Le publipostage sous word

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Guide pour débutant du publipostage sous word

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  • une présentation fantastique.Pourriez-vous me l'envoyer à mon adresse: barakat.developpeur@gmail.com. Merci par avance.
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  • Bonjour, très belle présentation. Pourriez-vous me l'envoyer à mon adresse: nicolebakang@hotmail.com. Merci par avance.
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Le publipostage sous word

  1. 1. Le publipostage sous Word
  2. 2. Le publipostage - Définition et but <ul><li>Le publipostage (aussi appelé fusion ou mailing) permet d'envoyer un courrier à un ensemble de destinataires. Le publipostage utilise un modèle (le document principal Word) et une base de données constituée de champs (Nom, Description, Date, ...toute information de votre choix...) et d'enregistrements (La liste des destinataires). </li></ul><ul><li>La technique consiste à fusionner le document Word avec chacun des enregistrements. </li></ul><ul><li>La destination de la fusion peut être une lettre, une enveloppe, une étiquette, un fichier ou un message électronique. </li></ul>
  3. 3. Les champs de fusion <ul><li>Le document de base comporte des champs de fusion où viendront s'insérer les informations contenues dans la source de données. </li></ul><ul><li>Un champ de fusion est une sorte de « mot clé » qui sert à indiquer ou les données d’une colonne du tableau devront s’insérer sur chacune des lettre / enveloppes. </li></ul><ul><li>Ci-dessous, voici un exemple de l’utilisation des champs de fusion. </li></ul>
  4. 4. Les documents source <ul><li>Le fichier Word – La lettre </li></ul><ul><li>Il est préférable de créer en tout premier lieu la lettre ou viendront s’insérer les champs de publipostage. </li></ul><ul><li>On peut mettre des mots clés entre crochets pour s’organiser et les effacer ensuite lors de la mise en place des champs de fusion. </li></ul><ul><li>Le fichier Excel – La base de données </li></ul><ul><li>Sous Excel, on crée la base de données, le plus souvent un tableau d’une liste de personnes / société avec une colonne par type d’information : Adresse, code postal, ville… </li></ul>
  5. 5. Etape 1 <ul><li>Dans word, l’onglet outil propose le dossier « lettres et publipostage » qui propose lui-même « fusion et publipostage ». En choisissant cette fonction, le logiciel affiche désormais un nouvel onglet ainsi qu’un assistant qui va guider lors des étapes du publipostage. </li></ul><ul><li>Pour cet exemple, nous choisirons l’option « Enveloppe » pour un envoi groupé destiné à l’ensemble des membres d’une association, mais que l’on souhaite personnaliser en affichant le nom du destinataire dans la salutation. </li></ul><ul><li>Le publipostage permet également de ne pas avoir à saisir chaque adresse manuellement , ce qui est un gain de temps considérable. </li></ul>
  6. 6. Etape 2 <ul><li>Word propose ensuite la sélection du document de base. </li></ul><ul><li>Dans notre exemple, nous souhaitons créer des enveloppes. Dans le menu « Outil », on choisi « Lettres et publipostage » puis « Enveloppes et étiquettes ». </li></ul><ul><li>On choisit « Modifier le document » pour pouvoir introduire le bloc d’adresse. </li></ul>
  7. 7. Etape 3 <ul><li>C'est à cette étape que Word propose d'établir un lien entre le document principal (l’enveloppe que vous éditez) et une source de données . Word accepte de nombreux types de sources de données, en particulier des tableaux Word, des feuilles de calcul Excel ou des tables Access. </li></ul><ul><li>Vous avez le choix entre les options suivantes : </li></ul><ul><li>Utilisation d'une liste existante : vous sélectionnez une liste des destinataires déjà constituée et sauvegardée ; </li></ul><ul><li>Sélection à partir des contacts Outlook : vous envoyez votre lettre à tout ou partie de vos contacts stockés dans Outlook (il est nécessaire qu'Outlook soit votre gestionnaire de courriel par défaut). </li></ul><ul><li>Saisie d'une nouvelle liste : vous saisissez une nouvelle liste de destinataire en utilisant une grille de saisie fournie par Word . En fin de saisie, il faut sauvegarder cette liste au format de base de données .mdb. Précisons qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'Access pour lire ce format s'il s'agit d'une simple liste de destinataires (et non d'une base de données relationnelle). </li></ul>
  8. 8. Etape intermédiaire <ul><li>Lorsque l’on choisi sa liste de données au format Excel, Word propose de ne sélectionner que certaines destinataires. </li></ul><ul><li>Cela permet d’avoir un contrôle sur sa liste de donnée et d’effectuer une vérification de dernière minute, si l’on veut oter une personne de la liste pour une raison ou une autre. </li></ul>
  9. 9. Etape 4 – part 1/3 <ul><li>C'est à cette étape que vous allez insérer les champs de fusion issus de la source de données (liste des destinataires) dans le texte commun à tous les destinataires, texte que vous aurez édité à l'étape1. </li></ul><ul><li>Dans le cas présent, nous allons choisir « insertion du bloc d’adresse : </li></ul>
  10. 10. Etape 4 – Part 2/3 <ul><li>Word propose des mentions par défauts, et reconnait lui-même les colonnes du fichier Excel si on les a nommées de manière adéquate. </li></ul><ul><li>A cette étape, il est préférable de cliquer sur « Faire correspondre les champs » pour affiner les lien entre le tableau et les champs de fusion. </li></ul>
  11. 11. Etape 4 – part 3/3 <ul><li>C’est à ce moment la que l’on peut affiner les champs de fusion. Dans cet exemple, les champs « Prénoms » et « Code postal » ne sont pas activé. </li></ul><ul><li>En cliquant sur le menu déroulant, les titres des colonnes du fichiers Excel se présentent et l’on peut alors faire correspondre les champs entre eux : Prénom avec prénoms et Code postal avec CP. </li></ul><ul><li>On réitère la manipulation pour chaque champ de fusion que l’on souhaite insérer, en choisissant parmi les options présentés dans l’onglet publipostage : Bloc d’adresse, ligne de salutation, affranchissement électronique, autre… </li></ul><ul><li>Dans le cas présent, on crée une enveloppe donc on a juste besoin du bloc adresse; </li></ul>
  12. 12. Etape 5 <ul><li>Voici un aperçu de ce que l’on obtient ensuite. Le champ de fusion inscrit sous la forme «AddressBlock (BlocAdresse)» à été remplacé par le 1 er nom de la liste du fichier excel, et sur la droite, en cliquant sur les flèches on peut passer d’un destinataire à l’autre pour vérifier une dernière fois que toutes les adresses sont correctes. </li></ul><ul><li>Cela fait, on peut passer à la dernière étape : « Fin de la fusion » </li></ul>
  13. 13. Etape 6 <ul><li>Le publipostage est terminé et les enveloppes prêtes à être imprimées. </li></ul><ul><li>On peut si on le désire modifier les lettres individuellement. </li></ul><ul><li>Plus qu’a timbrer et poster ! </li></ul>

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