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IT self assessment (ITSA) - Présentation des résultats

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Présentation par Pascale Stenne et Rafael Guttierez des résultats de l'atelier d'auto-évaluation organisé par SIGMA pour la Cour des comptes d'Algérie du 9 au 11 décembre 2014 à Alger.

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IT self assessment (ITSA) - Présentation des résultats

  1. 1. 06/02/2015 1 © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE IT Self Assessment (ITSA) Cour des comptes algérienne Présentation finale Pascale Stenne (Belgique) et Rafael Gutierrez (France) Alger le 11 décembre2014 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Programme • Présentation des participants et de la méthode • Atelier d’auto-évaluation  évaluation des processus métiers  évaluation des processus informatiques • Discussion • Plan d’action • Évaluation de l’atelier • Présentation des résultats au Premier Président 1 Mardi 9 décembre (9h30 à 12h30) Mercredi 10 décembre (9h30 à 12h30) Jeudi 11 décembre Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE L’ITSA de la Courest un succès ! • Chaque participant s’est exprimé avec spontanéité et sincérité • La composition du groupe montre la volonté de la Cour de s’impliquer dans les sujets abordés • L’ITSA a révélé des constats qui permettront une avancée réelle pour le système d’information de la Cour • Collectivement, tous les participants sont conscients de l’importance de l’échange et du partage de l’information • Forte participation : 20 personnes • Bonne représentativité des métiers : présidents de section, magistrats, auditeurs, greffe, documentation, administration… 2
  2. 2. 06/02/2015 2 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Avis des participants • Êtes-vous satisfait de l’événement ?  Très satisfait (7) - Satisfait (11) - Insatisfait (0) - Trèsinsatisfait (0) • Sélectionnez les deux points forts les plus significatifs de l’événement :  Comparer les pratiques de différents pays : 16  Discussions pendant l’événement : 14  Opportunités de mise en réseau : 2  Savoirs techniques : 4 • Dans vos responsabilités actuelles, appliquerez-vous ce que vous avez appris dans votre domaine professionnel ?  Oui (15) - Non (1) - Je ne sais pas (2) • Comment était la durée de l’événement :  Comme il faut (15) - Trop courte (3) - Trop longue(0) 3 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Notre démarche • La questioncentrale :l’informatique est-elle alignée surlesmétiers ? • Une analyse endeux dimensions: 1. les processus métiers quels sont les processus les plus importants ? quel est le degré d’informatisation? quelle est la qualité de l’informatisation? 2. les processus informatiques quels sont les plus importants ? quel niveau de maturité ? 4 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 5
  3. 3. 06/02/2015 3 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 6 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les processus métiers àplus forte valeurajoutéeinformatique • Système desuivi des recommandations • Partage debanques de données en internes • Partage debanques de données externes • Planification –Gestion du temps • Dossier permanent • Partage électroniquede documents • La dématérialisation 7 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Systèmedesuivi des recommandations • Consensus sur un dispositif automatisé de saisie et de suivi des recommandations à usage interne qui permettrait :  de faciliter le démarrage d’un nouveau contrôle  d’apprécier l’état générald’un domaine decontrôle  de disposer d’éléments statistiques surl’évolution des justiciables 8
  4. 4. 06/02/2015 4 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Partagede banques dedonnées en interne • Des bases des données en cours de constitutions : marchés publics, EPA/EPIC… : projets peu connus de tous • Le fichier des justiciables, élément central du SI des JF :  théoriquement accessible par tous, en pratiqueque le censorat et la greffière principale, d’où une mise àjour difficile  proposition 1 : (in)former les équipes de contrôle surles moyens d’y accéder  proposition 2 : mettre en place un dispositif de signalement des modifications (création/dissolution, changement de comptable ou d’ordonnateur…) : par le JO, par legreffe au dépôt descomptes, par les équipes de contrôle lors desaudits…  proposition 3 : déléguer l’actualisation dela baseaux chambres pour leur périmètre. Le censorat / greffes se chargeant des création 9 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Partagede banques dedonnées externes • Des fichiers existeraient au ministère des finances ou aux douanes, d’intérêt pour les juridictions financières : liste des comptables publics, fichier national des fraudeurs, exclus des marchés publics… Proposition : • Les ministères sont dans les phases initiales d’informatisation, négocier tout de suite des accès directs 10 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Planification – Gestion du temps • Mise en place d’un logiciel pour planifier les audits en tenant compte des différents types d’activités, des personnes affectées au contrôle, des compétences, des disponibilités… • Dispositif pour les présidents et les équipes de contrôle pour une meilleure planification des travaux • Mise à jour de l’état d’avancement des dossiers à chaque étape clé des processus de contrôles • Meilleure connaissance des missions effectuées pour améliorer les planifications futures 11
  5. 5. 06/02/2015 5 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Dossierpermanent • Rationaliser et simplifier la structure du dossier • Le dématérialiser et organiser sa mise à jour à chaque étape de la procédure • En faire la base de départ d’une politique d’archivage électronique • Différencier les besoins de l’apurement avec ceux du contrôle de la gestion 12 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Partageélectronique de documents internes Intranet (commun à tous les personnels des chambres) • Généraliser la logique de partage des documents de référence au format électronique • Gagner dans les premières phases de l’audit : prise de connaissance générale de l’audit grâce aux bases de connaissances à établir Espaces de collaboration à la demande • Disposer d’espaces de partage de fichiers sécurisés par exemple pour l’établissement des rapports annuels (dernière version consolidée toujours accessible) • Idem pour les équipes de contrôle pendant les missions 13 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Processus ITincontournables • Mettre en place une gouvernance IT en relation avec la gouvernance globale de l’organisation • Définir les rôles et devoirs respectifs de toutes les parties : direction, informatique, équipes de contrôle • S’accorder sur un plan ou au moins des axes stratégique pour le SI • Définir une stratégie technologique sur laquelle construire le système d’information (logiciel libre ou non, développement interne ou non…) • Mettre en place un suivi de projets à même d’optimiser les moyens disponibles pour faire évoluer le SI 14
  6. 6. 06/02/2015 6 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires des modérateurs 1/2 • Établir un schéma pluriannuel qui cible les projets (processus) métiers prioritaires et lesconcrétise dans des plans opérationnels annuels • Instaurer un dialogue entre ITet métier dans un cadrede confiance et de complémentarité • Créer des groupes de travail pluridisciplinaires parprojet prioritaire pour définir les objectifs à atteindre • Renforcer l’équipe informatique  recruter son management (directeur + sous-directeur ?)  ne pas exclure de passer par de la sous-traitance externe  plan de formation continue • Attention à lasécuritédes systèmes d’information : en faire une fonction dédiée ? • Être proactif pour définir des partenariatsavec les audités pour mettre en place des systèmes informatiques cohérents 15 Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commentaires des modérateurs 2/2 Favoriser les conditions dela dématérialisation : • Postes de travaildisponibles, mais quels usages en pratique? • Proposer des capacités de numérisation et d’indexation de documents • Promouvoir le partagede fichiers et la co rédaction (mode révision de Word, annotations de fichiers PDF avec Acrobat Reader gratuit) A propos de formation : • Cibler les formations informatiques utiles aux contrôle (Excel pour les analyses financières, modèles Word pour l’harmonisation des rapports...) • Organiser le partage des compétences • S’accorder sur un socle minimum de compétences : poste de travail, bureautique, courrier électronique… • Proposer des aides ponctuelles personnalisées (rdv mensuels avec un spécialiste externe) 16

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