara los costes de oportunidad de la ineficacia cuando no se
                                                          puede reunir a los empleados que han de trabajar juntos.

 Menos papel: velocidad (colaboración),                   Fabricación y distribución del papel, impresión, almacenamiento y reciclaje: el coste total de propiedad
 CO2, espacio (impresión/papel/tóner/llenado/             es significativo. El trabajo ágil elimina el papel al adoptar el ‘flujo digital’.
 reciclaje/residuo), coste (impresión/asistencia/
 mantenimiento)                                           Un banco minorista de Londres imprime más de 1.000 millones de páginas al año. La empresa financiera
                                                          media produce 70 páginas por persona y día. Y almacenar los archivos de papel en la empresa ABC
                                                          representa el 4% del espacio de oficina y un coste de 0,5 millones de libras esterlinas al año.

 Fusiones y adquisiciones                                 Las fusiones y adquisiciones ocasionan grandes problemas de integración, especialmente con diversas
                                                          carteras inmobiliarias. El trabajo ágil con ‘recursos de propiedad’ no específicos y sin asignar permite
                                                          mayores niveles de flexibilidad en la planificación y de velocidad en la asignación de personas y lugares.

 Incorporación                                            Una de las mayores barreras de la agilidad corporativa reside en la incorporación, tanto de nuevo personal
                                                          como de nuevos socios (por ejemplo, en la subcontratación). La agilidad optimiza el proceso al eliminar
                                                          las ‘barreras de acceso’ para nuevos integrantes y socios.

 Entrega y tiempo de desarrollo de proyectos              La velocidad se irá viendo cada vez más como un atributo esencial en una empresa ágil. En una ‘empresa
                                                          rápida’, las conductas deben ser híbridas, hábiles y capaces de innovar. El trabajo ágil puede acelerar la
                                                          velocidad en la toma de decisiones, el plazo de comercialización y los ciclos de desarrollo.

 Complejidad de la gestión                                Otro punto de interés que ha surgido es la reducción de la complejidad, especialmente en funciones de
                                                          servicios empresariales.



Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo         15                    © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
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VWork: Trabajo virtual: cómo medir los beneficios del trabajo ágil

  • 1. taja al r Valo Virtu Ven Trabajo virtual: cómo medir los bene cios de la agilidad en el trabajo Estudio de investigación de Mark Dixon y Philip Ross Mayo de 2011
  • 2.
  • 3. CONTENIDO V1.1 Resumen ejecutivo 2 V1.2 Introducción 3 V1.3 V de virtual 4 V1.4 Colaboración 9 V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la forma de trabajo de su organización 12 V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad 14 Casos prácticos 18 Conclusiones 19 Apéndice 20 Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 4. V1.1 Resumen ejecutivo Este informe identifica las tres V: virtual, ventaja y valor; los Los beneficios empresariales capaces de brindar ventajas conceptos que definirán los beneficios del trabajo ágil según competitivas, de costes o de otro tipo demuestran que el vaya emergiendo durante la próxima década. A medida que principal impulsor del cambio es la productividad de los el concepto de ‘virtualidad’ gane terreno, será fundamental trabajadores. Las ventajas varían en función del tamaño de la rentabilizar la agilidad y crear un modelo de negocio sólido empresa, pero entre los resultados de la encuesta destacan de para cambiar la forma de trabajo. Las estrategias de trabajo manera evidente la reducción de los costes inmobiliarios de la ganadoras giran alrededor del éxito; un éxito que beneficia organización y la mejora del equilibrio entre la vida laboral y tanto a empresarios como a trabajadores, ya que el concepto de personal de los empleados. trabajo virtual ofrece ventajas en una variedad de aspectos. Uno de los objetivos de este estudio es definir el valor de la Ya se están poniendo en marcha ‘nuevas formas de trabajo’. agilidad. En la transición hacia la virtualización, deja de ser En nuestra encuesta, tan sólo el 8,5% de los participantes de relevante el enfoque tradicional de cuantificar el rendimiento grandes organizaciones indicó no tener ningún programa en del espacio de trabajo en euros o dólares por metro cuadrado o marcha. El 62,5% de las grandes corporaciones encuestadas ya por la relación entre mesas y empleados. En su lugar, adoptamos ha implementado nuevas formas de trabajo. una perspectiva centrada en los trabajadores que refleja la idea de la informática centrada en Internet en el mundo de Mucho se ha escrito en las últimas décadas sobre el trabajo la ‘adquisición propia’. A partir del suministro de servicios de virtual. La definición tradicional del teletrabajo o trabajo trabajo en tiempo real a petición y del coste mensual per cápita en casa y el aumento previsto no se han materializado. Los del ‘aprovisionamiento’ del trabajo, surge una nueva forma de datos recogidos en la encuesta revelan que sólo el 1,6% de los entender los costes empresariales así como de demostrar y empleados que trabajan para grandes empresas lo hace desde rentabilizar las ventajas. casa. La mayoría (63,5%) sigue yendo a trabajar a la oficina cuatro o cinco días a la semana, aunque resulta interesante que Los casos prácticos de las primeras empresas que han adoptado sólo el 9,7% de los empleados de estas organizaciones preferiría un enfoque más virtual hacia el trabajo, desde Yell a Boeing y realizar su actividad desde casa. La tendencia es a preferir el Cisco, demuestran un ahorro de costes significativo y evidentes trabajo en la oficina, con un tiempo de traslado de 10 minutos beneficios empresariales. Observamos tres pasos clave para desde el hogar. la virtualización, que comienza con una convergencia de lo ‘real’, seguida de un movimiento a una realidad aumentada y, A medida que las ciudades se convierten en un entorno cada vez finalmente, un cambio a la realidad virtual. más inmóvil, predecimos un aumento de ciudades ‘permeables’ en las que los empleados realicen el trabajo desde distintos El trabajo virtual será un hecho en la vida de la mayor parte centros. Según nuestra encuesta, los trabajadores ya están de las personas a medida que se desdibujen