Alfresco Presentation we held in Dutch with USG Netherlands

1. Alfresco bij USG People
van zoeken naar vinden
Peter van Herpt – USG People
Ronny Timmermans - XeniT

2. Over USG People
• Opgericht als Unique in 1972
• Gegroeid tot een van de grootste uitzenders van Nederland
• Actief in meerdere landen met meerdere merken
• Gemiddeld ± 60.000 directe medewerkers (FTE)
• ± 5000 interne medewerkers (FTE)

3. Uitdagingen voor USG People
• Frontoffice systeem in België had een document management systeem nodig
• Gekozen voor Alfresco
• Open source karakter
• Snel te implementeren
• USG People breed te gebruiken
Frontoffice BE Alfresco

4. Uitdagingen voor USG People II
• Backoffice Nederland aansluiten
• Circa 4.000.000 documenten
• Beperkte zoekmogelijkheden, traag
• Geen meta-data gegevens
• Autorisaties
• Wet- en regelgeving

5. Uitdagingen voor USG People III
• Landschap niet geschikt voor meerdere landen
• Eigen gebruikspatroon per land
• Wet- en regelgeving per land afwijkend
• Cultuur
• Meerdere systemen aangesloten op zelfde platform
• Meerdere ontwikkelingen tegelijkertijd
• Prioriteiten in gebruikersbehoefte
Backoffice NL
Alfresco
Applicatie NL
Applicatie BE
Frontoffice BE

6. De technische oplossing
• Meerdere Alfresco instanties (gefedereerd model)
• Datastromen via Move2Alf voor Nederland
• Eén generiek datamodel, uit te breiden per
instantie
• Nu vijf documenttypen gedefinieerd
• Parallel ontwikkelen, gemeenschappelijk maken
wat gemeenschappelijk kan
Applicatie BE
Alfresco BE
Backoffice NL
Applicatie NL
Frontoffice BE
Alfresco NL
Alfresco multi

7. De technische oplossing
• Alfresco 4.2 cluster met Isilon storage, Oracle database, Solr en Cisco Load Balancer
• Geautomatiseerde setup met Puppet scripts
• Archive Finder: responsieve web applicatie (angular.js) om een archief snel te doorzoeken
• Uitgebreid gebruik van Solr facets
• Move2Alf voor dagelijkse stromen (meta-data, content, end-to-end audit en controle)
• Performantie: tussen 5 en 20 documenten per seconde, verschillende document stromen in batch!

8. De technische oplossing
Alfresco
BE
NL node
Alfresco Group Nog niet productief
(federatie zetel)
Shared
Drive
- Facturen
- Salaris
slips
- Jaarwerk
lijsten
+ meta-
data
NL node
Alfresco
BE
PIVOTON
ID Checker
IFO
Gedeelde Oracle Server (instances) Gedeelde Isilon storage

9. De functionele oplossing
• Alfresco als basis
• Search interface bovenop Alfresco
• Zoeken middels meta-data
• Logging en monitoring ingericht
• Eenvoudig beheer kunnen uitvoeren

10. De functionele oplossing

11. De functionele oplossing

12. De functionele oplossing

13. Monitoring van gebruik met Kibana

14. De voordelen van Alfresco
• Gebruiker actief helpen bij het vinden van de juiste data
• Startpunt van zoeken is gewijzigd
• Autorisaties, rollen en rechten
• Active Directory koppeling met Single Sign-on
• “Klassieke” mappenstructuur
• Juistheid en volledigheid van de data

15. De gebruikersreacties
• “Zeer snel en gebruikersvriendelijk”
• “Ik kan nu daadwerkelijk iets vinden!”
• “We zijn nu gegaan van zoeken naar vinden”
• “Waarom is dit niet eerder geïmplementeerd!”
• “We konden heel snel een nieuw systeem aansluiten op Alfresco”

16. Vragen?
presentation title