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La centralisation des achats dans un environnement de marchés publics décentralisé, Ivana Franjkovic, SIGMA regional conference on public procurement, Beirut 2-3 June 2015

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Présentation par Ivana Franjkovic, Croatie, à la conférence régionale SIGMA sur les marchés publics qui s'est tenue à Beyrouth les 2-3 juin 2015. Egalement disponible en anglais et arabe.

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La centralisation des achats dans un environnement de marchés publics décentralisé, Ivana Franjkovic, SIGMA regional conference on public procurement, Beirut 2-3 June 2015

  1. 1. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Conférence régionale de SIGMA sur les marchés publics La centralisation des achats dans un environnement de marchés publics décentralisé- expérience pratique d'un État membre récemment admis au sein de l’UE Ivana Franjković Office d’Etat pour les marchés publics centralisés, Croatie Beyrouth, 3 juin 2015
  2. 2. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Contenu • La centralisalisation des achats de produits et services couramment utilisés dans l‘Administration publique- l'exemple de la Croatie • Les considérations relatives à l’optimisation des ressources lors de la mise en place d’un organisme de centralisation des achats- avantages économiques • Les risques potentiels de la centralisation et les moyens de les atténuer 1
  3. 3. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Etablissement de l’Office des achats centralisés Etabli en 2010 en vertu de la Réglementation sur l’Office des achats centralisés (Journal officiel 138/09) Mission: L’Office mettra en place un système efficace de marchés publics centralisés qui seront tenus responsables vis-à-vis des contribuables, du Budget de l’Etat, des personnes concernées par les marchés publics centralisés et de tous les opérateurs économiques impliqués dans le milieu des marchés publics, en vue de réaliser des économies au niveau de la consommation publique, tout en gardant à l’esprit l’importance d’assurer un rapport qualité/ prix optimal des fournitures, travaux et services acquis, le respect des principes acceptables sur le plan écologique et social, des achats responsables et l’encouragement des PME." Nombre de fonctionnaires: 16 Nombre de catégories d’achats: 17 Nombre de clients: 34 Nombre de clients dans le cadre des mesures de la Réforme (5 catégories): 600 www.sredisnjanabava.hr Tous les documents d’appels d’offres et les accords-cadres sont disponibles en ligne 2
  4. 4. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE CATEGORIES D’ACHATS 1. MEUBLES DE BUREAU 2. FOURNITURES DE BUREAU 3. MATERIEL CONSOMMABLE 4. EQUIPMENT DE BUREAU 5. ORDINATEURS ET EQUIPEMENT INFORMATIQUE 6. SERVICES DE TELECOMMUNICATIONS– TELEPHONIE MOBILE 7. SERVICES DE TELECOMMUNICATIONS–/ TELEPHONIE FIXE 8. VOITURES 9. SERVICES DE REPARATION ET D’ENTRETIEN DES VEHICULES 10. PNEUS DE VOITURES 11. CARBURANT 12. ELECTRICITE 13. SERVICES POSTAUX 14. SERVICES D’ASSURANCE 15. LICENCES DE LOGICIELS 16. NETTOYAGE 17. ENTRETIEN DES OBJETS QUI SONT PROPRIETE DE LA REPUBLIQUE CROATE En outre, le Gouvernment peut nommer l’Office des achats centralisés pour une catégorie déterminée d’achats ou des usagers spécifiques  Au titre des mesures d’intervention en vue de la consolidation fiscale en 2014, le Gouvernment a adopté des Décisions relatives aux clients/ mandat de l’Office (600 utilisateurs supplémentaires pour 5 catégories) 3
  5. 5. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Mission de l’Office des achats centralisés • Planifier la mise en œuvre de la procédure de passation des marchés; • Etablir les exigences de passation de marchés pour les produits et services ; • Coordonner les activités entre les clients ; • Mener des études de marché ; • Mettre en œuvre les procédures de passation de marchés ; • Conclure les marchés ; • Etablir et gérer la base de données des contrats attribués et des accords-cadres ; • Suivre l'exécution des contrats et des accords-cadres ; • Analyser l'efficacité des marchés centralisés à travers un suivi continu des économies réalisées ; • Elaborer des propositions de décisions, en précisant les produits et services achetés par le biais des marchés centralisés. 4
  6. 6. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE L’Office des achats centralisés en chiffres 5 Nombre total d’accords-cadres ou de contrats 133 Nombre d’accords-cadres ou de contrats actuellement actifs 47 Nombre actuel de fournisseurs 49 Nombre d’accords-cadres ou de contrats inactifs 86 Valeur totale de tous les accords-cadres actuels(en HRK, hors TVA) 1.367.232.450 Nombre de recours en 2013 et 2014 (15 rejetés, 9 révoqués, 1 retenu, 6 décisions annulées) 29 (sur 11 procédures)
  7. 7. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE VALEUR DES ACCORDS-CADRES ACTIFS CONCLUS PAR L’OFFICE DES ACHATS CENTRALISES 6 FOURNITURES DE BUREAU 8.61% FOURNITURES DE NETTOYAGE 1.88% SERVICES DE TELEPHONIE MOBILE 0.96% VEHICULES 16.01% PNEUS DE VOITURES 2.71%CARBURANT 25.95% ELECTRICITE 9.27% SERVICES POSTAUX 18.46% ASSURANCE 3.27% LICENCES 12.33% SERVICES DE NETTOYAGE 0.56%
