Invitacion publica 005

INVITACIÓN PÚBLICA No. 005 DE 2011
INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA

REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL CESAR

PLIEGO DE CONDICIONES
INVITACIÓN PÚBLICA NÚMERO 005 DE 2011

OBJETO:

SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DE OFICINA COMO: TINTA, TONER Y
RECARGAS PARA LA GOBERNACION DEL CESAR.

VALLEDUPAR, 31 DE ENERO DE 2011

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GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CESAR
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administrativa@gobcesar.gov.co


ÍNDICE

CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

1.1. Justificación
1.2. Objeto
1.3. Presupuesto oficial
1.4. Forma de pago
1.5. Plazo
1.6. Lugar de ejecución

CAPÍTULO II
REQUISITOS HABILITANTES

Sección A
Requisitos jurídicos

2.1. Documentos jurídicos habilitantes
2.2. Persona natural
2.3. Persona jurídica
2.4. Documentos a presentar por todos los proponentes

Sección B
Requisitos técnicos

2.7. Descripción de las características técnicas del objeto
2.8. Experiencia específica

CAPÍTULO III
REGLAS DE PROCEDIMIENTO

3.1. Modalidad de selección
3.2. Entrega de propuestas
3.3. Formalidades de la propuesta económica
3.4. Apertura de las propuestas

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3.5. Verificación preliminar
3.6. Evaluación de la propuesta con el precio más bajo
3.7. Reglas de Subsanabilidad
3.8. Consulta del informe de evaluación y adjudicación
3.9. Póliza de garantía
3.10. Causales para declarar desierto el proceso de selección
3.11. Causales de rechazo de las propuestas

CAPÍTULO IV
FORMATOS Y ANEXOS

5.1. Carta de presentación de la propuesta
5.2. Propuesta económica
5.3. Certificación de pagos de aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales (persona jurídica)
5.4. Certificación de pagos de aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales (persona natural)
5.5. Anexo número uno (Cronograma)

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CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

1.1. Justificación

La Gobernación del Departamento del Cesar para el normal cumplimiento y
desarrollo de sus actividades, requiere útiles e implementos de oficina, así como
cartuchos, tóner y tintas, requerimientos que se sujetan a lo contemplado en el
plan de compras 2011.
Actualmente la Administración Departamental cuenta con alrededor de 30
dependencias las cuales están dotadas de los instrumentos físicos como son:
Fotocopiadoras, Impresoras y que dichos bienes deben contar con los insumos
necesarios para su correcto funcionamiento.
Es conveniente atender dicha necesidad de estos bienes claves en el momento de
desarrollar tareas acordes a la Gestión Departamental.
Obedeciendo además a fortalecer la capacidad institucional del Departamento, sus
entes adscritos que lo conforman mediante la optimización de recursos físicos y
humanos.
Por lo anterior la Secretaria General del Departamento a través de su oficina de
almacén considera necesario y conveniente suscribir contrato de suministro para
adquirir TONER, CARTUCHOS, TINTAS Y RECARGAS, para los equipos de la
Gobernación Departamental y sus entes adscritos.
La Secretaria General considera la necesidad del suministro con la conveniencia
de ofrecer calidad en el quehacer de la administración Departamental teniendo en
cuenta que el correcto uso de los recursos es fundamental para la actividad que
esta realiza y para crear un entorno favorable a nuestros intereses con el fin de
conseguir los objetivos planteados.

1.2. Objeto

Suministro de implementos de oficina como: tinta, tóner y recargas para la
Gobernación del Cesar

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1.3. Presupuesto Oficial

La Gobernación del Departamento del Cesar ha dispuesto un presupuesto oficial
de Cincuenta y Un Millones Ochocientos Treinta y Cuatro mil Novecientos Cinco
pesos ($51.834.905,00), moneda legal colombiana. La suma que el Departamento
compromete en relación con el presente proceso contractual se encuentra
amparada por el siguiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido por
el Coordinador de Presupuesto de la Gobernación del Departamento del Cesar:

No. FECHA VALOR RUBRO DENOMINACIÓN
$900.997.220,oo
Materiales y
99 03/01/11 Par este proceso 03-1-212-20
Suministro
$ 51.834.905.oo