los límites entre el preparados para el trabajo nómada: un 59% de los participantes espacio de trabajo físico y las redes sociales. Conforme aumente afirma contar con las herramientas tecnológicas necesarias para la colaboración entre empresas, se distribuya el trabajo a centros trabajar en cualquier sitio. de menor coste y nuestras ciudades se conviertan en entornos cada vez más inmóviles, las personas comenzarán a buscar y El trabajo virtual es una respuesta a estas presiones. Cuestiona adoptar nuevos enfoques. el concepto tradicional de espacio de trabajo fijo como centro receptor del trabajo y, en su lugar, dibuja un panorama de Las organizaciones necesitan un plan para adoptar estrategias trabajo más informal y cosmopolita: en cualquier momento, ganadoras en el trabajo. lugar y ubicación. Se trata de una fragmentación de las reglas de oficina y vida corporativa que se reflejará en un crecimiento del trabajo distribuido, tanto a través de la subcontratación como de la colaboración. No hay dudas con respecto a que los trabajadores más jóvenes, la generación "Y" y aquellos que todavía se están formando adoptarán el trabajo virtual y rechazarán el modelo de oficina tradicional. De los encuestados que trabajan para grandes empresas, el 74% prevé que este será el caso, por lo que no resulta sorprendente que el 71,9% de ellos predijera un descenso de la cantidad de espacio de oficina necesario. Los participantes consideran la oficina como un lugar de uso ocasional (51,2%) y preferirían un tiempo de traslado al trabajo más corto (menos de 20 minutos frente a los más de 40 minutos actuales). Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 5. V1.2 Introducción En nuestro informe anterior, Agility @ Work (Agilidad en el Tras la definición de las principales ventajas empresariales de trabajo) de marzo de 2010, identificamos las seis fuerzas que este enfoque hacia el trabajo ágil, hemos logrado rentabilizar daban forma al futuro del trabajo y presentamos algunas ideas la agilidad y presentar la idea de un beneficio de agilidad que sobre cómo las empresas podían adoptar el ‘paquete corporativo’ permita a las organizaciones medir y cuantificar el impacto del para prepararse para la actividad comercial. trabajo ágil sobre el resultado final. Ahora desarrollamos estas ideas en Trabajo virtual: cómo La agilidad se ha convertido medir los beneficios de la agilidad en el trabajo a través de en la tendencia dominante la presentación de estas ideas con el concepto de las 3 V que como forma de trabajo, permiten establecer una medida para rentabilizar la agilidad en aunque definir un valor para el trabajo. la agilidad corporativa no ha sido nada fácil. El objetivo Estas ideas no se han desarrollado de manera aislada, fuera del de este informe es servir de mundo real. Hemos trabajado con algunas de las principales guía para quienes quieran empresas de todo el mundo para comprender sus problemas, emprender ese camino. objetivos y factores que impulsan el negocio. También hemos analizado algunas de las tendencias clave que darán forma al trabajo virtual. En lugar de continuar con el debate anterior sobre el trabajo en casa o el teletrabajo, nuestra visión del trabajo virtual se centra en la movilidad y en la naturaleza cambiante del lugar y el momento en que se realiza el trabajo. 1 Patrimonio Revisar la estrategia del espacio de trabajo e introducir formas de trabajo y movilidad inmobiliario basadas en actividades. Recopilar datos sobre los índices de utilización y costes reales de la ocupación, así como los costes de la rotación de personal. Crear una visión ambiciosa de nuevos estilos de trabajo. 2 Cultura Incorporar la gestión del cambio con el fin de preparar a los trabajadores para nuevos estilos de trabajo. Cambiar el planteamiento de la gestión: del enfoque en la supervisión al enfoque en los resultados. Identificar líderes para la innovación y el cambio. 3 Personas Comprender los aspectos demográficos y el perfil de la plantilla para identificar las necesidades de los distintos grupos por edad, función de trabajo y análisis psicométrico. Trabajar en conjunto la plantilla para desarrollar oportunidades de cambio. 4 Tecnología Identificar factores clave e impulsores del cambio. Posteriormente, alinear la tecnología con la estrategia inmobiliaria e introducir las herramientas necesarias para los nuevos estilos de trabajo. 5 Transporte Aceptar que el estrés constante en las vías de transporte hará necesario un nuevo planteamiento acerca del traslado y la movilidad, y adoptar un pensamiento policéntrico. 6 Sostenibilidad Alcanzar los objetivos a través de la reducción de la cantidad de inmuebles comerciales alquilados, una mejor gestión de las propiedades, la reducción de los traslados y el uso de tecnologías más ecológicas. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 6. V1.3 V de virtual Historia del trabajo virtual Virtualización En 1964, cuando Stephanie ‘Steve’ Shirley fundó F International En su libro Becoming Virtualii (Virtualización), Jane Klobas y (FI), no podía prever que se convertiría en una de las principales Paul Jackson describen una “creciente diversidad de formas empresas virtuales. En el año 1985, FI tenía más de 1.000 organizativas a medida que las organizaciones utilizan las trabajadores y recibía galardones y premios. En 1987, veinticinco nuevas tecnologías para reconfigurar el trabajo, distribuyéndolo años después, el libro de Francis Kinsman The Telecommutersi más que nunca a través de ubicaciones distantes, zonas horarias (Los teletrabajadores) describía el crecimiento de FI y otras e incluso diversas organizaciones”. Luego, agregan que “se empresas innovadoras como ICI y Rank Xerox. dice que el mundo es cada vez más ‘virtual’, una condición en la que la solidez empresarial sólo es aparente: la realidad la Como Kinsman indicó en ese momento: “ICI está aumentando de componen redes dinámicas de gran rendimiento que conectan a forma significativa el uso de buscapersonas y la telefonía móvil trabajadores, empresas, procesos y experiencia; una realidad en en sus operaciones”. Resulta difícil recordarlo, pero en 1987, la que la necesidad de producir o competir ha desbancado a la Reino Unido sólo tenía 160.000 abonados a la telefonía móvil y necesidad de permanencia y estructura”. era el país líder de Europa en esta tecnología, en comparación con los 13.000 usuarios de Francia y 25.000 de Alemania. En el “El símbolo tradicional del mundo empresarial, la sede central, Reino Unido de la actualidad, 33 millones de personas tienen dejará de existir muy pronto. Los días de una única sede central un teléfono móvil. mundial todopoderosa están contados”, dice Anil Gupta, catedrático de estrategia y organización en la Smith School of Business de la Hoy en 2011, casi 25 años después de la publicación del libro, Universidad