  8. 8. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Autres résultats 7 • Le dossier des appels d’offres de l’Office des achats centralisés est utilisé comme modèle par de nombreuses autorités adjudicatrices • Modèle de consultations techniques • Pour la plupart des 600+ nouveaux bénéficiaires de marchés publics centralisés, ceci est la première fois qu’ils utilisent les accords-cadres conclus par le biais de la procédure centralisée de passation de marchés. • Centre d’assistance au sein de l’Office des achats centralisés- Soutien aux clients/ partage d'expériences
  9. 9. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Capacité de réorganisation & de gestion 8 • Réglementation 3/2015 Le chef de l’Office des achats centralisés Le Bureau Comité consultatif Ressources humaines et affaires générales Secteur des accords-cadres et questions juridiques Secteur de la planification et la gestion des catégories Département informatique Département de gestion et de suivi des accords- cadres Département de la planification des marchés publics et de la gestion des catégories Département juridique
  10. 10. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les considérations relatives à l’optimisation des ressources lors de la mise en place d’un organisme de centralisation des achats- avantages économiques 9  De meilleurs prix et des économies d'échelle ainsi que des économies de temps au sein des pouvoirs publics.  Des coûts organisationnels/ transactionnels moindres  La professionalisation de la mise en œuvre des procédures de passation des marchés  Une efficacité accrue à travers la création d’une gestion de la chaîne d'approvisionnement à valeur ajoutée dans le secteur public  Une plus grande utilisation des accords-cadres et des moyens électroniques modernes
  11. 11. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Avantages économiques dans le contexte de l’organisme de centralisation des achats • Comment mesurer le succès de l’organisme de centralisation des achats? • Economies potentielles en se fondant sur l’expérience européenne… 10 Catégorie d’achats Economies potentielles (%) Carburant 5-7% Voitures 10-15% Entretien des voitures 5-10% Services nettoyage 20-30% Ordinateur / serveur 10-20% Accessoires informatiques 7-10% Ligne fixe, Internet 10-20% Réseau de télécommunications mobile 6-9% Matériel de télécommunication 5-15% Equipements de bureau 14-22% Mobilier 10-15% Source: Action plan for the establishment of the central purchasing body and introducing a system of central procurement; the Government and the Ministry of Economy
  12. 12. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les risques potentiels de la centralisation et les moyens de les atténuer 11 • Le risque de concentration des marchés et le développement d'une situation de monopole sur le marché d'un soumissionnaire important et puissant • Position des PME faciliter et encourager la participation des sous-traitants ou la participation à un consortium • Le manque de connaissances professionnelles et spécialisées concernant le sujet des achats des clients  professionalisation des agents d’approvisionnement (l’agent chargé des achats centralisés et les clients) • Le manque de communication avec et entre les parties prenantes causant un retard dans la mise en œuvre des procédures  Stratégie de communications, Comité consultatif
  13. 13. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les risques potentiels de la centralisation et les moyens de les atténuer 12 • Manque de normalisation/ catalogues de fournitures • Lenteur dans la mise en œuvre d'autres Stratégies (par exemple Internet pour tout l’Etat central) • Fluctuations des employés • Incapacité à achever en temps opportun les procédures (dans un délai de 50 jours à compter du début de la procédure) en raison de recours répétés • Justification de certaines catégories d'achats • Plaintes • Le manque d'infrastructures informatiques modernes pour le système d’approvisionnement central
  14. 14. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Développement d’un système informatique au sein de l’Office des achats centralisés • 3 modules: 13 Phase antérieure à l’initiation de la procédure: Planification des marchés et regroupement des demandes Phase des appels d’offres Publication des avis de marchés, Soumission des offres, analyse, conclusion d’un accord- cadre Phase postérieure à la conclusion des accords- cadres Contrôle de l’exécution des contrats
  15. 15. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Conclusions & leçons tirées • La phase de préparation pourrait prendre plus de temps (dépend de la qualité des données entrées, la façon dont elle est organisé, etc...) • Des connaissances spécifiques reliées à l'objet des marchés/ Accord de planification des marchés  Impliquer les fonctionnaires externes (des ministères) dans le regroupement des besoins et la préparation des documents d'appels d'offres  Accroître la participation des experts et des consultants externes afin de compenser le manque de connaissances nécessaires;  Impliquer les différentes institutions compétentes (le bureau d’audit, les agences de réglementation, etc...) et les institutions académiques 14
  16. 16. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Conclusions & leçons tirées • Une bonne communication avec les clients/ soumissionnaires • Connaissance du marché/ des besoins des clients • Introduction de normes et d’un support informatique • Des accords-cadres simples à utiliser, de meilleures conditions de contrat, des lignes directrices pour les clients • Adoption/ Révision de la Stratégie; Code de conduite • Flexibilité des accords-cadres • Approche progressive 15

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