Whitepaper over het begrip business rules

1. Whitepaper
Business rules
©Rob van Hees 2010
Business in the lead, door het
beheren van business rules.

2. In deze whitepaper wordt het belang van
businessrules beschreven, de gevolgen
van de invoering van business rule
approach en de wijze waarop organisaties
daar het beste mee om kunnen gaan.
Business rules
Onder business rules of bedrijfsregels
verstaan we het geheel van geschreven
en ongeschreven beleid,
beslissingscriteria, regels en procedures
die een organisatie gebruikt voor de
uitvoering van haar primaire taken.
Organisaties hebben in hun
bedrijfsvoering in toenemende mate te
maken met discontinuïteit in wet- en
regelgeving, politiek,
concurrentieverhoudingen en
consumentengedrag. Daarnaast is er
sprake van een groeiende invloed van
sociale media en belangengroeperingen.
Van buiten geïnitieerde veranderingen
kunnen leiden tot wijzigingen in de set van
bedrijfsregels, welke op hun beurt weer
kunnen leiden tot wijzigingen in
applicaties, documentatie, instructies en
procedures. Als de business geen goed
overzicht heeft van vigerende
bedrijfsregels en het gebruik daarvan, is er
een grote kans dat veranderingen leiden
tot incorrecte en te late wijzigingen.
Van wet naar bedrijfsregel
Bijdragebesluit zorg
De verzekerde van 18 jaren of ouder
draagt bij in de kosten van de zorg,
verleend door een instelling.
Bedrijfsregel
Een verzekerde betaalt een eigen bijdrage
indien voldaan is aan de volgende
voorwaarden:
- verzekerde heeft intramurale zorg
- verzekerde is 18 jaar of ouder
Over de auteur:
Rob van Hees is
procesmanager bij
het CAK.
In zijn werk wordt hij
voortdurend
geconfronteerd met
veranderende
wetgeving en de
daaruit volgende
aanpassingen aan
systemen en
processen.
In de praktijk blijken extern geïnitieerde
wijzigingen binnen organisaties frequent te
leiden tot chaotische wijzigingstrajecten. De
reden daarvoor is duidelijk: de business
rules bevinden zich bij het gros der
organisaties in hoofden van medewerkers.
Een ander deel zit diep begraven in
programmacode, in systeemdocumentatie
en in uitvoeringsbeleid. Daar waar er sprake
is van overlap tussen deze kennisdragers is
consistentie niet apert. Het ontbreekt kortom
aan een totaalbeeld.
Een organisatie die het inzicht in zijn
business rules mist, heeft onvoldoende
inzicht in de gevolgen van wijzigingen op de
bedrijfsvoering en de uitwerking daarvan in
geautomatiseerde systemen.
Business rules approach (BRA)
De business rules approach, met als grote
voorvechters John Zachman, Ronald Ross
en Barbara von Halle, is een aanpak die het
actieve beheer van bedrijfsregels
propageert. De belangrijkste drijfveren voor
business rules approach zijn compliancy,
flexibiliteit, adaptiviteit, kennisbehoud en
strategic alignment tussen business en IT.
Uitgangspunten voor business rules
approach is dat bedrijfsregels als
waardevolle bedrijfsactiva niet alleen
expliciet worden opgesteld en beheerd,
maar tevens onderhevig zijn aan een
wijzigingsprocedure en versiebeheer. Ook
moet duidelijk zijn welke bron of beslissing
ten grondslag ligt aan de bedrijfsregel.

