IT self assessment (ITSA) - Déroulement des discussions

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Présentation par Pascale Stenne et Rafael Guttierez des discussions qui ont eu lieu pendant l'atelier d'auto-évaluation organisé par SIGMA pour la Cour des comptes d'Algérie du 9 au 11 décembre 2014 à Alger.

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IT self assessment (ITSA) - Déroulement des discussions

  1. 1. 06/02/2015 1 © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE IT Self Assessment (ITSA) Cour des comptes algérienne Discussion des résultats Pascale Stenne (Belgique) et Rafael Gutierrez (France) Alger le 10 décembre 2014 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Quelques remarques en préambule • Forte participation : 20 personnes • Tous les questionnaires remplis • Bonne représentativité des métiers : présidents de section, magistrats, auditeurs, greffe, documentation, administration… • Les évaluations de qualité d’informatisation des processus métier s’échelonnent de 0 à 2,3, avec une moyenne de 1,0 • Les évaluations de maturité des processus informatiques s’échelonnent entre 0,3 et 2,3, avec une moyenne de 1,4 • Les processus IT sont jugés un peu plus matures que l’informatisation des processus métiers 1 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Résultats les plus bas – processus métier Par niveau croissant de qualité actuelle : 0 B9 Système de suivi des recommandations 0,2 B2 Partage de BDD avec les ministères, tutelles 0, 3 B8 Gestion des missions et planification temps de travail 0,4 B14 Partage électronique de docs lors du contrôle avec les contrôlés (dépôt en ligne des pièces justificatives…) 0,4 B7 Planification et suivi des missions d'audit (gestion de projet) 0,5 B5 Dossier permanent 2 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Résultats les plus bas – processus métier Par niveau décroissant de différence entre importance future et qualité actuelle : 3,8 B9 Système de suivi des recommandations 3,6 B2 Partage de BDD avec les ministères, tutelles 3,5 B8 Gestion des missions et planification du temps de travail 3,4 B5 dossier permanent 3,3 B7 Planification et suivi des missions d'audit (gestion de projet) 3,1 B4 archivage des comptes > 10 ans 3
  2. 2. 06/02/2015 2 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B01 : BDD des informations communes partagées en interne 4 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Base de données non fiable Accès insuffisant en interne (ouverture) Problème d'exploitation BD disponible mais parfois avec des erreurs et pas mis à jour automatiquement Des informations à 20% non fiables Fichier des justiciables non actualisé Non opérationnel (inventaire et RH) Manque d'assistance Pas actualisé Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B02 : Partage de BDD avec les ministères, tutelles 5 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Accès aux sites web des ministères et justiciables Cela constitue un facteur externe En cours de réalisation Avoir accès aux sites intranet des ministères Inexistant Problème d'informatisation Inexistant Limitation à la consultation des sites web Services externes non informatisés Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B03 : enregistrement et suivi reddition des comptes 6 Magistrat Informatique Comptes déposés non enregistrés, comptes déposés au bureau d'ordre au lieu du greffe Problème d'exploitation La saisie ne se fait pas au dépôt. Les comptes sont déposés mais non enregistrés dans l'immédiat. L'informatisation et la sécuruté du greffe central et des greffes des chambres est une priorité absolue, c'est en fait le poumon de la Cour. Lenteur en matière de mise à jour Problème de sécurité (comptes réceptionnés par un autre service) Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B04 : archivage des comptes > 10 ans 7 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique encourager la dématérialisati on des pièces justificatives issues des missions de contrôle Archivage papier Problème d'exploitation Inexistant
  3. 3. 06/02/2015 3 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B05 : dossier permanent 8 Magistrat Auditeur/contrôle Mauvaise tenue Mauvaise tenue Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B06 : aide à l'élaboration du programme de contrôle (analyse de risque, opportunités de contrôle…) 9 Magistrat Informatique Ce volet n'a pas été pris en compte Non exploitable Inexistant Problème d'exploitation L'élaboration du programme de contrôle suit un système de rotation et de ciblage loin du SI Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B07 : Planification et suivi des missions d'audit (gestion de projet) 10 Magistrat Inexistant La planification de la mission se fait de manière personnelle Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B08 : Gestion des missions et planification du temps de travail 11 Magistrat Le temps du travail dépend du degré du persuasion du magistrat vis-à-vis de ses supérieurs
  4. 4. 06/02/2015 4 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B09 : Système de suivi des recommandations 12 Magistrat Doc / Administration Informatique élaboration d'un SI souhaitable Pas systématique Ce n'est pas une mission de la Cour Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B10 : Site INTERNET (vers l'extérieur) 13 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Accès limité L'attente du public : résultat de contrôle Problème d'informatisation Instabilité Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B11 : Site INTRANET (vers l'intérieur) 14 Magistrat Informatique l'Intranet est limité à la hiérarchie Problème d'informatisation Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B12 : Mise à disposition de la documentation 15 Magistrat Doc / Administration Informatique Grâce à la DETI qui fait quand même du bon travail Le projet catalogue Papyrus en ligne est en cours de réalisation En cours de création des catalogues en ligne Il y a lieu d'intégrer la règlementation régissant les entités contrôlées et ne pas se limiter aux textes parus au Journal Officiel
  5. 5. 06/02/2015 5 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B13 : partage électronique de docs lors du contrôle entre membres de l'équipe de contrôle 16 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Groupe de mission ensemble Connexion internet, sécurité réseau Problème d'exploitation On n'a pas l'habitude de faire cela Utilisé occasionnellement Pas d'utilité Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B14 : partage électronique de docs lors du contrôle avec les contrôlés (dépôt en ligne des pièces justificatives…) 17 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Cela n'a jamais été fait Connexion internet, sécurité réseau GED non exploitée Il faut un ancrage juridique pour cela Inexistant Problème d'exploitation Impossible pour certains justiciables par manque de techniques d'information Pas de dématérialisati on dans les entités contrôlées Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B15 : Modèles et feuilles de style pour tous les documents produits 18 Magistrat Auditeur/contrôle Au cas par cas et initié par les individus Absence de consensus sur les modèles Inexistant En cours Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B16 : Mise à disposition d'outils pour l'audit 19 Magistrat Auditeur/contrôle Absence de logiciel de contrôle Absence de mise à jour
  6. 6. 06/02/2015 6 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B17 : Sensibilisation, information et formation du personnel 20 Magistrat Informatique Des formations trop simples Inexistence de formation Formation limitée à l'initiation Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers B18 : Production des rapports annuels 21 Magistrat Auditeur/contrôle Échange de documents grâce à la messagerie de la Cour (wissal) L'élaboration des rapports annuels prend 80% de temps des présidents de la chambre, ce qui entrave la supervision Le rapport annuel est l'affaire du président de chambre Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur lesprocessus métiers Autres suggestions 22 Auditeur/contrôle Pour réussir il est judicieux d'attribuer une note pour l'utilisation de l'informatique en vue d'encourager les bons élèves Pour promouvoir l'informatique, il est impérieux de convaincre les auditeurs et de les assister par des informaticiens assez compétents et engagés Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Résultats les plus bas Processus informatiques Par degré de maturité croissante : 0,3 SE4 Mettre en place une gouvernance des SI 0,7 PO4 Définir les processus, l'organisation et les relations de travail 0,7 PO1 Définir un plan informatique stratégique 1,1 PO3 Déterminer l'orientation technologique 1,1 PO10 Gérer les projets 1,4 DS3 Gérer la performance et la capacité 23
  7. 7. 06/02/2015 7 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Résultats les plus bas – processus métier Par niveau décroissant de différence entre maturité souhaitée et actuelle : 3,7 SE4 Mettre en place une gouvernance des SI 3,4 PO1 Définir un plan informatique stratégique 3,2 PO4 Définir les processus, l'organisation et les relations de travail 3,0 PO3 Déterminer l'orientation technologique 2,9 DS3 Gérer la performance et la capacité 2,8 PO10 Gérer les projets 24 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques PO1 : Définir un plan informatique stratégique 25 Magistrat Il faut d'abord fixer les objectifs stratégiques, sans cela on ne peut pas définir un plan informatique stratégique Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques PO3 : Déterminer l'orientation technologique 26 Magistrat La gestion des BDD - L'échange d'information avec l'extérieur Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques PO4 : Définir les processus, l'organisation et les relations de travail 27 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Échange d'informatisation - capitalisation des connaissances Manque de coopération
  8. 8. 06/02/2015 8 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques PO10 : Gérer les projets 28 Magistrat Assistance des travaux d'audit Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques AI6 : Gérer les changements 29 Magistrat Non mise à jour des procédures Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques DS5 : Assurer la sécurité des systèmes 30 Magistrat Il s'agit de données confidentielles Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques DS7 : Instruire et former les utilisateurs 31 Magistrat Auditeur/contrôle Informatique Sans la formation des utilisateurs, à quoi sert l'informatique ? Formation pas assez ciblée et pas assez suivie Manque de formation des formateurs
  9. 9. 06/02/2015 9 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques DS8 : Gérer le service d'assistance client et les incidents 32 Auditeur/contrôle Pour être assisté, on est confronté à les lenteurs et des difficultés Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques SE4 : Mettre en place une gouvernance des SI 33 Magistrat Informatique Pour déceler les écarts éventuels Absence de la politique de gouvernance Manque d'harmonisation des travaux d'audit avec l'informatique (non prise en charge des besoins) Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires sur les processus informatiques AI1 : Gérer les changements DS3 : Gérer la performance et la capacité DS11 : Gérer les données 34 Pas de remarques Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Quelles mesures? • Responsabilités ? • Ressources ? • Priorités ? • Calendrier ? 35

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