1.4. Forma de Pago

Un anticipo por el 50 % en calidad de anticipo, una vez sea legalizado el mismo y
previa suscripción del acta de inicio entre el contratista y el interventor del
contrato; segundo pago parcial del 25 %, una vez se lleve a cabo entrega de los
tóner, y recargas al almacén de la Gobernación del Cesar, previa certificación de
entrada a almacén, recibo a satisfacción del interventor, pagos al sistema de
seguridad social en salud, pensión y parafiscales en caso de que ello hubiere
lugar, y un pago final correspondiente al otro 25 % una vez se lleve a cabo la
entrega de los tóneres y recargas faltantes al almacén de la Gobernación del
cesar, previa certificación de recibo a satisfacción por parte del interventor,
certificación de entrada a almacén, pagos al sistema de seguridad social en salud,
pensión y parafiscales en caso de que ello hubiere lugar.

1.5. Plazo

El plazo de ejecución de este contrato es de Cuatro (4) meses o terminación del
presupuesto, contados a partir de la fecha del acta de inicio que suscribirán el
supervisor del contrato y el contratista, previa expedición del respectivo registro
presupuestal y aprobación de la póliza, pago de impuestos a que haya lugar.

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En todo caso, en cumplimiento de los parámetros de la ley 819 de 2003 y el
concepto 01 de 2006 expedido por el Ministerio de Hacienda, los compromisos
adquiridos por fuerza de este contrato, no podrán superar la presente vigencia
fiscal.

1.6. Lugar de Ejecución

La ejecución del presente contrato se llevará a cabo en el Municipio de Valledupar,
en la Gobernación del Cesar.

CAPÍTULO II
REQUISITOS HABILITANTES

Sección A
Requisitos Jurídicos

2.1. Documentos Jurídicos Habilitantes

Algunos documentos deberán ser presentados por los proponentes en
concordancia con su naturaleza jurídica; esto es, según se trate de persona
natural o persona jurídica. Otros, en cambio, deberán ser presentados por todos
sin consideración a tal circunstancia.

2.2. Persona Natural

Si el participante es persona natural deberá presentar los documentos que se
enuncian a continuación:

1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

2. Certificado de antecedentes judiciales, vigente, expedido por el Departamento
Administrativo de Seguridad (DAS).

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3. Certificado de antecedentes disciplinarios, vigente, expedido por la Procuraduría
General de la Nación.

4. Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales, expedido por
la Contraloría General de la República, que se encuentre vigente.

5. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN, salvo que
el proponente no esté obligado a inscribirse, caso en el cual deberá explicarlo en
su propuesta.

6. Formato único de hoja de vida para persona natural del Departamento
Administrativo de la Función Pública, debidamente diligenciado.

7. Certificado vigente de matrícula mercantil, para el caso en que el proponente
desarrolle una actividad comercial. La fecha de expedición del certificado de
matrícula no podrá ser superior a treinta (30) días anteriores a la fecha del cierre
de la convocatoria. Si llegare a presentarse una prórroga dentro del trámite, este
certificado tendrá validez con la primera fecha de cierre.

En caso de que el proponente tenga establecimiento de comercio todos los
documentos deberán estar diligenciados relacionados y firmados solamente a
nombre de él como persona natural.

2.3. Persona Jurídica

El objeto social del proponente debe permitir la actividad, gestión u operación que
se solicita en esta invitación y en el contrato que de ella se derive. Así mismo, para
contratar, la persona jurídica proponente debe demostrar que su duración no será
inferior a la duración del contrato y un (1) año más contado a partir de la fecha de
liquidación del mismo.

El proponente que sea persona jurídica (nacional o extranjera, con o sin ánimo de
lucro) debe presentar los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de
comercio o la autoridad competente. La fecha de expedición del certificado no

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podrá ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre de
la convocatoria.

2. Certificado del Sistema de Información y Registro de Sanciones y Causas de
Inhabilidad (SIRI), vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Lo
anterior aplica tanto para el Representante Legal de la entidad como para la
persona jurídica proponente.

3. Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales, expedido por
la Contraloría General de la República, que se encuentre vigente de acuerdo con
el último reporte presentado por esta entidad.

4. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.

5. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.

6. Fotocopia del certificado de antecedentes judiciales vigente expedido por el
Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) del Representante Legal.

7. Formato único de hoja de vida para persona jurídica del Departamento
Administrativo de la Función Pública.

2.4. Documentos a Presentar por Todos los Proponentes

1. Carta de presentación de la propuesta. El formato número uno (carta de
presentación de la propuesta) adjunto a esta invitación, es un modelo que contiene
todas las declaraciones que debe realizar el proponente para que se entienda
formalmente presentada su propuesta.

2. Constancia de estar a Paz y Salvo con el sistema de Seguridad Social Integral y
Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje y cualquier otro aporte Parafiscal
legalmente necesario.

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3. Poder con constancia de presentación personal del poderdante que lo acredita
como tal, en caso de que el proponente participe en el proceso de selección por
intermedio de un apoderado.

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Sección B
Requisitos Técnicos

2.7. Descripción de las Características Técnicas del Objeto

Las especificaciones técnicas del servicio requerido Adquisición de implementos
de oficina como: tinta, tóner y recargas para la Gobernación del Cesar

CANTIDAD
ITEM ELEMENTO
1 TONER SAMSUNG ML-2240-108 35
2 TONER SAMSUNG SCX-4521 3
3 TONER SAMSUNG SCX-4216 2
4 TONER LEXMARK E352 1
5 TONER LASSERJET HP 35ª 10
6 TONER ML 209 2
7 TONER HP 36ª 7
8 TONER PARA IMPRESORA LASSER HP 7515A 1
9 TONER KYOCERA TK 112 2
10 TONER SAMSUNG ML 1710 2
11 TONER HP 05ª 4
12 TONER KYOCERA TK 362 15
13 TONER ML 105 2
14 TONER LEXMARK E 120 7
15 TONER IMPRESORA HP P2015(53A) 15
16 TONER IMPRESORA HP Q2612A 15
17 TONER HP 13A-1300 3
22 TONER IMPRESORA HP 24A 8
23 TONER IMPRESORA SAMSUNG ML 2550 10

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24 TONER IMPRESORA SAMSUNG 1610 10
25 TONER LEXMARK E450 2
26 TINTA LEXMARK 17 A COLOR 3
27 TINTA LEXMARK 27 A BLANCO/NEGRO 3
28 TINTA PARA IMPRESORA HP 17 C 6625AL 1
29 TINTA PARA IMPRESORA HP 45 2
30 TINTA PARAIMPRESORA HP 23 A COLOR 2
31 TINTA HP 28N A COLOR 2
32 TINTA HP 27 NEGRA 2
33 TINTA PARA IMPRESORA HP C92 4
34 TINTA IMPRESORA HP C93 4
35 TINTA DESKJET HP 21 25
36 TINTA DESKJET HP 22 26
37 TINTA LEXMARK 15 3
38 TINTA LEXMARK 14 3
39 TINTA HP 121 COLOR 2
40 TINTA HP 121 NEGRO 2
41 TINTA HP 60 TRICOLOR 6
42 TINTA HP 60 NEGRO 6
43 RECARGA DE TONER ML 108 50
44 RECARGA DE TONER SAMSUNG 4521 3
45 RECARGA DE TONER SAMSUNG 4216 3
46 RECARGA DE TONER LEXMARK E352 2
47 RECARGA DE TONER HP 35A 2
48 RECARGA DE TONERES 209 2
49 RECARGA DE TONER 36A 10
50 RECARGA DE TONER 7515A 2
51 RECARGA DE TONER KYOCERA TK 112 2
52 RECARGA DE TONER SAMSUNG ML1710 4
53 RECARGA TONER HP 05A 2
54 RECARGA DE LEXMARK E120 5

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57 RECARGA DE TONER KYOCERA TK 362 20
58 RECARGA DE TONER ML 105 3
59 RECARGA DE TONER HP 13A-1300 4
61 RECARGA TINTA LEXMARK 17A COLOR 5
RECARGA TINTA LEXMARK 27A
62 BLANCO/NEGRO 5
63 RECARGA TINTA IMPRESORA HP 15 2
64 RECARGA TINTA IMPRESORA HP 17C 6625A 2
65 RECARGA TINTA IMPRESORA HP 45 2
RECARGA TINTA PARA IMPRESORA 23A
66 COLOR 2
RECARGA TINTA IMPRESORA HP 28N A
67 COLOR 2
68 RECARGA TINTA IMPRESORA HP 27 NEGRA 2
69 RECARGA TINTA IMPRESORA HP C92 3
70 RECARGA TINTA IMPRESORA HP C93 3
71 RECARGA TINTA IMPRESORA DESKJET HP 21 30
72 RECARGA TINTA IMPRESORA DESKJET HP 22 30
73 RECARGA TINTA IMPRESORA LEXMARK 15 5
74 RECARGA TINTA IMPRESORA LEXMARK 14 5
75 RECARGA TINTA IMPRESORA HP 121 NEGRO 2
RECARGA TINTA IMPRESORA HP 122
76 TRICOLOR 2

2.8. Experiencia General

El oferente dentro de este proceso de selección, para poder participar, deberá
acreditar, mediante el certificado de existencia y representación legal, una
trayectoria de mínimo ocho (8) años en el ejercicio de la actividad propia del objeto
de esta invitación pública.

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Para la verificación de este requisito se tendrá en cuenta la fecha de registro, ante
la cámara de comercio, de la actividad de suministro y recarga de tóner y tintas,
como objeto social de la empresa.

2.9. Experiencia Específica

El oferente deberá acreditar mediante copia informal la ejecución de máximo dos
(2) contratos anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección que
cumplan con las siguientes condiciones:

1. El objeto de cada uno de los contratos deberá estar constituido por el objeto
requerido por la Gobernación del Cesar; y

2. La sumatoria del valor de todos los contratos deberá ser igual o superior al cien
por ciento (100%) del valor del presupuesto oficial de esta invitación. Estos valores
serán expresados en salarios mínimos del año de terminación del contrato y son
cotejados con el porcentaje aquí señalado, también expresado en salarios
mínimos.

3. En todo caso, para acreditar la experiencia solicitada, cada uno de los contratos
relacionados deberá referirse a un periodo de tiempo comprendido entre el 1 de
enero de 2009 y la fecha del cierre del presente proceso de selección. Cada uno
de los contratos relacionados deberá referirse a contratos ejecutados durante
dicho periodo. Los contratos que no estén dentro de este tiempo no se tendrán en
cuenta.

Los documentos soporte para acreditar la experiencia de los contratos registrados
en la propuesta, deben ser las copias informales de los contratos o su respectiva
acta de liquidación, que debe contener como mínimo la siguiente información:

 Nombre del contratante
 Objeto del contrato
 Valor del contrato
 Actividades ejecutadas
 Fecha de inicio del contrato
 Fecha de terminación del contrato

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Si el proponente no cumple con la experiencia solicitada será considerado como
No Habilitada para seguir siendo evaluada en el proceso de selección.

CAPÍTULO III
REGLAS DE PROCEDIMIENTO

3.1. Modalidad de Selección

Teniendo en cuenta la naturaleza de los bienes a suministrar, toda vez que los
mismos poseen características técnicas uniformes y de común utilización el
procedimiento de selección corresponde al señalado en el parágrafo del artículo
17 de decreto 2474 de 2008, que fue modificado por el artículo 1 de decreto 3576
de 2009.

3.2. Entrega de Propuestas

Las propuestas deberán ser entregadas en la Secretaría General, ubicada en la
Calle 16 No. 12-120, Edificio Alfonso López Michelsen, segundo piso, ventanilla de
recepción, el día y la hora fijados para el cierre en el cronograma del presente
proceso. No se aceptarán propuestas enviadas por ningún tipo de correo. Las
propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijadas para su entrega,
serán consideradas como propuestas extemporáneas y no serán recibidas.

3.3. Formalidades de la Propuesta Económica

Los proponentes deberán presentar en su propuesta un cuadro donde se detallen
los precios unitarios por cada actividad a realizar de conformidad con el objeto del
contrato, incluyendo el IVA si a ello hubiere lugar. Para el efecto, deberá
diligenciar el formato número dos (propuesta económica). Si el proponente no
consignare el valor del precio unitario o el total de las cantidades máximas a
realizar, se considerara como no ofrecido y por lo tanto, la propuesta será
rechazada.

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Para efectos de estructurar el valor de la oferta, el proponente deberá tener en
cuenta, además de los impuestos de carácter nacional, los siguientes descuentos
Departamentales que se aplicarán sobre los valores facturados, así:

ESTAMPILLA PRO-DESARROLLO 1.0%
DEPARTAMENTAL:
ESTAMPILLA PRO-DESARROLLO 1.0%
FRONTERIZO:
ESTAMPILLA PRO-CULTURA: 1.0%
RECIBO Y SISTEMATIZACIÓN: $3.200,00
IMPUESTO DE TIMBRE: 0.5%
ESTAMPILLA PRO-UNIVERSIDAD 0.3%

NOTA 1: Para efectos del pago de estos impuestos del orden Departamental, el
Contratista se someterá a los que resulten de la liquidación que practique el Grupo
de Gestión Tributaria de la Gobernación del Cesar.

Al primer millón $5.000.oo y al resto el 2 x 1.000, más $ 2.000 por estampilla Pro-
desarrollo Departamental, más $ 3000.oo por Recibo de Sistematización.

NOTA 2: Para efecto de pago de Impuestos del orden Nacional, se debe tener en
cuenta la legislación vigente.

NOTA 3: Los valores enunciados pueden variar en cualquier momento y se
aplicarán los vigentes en el momento del pago.

3.4. Apertura de las Propuestas

El sobre que contenga la propuesta económica y de requisitos habilitantes, será
abierto en el lugar, fecha y hora señalados para el cierre del proceso. La apertura
de este sobre, se hará en presencia de los proponentes que deseen asistir al acto
de cierre y se levantará un acta donde se consignarán los siguientes aspectos:

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 Nombre del proponente
 Valor de la propuesta económica
 Número de folios que conforman la propuesta
 Los demás que consideren pertinentes al momento de su apertura

3.5. Verificación Preliminar

El Departamento del Cesar efectuará una verificación previa para determinar cuál
es la propuesta con el precio más bajo, de conformidad con el inciso 3 del artículo
1 del decreto 3576 de 2.009. Una vez identificada la propuesta ganadora en ese
aspecto, se procederá a evaluarla, con el fin de establecer si cumple o no con los
requisitos habilitantes y si es, por ende, la que ha adquirido el derecho a celebrar
el contrato.

En otras palabras, teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la
adquisición de bienes y/o servicios inferior al diez por ciento (10%) de la menor
cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor
valor y que reúna los requisitos jurídicos y técnicos solicitados por la entidad para
ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico,
de conformidad con lo establecido en el decreto 3576 de 2009.

En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el
proceso de selección.

3.6. Evaluación de la Propuesta con el Precio más Bajo

En ese orden de ideas, conforme el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 y artículo 1
del Decreto 3576 de 2009, el Departamento verificará los requisitos jurídicos,
técnicos y demás condiciones mínimas exigidas, los cuales son los que habilitan al
oferente con el precio más bajo a que se le adjudique el contrato.

Esta evaluación se hace mediante la asignación del criterio CUMPLE/NO
CUMPLE a cada requisito verificado en la documentación aportada. Dichos
criterios se confirmaran de acuerdo a lo establecido en la ley.

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3.7. Reglas de Subsanabilidad

En ausencia de documentos que se constituyan como requisitos habilitantes, se
procederá de conformidad con lo dispuesto en la ley 1150 de 2007, artículo 5,
parágrafo primero, reglamentado por el decreto 2474 de 2008, artículo 10.

3.8. Consulta del Informe de Evaluación y Adjudicación

El resultado de la evaluación y del proceso de selección en general, estará en la
Secretaria General del Departamento del Cesar a disposición de los interesados y
proponentes, desde el día siguiente al de la entrega de propuestas hasta el
momento de la adjudicación.

3.9. Póliza de Garantía

Adjudicado el contrato, el contratista deberá constituir a su costa y a favor del
Departamento, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país,
una póliza única que ampare los siguientes riesgos: A. Cumplimiento.-
Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato por el termino de
duración y cuatro (4) meses más; B. Calidad del servicio.- Equivalente al quince
por ciento (15%) del valor del contrato por el término de duración del mismo y un
(1) año más; C. Calidad de los bienes.- Equivalente al quince por ciento (15%)
del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y cuatro meses más
D. Buen manejo y Correcta inversión del Anticipo.- Equivalente al (100 %) del
valor del anticipo y con una vigencia del mismo mas cuatro (4) meses más.

3.10. Causales para Declarar Desierto el Proceso de Selección

En términos generales, el Departamento del Cesar podrá declarar desierta la
presente invitación cuando no pueda adelantar una selección objetiva. Entre otras,
serán causales para declarar desierto el proceso las siguientes:

 Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste a las condiciones
técnicas exigidas en este documento;
 Cuando por algún motivo el Departamento del Cesar no pueda realizar la
selección objetiva del contratista;

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 Cuando no se presente propuesta alguna; y
 Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los
proponentes durante el proceso que impidan o no garanticen la selección
objetiva de la propuesta.

3.11. Causales de Rechazo de las Propuestas

El Departamento del Cesar, por intermedio del respectivo evaluador, rechazará la
propuesta que, habiendo obtenido el derecho a ser evaluada en virtud de su
propuesta económica, incurran en las siguientes causales:

1. Cuando no se aporte la Carta de Presentación de la Propuesta (formato número
uno);

2. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad
o incompatibilidad;

3. Cuando la propuesta sea presentada por personas incapaces;

4. Cuando se presenten dentro de la propuesta documentos que contengan
tachaduras, borrones o enmendaduras, y no estén refrendados por el
representante legal del proponente, y que den lugar a diferentes interpretaciones o
induzcan a error, siempre y cuando tales documentos aludan a factores de
selección;

5. Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea;

6. Cuando se presenten varias ofertas hechas por el mismo oferente, bajo el
mismo nombre o con nombres diferentes, por sí o por interpuesta persona, en
consorcio, unión temporal o individualmente. En cualquiera de los casos se
aceptara la propuesta que primero se presente;

7. Cuando el Representante Legal, para el caso de propuestas individuales, o los
representantes legales de cualquiera de los integrantes del consorcio o de la unión
temporal excedan los límites de su representación;

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8. Cuando no presente la totalidad de los documentos que se consideren
esenciales y se impida con ello la verificación objetiva de las propuestas;

9. Cuando el proponente no cumpla con los requisitos jurídicos, financieros,
técnicos y de experiencia mínimos requeridos;

10. Cuando el proponente o alguno de los miembros del consorcio o de la unión
temporal no tenga la capacidad jurídica para desarrollar el objeto del contrato;

11. Cuando el objeto social del proponente no contemple la actividad propia del
contrato;

12. Cuando no se presente la propuesta económica detallada mediante el formato
correspondiente;

13. Cuando se presenten propuestas alternativas;

14. Cuando se presenten propuestas parciales; y

15. Cuando se verifique la presencia de cualquier otra causal prevista en la ley.

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CAPÍTULO IV
FORMATOS Y ANEXOS

Formato I
Carta de Presentación de la Propuesta

Valledupar, (día) de (mes) de 2011

Señores:
Secretaría General
Gobernación del Departamento del Cesar
Calle 16 No. 12 - 120
Edificio Alfonso López Michelsen
Segundo Piso
Valledupar
Ciudad

Ref.: Invitación pública número ___________ de 2011.

Cordial saludo.

____________________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía
número __________ de __________, de acuerdo con las condiciones que se
establecen en el estudio previo y en el pliego de condiciones, hago la siguiente
propuesta seria e irrevocable para la invitación pública en cuantía que no excede
el diez por ciento (10%) de la menor cuantía número 005 de 2011, cuyo objeto es
_______________ y en caso de que nos sea adjudicada por el Departamento del
Cesar nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.

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Así mismo, declaro:

1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo obliga a los
firmantes de esta carta.

2. Que ninguna entidad o persona distinta del firmante tiene interés comercial en
esta propuesta ni en el eventual contrato que de ella se derive.

3. Que me comprometo con el cumplimiento del contrato, teniendo en cuenta lo
señalado en el pliego de condiciones y en la propuesta.

4. Que me comprometo y me obligo a garantizar el cumplimiento de las
condiciones técnicas, de tiempo, modo, lugar y resultado, requeridas en el estudio
previo y en el pliego de condiciones.

5. Que el valor de la propuesta incluye todos los costos directos e indirectos
propios del desarrollo del presente proceso.

6. Que me comprometo a adelantar todas las actividades que se requieran para el
cabal cumplimiento del objeto atendiendo lo establecido en la invitación, en la
propuesta, en las aclaraciones de las propuestas y conforme a las demás
indicaciones que le sean dadas por el supervisor del contrato durante la ejecución
del mismo.

7. Que conozco plenamente los documentos propios del proceso de selección y
acepto todas las condiciones y requisitos en ellos contenidos.

8. Que si la propuesta que presento resulta seleccionada, me comprometo a
suscribir el contrato, a constituir y a presentar las garantías, a hacer la publicación
respectiva y a realizar todos los trámites necesarios para su perfeccionamiento y
legalización en los plazos señalados en el pliego de condiciones.

9. Que conozco las adendas publicadas en la página web de la Gobernación del
Cesar y acepto su contenido.

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10. Que me comprometo a obrar con la transparencia y honestidad que los
principios de la contratación estatal, las leyes y la Constitución Política de
Colombia exigen.

11. Que conozco y acepto la forma de pago establecida en el pliego de
condiciones.

12. Que me comprometo a cumplir el plazo del contrato, de conformidad con lo
solicitado en el estudio previo, en el pliego de condiciones y en la ficha técnica.

13. Que acepto y estoy en condiciones de realizar los procedimientos que me
permitan cumplir con las actividades operativas establecidas en el pliego de
condiciones.

14. Que me comprometo a que el equipo humano a emplear será el necesario y el
adecuado para la óptima ejecución del contrato.

15. Que la propuesta se radica en un (1) sobre cerrado y marcado que viene
además con ________ (____) copias que contienen los documentos que acreditan
el cumplimiento de los requisitos habilitantes.

16. Que el sobre que contiene los documentos originales consta de __________
(XX) folios; el que contiene la copia tiene __________ (XX) folios.

17. Que además de los anteriores, se entrega un sobre igualmente cerrado y
marcado que contiene la propuesta inicial de precio. Este sobre tiene documentos
que se aportan en __________ (XX) folios.

18. Que __________ (sí o no) soy responsable del impuesto al valor agregado
(IVA).

19. Que, de conformidad con lo dispuesto en la ley 789 de 2002, artículo 50, y en
la ley 828 de 2003, artículo 9, ___________ (sí o no) estoy obligado a pagar los
aportes al sistema de seguridad social y parafiscales.

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Igualmente Declaro Bajo la Gravedad del Juramento:

1. Que no estoy incurso en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las
señaladas en la Constitución Política de Colombia y en las leyes.

2. Que dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de entrega de esta
propuesta, no he sido sancionado contractualmente con multas o declaratoria de
caducidad, mediante acto administrativo ejecutoriado.

3. Que dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de entrega de la propuesta,
no he sido multado, sancionado y/o amonestado por algún organismo de control
del Estado.

4. Que no estoy incluido en el boletín de responsabilidad fiscal de la Contraloría
General de la República (artículo 60 de la ley 610 del 2000).

5. Que la información y documentos que hacen parte de esta propuesta son
veraces y corresponden a la realidad en todos los aspectos que a ellos concierne.

Atentamente.

Nombre o razón social del proponente ______________________________
NIT __________________________________________________________
Nombre del representante legal ____________________________________
C.C. No. _________________________ de __________________________
Dirección comercial del proponente _________________________________
Teléfonos _______________________ Fax __________________________
Ciudad _______________________________________________________
Firma ________________________________________________________

Nota 1.- Quien diligencie y firme la carta de presentación de la
propuesta deberá ajustarla a las condiciones particulares del
proponente. Para el efecto tendrá en cuenta si se trata de persona
natural, o de persona jurídica; o si se trata de un consorcio o de

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una unión temporal. En ese sentido, utilizará las formas verbales
según corresponda a la modalidad del proponente, de modo que
si es persona natural será en primera persona del singular (yo); si
es persona jurídica se referirá a ella en segunda persona con
nombre propio (p.j. XX Ltda. se compromete a...); y si es un
consorcio o una unión temporal será en primera persona del plural
(nosotros).

Nota 2.- Se le recuerda a los proponentes que quien esté incurso
en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no podrá
participar en el proceso de selección y deberá abstenerse de
presentar propuesta.

Nota 3.- Si el proponente ha sido objeto de multas, sanciones y/o
amonestaciones por parte de cualquier organismo de control, en
lugar de hacer este juramento debe indicar las sanciones y la
entidad que las impuso.

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Formato II
Propuesta Económica

Valledupar, (día) de (mes) de 2011

Señores
DEPARTAMENTO DEL CESAR
Secretaría General
Ciudad

Ref.: Propuesta económica inicial Invitación Publica número _____ de
_____.

VALOR VALOR VALOR VALOR
DESCRIPCIÓN UNITARIO UNITARIO TOTAL TOTAL
ÍTEM CANTIDAD
TÉCNICA SIN CON SIN CON
IVA IVA IVA IVA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
VALOR
TOTAL

Firma del Proponente ________________________

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(La propuesta económica debe indicar el número de unidades ofertadas, valor
unitario, igualmente el IVA, y el Valor Global de la Propuesta)

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Formato III
Certificación de Pagos de Aportes al Sistema de Seguridad Social y
Parafiscales

PERSONA JURÍDICA

Ley 789 de 2002, artículo 50.

