Un projet facturation  sans impacts IT Samuel RETIERE
LE FSUGremercie ses sponsors pour leur soutien
PACMAN 2012•   Agenda     –   PARTIE 1: Le contexte     –   PARTIE 2: La démarche     –   PARTIE 3: Première étape : Le ca...
PACMAN 2012LE CONTEXTE              P.5
Once upon a time                                   Société Générale  BDDF         BHFM             SGCIB            GIMS  ...
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PACMAN 2012LA DÉMARCHE              P.8
Objectifs et organisation1)   Développer l’amélioration continue au sein des     équipes de production                    ...
Une démarche basée sur l’Agilité                                                                     Janvier 2013         ...
PACMAN 2012RÉSULTATS DU CADRAGE              P.11
LE CHALLENGE 2012DES FRAIS GENERAUX                                                PIXELIX Fiabiliser la gestion des référ...
Product Backlog - PixelixSprint 1                                  Sprint 2                             Sprint 3          ...
Retour sur les travaux effectuésNovembre                                                       Décembre                   ...
PACMAN 2012L’EXECUTION              P.15
Scrum board – Mario’s Angels     P.16
Démonstration – Mario’s Angels   Sprint 1                        Réalisations                                   -Partage d...
Rétrospective - Pixelix                                                  LES VENTS FAVORABLES, LES ACCELERATEURS          ...
PACMAN 2012BILAN              P.19
Réalisations                 DEVL                                            SGCIB• Une équipe très engagée avec des      ...
La suite      DEVL                                SGCIB                          • Renforcement de la position du centre  ...
PACMAN 2012ANNEXES              P.22
Présentation et identité   Job or Joy                                                        BrainwrittingChaque membre de...
Partage de la vision et indicateurs  Vision BoxL’équipe est séparée en 2 groupes                            Chaque groupe ...
Liste des quick wins   Ball PointUn défi est présenté à l’équipe : faire circuler une balle de tennis leplus rapidement po...
Chiffrage et priorisation                                                                          Buy your    20/20      ...
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  1. 1. Un projet facturation sans impacts IT Samuel RETIERE
  2. 2. LE FSUGremercie ses sponsors pour leur soutien
  3. 3. PACMAN 2012• Agenda – PARTIE 1: Le contexte – PARTIE 2: La démarche – PARTIE 3: Première étape : Le cadrage – PARTIE 4: Deuxième étape : L’exécution – PARTIE 5: Bilan
  4. 4. PACMAN 2012LE CONTEXTE P.5
  5. 5. Once upon a time Société Générale BDDF BHFM SGCIB GIMS DEVL DSFSBanque de Banque hors Banque Services aux Direction Services détail France d’investissement investisseurs financière et du spécialisés France métropolitaine développement Samuel Soline Anne 2011
  6. 6. Une demandePrincipes du challenge :• Des équipes constituées de collaborateurs des différents services• Sur la base du volontariat• Chaque équipe constituée sera pilotée par un manager de proximité(volontaire !)• Les améliorations choisies devront être gérées selon les méthodes"Agiles" : business games, suivi des réalisés en mode "post-it", etc• Léquipe gagnante remportera un lot attribué par un jury Objectif sous jacent Améliorer le process « Facturation fournisseur »
  7. 7. PACMAN 2012LA DÉMARCHE P.8
  8. 8. Objectifs et organisation1) Développer l’amélioration continue au sein des équipes de production Am ior at ion él 1 conseiller Agile SGCIB : cont inue PE F R R O MANC E Samuel RETIERE D SPR C S US E OES Forme et coache Soline COURNIL / Anne DE MORAIS2) Développer l’Agilité dans la gestion des projets Animent les ateliers opérationnels PIXELIX TEAM EXTREME OXYGEN’ MARIO’S ANGELS BEAT 5 équipes 45 personnes P.9