3. Een andere belangrijk uitgangspunt is het
scheiden van bedrijfsregels van de IT
componenten. Applicaties worden idealiter
zodanig gemodelleerd dat wijzigingen in
bedrijfsregels geen wijzigingen in de
programmatuur tot gevolg hebben. Deze
aanpak leidt, doordat er in de beheerfase
minder ontwikkel- en testcapaciteit
benodigd is, tot een significante
kostenreductie.
Separate the know from the flow.
Roger T. Burlton
Een ontwikkelplatform dat het scheiden
van de know van de flow als uitgangspunt
hanteert is het Nederlandse BeInformed
(http://www.beinformed.nl), welke zich aan
het ontwikkelen is tot de facto standaard
voor rule based development binnen de
overheid.
Een dergelijk ontwikkelplatform invoeren
betekent een majeure paradigma
verschuiving voor zowel het traditionele
systeemontwikkeltraject als voor de
bedrijfsvoering. De business moet het
initiatief nemen bij het mede opstellen van
business rules. De businessanalisten
krijgen een belangrijke rol in de fase
kenniselicitatie terwijl er taakverschuiving
optreedt in de systeemontwikkeling:
immers de functionaliteit van de
applicaties wordt grotendeels
gegenereerd.
Beheer van bedrijfsregels
De verantwoordelijkheid voor de inhoud
van de bedrijfsregels en daarmee voor het
opstellen en beheer, ligt bij de business,
en deze zal zich de volgende vier vragen
moeten stellen:
1. Hoe stel ik de bedrijfsregels vast?
2. Hoe zorg ik ervoor dat we allemaal
hetzelfde bedoelen?
3. Hoe leg ik de bedrijfsregels vast?
4. Hoe ga ik de bedrijfsregels beheren?
Kennisacquisitie
Onder kennisacquisitie verstaan we het
proces waarin kennis van experts en andere
bronnen binnen een organisatie wordt
verkregen en na validatie op formele wijze
wordt vastgelegd. Voor het eliciteren van
kennis wordt steeds vaker gebruik gemaakt
van gespecialiseerde businessanalisten: de
zogenaamde kennisanalisten. Door middel
van interviewtechnieken worden de experts
binnen een organisatie ondervraagd. Daarbij
kunnen beslistabellen als hulpmiddel
worden gebruikt om volledigheid van
bedrijfsregels te controleren.
Semantische interoperabiliteit
Semantische interoperabiliteit betekent dat
samenwerkende partijen aan gegevens, die
uitgewisseld worden, dezelfde betekenis
toekennen. Een bioloog zal een jaguar
associëren met een dier, terwijl een monteur
eerder aan een automerk zal denken.
Bedrijven dienen semantiek daarom vast te
leggen in een semantisch model. Daar waar
een klein bedrijf voor het vastleggen van
semantiek kan kiezen voor een eenvoudige
thesaurus zal een groot bedrijf eerder kiezen
voor een bedrijfsbrede taxonomie.
Semantisch interoperabiliteit is een
voorwaarde voor het vastleggen van
bedrijfsregels.
Alle deelnemers dienen dezelfde taal te
spreken.
Formele vastlegging bedrijfsregels
De eisen waaraan een bedrijfsregel moet
voldoen, zijn door de Business Rules Group
geformuleerd in het Business Rules
Manifesto maar deze lijst afdrukken en aan
de gebruikers geven is niet voldoende: de
organisatie zal getraind moeten worden in
het gebruik van bedrijfsregels.
Kennisanalisten spreken overwegend de
taal van de propositielogica en leggen
bedrijfsregels daarom vast met behulp van
booleaanse operatoren. Omdat de in de
propositielogica gebruikte connectieven

4. kunnen afwijken van de door de
gebruikers gebezigde natuurlijke taal
liggen misverstanden voor de hand. Ook
zijn gebruikers gewend procedureel te
denken waar bedrijfsregels juist declaratief
worden vastgelegd en zeker niet
imperatief. Alle reden dus voor een
organisatie om zich voor te bereiden.
Voorbereiding
Als voorbereiding van het vastleggen en
beheren van de business rules dient eerst
het management te worden geïnformeerd
door middel van zogenaamde awareness
sessions. Deze sessies geven in één dag
inzicht in de noodzaak en de
mogelijkheden van de business rules
approach.
Overstappen op business rules approach
is noodzakelijk om de waarde van een
bedrijf in de toekomst vast te houden.
Silvie Spreeuwenberg
Daarna dienen de gebruikers: de experts,
de juristen en de beleidsmedewerkers
intensief te worden getraind in het mede
opstellen en begrijpen van bedrijfsregels.
Deze brede training van de business is
een voorwaarde voor volwassen
gebruikersparticipatie en voor succesvolle
introductie van BRA binnen een
organisatie.
Beheer van bedrijfsregels
Het eenmalig opstellen van bedrijfsregels
als input bijvoorbeeld voor requirements is
nuttig. Het procesmatig beheren van
bedrijfsregels als essentiële bedrijfsactiva
biedt additioneel de mogelijkheid tot
hergebruik van bedrijfsregels. Het
relateren van bedrijfsregels aan bronnen
(bijvoorbeeld wetten) en aan producten
maakt het mogelijk de input van externe
wijzigingen sneller te vertalen naar interne
wijzigingen in de bedrijfsvoering. De time
to market voor nieuwe of gewijzigde
producten kan zo aanzienlijk worden
verkort, de compliancy met vigerende
wetgeving wordt hoger en de kans op
inconsistent regelgebruik neemt af.
Daarnaast kan het beheren van
bedrijfsregels een stap zijn op weg naar een
Poka Yoke procesbeheersing.
Ook de wijdverbreide wens van organisaties
om klanten individueel te behandelen is
gemakkelijk te realiseren en aan te passen
indien een organisatie zijn bedrijfsregels
actief beheert: de gewenste flexibiliteit is
ingebed in de bedrijfsregels.
Elk product kan worden getoetst worden aan
bedrijfsregels. Immers wat in een folder
staat dient qua inhoud overeen te komen
met wat op de website staat, wat in
werkinstructies staat, de werking van de
applicaties, etc.
Business agility
De business die zijn verantwoordelijkheid
neemt in het mede opstellen van
bedrijfsregels plaatst zich onmiskenbaar in
de driving seat, wordt een initiator in plaats
van een volger en laat daarmee zien de
bedrijfsvoering serieus te nemen, kortom
bepaalt zijn eigen wendbaarheid.
Rob van Hees
Referenties:
Het Business Rules Manifesto:
http://www.businessrulesgroup.org/
brmanifesto/BRManifestNederlands.pdf
Aanbevolen literatuur
Business Rules Applied
(Barbara von Halle)
Requirements Analysis
(David C. Hay, Barbara von Halle)
Principles of the business rule approach.
(Ron Ross)