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2016
SharePoint 2013
Centraliser les modèles de documents
Retours d’expériences
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01—
A propos
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Procédure
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Maintenance
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Remarques
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Contexte
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Types de contenu
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Conclusion
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Finalités
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Ran MELLUL
Senior Architect & Practice Manager
15+ Expériences
 Chef de projets
 Formateur
 Développeur
8+ SharePoint...
1. A propos
Depuis maintenant quelques années j'accompagne les entreprises dans la
mise en place de solutions collaborativ...
2. Contexte
 Cet article est inspiré d’un projet Intranet documentaire réalisé sous
SharePoint Foundation 2013.
 Nous no...
2. Contexte
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Structure globale
3. Types de contenu
 En guise d’introduction, lors de mes ateliers de définition, je me permets
de faire un gros raccourc...
3. Types de contenu
 J’utilise très rarement le type de contenu Document, je demande à mes
clients :
Au minimum quelles s...
3. Types de contenu
 Tous les types de documents héritent de [Nom_Client] Document
9
Héritage
3. Types de contenu
 L’inventaire de tous les types de documents est la partie la plus
complexe, j’utilise le canevas Exc...
4. Finalités
 Le but est de disposer d’un espace pour centraliser tous les modèles afin
que ceux-ci puissent être mis à j...
4. Finalités
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5. Procédure
 Pour des raisons de confidentialité je ne peux pas mettre les
informations du client, j’utiliserai donc Alt...
5. Procédure
 Créer le type de contenu Altran Document qui hérite de Document
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Créer le type de contenu Altran Document
5. Procédure
 Ajouter les colonnes de site Secteur et Nature
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Créer le type de contenu Altran Document
5. Procédure
 Ajouter les colonnes de sites Secteur et Nature
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Créer le type de contenu Altran Document
5. Procédure
 Le type de contenu est prêt et les colonnes sont obligatoires
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Créer le type de contenu Altran Document
5. Procédure
 Pour créer les autres types de contenu qui héritent de Altran Document,
par exemple SI Document Projet qui ...
5. Procédure
 Vous constatez que ce type de document hérite de Altran Document et
que toutes les colonnes ont été reprise...
5. Procédure
 Voici comment se présente ce modèle
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Créer le type de contenu SI Document Projet
5. Procédure
 Le but de cet article est de centraliser les modèles dans une bibliothèque
dédiée, nous allons donc utilise...
5. Procédure
 Pour ajouter ce modèle dans notre type de document SI Document Projet
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5. Procédure
 Pour utiliser ce type de contenu dans un sous site, par exemple SI, il faut
l’ajouter et créer un nouveau d...
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Créer le type de contenu SI Document Projet
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 Vous remarquez que les propriétés doivent toutes être saisies à chaque
fois : Secteur et Nature
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5. Procédure
 Pour pré remplir les colonnes avec Secteur=SI et Nature=Document
technique, il suffit d’aller dans notre bi...
5. Procédure
 A présent, les champs sont pré remplis si vous créez un nouveau
document
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5. Procédure
 Procédez ainsi pour créer tous les autres types de contenu et pré remplir
les colonnes afin que les utilisa...
6. Maintenance
 Pour mettre à jour un modèle (logo, texte, etc), il suffit de l’éditer puis
enregistrer les modifications...
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 Supprimez tout l’en tête et enregistrez les modifications
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Mettre à jour les modèles
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 Vous constatez que la mise à jour a bien été répercutée sur les sous
sites
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 Dont la représentation graphique est la suivante :
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Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les typ...
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 Nous allons donc simplement ajouter notre colonne sur le type de base
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 Imaginons maintenant que tous les secteurs (SI, RH, …) aient besoin de
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 Solution 1 : Créer une colonne de site Catégorie pour chaque secteur
puis l’ajouter sur tous nos types de...