Nota: Use la opción que corresponda, según certifique el representante legal o el
revisor fiscal, de conformidad con lo establecido en la ley y en los términos de
referencia.

El suscrito, _______________, identificado con _______________, en mi
condición de Representante Legal de _______________, identificada con el Nit.
_______________, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de
_______________, certifico el pago de los aportes realizados por la compañía
durante los últimos seis (6) meses calendario, legalmente exigibles a la fecha de
presentación de nuestra propuesta para el presente proceso de selección, por los
conceptos de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación
familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de
Aprendizaje (SENA).

Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la ley 789 de
2002.

__________________________________________________________________
_______

El suscrito, _______________, identificado (a) con _______________, y con la
tarjeta profesional No. _______________ de la Junta Central de Contadores de
Colombia, en mi condición de Revisor Fiscal de _______________, identificada
con el Nit. _______________, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de
_______________, luego de examinar de acuerdo con las normas de auditoría

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generalmente aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compañía,
certifico el pago de los aportes realizados por la misma durante los últimos seis (6)
meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentación de la propuesta
para el presente proceso de selección, por los conceptos de salud, pensiones,
riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Estos pagos, corresponden a los montos contabilizados y pagados por la
compañía durante los seis (6) meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto
en el artículo 50 de la ley 789 de 2002.

Nota: Para relacionar el pago de los aportes correspondientes a los Sistemas de
Seguridad Social, se deberán tener en cuenta los plazos previstos en los decretos
2236 y 1406, artículos 19 a 24, de 1999. Así mismo, en el caso correspondiente a
los aportes parafiscales (Cajas de compensación familiar, ICBF y SENA), se deberá
tener en cuenta el plazo dispuesto para tal efecto en el decreto 1464 de 2005. De
otra parte, en caso de presentar acuerdo de pago con alguna de las entidades
anteriormente mencionadas, se deberá precisar el valor y el plazo previsto para el
acuerdo de pago, con indicación del cumplimiento de esta obligación.

Dada en _______________ el ____ de __________ de 2011.
Firma: ____________________
Nombre: ____________________

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Formato IV
Certificación de Pagos de Aportes al Sistema de Seguridad Social y
Parafiscales

PERSONA NATURAL

Ley 828 de 2003, artículo 9

El suscrito, _______________, identificado con _______________ de
_______________, de acuerdo con lo señalado en el artículo 9 de la ley 828 de
2003, declaro bajo la gravedad de juramento y con sujeción a las sanciones que
para tal efecto establece el Código Penal, que he efectuado el pago por concepto
de mis aportes y el de mis empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos
profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis
(6) meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentación de esta
propuesta.

Nota: Para relacionar el pago de los aportes correspondientes a los Sistemas de
Seguridad Social, se deberán tener en cuenta los plazos previstos en los decretos
2236 y 1406, artículos 19 a 24, de 1999. Así mismo, en el caso correspondiente a
los aportes parafiscales (Cajas de compensación familiar, ICBF y SENA), se deberá
tener en cuenta el plazo dispuesto para tal efecto en el decreto 1464 de 2005. De
otra parte, en caso de presentar acuerdo de pago con alguna de las entidades
anteriormente mencionadas, se deberá precisar el valor y el plazo previsto para el
acuerdo de pago, con indicación del cumplimiento de esta obligación.

Dada en _______________ el ____ de __________ de 2011.

Firma: ____________________

Nombre: ____________________

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Anexo I
Cronograma

FECHA
ACTIVIDAD LUGAR / MEDIO
DESDE HORA HASTA HORA
Publicación
de la www.gobcesar.gov.co 31/01/11 16:00:00 01/02/11 16:00:00
invitación
Recepción de
Secretaría General 31/01/11 16:00:00 01/02/11 16:00:00
ofertas

Evaluación Secretaría General 02/02/11 00:00:00 02/02/11 00:00:00

Publicación
Informe de Secretaría General 03/02/11 00:00:00 ---------- ----------
evaluación
Adjudicación
o declaratoria Secretaría General 04/02/11
de desierto

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