de Maryland. “El concepto de sede central corporativa ¿cómo han cambiado las cosas? ¿Por qué no se ha materializado pasará de ser una ubicación física a una red virtual”. la revolución prevista para el mundo del trabajo, según la cual ‘el 20% de la plantilla trabajaría desde casa’? Kinsman consideraba Por lo tanto, el símbolo máximo de solidez, la oficina las herramientas tecnológicas de entonces como “la continua corporativa, se encuentra amenazado. Los aspectos económicos miniaturización de los equipos electrónicos, especialmente el de la oficina se están redefiniendo. Como hemos visto, los fax; la memoria enciclopédica de los discos compactos…” primeros experimentos del teletrabajo han evolucionado en nuevos formatos para la empresa. Entre ellos se incluyen Aunque resulta interesante que la otra tecnología con la que equipos virtuales que utilizan nuevos métodos para conectarse, contaba ICI en esos días de vanguardia esté a punto de ‘llegar’. comunicarse y colaborar; trabajadores móviles que ya no En 1987, Ken Edwards, que formaba parte del departamento de necesitan un escritorio de trabajo fijo; y una creciente cadena de TI estratégica de ICI, comentó que 100 gerentes de ventas y 700 suministro virtual de funciones subcontratadas a especialistas, de sus 900 comerciales tenían acceso al correo electrónico. “Los lo que permite que la organización se centre en su actividad gerentes de ventas tienen terminales ‘tontos’ que se conectaban principal. directamente al ordenador central… Los comerciales tienen equipos Viewtext y Viewdata que transmiten información desde Como indica Gupta: “La siguiente generación de empresas y hacia el centro local”. globales funcionará como una red de centros internacionales con inteligencia distribuida y colaboración directa entre Una posible explicación para la lenta consecución del profesionales. Los ejecutivos clave estarán cerca de donde está ‘teletrabajo’ es que no se trata de trabajar en casa. Aunque el la acción, en lugar de quedarse a miles de kilómetros en su torre hogar suele contarse como una ‘esfera de trabajo’, es sólo uno de marfil”. de tantos lugares en los que las personas quieren trabajar. Una explicación más convincente es que, hace 25 años, la tecnología El siguiente paso obvio será una organización cada vez más no era suficiente. virtual, siguiendo la tendencia de las redes sociales, hasta formar una ‘empresa en red’. De hecho, ICI estaba utilizando tecnologías basadas en la nube. La información se enviaba a los usuarios desde centros de datos remotos. Han sido necesarios 25 años para que la era de la “La tecnología y los recursos informática personal compleja, en red y basada en la oficina para los empleados son clave llegue al final de su ciclo de vida. Ahora, en la era de la Web 2.0, para la implantación correcta de nos dirigimos nuevamente hacia el futuro. procedimientos de trabajo ágiles”. Patrick Foord, Standard Chartered Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 7. Trabajo virtual No hay ninguna duda de que el pensamiento coordinado entre los departamentos de recursos humanos (RR. HH.), tecnología de la información (TI) y patrimonio corporativo (CRE) dentro de la organización impulsará el cambio cultural. Pero lo que producirá el nuevo enfoque no es sólo la creación de funciones de los servicios empresariales centrales a través de la combinación de los silos corporativos tradicionales, sino también la innovación que se generará a partir del cambio de la forma de trabajar. La clave para la innovación se encuentra en la intersección entre los campos, a medida que las empresas comprendan que pueden cambiar la infraestructura, los comportamientos y los procesos de trabajo y de las actividades principales del negocio. ICO FÍS Las empresas que han emprendido el camino de la virtualización Infra- Tecnología de Edi cio y estructura muestran ciertas características comunes, han desarrollado la información y espacio de nuevas capacidades y han implantado los medios necesarios para trabajo la comunicación el éxito. Estos recursos son tanto físicos como emocionales. TRABAJO Comporta- Proceso miento Organizaciones y personas PSIC O OLÓGIC Factores que posibilitan el trabajo virtual Tecnología Herramientas adecuadas Aprovisionamiento de tecnología centrado en el usuario Disminución del tamaño Traslado de toda la tecnología a la nube: no más infraestructuras en la oficina Personas Visión y liderazgo Compromiso desde lo más alto y liderazgo con el ejemplo Comportamiento Cambio de la gestión para introducir nuevas capacidades y habilidades, así como orientación y evaluación del rendimiento Proceso No lineal, con tareas y responsabilidades definidas Patrimonio Ubicación Identificación de la esfera de trabajo, con el modelo ‘un día en la vida’ (DILO) inmobiliario para combinar el trabajo con las actividades y los perfiles personales Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 8. Culture workstyle and flexible working Oficina virtual: del sustantivo al verbo People El trabajo ya no es un sitio al de que se debe ir. Es una actividad 9 mil demographics, que hay que hacer. Ha pasado de ser un sustantivo a un verbo. millones POBLACIÓN TOTAL expectations POBLACIÓN RURAL Con este cambio ha quedado patente que el trabajo informal es POBLACIÓN URBANA and behaviour ya una realidad: en cualquier momento, lugar y ubicación… En nuestro informe anterior, Agility @ Work: adopting the corporate six pack (Agilidad en el trabajo: adopción del paquete corporativo), identificamos los cambios que están modificando la forma de trabajar. En él se demuestra cómo las fuerzas combinadas de la 0 cultura, las personas, la tecnología, el transporte, la sostenibilidad 1950 2010 2030 y el patrimonio inmobiliario convergen y permiten a las empresas Transport Fuente: Naciones Unidas y el personal realizar una evaluación fundamental acerca de la proposición del trabajo y, a su vez, desafiar la naturaleza del trabajo y del lugar en el que se realiza. ¿Qué sucede cuando una ciudad se vuelve inmóvil? Cuando se tarda dos horas en cruzar un distrito empresarial céntrico, las reuniones físicas y el traslado a un espacio de trabajo físico dejan de ser modelos de trabajo sostenibles. Cultura 1.8m COCHE estilo de trabajo Número de etapas de viaje AUTOBÚS y trabajo flexible Propiedades METRO edificios, ciudades TREN NACIONAL y espacio de trabajo OTRO 1.0m Personas aspectos demo- gráficos, expectativas y comportamiento 0 Sostenibilidad Hora de salida TIC información, comunicación, Sin embargo, los trabajadores tienen cada vez más posibilidades Transporte web de trabajar en cualquier sitio. En nuestra encuesta, el 59% de los encuestados indicó que trabajar con eficacia fuera del lugar de trabajo ya no es un problema. Por fin, las tecnologías que posibilitan la conectividad remota y el trabajo móvil son una realidad: gracias