2. Un projet facturation
sans impacts IT
Samuel RETIERE

3. LE FSUG
remercie ses sponsors pour leur soutien

4. PACMAN 2012
• Agenda
– PARTIE 1: Le contexte
– PARTIE 2: La démarche
– PARTIE 3: Première étape : Le cadrage
– PARTIE 4: Deuxième étape : L’exécution
– PARTIE 5: Bilan

5. PACMAN 2012
LE CONTEXTE
P.5

6. Once upon a time
Société Générale
BDDF BHFM SGCIB GIMS DEVL DSFS
Banque de Banque hors Banque Services aux Direction Services
détail France d’investissement investisseurs financière et du spécialisés
France métropolitaine développement
Samuel Soline Anne
2011

7. Une demande
Principes du challenge :
• Des équipes constituées de collaborateurs des différents services
• Sur la base du volontariat
• Chaque équipe constituée sera pilotée par un manager de proximité
(volontaire !)
• Les améliorations choisies devront être gérées selon les méthodes
"Agiles" : business games, suivi des réalisés en mode "post-it", etc
• L'équipe gagnante remportera un lot attribué par un jury
Objectif sous jacent
Améliorer le process « Facturation fournisseur »

8. PACMAN 2012
LA DÉMARCHE
P.8

9. Objectifs et organisation
1) Développer l’amélioration continue au sein des
équipes de production
Am ior at ion
él 1 conseiller Agile SGCIB :
cont inue PE F R
R O MANC E Samuel RETIERE
D SPR C S US
E OES
Forme et coache
Soline COURNIL / Anne DE MORAIS
2) Développer l’Agilité dans la gestion des projets Animent les ateliers
opérationnels
PIXELIX TEAM EXTREME OXYGEN’
MARIO’S ANGELS BEAT
5 équipes
45 personnes
P.9

10. Une démarche basée sur l’Agilité
Janvier 2013
2. Vision Produit
Vision
Box
3. Penser autrement 1. Identité
Job or Joy
Ball Point
Brainwritting
Cadrage Itération 1 Cérémonie Itération 2 Cérémonie Itération 3 Cérémonie
Prune
Product Buy your
Tree Feature
4. Projets et Actions 6. Priorisation
20/20
5. Estimation macro
Suivi « SCRUM »
P.10

11. PACMAN 2012
RÉSULTATS DU CADRAGE
P.11

12. LE CHALLENGE 2012
DES FRAIS GENERAUX
PIXELIX
Fiabiliser la gestion des référentiels
Sponsor : Equipe :
T.G C.G (AP Intégration), M.T (AP Création), R.B + M.B (AP Validation)
A.K (Fil Facture)
Pilotes : F.D (EXP)
C.M D.P (FIN/IMM)
G.R I.S (ACH)
• x% des demandes de création et modification de fournisseurs traitées en moins de x jours
(validation comprise) - Hors demandes urgentes
• Diminution de moitié de la part des suspens bancaires liés à des problèmes de référentiel (retours
de fonds, etc)
• Diminution de moitié de la part des réclamations clients et fournisseurs dus à un problème de
référentiel
• Diminution de moitié des écarts de balances liés à un décalage entre le site fournisseur et le site de
paiement
Tout en gardant la maîtrise du risque existante aujourd’hui.
P.12

13. Product Backlog - Pixelix
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4
Janvier Février Mars Avril
Vis ma vie référentiel Monitoring des Si erreur retourner
factures bloquées Aux demandeurs Demande RIB unique
P0 5pt P1 5pt Aux frs
P1 20pt P1 40pt
Communiquer
Maintenance& Anticiper les créations
Sur l’importance des
mise à jour P1 5pt Mise en place gestion
Infos sur factures
plan de cpte
P1 1pt De la demande
P1 20pt
P2 20pt
Expliquer le process
Communication frs Mise en place Aux clients
Et en interne d’un comité P1 10pt
P1 10pt client du projet
P2 1pt
Fichier dispatch Créer des fiches plus
demandes Formation au HUB explicites
P2 5pt P2 10pt
P2 5pt
Formation outil
Expense Analyse erreur de saisie Actions sur RIB
P2 10pt Banques intermédiaires étrangers
P2 10pt P2 10pt
Créer des fiches
techniques sur les swifts
étrangers
P2 5pt
P.13

