Présentation finale hélène mirza

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Présentation finale hélène mirza

  1. 1. Conférence SCDA – 22 novembre 2011
  2. 2. Organiser un événement à l’international parHélène Mirza - Présidente de Plani-Concept Plus
  3. 3. Plani-Concept Plus ? Plani-Concept Plus se spécialise dans la conception, la planification, l’organisation et la coordination de tous types d’événements corporatifs, au niveau local, national et international. Congrès Réunions Voyages de reconnaissance Expositions Missions commerciales Galas Soirées thématiques Activités de consolidation d’équipe Programmes conjoint(e)s Et plus encore… Plus de résultats… Nous pouvons agir comme conseiller, participer à une étape de votre projet ou prendre en charge la gestion complète de votre événement. Dans tous les cas, l’équipe de Plani-Concept Plus ira bien au-delà de vos attentes. Plani-Concept Plus - Complice de vos événements !
  4. 4. Pourquoi l’international ? Exotique, attrayant Favoriser les échanges, consolider les liens Profiter d’un congrès international Vision internationale Valeur ajoutée - expérience unique et enrichissante
  5. 5. Une image vaut mille mots
  6. 6. Éléments à considérerRépercussions sur le nombre de participants Contenu et destination doivent être attrayants Sondage Congrès annuel ou nouvel événement : opportunité d’offrir “plus” à vos membres Participants peuvent combiner avec des vacances
  7. 7. Éléments à considérer Budget Les membres sont-ils prêts à payer pour aller à l’international ? Devise avantageuse - rapport qualité/prix Facilités de paiements : Augmenter les frais de “membership” Étaler les paiements
  8. 8. Planification Choix des dates Période creuse pour vos membres Éviter jours fériés, fêtes religieuses, carnaval Destination Sud, Culturelle, exotique, croisière Durée 4 , 7 ou 10 jours Horaire Prévoir assez de temps libre pour profiter de la destination
  9. 9. Choix de destinations
  10. 10. Choix de destinations Éléments à considérer Climat Langue Culture du pays / situation politique Accessibilité des transports - vols direct Distance - décalage horaire Taux de change, taxes, etc.
  11. 11. Choix de destinations Éléments à considérer (suite) Voyage dans le Sud - tout inclus - très abordable Croisière - découverte de plusieurs endroits Attention : partir une journée avant Europe - décalage horaire Amérique du Sud - distance États-Unis
  12. 12. Une image vaut mille mots
  13. 13. Exemple agenda Accueil et inscription Cocktail de bienvenue – informel à saveur locale Conférences le matin – après-midi libre Excursions exclusives pour le groupe ($) Visites culturelles ou en lien avec l’association Gala de clôture – spectacle local et danse
  14. 14. Complicité Il est important d’avoir recours à une firme spécialisée dans l’organisation d’événements qui a des complices à l’étranger. DMC et autres fournisseurs locaux pour : le décor l’animation l’équipement audiovisuel les autobus : transferts aéroport, excursions, activités.
  15. 15. Encadrement des participants Stress additionnel relié à l’international Support de personnel qualifié =) très important AVANT - PENDANT - APRÈS
  16. 16. Support de personnel qualifié Avant l’événement Sécuriser les participants dès le début Procédure d’inscriptions : donner le maximum d’information : Passeports, visa, vaccins, assurances (essentiel) bagages, etc. Ne rien prendre pour acquis
  17. 17. Support de personnel qualifié Pendant l’événement Flexibilité et débrouillardise du personnel responsable de l’événement - apte à gérer les imprévus. Table d’accueil en permanence Personnel trilingue
  18. 18. Support de personnel qualifié Après l’événement Facturation Assurances
  19. 19. Conclusion Le succès de tout événement commence par la planification, l’organisation et la coordination de façon minutieuse de tous les détails avant l’événement. Mieux on planifie avant l’événement plus on est libre pendant l’événement pour réagir aux imprévus, aux urgences, etc. Cette réalité est encore plus vraie quand on organise un événement à l’international - hors de notre zone de confort. Il ne faut rien laisser au hasard.

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