a que las personas pueden hacer su trabajo de forma nómada, la ciudad se convertirá en un lugar más Según Naciones Unidas, la población mundial aumentará de los permeable con lugares de trabajo distribuidos en ella. actuales 6.500 millones hasta 9.000 millones de personas en el año 2050. Y mientras que la población urbana de hoy en día Además, con las tecnologías emergentes, esta situación no hará es de 3.000 millones de habitantes, para el año 2050 se prevé más que mejorar. La capacidad informática aumenta gracias a que este número aumente hasta 6.500 millones o, lo que es lo mismo, dos tercios de la población mundial. los nuevos dispositivos, desde los tablets a los smartphones, y la conectividad tiende a mejorar cada vez más con las nuevas Esto significa que la población de las ciudades se duplicará en redes ‘4G’ que posibilitarán el acceso a aplicaciones y servicios los próximos 40 años. Como ya demostramos en Agility @ Work, basados en la nube con independencia de la ubicación de los la mayor parte de las ciudades están ya congestionadas; por lo usuarios. tanto, la predicción de crecimiento de Naciones Unidas no sólo acentuará la congestión, sino que convertirá muchas ciudades en lugares inmóviles, ya que el transporte no podrá crecer al mismo ritmo que el aumento demográfico. El 59% de las personas opinan tener la tecnología adecuada para poder trabajar desde cualquier sitio. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 9. Localización El futuro del trabajo apunta a la comunidad y a un distanciamiento de los distritos empresariales céntricos como lugar al que es En la actualidad, el traslado al trabajo está lejos de ser óptimo. necesario desplazarse todos los días. Un nuevo conjunto de De los encuestados que trabajan para grandes organizaciones, ‘esferas de trabajo’ incluirá nuevos destinos de trabajo cercanos el 32,1% invierte entre 41 minutos y una hora diarios en el al lugar de residencia de los empleados. desplazamiento al trabajo y el 27,4% invierte más de una hora. Además, el 47% sigue trasladándose a la oficina cinco días a la El localismo será una tendencia en crecimiento en todo el semana. Sólo el 1,4% trabaja desde casa. mundo, a medida que las personas desean dar más vida a sus comunidades y luchar contra la impersonalización a través de Estas cifras son más marcadas en empresas de tamaño mediano, nuevas redes, en la gran sociedad de la Web 2.0. Las experiencias en las que el 67,3% de los trabajadores sigue trasladándose intergeneracionales tanto en el trabajo como en el hogar a la oficina cinco días a la semana, lo que demuestra que el cambiarán la naturaleza de la educación. ‘presentismo’ se mantiene como modelo de gestión dominante en las empresas más pequeñas. En las trayectorias profesionales se verá cómo el capital humano se aleja de la corporación para centrarse en el individuo. Aunque la realidad actual no coincide con la situación ideal La atomización se contrarrestará en la ‘nación de agentes de muchos. A la pregunta de cuál sería el tiempo ideal libres’ mediante nuevas formas de relacionarse y alojar a los de desplazamiento al trabajo, el 25,2% dice preferir un ‘trabajadores por obra y servicio’, que se prevé que representarán desplazamiento de 10 minutos y el 38,4% dice que el tiempo el 40% de la población activa estadounidense en el año 2020iii. ideal debería ser de entre 11 y 20 minutos. Por lo tanto, el Una sociedad más fragmentada y localizada precisará de nuevas 63,5% de las personas no desean invertir más de 20 minutos formas de conexión. en desplazamientos; un número muy alejado de la media de 40 minutos actuales. Cabe destacar que sólo el 12,3% de los participantes preferiría trabajar desde casa. AUTOBÚS BIBLIOTECA REGUS AVIÓN OFICINA El tiempo de desplazamiento al trabajo debe ser menor de 20 minutos (63,5%), y el 25,2% de los TRANSPORTE participantes desea tardar menos de 10 minutos en estos desplazamientos. HOGAR OFICINA HOGAR COCHE CAFETERÍA HOTEL TREN Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 10. Trabajar a través de la virtualización “Un tercio de nuestro personal en Reino Unido tiene a su jefe Algunas de las primeras funciones de en el extranjero”, indica Tim Caiger de Oracle. “Todo el trabajo trabajo en volverse virtuales son aquellas se realiza en línea”. Esta tendencia hacia la gestión remota ya no es sólo patrimonio exclusivo de las multinacionales globales. relacionadas con servicios y conocimiento A través de la deslocalización y la subcontratación, muchos que colocan al trabajador en ‘cercanía’ con han cambiado sus modelos organizativos para reducir costes y los clientes. aumentar la eficiencia, desde los centros de llamadas en India hasta las oficinas de transcripción en Sudáfrica, ubicar todas las En palabras de Vito Chiodo de Telstra: funciones en una misma oficina física ya no es la única forma de “Es necesario comprender que todos los gestionar las funciones y los servicios de asistencia. El fin de las departamentos tienen distintos modos distancias implica que los centros de producción de bajo coste están tan conectados como si estuvieran dos plantas más abajo, de funcionar. Tenemos que entender las y como los costes de la interacción han desaparecido, el mismo necesidades del cliente. Por eso, vemos a los concepto de empresa se está redefiniendo. empleados como clientes”. El reciente anuncio del bufete de abogados CMS Cameron McKenna de que todas sus funciones de asistencia estaban subcontratadas con Integreon, incluidas las financieras y de TI, es evidencia de los cambios que, sin duda, afectarán a todas las firmas ubicadas en los distritos empresariales céntricos de alto coste. El argumento para emplear y tener en la misma oficina a cientos o miles de empleados de servicios de asistencia ha perdido todo fundamento económico. Por lo tanto, el ‘núcleo’ y la ‘periferia’ o la organización de Shamrock que predijo hace tiempo Charles Handy en The Age of Unreasoniv (La edad de la sinrazón) y su identificación de los ‘trabajadores de cartera’ se están convirtiendo en una realidad a gran escala en empresas mundiales avanzadas. Lo que resulta evidente es que para trabajar de forma virtual se necesitan nuevas herramientas de colaboración. Nuevas formas de conexión personal deberán sustituir el estar sentado en la oficina o levantarse para ir al departamento de RR. HH. de la tercera planta. Una combinación de virtual y físico El 78,7% de los participantes de nuestra encuesta opina tener la tecnología adecuada para ser productivo en el lugar de trabajo y dice recibir cada vez más herramientas tecnológicas que posibilitan el trabajo desde cualquier sitio. De aquellos que trabajan para grandes organizaciones, el 50,8% tiene acceso a todo lo necesario, mientras que el 42,6% tiene algunas herramientas pero cree que la situación ‘podría mejorarse’. Las barreras que impiden el trabajo ágil están desapareciendo. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 11. V1.4 Colaboración Como decía Patrick Foord, queremos crear un entorno que Sin embargo, el auge del vídeo no está relacionado únicamente fomente la “colaboración patológica”. Este tema se vuelve más con la videoconferencia de alta gama. La incorporación de recurrente conforme aumenta la distribución del trabajo. En la cámaras web de menor calidad en dispositivos de consumo, actualidad, generalmente tratamos con información proveniente como teléfonos móviles y ordenadores portátiles y de sobremesa, de una única fuente que suele ser asíncrona. La información se ha aumentado considerablemente el uso del vídeo para la visualiza y utiliza ‘fuera de línea’ y, normalmente, es ‘plana’; lo comunicación y la colaboración. Desde sistemas como Skype y que se ve en la pantalla puede plasmarse en papel. En el futuro, FaceTime a herramientas corporativas como WebEx, nos estamos la información se aprovechará de nuevas maneras. Llegará de acostumbrando cada vez más a ver a la persona con la que diversas fuentes, generalmente síncronas, transmitida en tiempo estamos hablando. real o ‘en directo’ o proporcionada a través de nuevos dispositivos siempre conectados que utilizarán varias aplicaciones al mismo Caso práctico: Tesco tiempo. El ‘flujo digital’ cambiará la naturaleza de la información, que tendrá profundidad: al presentar la información mediante Tesco, por ejemplo, ahora tiene una utilización de entre el 80 y el URL, medios integrados y elementos emergentes, ya no es 90% de sus sistemas de telepresencia y ha adoptado el software posible plasmar en papel lo mismo que se ve en la pantalla. de colaboración WebEx. Se ha determinado un ahorro de dos horas por semana por usuario de WebEx y una reducción de un 45% en “Más allá de la movilidad, es necesario costes de viajes. abordar el tema de la virtualidad...” Cisco informa de que los datos de vídeo representan el 60% de Ronen Journo, Cisco los paquetes IP de su red y anticipa que, para el año 2012, el En la actualidad, la mayor parte de la colaboración se produce vídeo constituirá la mayor parte del tráfico de la red pública entre personas de la misma organización. Cisco calcula que el de Internet. Esta situación también supone un incremento 80% de la colaboración se produce dentro de la empresa. Esto espectacular del vídeo como medio de comunicación. Desde el cambiará radicalmente. Cisco prevé que esta cifra cambie a un uso de YouTube al podcast de vídeo, el formato y la potencia del 80% de colaboración entre empresas a medida que la conexión vídeo nos resultan algo cada vez más familiar. entre equipos dispersos sea cada vez más necesaria. Es evidente que hay una gama de tecnología emergente destinada a cambiar el panorama del trabajo en equipo, tanto en el mismo lugar como a distancia. Estas tecnologías pueden considerarse transformativas, ya que cuentan con el potencial de alterar la naturaleza de los métodos, motivos y lugares de trabajo. Vídeo La videoconferencia llegó a su apogeo demasiado temprano. Los que adoptaron los primeros sistemas se quejaban de los saltos de la imagen, que hacían que los participantes sonaran y se vieran como robots. Establecer la llamada constituía todo un desafío y el equipo técnico llenaba grandes salas especializadas. Desde entonces, la situación ha cambiado mucho. El desarrollo de la videoconferencia de alta definición con sistemas como los de Polycom, junto con las soluciones fijas de alta gama como Telepresence de Cisco y Halo de HP, ha dado lugar a una nueva era para el vídeo a medida que la experiencia y la calidad de la colaboración a distancia se acerca al nivel de una presencia real El sistema de videoconferencia de mesa redonda de Polycom en la misma sala al mismo tiempo. proporciona herramientas eficaces para enfrentarse a la virtualidad. Gracias a la imagen de vídeo automatizada de los participantes de la conferencia, los indicadores de estado y los espacios de trabajo Impulsada por la reducción de los costes de desplazamiento, la de colaboración, las personas se sienten conectadas a través de videoconferencia se ha ido adoptando a gran escala conforme las distancias. las empresas se dan cuenta de que pueden conectar con los clientes, la cadena de suministros y trabajadores de todo el mundo, y mantener de este modo reuniones y sesiones de trabajo productivas. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 12. Movilidad Presencia virtual, Web 2.0, comunicaciones unificadas… y el surgimiento de los indicadores de presencia La movilidad es multifacética. La clave para el éxito es la combinación de un dispositivo portátil y una conexión de alta La web ha dejado de ser una herramienta de ‘búsqueda y velocidad. Sin embargo, la hoja de ruta de la movilidad parece uso’ para convertirse en una plataforma que permite también perder sentido a medida que la informática en la nube permite la ‘ampliación y el uso compartido’. Esta ampliación es una llegar a una nueva dimensión. La prestación de software como migración natural al mundo de la colaboración, y gran parte servicio (SaaS) desde centros de datos remotos es una opción de la denominada web semántica trata de las experiencias perfecta para dispositivos portátiles que tienen limitaciones compartidas. A medida que la gente comprende las ventajas y el de potencia de procesamiento, capacidad de almacenamiento valor añadido derivados del uso compartido, el etiquetado y la y duración de la batería. El procesamiento realizado en la nube publicación de información de ubicación, emerge una nueva era deriva en el concepto de un cliente reducido al que todos de experiencias de colaboración. pueden acceder mediante un ‘entorno de escritorio virtualizado’. De hecho, el concepto de ‘virtualización’ se aplicará tanto a dispositivos fijos como móviles, a medida que cada vez más aplicaciones de software necesarias para trabajar se vayan almacenando de forma remota. Con estas herramientas y los datos alojados de forma remota, veremos el surgimiento de un nuevo paradigma: cuando las personas accedan a un lugar o edificio, lo harán porque La colaboración en tiempo real o escritura necesitan o desean estar allí. Ya no tendrán que ‘trasladarse colaborativa pasará a ser algo normal y a un centro receptor de trabajo’ porque se encuentre en él la corriente, permitiendo que las personas infraestructura informática corporativa. trabajen juntas a través de las distancias y conectadas en tiempo real, con indicadores De lo grande a lo pequeño de presencia visibles en todo momento. Fuente: Microsoft Conforme los recursos a petición se proporcionen a las personas en el lugar donde se encuentren y deje de ser necesario que los edificios alberguen la estructura fija del servidor (además de Uno de los cambios más notorios será el uso de