2. Ar Jums reikalinga dokumentų valdymo sistema ...? Įsidiegėte ir tobulinate sistemas pagal ISO 9001, ISO 14001, OHSAS bei kitus tarptautinius standartus ... Siekiate valdyti dokumentų kūrimą, atnaujinimą, tvirtinimą, saugojimą ir archyvavimą, stebėti naudojimąsi dokumentais ... Siekiate atsisakyti spausdintų dokumentų derinimo ir paskirstymo, šią veiklą kompiuterizuojant ...
3. DocumentControl (DC) funkcijos Dokumentų katalogų struktūra (Processes) Dokumentų paieška ir adresynas (Favourites) Paruoštų dokumentų vertinimas (trys tipai) Dokumentų patvirtinimas Neribotas vartotojų, gausiančių automatiškus pranešimus su patvirtintais, prisegtais dokumentais, skaičius Dokumentų istorija Dokumentų informacija
4. Dokumentų katalogų struktūra Įmonės atsakingas darbuotojas, pvz., KVS vadovybės atstovas, kuriam suteikiamos administratoriaus teisės dirbant su VivaldiSoftware programa, pagal savo poreikius gali sukurti priimtiną visiems darbuotojams dokumentų katalogų struktūrą
5. Dokumentų paieška ir nuorodų katalogas (Favourites) Kiekvienas vartotojas gali lengvai surasti dokumentą pagal kodą, pavadinimo žodžius, atsakingus asmenis, autorius, sukūrimo datą Suradus reikalingą dokumentą kiekvienas vartotojas jį dominantį dokumentą gali persikelti į nuorodų katalogą, kad kitą kartą nereiktų ieškoti
6. Paruoštų dokumentų vertinimas (trys tipai) Jeigu įmonės dokumentus turi įvertinti padalinių vadovai ir jiems pritarti, tokiu atveju gali būti naudojama funkcija “Vertinimas” Gali būti naudojami trys skirtingi vertinimo tipai: kai nei vienas neturi veto teisės, kai atsakingi už procedūras turi veto teises, kai bendras sutarimas nereikalingas
7. Dokumentų patvirtinimas Jeigu būtina, galima pasinaudoti funkcija, kurią naudojant reikalaujama, jog dokumentas būtų patvirtintas
8. Neribotas vartotojų (Manual) skaičius VivaldiSoftware vartotojai (Digital (PC)) gali naudotis visomis programos funkcijomis. Tačiau Jūsų įmonėje yra darbuotojų, kuriems nepriskirta atsakomybė už dokumentų kūrimą, jų peržiūrą, vertinimą. Jie tik naudojasi sukurtais dokumentais. Tokiu atveju rekomenduojama funkcija – Manual (paper) – leidžianti sukurti tiek vartotojų, kiek Jums reiks. Tokio tipo vartotojai gaus pranešimus apie naujus patvirtintus ir publikuotus dokumentus į savo pašto dėžutę.
9. Dokumentų istorija Veiksmai susiję su dokumentais lengvai peržiūrimi naujai atsidariusiame lange, pasinaudojus funkcija History.
10. Dokumento informacija Dokumento informacija pateikiama naujame dialogo lange. Jame galima peržiūrėti visą informaciją susijusią su dokumentu: kas dokumento autorius, kas atsakingas, kada sukurtas dokumentas, kada numatyta dokumento peržiūra, iki kada jis galioja, kokiems vartotojams kokios teisės suteiktos ir t.t..
