1. Zeitmanagement
„Keine Zeit“ gibt es nicht, es gibt nur
andere Prioritäten.
München, Dezember 2017

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Herzlich Willkommen
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„Das wichtigste haben wir im Laufe der
Zeit verloren. Wir haben keine Zeit
mehr“
Dozent: Rabieb Al Khatib
Consultant, Project Manager, Lecturer

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Was ist Zeit
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Zeit ist nicht nur ein oft gebrauchter Begriff,
sondern für Menschen das wertvollste Gut überhaupt.
 Wie definieren Sie „Zeit“ für sich persönlich?
Z e i t =
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Was ist Zeit
Zeitmanagement ist ein Teil Ihres gesamten Selbstmanagements
und sollte zu den Schlüsselkompetenzen eines jeden Menschen
gehören.
Tatsächlich beherrschen nur wenige ihre eigene Zeit wirklich. Oft
dominiert ein unkoordinierter Arbeitsstil den beruflichen Alltag, viele
haben das Gefühl, „gearbeitet zu werden“. Sogar in der Freizeit
klagen viele Menschen über Stress.
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Zeit - Engpass
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 … Überlastung?
 … Mehrarbeit?
 … störende Einflüsse?
 … Reaktion statt Agitation?
 … Freizeitkonflikte?