indicadores los servicios relacionados de suministro eléctrico, refrigeración, de presencia en todo lugar, los famosos puntos de colores que suelo elevado y sistemas de protección contra incendios), los empezarán a verse en prácticamente la totalidad de aplicaciones edificios pasarán de ser espacios tecnológicos complejos y y dispositivos. Los indicadores de presencia corporativa como costosos con un alto nivel de ingeniería a lugares de trabajo ‘en una reunión’ o fuera de la oficina’ aparecen hoy en día junto sencillos y conectados. Se verán ‘más pequeños’, carentes de la a los nombres de las direcciones de correo y listas de contactos. mayoría del papel y los equipos que contienen en la actualidad. En el futuro, se incluirán en todas las aplicaciones junto con los Serán lugares para las personas en lugar de repositorios de datos de las personas para permitir una visualización constante archivos y servidores. de los compañeros, clientes y otras personas de las redes distribuidas. Esta inteligencia avanzará hasta un punto en los que los indicadores de presencia reciban información automáticamente Cuando la NASA presentó el concepto de ‘Clickworkers’ de los calendarios y, en el futuro, de sensores de ubicación, (trabajadores virtuales), ampliaron el número de trabajadores acelerómetros, brújulas digitales y datos GPS de los dispositivos con una red de voluntarios que ayudaban a identificar cráteres de Marte. El crecimiento de LinkedIn, Facebook y otras redes móviles. sociales amplió el poder de lo físico al poder extraordinario de lo virtual, sin fronteras de conexión y colaboración. Las fronteras Con funciones de identificación del contexto, la ubicación comerciales del futuro ya no estarán definidas por paredes, sino geográfica y el estado, estos sistemas comenzarán a romper por la conectividad. las barreras entre el tiempo y el lugar y posibilitarán también la futura ‘ingeniería’ de los encuentros casuales basados en el perfil, la información contextual y la ubicación en tiempo real de las personas. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 13. Asistiremos a aumentos espectaculares de la colaboración entre organizaciones a medida que se eliminan las barreras que aseguran la colaboración interempresarial. La colaboración aprovechará cada vez más las comunicaciones mediante vídeo y voz, junto con superficies y dispositivos inteligentes que proporcionan las herramientas necesarias para gestionar datos y comunicar ideas. La geopresencia permitirá no sólo mostrar el estado de una El software de seguimiento de correo electrónico persona, sino también su ubicación en tiempo real. Además, puede trazar el mapa de una red social dentro resulta todavía más sofisticada con la presencia por contexto: de una empresa y mostrar, de este modo, la una idea según la que sólo se muestran las personas útiles organización en ‘tiempo real’, con representaciones de acuerdo con el proyecto, los conocimientos, flujo de de los equipos y las personas a las que acudir. comunicaciones o zona horaria. Fuente: Trampoline Systems Los distintos sistemas actuales se combinarán, y las salas de comunicaciones unificadas y colaboración serán la norma. La inclusión de la geopresencia y la presencia por contexto en El mapa de red (arriba) deja entrever el futuro. Se ha realizado un la presencia corporativa marcará el inicio de una nueva era seguimiento de las personas según el flujo de correo electrónico de comunidades de tiempo real que trabajan en soluciones a través de un servidor de intercambio para mostrar así quién colectivas: ‘colaboración sin dejar el documento’. se relaciona con quién dentro de la empresa. Por lo tanto, el mapa es un modelo de la red organizativa ‘real’ y de las personas ¿Una oficina virtual? en el trabajo, en lugar de una estructura hipotética y estática de departamentos y divisiones. Quizás este deba ser el modelo “¿Cuál es el propósito de la propiedad?”, preguntó Ronen para comprender la ‘oficina virtual’, en lugar de trasladar un Journo. Esta pregunta se vuelve cada vez más básica a medida diagrama organizativo a una ‘oficina física’. que la tecnología digital y la informática en nube dejan los edificios vacíos de toda la infraestructura menos las personas. Y si bien estas ideas apuntan al surgimiento de las redes virtuales Cuando los servidores, el software y los datos residen en la nube como reemplazo de las físicas en la oficina, el nuevo libro de y la informática es un servicio que se presta como cualquier otro Stephen Johnson Where Good Ideas come Fromv (De dónde a través de un buscador, con independencia de la ubicación de vienen las buenas ideas) contradice este mensaje. Johnson las personas, ¿cuál es la finalidad del lugar de trabajo? analiza las innovaciones de los últimos 200 años y descubre que los inventos más importantes de los últimos dos siglos La respuesta sería reunir a las personas, pero es ahí cuando NO han surgido de inspiraciones repentinas sino de esfuerzos aparece el dilema. Una multinacional de gran tamaño ha comunitarios interrelacionados. “La innovación emerge de lo descubierto que utilizando foros de debate web en lugar de ‘posible adyacente’: los lugares más inventivos son colmenas enviar correos electrónicos con preguntas a su plantilla global de actividad donde la gente se reúne y comparte ideas”, dice de más de 100.000 empleados, la mitad de las respuestas a una Johnson. Entonces, ¿es necesario que la gente se reúna para pregunta provenían de personas desconocidas para quien había innovar? hecho la respuesta Y de todas las respuestas, las más útiles eran de estos desconocidos. Así pues, ¿realmente tenemos en La mezcla entre el ‘espacio de trabajo’ real y virtual será una de la misma sala a las personas adecuadas para resolver nuestros las tendencias clave para la próxima década, a medida que las problemas? Estos hallazgos sugieren lo contrario. empresas exploren el futuro del trabajo. Lograr que las personas trabajen juntas con eficacia será el factor esencial para el éxito. Las redes sociales no existían hace cinco años. Hoy en día La productividad de las personas impulsará el cambio. dominan la red, empezando con Facebook y sus más de 500 millones de usuarios activos, de los cuales la mitad utiliza la red social a diario. Con 700 mil millones de minutos dedicados cada mes a Facebook, ¿qué ocurre cuando las redes virtuales se cruzan con las redes reales del ‘lugar de trabajo’? Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 14. V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la forma de trabajo de su organización La nueva forma de medir la agilidad surge de cuantificar los inmobiliario mundial. La idea de que la agilidad en el trabajo es beneficios derivados de los nuevos estilos de trabajo. A través mucho más que una respuesta espacial a los cambios del estilo de nuestra encuesta global, hemos clasificado los factores de trabajo se refleja en las respuestas a la siguiente pregunta: empresariales que hacen posible estos beneficios. “Cuando ¿qué elemento, en su opinión, impulsará los cambios en la hablamos de trabajo ágil no estamos hablando sólo de forma de trabajo de su empresa? trabajadores ágiles, sino de empresas ágiles”, expresó un líder Pequeño Mediano Grande na s es ad as r io nt te n a n ilia lid iv ió ió id so ar or ge bi tit ac am c r p ili sp er va pe ni rá pe ob er an yf no ste as las en em m m Tr l In es co ag ra as So in de s/ pr gí bo io je ja im m d o a on a la da ol óx nt Vi /E da ivi m cn Ve ad pr ri t vi Te id at uc la la oc lp de od de l de Pr Ve as n te iv ció at s Co ia ct cil pe n Ex Co Estas son otras medidas sugeridas por los participantes: La rentabilidad Los requisitos empresariales. La necesidad de un espacio de oficina inteligente Los problemas de seguridad física y de la información La proximidad a los clientes La necesidad de interacción física La cultura de empresa Normativas y seguridad La necesidad de interactuar e intercambiar ideas No lineal, con tareas y responsabilidades definidas Las expectativas del cliente. Las necesidades del cliente La colaboración El coste del combustible Una gestión en función de resultados y no del ‘presentismo’ La naturaleza global de la empresa La captación y el mantenimiento del personal adecuado La necesidad de una estructura vertical Las preferencias de las personas La colaboración y creatividad Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 15. Uno de los factores empresariales más importantes es claramente “La agilidad explotará cuando la próxima la productividad de los trabajadores, algo que se vio reforzado generación entre en el mercado de trabajo; con algunos comentarios de la cumbre de Berna. Como indicó Patrick Foord, “necesitamos sacar el máximo partido a la será preciso estar preparados para asegurarnos agilidad”. de que estos nuevos miembros de la plantilla puedan ser verdaderamente creativos y ¿Cómo podemos conseguirlo? productivos”. “Nos alejamos de la ubicación fija, concentrándonos en medir Chris Kane, BBC la productividad. Me refiero a la gestión de equipos centrada en los resultados, de modo que los trabajadores puedan realizar el trabajo donde, cuando y como ellos decidan, en lugar de tener al personal en una ubicación fija en un momento determinado”, explica Michael Ansah. Este enfoque en la eficacia es la clave. ¿El fin de la oficina tradicional? El rendimiento de las personas sigue siendo uno de los conceptos más difíciles de medir. Sin embargo, queda claro No resulta sorprendente que el 58,2% de quienes trabajan en en las encuestas que la mayoría de los trabajadores no están grandes empresas prediga una disminución de la necesidad comprometidos con su trabajo. Las encuestas de compromiso de espacio de oficina como resultado de futuros estilos de de empleados de Gallup sugieren que sólo el 20% de la plantilla trabajo, mientras que sólo el 7% de ellos anticipa un aumento está comprometida con su trabajo. del espacio necesario. Por lo tanto, la oficina se convertirá en un lugar de uso ocasional según el 51,2% de los encuestados Resulta cada vez más evidente que las expectativas de la próxima de grandes corporaciones. Distinto es el resultado entre las generación cambiarán el status quo mucho más que cualquier empresas de menor tamaño, donde los trabajadores siguen plantilla actual, dominada por los inmigrantes digitales que viendo la necesidad de trasladarse al lugar de trabajo la mayor crecieron en la era analógica. parte de los días (41,6%). De los participantes de nuestra encuesta, un sorprendente porcentaje del 70,9% cree que los trabajadores más jóvenes, Sólo el 8,5% de las grandes empresas la generación "Y" y la generación que todavía se está formando sigue sin adoptar programas de nuevas aceptarán mejor el trabajo virtual y rechazarán la oficina tradicional. De los que trabajan en organizaciones de gran formas de trabajo. tamaño, sólo el 8,9% opina que la siguiente generación seguirá trabajando en el espacio de trabajo tal y como lo conocemos. Estas son las razones principales para el trabajo virtual que se indican en otros estudios: También hemos detectado que la mayoría de las grandes corporaciones ha adoptado nuevas formas de trabajo. Sólo el 1. El tiempo de desplazamiento y la reducción de costes; 38% continúa asignando una persona a una mesa; el 15,4% de las empresas que participaron de la encuesta indican que han 2. Un trabajo concentrado con menos distracciones; adoptado, desarrollado e incorporado en su cultura empresarial un programa de nuevas formas de trabajo, mientras que el 25,1% 3. Bienestar y estrés; indica tener una política a nivel de toda la empresa, aunque ‘se podría hacer todavía más’. Sólo el 8,5% de las grandes empresas 4. Conciliación entre el trabajo y la vida personal; posibilidad sigue sin adoptar programas de nuevas formas de trabajo. de trabajar en cualquier parte. Otras razones incluyen el cuidado de niños y ancianos, personas discapacitadas y con necesidades especiales, la sostenibilidad y la calidad de vida. Las ventajas empresariales son claras. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 16. V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad Definir el valor del trabajo ágil es el próximo desafío para las Medición de la agilidad: la empresa ABC empresas. Debemos encontrar una nueva forma de medir el coste de ‘aprovisionamiento de trabajo’ que deje atrás los enfoques La empresa ABC tiene una plantilla de 1.500 empleados y una tradicionales de alquiler y cargos en un entorno fijo definido oficina en el distrito comercial de Londres. Han contratado un ‘por metro cuadrado’. alquiler de 14.000 metros cuadrados durante 15 años y el coste total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o Conforme nos alejemos del enfoque tradicional de 14 millones de euros (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y aprovisionamiento de trabajo de una persona por mesa, será por tanto el coste total anual por metro cuadrado es de 857 libras necesario desarrollar nuevas formas de medir la eficacia de una esterlinas o 1000 euros. Este ha sido el modelo predominante cartera de propiedades. Esto se hace cada vez más obvio a medida para la medición de la eficiencia. Durante estos 15 años, el que las personas necesitan nuevas herramientas, tecnologías y arrendamiento representa una responsabilidad de 180 millones ubicaciones para alcanzar patrones de trabajo ágiles. de libras esterlinas (208 millones de euros) o 120.000 libras (139.000 euros) por persona. “A un nivel muy básico, podemos ver un caso claro de rentabilización de la agilidad del espacio de trabajo si evaluamos Pero, ¿cómo se utiliza hoy día el edificio de oficinas? la agilidad de la cartera general y de una ubicación