  9. 9. Une démarche basée sur l’Agilité Janvier 2013 2. Vision Produit Vision Box 3. Penser autrement 1. Identité Job or Joy Ball Point Brainwritting Cadrage Itération 1 Cérémonie Itération 2 Cérémonie Itération 3 Cérémonie Prune Product Buy your Tree Feature4. Projets et Actions 6. Priorisation 20/20 5. Estimation macro Suivi « SCRUM » P.10
  10. 10. PACMAN 2012RÉSULTATS DU CADRAGE P.11
  11. 11. LE CHALLENGE 2012DES FRAIS GENERAUX PIXELIX Fiabiliser la gestion des référentiels Sponsor : Equipe : T.G C.G (AP Intégration), M.T (AP Création), R.B + M.B (AP Validation) A.K (Fil Facture) Pilotes : F.D (EXP) C.M D.P (FIN/IMM) G.R I.S (ACH) • x% des demandes de création et modification de fournisseurs traitées en moins de x jours (validation comprise) - Hors demandes urgentes • Diminution de moitié de la part des suspens bancaires liés à des problèmes de référentiel (retours de fonds, etc) • Diminution de moitié de la part des réclamations clients et fournisseurs dus à un problème de référentiel • Diminution de moitié des écarts de balances liés à un décalage entre le site fournisseur et le site de paiement Tout en gardant la maîtrise du risque existante aujourd’hui. P.12
  12. 12. Product Backlog - PixelixSprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Janvier Février Mars Avril Vis ma vie référentiel Monitoring des Si erreur retourner factures bloquées Aux demandeurs Demande RIB unique P0 5pt P1 5pt Aux frs P1 20pt P1 40ptCommuniquer Maintenance& Anticiper les créationsSur l’importance des mise à jour P1 5pt Mise en place gestionInfos sur factures plan de cpte P1 1pt De la demande P1 20pt P2 20pt Expliquer le process Communication frs Mise en place Aux clients Et en interne d’un comité P1 10pt P1 10pt client du projet P2 1pt Fichier dispatch Créer des fiches plus demandes Formation au HUB explicites P2 5pt P2 10pt P2 5pt Formation outil Expense Analyse erreur de saisie Actions sur RIB P2 10pt Banques intermédiaires étrangers P2 10pt P2 10pt Créer des fiches techniques sur les swifts étrangers P2 5pt P.13
  13. 13. Retour sur les travaux effectuésNovembre Décembre 1h 2h 1h 1h Prise de connaissance Partage de la vision Penser autrement Evaluation de charge Nom de l’équipe et des objectifs Liste des quick wins Priorisation des quick wins Logo de l’équipe Définition des indicateurs priorisés selon valeur pour les 4 prochains mois Atelier 1 : Atelier 2 : Atelier 3 : Atelier 4 : -Job and Joy -Vision Box -Ball point -20/20 -Brainwritting -Indicateurs -Product Tree -Buy your Feature Une équipe soudée autour d’un objectif partagé En 5h Des indicateurs précis de mesure des résultats Une liste de projets à mener… …valorisés et priorisés P.14
  14. 14. PACMAN 2012L’EXECUTION P.15
  15. 15. Scrum board – Mario’s Angels P.16
  16. 16. Démonstration – Mario’s Angels Sprint 1 Réalisations -Partage des connaissances et méthode de travail sur des périmètres pas toujours familiers au sein du groupe.Simplifier et clarifier - Assimilation de la construction des plans de comptes et leur interaction avec les rubriques budgétaires le plan de compte et normes fiscales en vigueur. P1 10pt - Sollicitation de l’accompagnement de contributeurs experts pour valider la revue du dispositif -Identification des axes de simplifications et des économies (50J/H/A) sur le traitement opérationnel des Rechercher les principales NDF (revue des Expense Types, des comptes comptables, rappel des règles fiscales). causes de régularisation - Analyse des comptes de charges (extractions et revues complexes de part la faible information P1 10pt disponible en lecture directe – ex: abs de libellé sur les lignes de factures).Revoir et formaliser le process decontrôle en interne P1 10pt P.17
  17. 17. Rétrospective - Pixelix LES VENTS FAVORABLES, LES ACCELERATEURS • Diversité des métiers au sein de l’équipe : enrichissement et échanges constructifs • Bonne communication entre les équipes • Volonté de s’investir, forte motivation • Mise en place d’un plan d’actionsLES ANCRES LEVONS LES ANCRES !• Sujets similaires sur plusieurs équipes • Vigilance des sponsors lors des rétrospectives• Manque d’assiduité, problématique des alternants avec comme • Détailler plus finement les actions dans le tableau de scrum en risque, une baisse de motivation multipliant le nombre de post-its. • En cas d’absence, la bonne pratique retenue est de réserver 15 mn à la lecture du tableau avant la réunion, pour se remettre à niveau.• Limite atteinte en terme d’avancement faute de connaissance du • S.D du service référentiel a accepté de rejoindre l’équipe de façon métier référentiel. Manque un membre de l’équipe référentiel permanente. Elle participera à toutes les prochaines itérations. P.18