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Erfolgsfaktor Zeit
• Beruflicher Erfolg und persönliche Zufriedenheit basieren zu
einem wesentlichen Teil auf einer optimalen Zeitplanung und
einer sinnvollen Zeiteinteilung.
• Bei der Erforschung der Gründe von Stress und Chaos wird sehr
schnell eine falsche oder unbefriedigende Zeitplanung als
Ursache erkannt.
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Erfolgsfaktor Zeit
Zeitmanagement bietet:
• … Wesentliches vom
Unwesentlichen zu trennen.
• … klar, strukturiert und
zielgerichtet vorzugehen.
• … schneller als andere zu
sein.
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Erfolgsfaktor Zeit
• Wollen Sie wirklich mehr Zeit?
• Bereitet es Ihnen Unbehagen mehr Zeit für sich selbst zu haben?
• Sind Sie es schon gar nicht mehr gewohnt, über Zeit für sich
selbst zu verfügen?
• Fühlen Sie sich nicht mehr so wichtig, wenn Sie plötzlich mehr
Zeit hätten?
• Wehren Sie sich vielleicht gegen ein wirksames
Zeitmanagement?
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Erfolgsfaktor Zeit
Vorteile durch Zeitmanagement:
• Mehr Zeit für Ihre persönlichen
Ziele
• Mehr Zeit für das Wesentliche
• Geringerer Zeitaufwand für
Erledigungen
• Im Vorfeld Schwierigkeiten
erkennen
und lösen
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Die Persönliche Ablauforganisation
• Optimierung von:
- Arbeits-
- Raum-
- Zeitbeziehungen
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Zeitmanagement Methoden
1. Getting Things Done GTD
Der Ansatz von David Allen besagt, dass alle Aufgaben erfasst und nach ihrer
Dringlichkeit sortiert werden. Sehr wichtige Aufgaben, die in sehr kurzer Zeit
abgearbeitet werden können – wie die Beantwortung einer kurzen Mail – sollten
sofort erledigt werden. Dann ist mehr Zeit für die auch wichtigen Dinge, die viel
Zeit in Anspruch nehmen, ohne dass am Ende der wichtige Kleinkram vergessen
wird.
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Zeitmanagement Methoden
2. Not-To-Do-Liste
Verblüffend simpel, aber äußerst hilfreich kann die Liste der Dinge sein, mit
denen man heute auf keinen Fall seine Zeit verplempern sollte. Beispiele sind
das ständige Checken seiner sozialen Netzwerke oder seiner privaten Mails.
Wenn man sich das notiert, sind wesentliche Zeitdiebe schon mal ausgeschaltet.
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Zeitmanagement Methoden
3. Eisenhower-Matrix
Das Grundprinzip ist einfach. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die
jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden: dringend und wichtig, dringend, aber nicht
wichtig, wichtig, aber nicht dringend. Die angenehmste der vier Gruppen ist wohl
die letzte: weder wichtig noch dringend. Denn alles, was dort hineingehört, kann
weg. Die Aufgaben aus dem ersten Bereich sollten sofort erledigt werden. Die
dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können delegiert werden, die
wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sollten exakt terminiert und dann
selbst erledigt werden.
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Zeitfallen
• Nichts tun
In Gedanken an die bevorstehende
Aufgabe kommen diese Menschen
immer zu dem überzeugenden
Entschluss, dass jetzt gerade nicht
der richtige Zeitpunkt für die Lösung
dieses Problems ist.
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Zeitfallen
• Überanpassung
Menschen, die an Überanpassung leiden, nehmen sich selbst, ihre
Gedanken, Gefühle und Vorstellungen nicht wichtig, sondern möchten anderen
immer alles recht machen, wodurch sie schwer NEIN sagen können. Die
Wertschätzung anderer ist ihnen wichtiger als das, was sie eigentlich zu tun hätten.
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Zeitfallen
• Agitation
Die Energie wird für sinnlose und ziellose Aktivitäten genutzt (hektisches Rauchen,
Auf- und Abgehen, Telefonieren).
So wird die Problemlösung durch eine Reihe anderer Aktivitäten behindert.
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Zeitfallen
• Keine Verantwortung übernehmen
Abgeben bzw. Aufgabe der eigenen Verantwortung
Diese Verhaltensform kann in stärkerem oder schwächerem Maße auftreten.
Sie bedeutet die entschiedene Weigerung, selbst nachzudenken, vorhandene
Probleme anzugehen bzw. sie zu lösen.
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Zeitfallen
Zeitdiebe und Störfaktoren:
• Telefon
• „Nicht „NEIN“ sagen können
• Keine klaren Prioritäten
• Termindruck
• Routinearbeit
• Mangelnde Delegation
• Geringe Selbstdisziplin
• Füllen Sie die Bewertung aus!!
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … am Telefon
Kennen Sie das auch? Immer wenn Sie jemanden am Telefon sprechen möchten,
ist er „gerade nicht im Büro“, „in einer Besprechung“, „irgendwo in der Nähe“, nur
nicht am Telefon.
In dieser Situation ist es ratsam, die Sekretärin/Assistenten nach einer genauen Zeit
zu fragen, wann er erreichbar ist. Hinterlassen Sie eine Nachricht, geben Sie auch
eine Zeit an, wann Sie selbst zu erreichen sind. Falls Sie nicht erreichbar sind, teilen
Sie es mit.
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … bei der Beantwortung schriftlicher Fragen
Wenn die Form es zulässt, antworten Sie möglichst immer auf dem erhaltenen
Dokument. Schreiben Sie an den Rand, machen Sie wenn nötig eine Kopie.
Senden Sie das Dokument wieder zurück. Sie haben die Anfrage ohne Aufwand
beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die Frage als auch die Antwort auf
einem Dokument, so dass die Verwaltung des Vorgangs vereinfacht wird.
Widerstehen Sie der Gefahr der unnötigen Perfektion!
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … beim „NEIN“ sagen
Lernen Sie, NEIN zu sagen
Können Sie NEIN sagen, dann brauchen Sie weniger Versprechen
einhalten und müssen weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhindern
Sie so das „Burn-out- Syndrom“ und können sich stattdessen mehr auf
Ihre persönlichen Qualitäten konzentrieren.
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … bei der Aufgabenplanung
Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen.
Eine Analogie finden Sie in der Fließbandfertigung.
Jeder ist auf einen kleinen Teil der durchzuführenden Arbeit spezialisiert.
Dadurch wird im Endergebnis eine höhere Produktivität erreicht, als wenn
jeder die vollständige Aufgabe bearbeitet hätte.
Kleine Aufgaben bearbeiten Sie sofort und vollständig.
Auf diese Weise sparen Sie zusätzliche Vorbereitungs- und
Verbesserungsphasen.
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … zur optimalen Geschwindigkeit
Sie können viel Zeit gewinnen, wenn Sie etwas nicht zu schnell vollenden
wollen, andererseits auch nicht zu lange zögern.
Denken Sie z. B. an einen Marathonläufer. Sicherlich könnte er in der
Anfangsphase schneller laufen, dann würde er jedoch später abfallen und
insgesamt eine schlechtere Leistung erzielen.
Haushalten Sie mit Ihren Ressourcen! Wichtig ist, den ersten Schritt zu
tun und dann zügig und vor allem kontinuierlich weiter zu gehen.
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Tipps & Tricks um Zeitfallen zu vermeiden
• … bei der Terminvereinbarung
Wenn Sie einen Termin vereinbaren, planen Sie gleichzeitig auch das
Ende. Nur so können auch die nachfolgenden Aufgaben pünktlich
beginnen.
Prüfen Sie vor der Terminabsprache ggf. die Anreisemöglichkeiten. Dies
verhindert unnötige Wartezeiten.
Machen Sie es sich auch zu Eigen, Ihre Termine kurz vorher zu bestätigen
und bestätigen zu lassen. Sie ersparen sich damit viel Ärger, Zeit und
Kosten.
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Das Pareto-Prinzip
• Die „80:20-Regel“ wurde von Vilfredo Pareto, einem italienischen
Ökonomen, der die Zusammenhänge des Wohlstandes in verschiedenen
Ländern um die Jahrhundertwende studierte, entdeckt. Er fand heraus,
dass 20 % der Gesamtbevölkerung 80 % des Volksvermögens besitzen.
• Pareto nannte dies ein „voraussehbares Ungleichgewicht“. Seine
Forschungen wurden als die „80:20-Regel“ oder das „Pareto-Prinzip“
bekannt.
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Das Pareto-Prinzip
• 80 % der Arbeit wird von 20 % der Beschäftigten erledigt.
• 80 % der Probleme
• werden von 20 % der Leute verursacht.
• 80 % der Tagesarbeit wird in 20 % des Arbeitstages erledigt.
• 80 % Qualität kann in 20 % der Zeit erzielt werden.
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Das Pareto-Prinzip
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20 %
80 %
20 %
80 %
Aufwand Nutzen
Weniger Aufwand & mehr Nutzen

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Leistungsmaximierung
• Nehmen Sie neue Herausforderungen an
und steigern Sie dadurch Ihre persönlichen Fähigkeiten!
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Leistungsmaximierung
• Legen Sie je eine Aktivitäten-Liste für berufliche und private Dinge an
und führen Sie sie konsequent weiter!
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Zielsetzung / Zielerreichung
• Wer sich Ziele setzt, ist nach der Motivationsforschung „glücklicher und
erfolgreicher“
• Menschen geben ihrem Tun durch Ziele eine Richtung und lenken ihre
Aufmerksamkeit auf die richtigen, handlungsrelevanten Informationen.
• Eine Zielorientierung trägt auch dazu bei, dass Strategien entwickelt und die
Aufgaben so besser bewältigt werden.
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Zielsetzung / Zielerreichung
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1. Ziele definieren
2. Maßnahmen planen
4. Zielerreichung kontrollieren
Die Aufgaben von heute sind die Erfolge von morgen!
3. Aktivitäten realisieren

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Wie Sie Ziele erfolgreich realisieren
• Das Ziel bezeichnet den zukünftigen Zustand einer Idee oder Vision.
• Die Erreichung dieses Zustandes ist:
1. wünschenswert
2. lohnend oder
3. notwendig
• Können Sie keines dieser drei Kriterien bejahen, handelt es sich nicht um ein
echtes Ziel von Ihnen.
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Wie Sie Ziele erfolgreich realisieren
• Erhalten Sie durch Fragestellung eine klare Zieldefinition
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Gesteckte Ziele
• Gesteckte Ziele
• müssen klar und deutlich formuliert werden.
• sollen warum und wie erreicht werden.
• Ziele sind Antreiber jeglichen Handelns. Sie sind Motivatoren, die den
Leistungsgrad unserer Aktivitäten bestimmen. Je realistischer, klarer und
eindeutiger eigene Ziele formuliert sind, desto größer ist die Aussicht, sie auch zu
erreichen.
• Als allgemeiner Grundsatz gilt:
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Gesteckte Ziele realisieren
• Ein Ziel muss messbar, realistisch und schriftlich geplant sein.
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Zeitplanung
• Warum schriftlich planen?
• Überblick
- Projekte, Termine, Tagesablauf
• Konzentration
- auf gegenwärtige, wichtige Aufgaben
• Dokumentation
- Nachvollziehbarkeit geleisteter Arbeit
• Arbeitsentlastung
- durch strukturierte Vorgehensweise
• Ergebniskontrolle
- durch Leistungssteigerung
• Selbstmotivation
- durch Zeitersparnis und fest ein-
- geplante positive Elemente
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Die To-do-Liste
• Legen Sie Ihre „To-do-Liste“ auf einem DIN A4-Blatt an.
• Notieren Sie alle Ihre Projekte, Aufgaben und andere Tätigkeiten, die Sie erledigen
oder bei denen Sie nachhaken müssen.
• Teilen Sie sich Ihren Platz so ein, dass Sie nicht nur Informationen wie Namen und
Telefonnummern notieren können, sondern auch zusätzliche, relevante
Informationen.
• Wenn Sie Ihre „To-do-Liste“ entlasten soll, müssen Sie alles notieren. Je mehr
Projekte, Aufgaben, Telefonate und andere Tätigkeiten Sie festhalten, umso
besser können Sie die Ergebnisse eines Arbeitstages kontrollieren.
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Die To-do-Liste
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Der Tagesplaner
• Der Tagesplaner hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, wichtige Aktivitäten zu planen,
zu koordinieren, Aufgaben zu delegieren, zu kontrollieren und Ziele zu setzen.
• Notieren Sie Ihre unerledigten Aufgaben nicht mehr auf Ihrer „To-do-Liste“,
sondern, tragen Sie diese einfach an dem entsprechenden Tag in Ihren
Tagesplaner ein.
• Wählen Sie den Tag, an dem Sie glauben, dass Sie Zeit für diese Arbeit haben.
Die Verbindung Ihrer „To-do-Liste“ mit dem Tageskalender gibt Ihnen die
Flexibilität, zukünftige Aufgaben für den Tag einzuplanen, an dem Sie Zeit haben
bzw. mit der Aufgabe anfangen wollen, was in den meisten Fällen nicht der Tag
ist, an dem Sie Eintragungen vornehmen.
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Der Tagesplaner
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Nehmen Sie sich nicht zu viel vor und
kalkulieren Sie mit lediglich 60 % Ihrer Tageszeit.