específica en términos de la agilidad y eficacia con la que se satisfacen las La empresa ABC asigna el espacio de la siguiente forma: necesidades de nuestros empleados en el espacio de trabajo”, comenta Colin King. “Esto significa que tendremos menos espacio y que nuestros compromisos de propiedad son flexibles y están plenamente alineados con los objetivos de la empresa”. Pero la reducción del espacio alquilado es sólo una forma de rentabilizar el valor que proporciona el trabajo ágil. Para tener Espacio de circulación una perspectiva más amplia, hemos identificado una serie de Salas de reuniones beneficios de valor que llevan la visión del ‘aprovisionamiento O cinas jas Estaciones de trabajo abiertas de trabajo’ hacia un concepto de ‘adquisición propia’. Almacenamiento Otro “A un nivel muy básico, podemos ver un caso claro de rentabilización de la agilidad del espacio de trabajo si evaluamos la agilidad de la cartera general”. La mayoría del espacio de oficina se ha dejado para estaciones de trabajo asignadas o compartidas, con algunas oficinas privadas e Colin King, GlaxoSmithKline instalaciones asociadas. Lo que llama la atención de la asignación de espacio habitual en la actualidad es la falta de salas de reuniones y proyectos; casi todas las empresas indican que este es un recurso escaso en un mundo en el que la colaboración empuja a los equipos a trabajar de forma conjunta. Pero hoy día la utilización de una oficina suele ser de sólo un 45%, lo que significa que en cualquier momento determinado, el 55% de las oficinas y mesas asignadas permanecen vacías. Para la empresa ABC, esto podría significar 825 mesas vacías en cualquier momento dado. 100% Vacío Sin ocupar 75% Descanso Trabajo administrativo 50% Lectura Escritura Conversación 25% Teléfono Ordenador 0% Reuniones Hora del día Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  • 17. Empresa ABC: rentabilización de la agilidad en una organización avanzada que ya ha adoptado ciertos usos compartidos del espacio Un típico edificio de oficinas de Londres de 14.000 metros cuadrados suele alojar a 1.500 personas al día con una tasa de uso compartido moderada de 1,2 personas por mesa (1,2:1). El coste total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o 14 millones de euros (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y, por tanto, el coste anual por metro cuadrado es de 857 libras esterlinas (1000 euros). En el edificio hay 1.150 mesas, por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas (12.000 euros). Al 45% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros). Al 70% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 3,6 millones de libras esterlinas (4,1 millones de euros). El número de mesas vacías cualquier día al 45% de utilización es de 632. El número de mesas vacías cualquier día al 70% de utilización es de 345. Con una tasa de 1,2:1 (personas:mesas), hallamos que ese espacio está asignado a 12 m2 por mesa (8 a 13 es la media del sector) o 10 m2 por persona (lo habitual es de 6 a 11 m2 por persona). Adoptar el trabajo basado en actividades, donde el edificio se convierte en un recurso de tiempo real y opera tanto al 95% de ocupación (para alojar el crecimiento) como con una reducción de espacio del 30%, representaría un ahorro anual para la empresa ABC de entre 3 y 6 millones de libras esterlinas (3,5 y 7 millones de euros). Pero ABC es una empresa de vanguardia y ya ha implementado Ya no tiene sentido tener mesas vacías en una época en la que el uso de puestos de trabajo compartidos con una tasa de las personas aceptan la movilidad y la agilidad como la forma 1,2 personas por mesa (1,2:1). En el edificio hay 1.150 mesas, de trabajo más eficiente y sostenible. por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas (12.000 euros). Con una utilización del 45%, 632 mesas Aun así, medir los beneficios de la agilidad no se limita a la permanecen vacías y el coste anual del espacio desaprovechado reducción de costes inmobiliarios y de las emisiones de dióxido es de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros). de carbono. Incluso si la utilización pudiera aumentarse hasta un ambicioso 70%, el coste del espacio desaprovechado de cualquier día sería de 3,6 millones de libras esterlinas por año (4,1 millones de euros), con una media de 345 mesas u oficinas vacías en cualquier momento dado. Estas son algunas otras medidas: Factor corporativo Beneficios de la agilidad y ahorro de costes Emisiones de dióxido de carbono Un área obvia para la rentabilización de la agilidad: la calefacción, refrigeración, iluminación y limpieza del espacio de oficina vacío ya no tiene fundamento ya que se ha identificado el edificio comercial como uno de los mayores emisores de CO2. Rotación de personal y períodos de inactividad Generalmente el coste de rotación de personal se mide en términos del coste de cambios y traslados en las instalaciones, pero este coste enmascara los costes de oportunidad de la ineficacia cuando no se puede reunir a los empleados que han de trabajar juntos. Menos papel: velocidad (colaboración), Fabricación y distribución del papel, impresión, almacenamiento y reciclaje: el coste total de propiedad CO2, espacio (impresión/papel/tóner/llenado/ es significativo. El trabajo ágil elimina el papel al adoptar el ‘flujo digital’. reciclaje/residuo), coste (impresión/asistencia/ mantenimiento) Un banco minorista de Londres imprime más de 1.000 millones de páginas al año. La empresa financiera media produce 70 páginas por persona y día. Y almacenar los archivos de papel en la empresa ABC representa el 4% del espacio de oficina y un coste de 0,5 millones de libras esterlinas al año. Fusiones y adquisiciones Las fusiones y adquisiciones ocasionan grandes problemas de integración, especialmente con diversas carteras inmobiliarias. El trabajo ágil con ‘recursos de propiedad’ no específicos y sin asignar permite mayores niveles de flexibilidad en la planificación y de velocidad en la asignación de personas y lugares. Incorporación Una de las mayores barreras de la agilidad corporativa reside en la incorporación, tanto de nuevo personal como de nuevos socios (por ejemplo, en la subcontratación). La agilidad optimiza el proceso al eliminar las ‘barreras de acceso’ para nuevos integrantes y socios. Entrega y tiempo de desarrollo de proyectos La velocidad se irá viendo cada vez más como un atributo esencial en una empresa ágil. En una ‘empresa rápida’, las conductas deben ser híbridas, hábiles y capaces de innovar. El trabajo ágil puede acelerar la velocidad en la toma de decisiones, el plazo de comercialización y los ciclos de desarrollo. Complejidad de la gestión Otro punto de interés que ha surgido es la reducción de la complejidad, especialmente en funciones de servicios empresariales. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos