Manual Projetos

<><><><><><> MANUAL DE PROJETOS <><><><><><>

Manual de
Projetos
Em complemento do livro
UNIDADES DE INTELIGÊNCIA E
CONSULTORIA SOCIAL E HUMANITÁRIA

Autor: Roberto Flávio - Consultor em Gestão
robertoflavio@superig.com.br

2008

robertoflavio@superig.com.br 1


PEDIDOS E ATENDIMENTOS

Eu pedi Sabedoria
e Deus me deu problemas para resolver.
Eu pedi Prosperidade
e Deus me deu capacidade
para desenvolver projetos.
Eu pedi Coragem
e Deus me deu perigos para superar.
Eu pedi Amor
e Deus me deu pessoas com problemas para ajudar.
Eu pedi Favores e Deus me deu oportunidades...
Eu não recebi nada do que pedi,
mas recebi tudo o que precisava....
------------------------------------------------------
PAZ PELA PAZ
A paz no mundo começa em mim
Se eu tenho amor com certeza sou feliz
Se eu faço o bem ao meu irmão
Tenho a grandeza dentro do meu coração
Chegou a hora da gente construir a paz
Ninguém suporta mais o desamor
Paz pela Paz - pelas crianças
Paz pela Paz - pela floresta
Paz pela Paz - pela coragem de mudar
Paz pela Paz - pela justiça
Paz pela Paz - a liberdade
Paz pela Paz - pela beleza de te amar
Paz pela Paz - pro mundo novo
Paz pela Paz - A esperança
Paz pela Paz - pela coragem de mudar
Paz pela Paz - pela beleza de te amar

Nando Cordel



Uma Realidade
Vivemos um momento da humanidade caracterizado pela busca da
melhoria contínua e da qualidade de vida. O Desenvolvimento dos
Empreendimentos são conseguidos através de uma série de
procedimentos e medidas tomadas passo a passo, estruturadas num
Projeto.

Objetivo
Ser um roteiro orientador para aqueles que desejarem desenvolver um
projeto. O IDBT orienta a formulação de projetos através de seu
espaço na Internet que pode ser acessado em:
http://br.groups.yahoo.com/group/idbt_fmjp/ , faça seu cadastro

A Necessidade e a Mobilização - veja como nasce um projeto

Necessidade Valores
levantamento
atendimento Utilidade
Organização
e
Realização Projeto

Insumos Investidor

Pessoal Informação

Serviços Equipamentos

Tudo começa por uma necessidade de um bem ou de um serviço e
que pode ser pessoal, ecológica, social , econômica etc.

Para atender a essa necessidade, criamos utilidades baseadas em
valores éticos, formulamos o projeto, buscamos informação e
investidores.

Construímos a Organização para realizar o projeto, captamos
insumos, pessoal, serviços equipamentos para atender a necessidade.

A lógica acima é a base do empreendedorismo.



O Que é um Projeto?
É uma ferramenta de organização e mobilização social. É um trabalho
com características exclusivas, com objetivo bem definido, orientado
atender uma necessidade percebida para conseguir resultados
específicos, dentro de um tempo limitado e com custos estimados.
A cada Necessidade podemos formular um projeto.

O que é Gerente do Projeto?
É o responsável pelo Planejamento, Organização, Coordenação,
Controle, Negociação, Divulgação e Direção do Projeto. Sua função é
atingir um objetivo específico, pré-determinado através da realização
de diversas etapas que o compõem, dentro das limitações de tempo e
orçamento.

O Perfil do Gerente Ideal
01 - Mais generalista do que especialista
02 - Capacidade de Integração
03 - Capacidade de Negociação
04 - Amplo Conhecimento
05 - Liderança e Adaptabilidade
06 – Equilibrado

Veja abaixo uma comparação esclarecedora que vai orientar a escolha
do gerente do Projeto.

Ineficaz Gerente Eficaz
Centralizador Participativo
Sempre Ocupado Nunca muito ocupado
Indispensável Sua equipe pode substituí-lo
Guarda informação para si Partilha a informação com a equipe
Critica sua equipe Critica a si próprio
Defensivo, Indeciso e Negativo Cooperativo, Decidido e Positivo
Estático e Monótono Dinâmico e Interessante



Estrutura do Pesquisador e Gerente do Projeto

Ao lado a organização do Gerente Ambiente Ambiente
do Projeto e do Próprio Projeto. Interno Externo

Essa organização é básica para PERCEPÇÃO T AÇÃO

revitalizar, pessoas, organizações E
e regiões. CONHECIMENTO M DECISÃO

CRIATIVIDADE
P
PLANEJAMENTO
O

Essas são as 7 capacidades que devemos desenvolver para
melhorarmos os Ambientes Interno e Externo.
1, Percepção dos dois ambientes: seus riscos, ameaças,
vulnerabilidades, propulsores, costumes, valores, sua ética, seus
pontos fortes e fracos e por fim seus ideais e sonhos.
2. Conhecimento conseguido com o registro sistemático e recuperável
de toda a realidade percebida nos dois ambientes.
3. Criatividade como a capacidade de, partindo do conhecimento
adquirido, gerar novas idéias voltadas para melhoria dos dois
ambientes. Isso é básico para as metas.
4. Planejamento, como o encadeamento lógico de ação compondo os
Planos e Projetos.
5. Decisão, indicando a escolha do caminho mais adequado às
contingências percebidas.
6. Ação como o ato de realização do Projeto concebido.
7. O tempo como o ato de gerenciamento de recurso não renovável,
estoque de vida e um tesouro que deve ser bem utilizado. São 1440
minutos por dia a nossa disposição.
Se a estrutura é aplicada a um Ser Humano, nos ambientes internos
encontramos os medos, a vocação, os sonhos, os preconceitos e nos
ambientes externos os perigos, ameaças, ideais e oportunidades.

Se a estrutura é aplicada a uma Organização, nos ambientes internos
encontramos os seres humanos nos ambientes externos todos os
seus ambientes externos.
Estratégia é neutralizar os riscos, ameaças e perigos e
potencializar os propulsores e oportunidades.
Sucesso ou Êxito é a realização de metas.



A seguir vamos estudar as fases de elaboração de um projeto.
Vamos aplicar essas etapas a um projeto Prático de Promover um
Camping numa distância de 10 km de uma Cidade com pequena infra-
estrutura.
No final vamos orientar virtualmente como cada participante do curso
pode elaborar seu projeto em qualquer situação.

Fases de um Projeto
1. Reconhecimento de uma necessidade / problema.
2. Detalhamento das informações e Proposta de Projeto
3. Aprovação da Proposta e Elaboração do Projeto
4. Captação de Recursos
5. Planejamento e Programação detalhada
6. Início e Implementação do Projeto
7. Controle - Qualidade - Avaliações e Replanejamento
8. Avaliação final, Encerramento e Recomendações

Fase 1 - Reconhecimento de uma necessidade / problema.

A atitude básica de um gerente de projeto é ser um pesquisador de
informações e de necessidades de uma pessoa, organização ou
região. Após o reconhecimento de uma necessidade, aplica as
seguintes 7 perguntas “ chave”:
1. Qual é o problema ? Descreva a realidade percebida
caracterizando o problema.
2. O que sabemos dele, como e aonde se manifesta? É importante a
informação?
3. Quem é afetado pelo problema? Futuros Parceiros
4. Quais as conseqüências do problema?
5. Alguma ação tentou resolver o problema? Quais os resultados?
6. - Quais as ações ao nosso alcance ? O que podemos fazer?
7. Quais as ações que estão fora de nosso alcance? Com quem
negociar apoio.

Os procedimentos são: Levantar todas as informações possíveis sobre
a necessidade, buscando identificar o problema e Coletar os
documentos que comprovam as informações que vão ser registradas.
Criar a pasta do Projeto e organizar as informações que permita a fácil
recuperação para a fase seguinte. É o início do projeto.



Fase 2 - Detalhamento das informações e Proposta de Projeto

Depois da organização da Pasta do Projeto é elaborada a Proposta de
Projeto que deve ser encaminhada para a coordenação para avaliação
e, se oportuno, a emissão da Ordem de Realização.
Quando da realização da Fase 1 podemos solicitar especialistas,
suas opiniões e pareceres e devemos fazer isso durante a existência
do projeto sempre que houver qualquer outra informação relevante.
A idéia é estimular que todos possam contribuir com uma melhor e
maior visão sobre o problema e o projeto em questão.
Cada informação gerada deve ser agregada à pasta do Projeto.
A qualquer momento em função das novas informações, pode-se
redimensionar o projeto.
Proposta de Projeto
Aqui registramos todas as informações relevantes para solicitar a
decisão da Direção sobre iniciar ou não um projeto e que serão úteis
na elaboração do Documento Oficial do Projeto.
Composta das seguintes informações:
1 - Detalhamento e Qualificação de todas as informações registradas
sobre o problema buscando o aprofundamento.
2 - Especificações gerais sobre o resultados esperados apresentando
os produtos do Projeto (bens e serviços).
3 - Desenvolvimento genérico das etapas de trabalho numa estrutura
lógica denominada Árvore de Trabalho mostrada a seguir.
4 - Análise de viabilidade financeira, política, institucional e técnica.
5 - Estimativa de recursos necessários.
6 - Estabelecimento de critérios de avaliação.
7 - Definição detalhada dos benefícios do projeto - sociais, políticos,
técnicos, científicos.
8 - Definição da Organização do Projeto.
9 - Geração da Proposta do Projeto com estimativa de custos e
prazos.
Vamos a seguir simular um projeto de Realizar um Camping, numa
região sem nenhum recursos, perto de cachoeiras, da pura natureza,
num período de 20 dias. Essa região fica uma distância de 20 km de
uma pequena cidade que promove festas e que encontramos algum
mantimento.
A seguir mostraremos um exemplo de uma árvore de trabalho do
Projeto Camping com seus 4 grandes atividades (sub projetos),
Atividades e Ações e todos os detalhes que devem ser observados.



Árvore de Trabalho

Projeto E quipamentos Equipamentos
1-Esportivos e de lazer Check-list dos equipamentos
...........................................
C amping e Aquisição e manutenção dos equipamentos

Vestuário Roupas Especiais para
2- ........................................... e/ou manutenção da família
Check-list para cada membro
Esporte e Lazer Aquisição

Roupas de Viagem( verão e/ou inverno)

3- Roupas Normais
........................................... para cidade
Roupas
Plano de Limpeza

Barraca e Manutenção
4- ...........................................
Equipamentos de
Camping
Cama de Campanha / Manutenção
Móveis Portáteis

Check-list - Primeiros Socorros
5- ...........................................
Primeiros Socorros Check-list - remédios
Preparação do estojo dos primeiros socorros

Cardápio Normal
.......................
. 6- ...........................................
Cardápio e Qualidade Cardápio Especial
Lista de Compras para estoque de viagem
Alimentação...
....... 7- Abastecimento de
...........................................
Alimento
Perecíveis
Não perecíveis

Aquisição de utensílios de cozinha
8- ...........................................
Culinária e Cozinha no
Acampamento Montagem de fogão de acampamento
Atribuições (Cozinha e Limpeza)

Rotas e Condições das Plano de Rota Normal
.....Transporte..
......... 9- ...........................................
Estradas, Mapas e
Informações
Plano para Rotas Alternativas
Verificação das condições das estradas

Peças de Revisão e Revisão do Veículo
10- ........................................... Arrumação durante a viagem
Manutenção do Veículo
Plano de

Preparação da Plano de Arrumação do Veículo
Bagagem e Montagem Plano Detalhado de Arrumação da Barraca
11- ...........................................
da Barraca Responsabilidade do Pessoal

Aviso aos vizinhos de confiança
12- ...........................................
Manutenção da Casa
Durante a Ausência Hotelaria de Cachorro
Interromper os serviços prestados à porta

Planos Alternativos de Planos de Localização com alternativas
Roteiros e Taxas de Estadia para cada alternativa
13- ...........................................
Programação Diária
Programação das Atividades diárias

Orçamento de Transporte
P lanejamento e 14- .........................................
Orçamentos e Finanças Orçamento das despesas diárias
Registro de custos
C ontrole
Plano de Endereço para informações
Comunicação Planejamento de mensagens
14- ...........................................
Planos de Comunicações de Emergência



Fase 3 - Aprovação da Proposta e Elaboração do Projeto

Partindo da proposta de Projeto partimos para aprovação através da
“Ordem de Realização” com a nomeação do Gerente.
A Ordem de Realização tem o seguinte texto como sugestão:
ORDEM DE REALIZAÇÃO –
data de realização – número da análise do problema

A DIREÇÃO ANALISANDO A PROPOSTA DE PROJETO A PARTIR
DA ANÁLISE DO PROBLEMA
................................................................
NA DATA INDICADA ACIMA , NA BUSCA DA SOLUÇÃO, TOMOU A
SEGUINTE DECISÃO:
INDICAR PARA GERENTE DO PROJETO : ........................................
QUE RECEBE O NÚMERO [................./ ........] E QUE TEM A
FINALIDADE DE .................................................................................
SUGESTÃO DE METODOLOGIA ......................................................
EXPECTATIVA DE RESULTADOS.........................
ESTIMATIVA DE PRAZO DE INÍCIO................... DE FIM......................

A “ Ordem de Realização” registra a decisão da Direção sobre iniciar
ou não um projeto. Aqui é indicado o Gerente de Projeto e sua
finalidade.
Na Ordem de Realização a metodologia é sugerida apresentada as
expectativas do produto do projeto.
Finalmente são determinados os prazos estimados de início e fim.
É o documento “Sinal Verde” para um envolvimento maior com o
problema em questão.
Caso a direção conclua que não é oportuno atacar esse problema,
pode orientar que ele seja mais estudado e se pesquise mais
informações.
DOCUMENTO DE PROJETO
O preenchimento do Documento “ Projeto” é de responsabilidade do
Gerente .
São itens que identificam o Projeto, apresentam o seu Objetivo com
suas características, metodologia, produtos, parcerias reais e em
potencial, recursos com as fontes em potencial e aquelas já
captadas, o cronograma e o método de acompanhamento



Esse documento será a base para a para o início do processo de
captação.
O Gerente nomeado é responsável:
1. pela elaboração detalhada do Documento “Projeto” mostrado a
a seguir com os custos para iniciar a elaboração do Orçamento
orientado para a Captação de Recursos.
2. Apresentar as necessidades do projeto de forma precisa, realista e
honesta.
3. Elaborar o Orçamento de Projetos separado do Orçamento
Operacional.
4. Elaborar orçamentos apurados e detalhados indicando despesas e
receitas.Elaborar planilha de custos.Informar todas as fontes de
recursos captados.
5. Gerar documento para captação incluindo currículo técnico da
organização captadora de recursos.
6. Promover reunião com os captadores de recursos em
potencial.Desenvolver Estratégias.

Mostramos a seguir uma sugestão de estrutura do documento do
projeto:
1. Identificação
1.1 - Nome do Projeto: ...........................................................................
1.2 - Gerente do Projeto:.................................... telefone: .....................
E-mail .................................................................celular..........................
1.3 - Equipe envolvida: ...........................................................................
2. Objetivo do Projeto
2.1 - Objetivo Geral: ...............................................................................
2.2 - Objetivos Específicos:.....................................................................
3. Produtos do Projetos...........................................................................
4. Caracterização do Projeto...................................................................
5. Metodologia.........................................................................................
6. Parcerias .............................................................................................
7.Fontes de Recursos de Recursos.........................................................
8. Árvore de Trabalho..............................................................................
9. Cronograma.........................................................................................
10. Estimativa de Custos.........................................................................

Crie o Documento de Projeto de forma personalizada.
Agora podemos partir para as etapas seguintes .


Faça tudo, considerando esse manual uma trilha.

Fase 4 - Captação de Recursos

1 - Desenvolver o Plano de Ação segundo as informações do projeto.
2 - Promover um evento de lançamento do projeto, disseminando os
benefícios a obter.
3 - Planejar a apresentação com todos os recursos possíveis.
4 - Realizar apresentações em várias instituições.
5 - Seguir o Plano de Ação
6 - Desenvolver a estratégia de rateio de recursos com a formação do
conselho de mantenedores do projeto.
7 - Planejar a Visita
8 - Entregar para cada captador todo o material de especificação do
projeto e investidores em potencial.
9 - Avaliar os contatos e que somente continua se fechar o recurso a
ser captado.
10 - Visitar e negociar segundo a lógica ao lado mostrando os
benefícios a obter com o projeto e as perdas a evitar. Solicitar
adaptar a lógica da negociação ao lado à realidade de sua
negociação.
11 - Manter o Investidores reais e em potencial informados de tudo
que está acontecendo pois se não contribuiu agora pode contribuir
em outro projeto.

Lógica da Negociação

Uma das ferramentas importantes durante a captação de recursos é a
Negociação. Mostramos abaixo a lógica da Negociação.

Apresentação
Aproximação Argumentos
Benefícios a obter
Perdas a evitar

Reconstrói
Argumentos
Não
Reapresenta
aceita ?

Concorda
Por Que? Sim
Escuta
Sim
clima ?
Fechamento

Não


Vamos descrever as etapas de uma negociação
1. Aproximação. Nessa fase buscamos conhecer preliminarmente
com quem vamos negociar, suas características, seus valores,
sua ética, suas crenças, seus interesses, suas prioridades, seu
potencial , seus ideais e tudo que possa agregar valor a
negociação. Nessa fase elaboramos nossos argumentos . Essa
fase tem a finalidade de criar um clima adequado para a
negociação. Uma negociação não deve ser iniciada em clima
tenso. Negociar é entender e para que isso aconteça precisamos
de atenção. Recomendamos Calma, Ponderação, Ritmo e
Elegância.
2. Apresentação. Nessa fase apresentamos nossos argumentos
mostrando os benefícios que o outro pode obter e as perdas que
pode evitar.
3. Teste de Aceitação. Após apresentar seus argumentos, teste a
aceitação. Aqui podemos ter duas respostas: Não e Sim em
várias intensidades.
3.1 Na opção do Não , concorde com o direito do outro de não
concordar, pergunte por quê e escute as razões. Além de ser
uma nova aproximação e um processo de captação de novas
informações para construir um novo argumento. O argumento
já é dos dois, vemos o início de uma parceria. E volta a
apresentar. O não deve menor
3.2 Na opção do Sim, siga para próxima etapa
4. Teste se há clima de fechamento.
4.1 Na opção do Não caracterizada pelo pequeno sim, volte para
apresentar um outro tópico de reforço buscando aumentar o
sim gerando o clima de fechamento.
4.2 Na opção do sim, seguir para o fechamento e logo depois
para a aproximação.

FASE 5 Planejamento e Programação detalhada
1 - Com o recursos financeiros captados, podemos iniciar o
detalhamento do projeto com todos seus procedimentos.
2 - No plano deve ficar bem nítido o problema e a proposta de solução.
3 - No plano devem ser fixados os limites de tempo e custo e a
qualidade a ser atingida e deve ter a estrutura detalhada do
trabalho que é o desenvolvimento lógico de suas atividades e
seus responsáveis.



FASE 6 Início e Implementação do Projeto
1 - É o momento e hora da verdade e todos devem estar mobilizados
para os resultados.
2 - Cada atividade do projeto está programada em todas as
ferramentas de planejamento. O trabalho começa na busca de
que tudo seja realizado com o mínimo de custo e tempo e com a
máximo de qualidade possível.
3 - Cada atividade deve ter a orientação através de pequenos manuais
de procedimentos.
4 - Tudo deve ser feito com dinamismo.
5 - Cada atividade deve ser acompanhada por seu responsável, que
deve eliminar todo o tipo de desperdício.
6 - Cada participante do projeto deve ter consciência do objetivo e da
identidade do projeto
FASE 7 - Controle / Qualidade e Avaliações e Replanejamento.
Semanalmente o Gerente do Projeto promove a reunião “Qualidade
do Projeto”.São reuniões de avaliação do projeto que vão gerar o
Relatório de Progresso. Esse formulário informa se o projeto
atende aos requisitos técnicos, ao cronograma ou ao orçamento
.Ainda nesse documento é feita uma análise e avaliação do
Projeto.Nesse formulário é apresentado o cronograma com toda a
realidade. No final, esse documento é encaminhado para a
reunião da direção que analisa e orienta o Gerente do Projeto. A
partir dessa reunião pode-se redirecionar o projeto para melhores
resultados

FASE 8 - Avaliação final, Encerramento e Recomendações
1 - Quando todas as etapas e fases do projeto forem concluídas, o
gerente promove uma reunião de avaliação final do projeto.
2 - Nessa avaliação devem ser apontadas todas as falhas ocorridas
durante a realização do projeto.
3 - Ainda nessa reunião devemos promover o encerramento da
atividade do Gerente que deverá preparar uma apresentação a
todos os líderes de projetos demonstrando os resultados
alcançados.
4 - Nessa apresentação serão reconhecidos aqueles que fizeram a
diferença, com seu trabalho, nesse projeto.
5 - É um momento importante para o desenvolvimento.


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