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Das Eisenhauer Prinzip
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Wichtigkeit & Dringlichkeit
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B – Aufgaben
Einplanen
oder delegieren
A – Aufgaben
Sofort erledigen!
C – Aufgaben
Delegieren
dringend
wichtig

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Wie geht Delegieren
• Was soll getan werden? (Inhalt)
• Wer soll es tun? (Person)
• Warum soll er/sie es tun? (Ziel)
• Wie soll er/sie es tun? (Details)
• Womit soll er/sie es tun? (Arbeitsmittel)
• Wann soll es erledigt sein? (Termin)
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Den Tag richtig abschließen
• Alle Aufgaben aufschreiben
• Nach A, B, C, einteilen
• Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen
• Zeit für unvorhergesehene
Aufgaben reservieren (Pufferzeit,
Reserve)
• Erledigungskontrolle
• Serienkontrolle (Telefonblock,
Diktierblock)
• Tages-Rückblick/-Ausblick
(Psychohygiene)
• Schriftlich planen – und zwar am
Vorabend!
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Die Vier Zeittypen
• A–Typ: Der dynamische Macher
• B–Typ: Der kreative Kommunikator
• C–Typ: Der beziehungsorientierte Teamplayer
• D–Typ: Der akribische Analytiker
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Die Vier Zeittypen
1. A–Typ: Der dynamische Macher
• Nicht jedes neue Ziel bringt Sie weiter
• Lernen Sie, loszulassen
• Alles ist erreichbar – aber muss es das wirklich?
• Nutzen Sie Ihre Stärken
• Nutzen Sie die Ideenvielfalt Ihres Teams
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Die Vier Zeittypen
2. B–Typ: Der kreative Kommunikator
• Auch Sie können nicht ständig kreativ sein
• Zeitplanung kann auch kreativ sein
• Ideen festhalten
• Schaffen Sie Ihre eigene, kreative Ordnungsstruktur
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Die Vier Zeittypen
3. C–Typ: Der beziehungsorientierte Teamplayer
• Ziele setzen
• 'First things first'
• Informieren Sie Ihre Umwelt
• Stille Stunde
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Die Vier Zeittypen
4. D–Typ: Der akribische Analytiker
• Manchmal ist „gut“ gut genug
• Fordern Sie sich mehr bei Ihrer Zeitplanung
• Seien Sie großzügig
• Entscheiden Sie
• Rechnen Sie mit Unvorhergesehenem
• Es gibt immer auch eine Alternative
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Rabieb Al Khatib
Persönliche Daten: geb. 30.09.1971 in Irbid, Jordanien
Telefon: +49 (0) 160 89 62 401
E-mail: ra@pr-ofession.com
In München seit 1993
Berufserfahrung
2012 – heute Projektmanager, Berater Business Development & Software Solution
2004 – 2011 Investmentbank HVB - Unicredit Group München // LBBW Stuttgart
2000 – 2004 Selbständig Catering & Event Agentur
Ausbildung
2007 Dipl. PR Fachberater DAPR – BAW München
2002 Fachberater Marketing, Messe & Veranstaltungswesen – CBZ München
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