  18. 18. PACMAN 2012BILAN P.19
  19. 19. Réalisations DEVL SGCIB• Une équipe très engagée avec des • Feedbacks positifs sur la démarche deinitiatives multi-équipes cadrage  Visibilité au niveau Dir Fin adjoint SG • Présentation de l’initiative (REX) aux• De idées nouvelles équipes métier SGCIB• Silos cassés• Appropriation des méthodes  Cadrage : Innovation games  Execution : Scrum• Création d’une salle dédiée Agile P.20
  20. 20. La suite DEVL SGCIB • Renforcement de la position du centre Agile en tant que référent SGCIB sur l’offre « Facilitation » • Un coaching facilitation de workshops : Faire murir le besoin sur un gros projetRéorganisation en cours P.21
  21. 21. PACMAN 2012ANNEXES P.22
  22. 22. Présentation et identité Job or Joy BrainwrittingChaque membre de l’équipe saisit sur des post-its : (Hors Agile)-Ce qu’il aime au travail-Ce qu’il n’aime pas au travail Basé sur les principes du brainstorming mais par écrit, ce qui-Ce qu’il aime dans sa vie perso oblige tout le monde à participer.-Ce qu’il n’aime pas dans sa vie perso Mot1 Etc…Chacun vient poser et commenter ses post-its sur la matriceglobale Mot1 Mot2 Etc… Chaque feuille fait un tour complet. Les mots obtenus sont relus et synthétisés pour donner Mot1 l’idée du nom Mot2 Mot3 Etc… Etc… Etc… P.23
  23. 23. Partage de la vision et indicateurs Vision BoxL’équipe est séparée en 2 groupes Chaque groupe présente sa boîte puis les 2 groupes réalisent une boîte commune, synthèse du meilleur des deux.Chaque groupe doit décorer une boîte blanche sur le modèled’une boîte de céréales :-Marque et logo-Nom du produit-Slogans-Valeurs nutritionnelles et apports, bénéfices-Argumentaire de venteLa boîte doit « vendre » l’équipe et son objectif Une séance supplémentaire a été réalisée afin de fiabiliser et préciser les objectifs chiffrés de chaque équipe. P.24
  24. 24. Liste des quick wins Ball PointUn défi est présenté à l’équipe : faire circuler une balle de tennis leplus rapidement possible entre tous les membres.L’objectif de ce jeu est de démontrer que pour faire mieux il fautjuste faire différemment, et pas forcément plus vite. Prune the Product TreeLes objectifs et indicateurs sont affichés et rappelésChaque membre de l’équipe inscrit sur des post-its des idées deprojets, actions qui pourraient répondre à ces indicateurs. Une lecture commune de l’ensemble des post-its permet de les regrouper.Chacun positionne ses post-its sur un arbre, en cohérence avec lesidées des autres membres de l’équipe. Enfin un classement par « valeur » permet une 1ère priorisation : les post-its sont regroupés en 3 cercles, les indispensables, les importants, les confortables. P.25
  25. 25. Chiffrage et priorisation Buy your 20/20 FeatureOn repart de l’arbre avec ses 3 cercles. On repart du 20/20 (charge évaluée en macro pour chaque quick win, relativement aux autres).Une ligne est tracée et l’équipe doit placer :-à gauche de cette ligne, les quick wins les plus rapides à réaliser On donne des billets de banque (faux !!) à l’équipe. Chaque liasse-à droite de cette ligne, les quick wins les plus longs à réaliser permet d’acheter des quick wins pour la 1ère itération (1 mois pour PACMAN).Ensuite tous les quick wins sont positionnés relativement entre ces2 extrêmes, en paquets. Les quick wins achetés sont positionnés sur l’itération 1. On recommence pour chaque itération (4 pour PACMAN).On trace des colonnes et un macro-chiffrage de charge estattribué à chaque colonne : moins de 5 jours, 5 à 10 jours, 25jours, etc… P.26

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