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 Solution 2 : Ajouter un niveau intermédiaire au niveau de l’héritage pour
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 Pour rappel, cette solution a été mise en place pour une version
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SP2013 - Centraliser vos modèles de documents

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Retours d'expériences pour centraliser vos modèles de documents dans SharePoint 2013 et tirer parti des types de contenus avec héritage.

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SP2013 - Centraliser vos modèles de documents

  1. 1. 1 2016 SharePoint 2013 Centraliser les modèles de documents Retours d’expériences
  2. 2. 2 01— A propos 05— Procédure 06— Maintenance 07— Remarques 02— Contexte 03— Types de contenu 08— Conclusion 04— Finalités
  3. 3. 3 Ran MELLUL Senior Architect & Practice Manager 15+ Expériences  Chef de projets  Formateur  Développeur 8+ SharePoint  Architecte  Formateur  Business Analyst Derniers projets  Gestionnaire de tâches  Gouvernance des applications  Migration SP2010 vers SP2013  Audit de la taxonomie sur un Intranet Domaines : Projets à venir  Etude de faisabilité : • Espaces collaboratifs • Evolutions des applis spécifiques  Workflows avec K2 blackpearl
  4. 4. 1. A propos Depuis maintenant quelques années j'accompagne les entreprises dans la mise en place de solutions collaboratives SharePoint. Mes missions sont très variées et peuvent couvrir les domaines suivants :  Gouvernance  Architecture  Conception  Développement  Coaching  Formation J’ai (enfin!) décidé de faire partager mes expériences sur des cas concrets issus de mes projets. Cet article est donc basé sur ces retours d’expériences, il est destiné aux utilisateurs avancés ayant déjà quelques connaissances sur les types de contenu. 4
  5. 5. 2. Contexte  Cet article est inspiré d’un projet Intranet documentaire réalisé sous SharePoint Foundation 2013.  Nous nous concentrerons sur les types de contenu basés sur des modèles de documents afin que ceux-ci soient centralisés et redistribués aux autres espaces (sous sites).  Les points abordés seront :  Types de contenu  Héritage  Modèles de documents  Procédure de mise en place  Maintenance et mise à jour  Ce portail est composé d’une seule collection de sites avec des sous sites représentant l’organigramme de l’entreprise (SI, RH, Qualité, etc)  Tous les types de contenu sont stockés dans le site racine de la collection de sites car la version Foundation ne permet pas d’utiliser un hub et les métadonnées gérées.5
  6. 6. 2. Contexte 6 Structure globale
  7. 7. 3. Types de contenu  En guise d’introduction, lors de mes ateliers de définition, je me permets de faire un gros raccourci en disant qu’un type de contenu documentaire est : Document + Propriétés = Type de Contenu 7 Késako ?
  8. 8. 3. Types de contenu  J’utilise très rarement le type de contenu Document, je demande à mes clients : Au minimum quelles sont les propriétés qui caractérisent un document ?  Chez ce client il s’agissait des colonnes Secteur et Nature pour savoir qui est le propriétaire (RH, SI, etc) et quel est son type (document technique, compte rendu, formation, …).  Ainsi nous pourrons ajouter d’autres propriétés afin d’enrichir le type de document de base, par exemple une sous catégorie (cf slide suivante). 8 Héritage
  9. 9. 3. Types de contenu  Tous les types de documents héritent de [Nom_Client] Document 9 Héritage
  10. 10. 3. Types de contenu  L’inventaire de tous les types de documents est la partie la plus complexe, j’utilise le canevas Excel suivant : 10 Inventaire
  11. 11. 4. Finalités  Le but est de disposer d’un espace pour centraliser tous les modèles afin que ceux-ci puissent être mis à jour par des utilisateurs métier et qu’ils soient tous mis à disposition des sous sites qui utilisent ces modèles 11 Modèles Direction SI Qualité …
  12. 12. 4. Finalités 12
  13. 13. 5. Procédure  Pour des raisons de confidentialité je ne peux pas mettre les informations du client, j’utiliserai donc Altran Document comme type de base et tous les types de documents hériteront de celui-ci.  A partir du site racine de la collection de sites : 13 Créer le type de contenu Altran Document
  14. 14. 5. Procédure  Créer le type de contenu Altran Document qui hérite de Document 14 Créer le type de contenu Altran Document
  15. 15. 5. Procédure  Ajouter les colonnes de site Secteur et Nature 15 Créer le type de contenu Altran Document
  16. 16. 5. Procédure  Ajouter les colonnes de sites Secteur et Nature 16 Créer le type de contenu Altran Document
  17. 17. 5. Procédure  Le type de contenu est prêt et les colonnes sont obligatoires 17 Créer le type de contenu Altran Document
  18. 18. 5. Procédure  Pour créer les autres types de contenu qui héritent de Altran Document, par exemple SI Document Projet qui utilise un modèle Word :  Procéder la même manière que précédemment mais en choissant cette fois-ci Altran Document comme parent 18 Créer le type de contenu SI Document Projet
  19. 19. 5. Procédure  Vous constatez que ce type de document hérite de Altran Document et que toutes les colonnes ont été reprises  A présent il faut ajouter notre modèle de projet : SI_Projet.docx 19 Créer le type de contenu SI Document Projet
  20. 20. 5. Procédure  Voici comment se présente ce modèle 20 Créer le type de contenu SI Document Projet
  21. 21. 5. Procédure  Le but de cet article est de centraliser les modèles dans une bibliothèque dédiée, nous allons donc utiliser celle du site racine Documents et télécharger notre modèle SI_Projet.docx  Et récupérer son url relative : /sites/intranet/Documents%20partages/SI_Projet.docx 21 Créer le type de contenu SI Document Projet
  22. 22. 5. Procédure  Pour ajouter ce modèle dans notre type de document SI Document Projet 22 Créer le type de contenu SI Document Projet
  23. 23. 5. Procédure  Pour utiliser ce type de contenu dans un sous site, par exemple SI, il faut l’ajouter et créer un nouveau document projet 23 Créer le type de contenu SI Document Projet
  24. 24. 5. Procédure 24 Créer le type de contenu SI Document Projet
  25. 25. 5. Procédure  Vous remarquez que les propriétés doivent toutes être saisies à chaque fois : Secteur et Nature 25 Créer le type de contenu SI Document Projet
  26. 26. 5. Procédure  Pour pré remplir les colonnes avec Secteur=SI et Nature=Document technique, il suffit d’aller dans notre bibliothèque de modèles et appliquer le type SI Document Projet sur le modèle SI_Projet puis remplir les champs depuis ses propriétés 26 Créer le type de contenu SI Document Projet
  27. 27. 5. Procédure  A présent, les champs sont pré remplis si vous créez un nouveau document 27 Créer le type de contenu SI Document Projet
  28. 28. 5. Procédure  Procédez ainsi pour créer tous les autres types de contenu et pré remplir les colonnes afin que les utilisateurs n’aient pas à les sélectionner à chaque fois  Utilisez les fonctionnalités de regroupements pour catégoriser les modèles 28 Créer les autres types de contenus
  29. 29. 6. Maintenance  Pour mettre à jour un modèle (logo, texte, etc), il suffit de l’éditer puis enregistrer les modifications depuis la bibliothèque des modèles. Elles seront répercutées immédiatement dans les sous sites qui les utilisent.  Par exemple, pour le modèle SI Projet 29 Mettre à jour les modèles
  30. 30. 6. Maintenance  Supprimez tout l’en tête et enregistrez les modifications 30 Mettre à jour les modèles
  31. 31. 6. Maintenance  Vous constatez que la mise à jour a bien été répercutée sur les sous sites 31 Mettre à jour les modèles
  32. 32. 6. Maintenance  Imaginons que vous souhaitiez ajouter une colonne Mot clé de type texte sur tous vos types de documents et le plus rapidement possible  Dans ce cas, comme nous avons utilisé l’héritage, il suffit de créer cette colonne de site à la racine du portail puis l’ajouter au type de contenu Altran Document  Pour rappel, voici les types de contenu actuellement utilisés 32 Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu
  33. 33. 6. Maintenance  Dont la représentation graphique est la suivante : 33 Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu
  34. 34. 6. Maintenance  Nous allons donc simplement ajouter notre colonne sur le type de base Altran Document et immédiatement les autres types de documents hériteront de cette colonne 34 Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu
  35. 35. 6. Maintenance  Pour ce faire, depuis Altran Document, ajoutez la colonne texte Mot clé 35 Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu
  36. 36. 6. Maintenance  A présent tous vos types de contenu disposent de cette colonne 36 Ajouter une nouvelle colonne Mot clé à tous les types de contenu
  37. 37. 6. Maintenance  Imaginons maintenant que tous les secteurs (SI, RH, …) aient besoin de catégoriser davantage leurs documents. Par exemple, le SI a besoin d’une colonne supplémentaire avec Analyse, Spécification, Conception, etc. Le RH avec Paie, Recrutement, Collaborateur, etc.  Comment faire avec notre taxonomie en place ? 37 Evolutions
  38. 38. 6. Maintenance  Solution 1 : Créer une colonne de site Catégorie pour chaque secteur puis l’ajouter sur tous nos types de contenu (SI Document Projet, RH Feuille Absence, etc.). C’est une solution viable si vous n’avez pas beaucoup de types de contenu mais si vous disposez de plusieurs dizaines de modèles, cela deviendra assez fastidieux à mettre en place. 38 Evolutions
  39. 39. 6. Maintenance  Solution 2 : Ajouter un niveau intermédiaire au niveau de l’héritage pour chaque secteur. Ainsi, SI Document Projet héritera de SI Document (et plus de Altran Document) puis nous pourrons ajouter la catégorie SI afin qu’elle hérite sur tous les types de contenu SI.  Cette solution est plus pérenne et demandera moins de tâches de maintenance, c’est justement celle-ci que j’ai mis en place chez ce client et que je propose très souvent.  Toutefois, il faut penser à la mettre en place très en amont du projet avant d’avoir commencé à créer vos types de contenu.  La slide suivante illustre cette solution. 39 Evolutions
  40. 40. 6. Maintenance 40 Evolutions
  41. 41. 6. Remarques  Pour rappel, cette solution a été mise en place pour une version Foundation, si vous disposez d’une version serveur Standard ou Entreprise :  Stockez vos types de contenu dans une collection de sites dédiée, souvent appelée le Hub, vous pourrez les publier afin que qu’ils soient disponibles dans les autres collections de sites  Utilisez au maximum des colonnes de types métadonnées gérées via le groupe de termes (termstore), vous pourrez ainsi déprécier des termes, déplacer, etc. et elles seront mieux indexées par le moteur de recherche  En conclusion, je ne saurai que vous conseiller d’exploiter et tirer avantage des types de contenu avec héritage, ainsi vous gagnerez du temps dans vos tâches de maintenance et de mise à jour. 41 Métadonnées gérées et Hub
  42. 42. 7. Conclusion D’autres articles, basés sur ce même modèle, viendront prochainement…et orientés administrateurs, développeurs ou utilisateurs. Pour ma part, j’ai pris beaucoup de plaisir à faire partager ces retours d’expériences en espérant que cet article sera apprécié, autant dans son format que dans son contenu. Des questions, suggestions d’articles, un projet ? Contactez-moi ! 42 Ran MELLUL Senior Architect & Practice Manager SharePoint Altran Suisse Mob. : +41 78 636 64 20 ran.mellul@altran.com http://www.altran.ch
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