14. Retour sur les travaux effectués
Novembre Décembre
1h 2h 1h 1h
Prise de connaissance Partage de la vision Penser autrement Evaluation de charge
Nom de l’équipe et des objectifs Liste des quick wins Priorisation des quick wins
Logo de l’équipe Définition des indicateurs priorisés selon valeur pour les 4 prochains mois
Atelier 1 : Atelier 2 : Atelier 3 : Atelier 4 :
-Job and Joy -Vision Box -Ball point -20/20
-Brainwritting -Indicateurs -Product Tree -Buy your Feature
Une équipe soudée autour d’un objectif partagé
En 5h Des indicateurs précis de mesure des résultats
Une liste de projets à mener…
…valorisés et priorisés
P.14

15. PACMAN 2012
L’EXECUTION
P.15

16. Scrum board – Mario’s Angels
P.16

17. Démonstration – Mario’s Angels
Sprint 1 Réalisations
-Partage des connaissances et méthode de travail sur des périmètres pas toujours familiers au sein du
groupe.
Simplifier et clarifier - Assimilation de la construction des plans de comptes et leur interaction avec les rubriques budgétaires
le plan de compte et normes fiscales en vigueur.
P1 10pt
- Sollicitation de l’accompagnement de contributeurs experts pour valider la revue du dispositif
-Identification des axes de simplifications et des économies (50J/H/A) sur le traitement opérationnel des
Rechercher les
principales
NDF (revue des Expense Types, des comptes comptables, rappel des règles fiscales).
causes de
régularisation - Analyse des comptes de charges (extractions et revues complexes de part la faible information
P1 10pt disponible en lecture directe – ex: abs de libellé sur les lignes de factures).
Revoir et formaliser
le process de
contrôle en interne
P1 10pt
P.17

18. Rétrospective - Pixelix
LES VENTS FAVORABLES, LES ACCELERATEURS
• Diversité des métiers au sein de l’équipe : enrichissement et échanges constructifs
• Bonne communication entre les équipes
• Volonté de s’investir, forte motivation
• Mise en place d’un plan d’actions
LES ANCRES LEVONS LES ANCRES !
• Sujets similaires sur plusieurs équipes • Vigilance des sponsors lors des rétrospectives
• Manque d’assiduité, problématique des alternants avec comme • Détailler plus finement les actions dans le tableau de scrum en
risque, une baisse de motivation multipliant le nombre de post-its.
• En cas d’absence, la bonne pratique retenue est de réserver 15 mn à la
lecture du tableau avant la réunion, pour se remettre à niveau.
• Limite atteinte en terme d’avancement faute de connaissance du • S.D du service référentiel a accepté de rejoindre l’équipe de façon
métier référentiel. Manque un membre de l’équipe référentiel permanente. Elle participera à toutes les prochaines itérations.
P.18

19. PACMAN 2012
BILAN
P.19

20. Réalisations
DEVL SGCIB
• Une équipe très engagée avec des • Feedbacks positifs sur la démarche de
initiatives multi-équipes cadrage
 Visibilité au niveau Dir Fin adjoint SG • Présentation de l’initiative (REX) aux
• De idées nouvelles équipes métier SGCIB
• Silos cassés
• Appropriation des méthodes
 Cadrage : Innovation games
 Execution : Scrum
• Création d’une salle dédiée Agile
P.20

21. La suite
DEVL SGCIB
• Renforcement de la position du centre
Agile en tant que référent SGCIB sur l’offre
« Facilitation »
• Un coaching facilitation de workshops :
Faire murir le besoin sur un gros projet
Réorganisation en
cours
P.21

22. PACMAN 2012
ANNEXES
P.22

23. Présentation et identité
Job or Joy Brainwritting
Chaque membre de l’équipe saisit sur des post-its : (Hors Agile)
-Ce qu’il aime au travail
-Ce qu’il n’aime pas au travail Basé sur les principes du brainstorming mais par écrit, ce qui
-Ce qu’il aime dans sa vie perso oblige tout le monde à participer.
-Ce qu’il n’aime pas dans sa vie perso Mot1
Etc…
Chacun vient poser et commenter ses post-its sur la matrice
globale Mot1
Mot2
Etc… Chaque feuille fait un tour
complet. Les mots obtenus sont
relus et synthétisés pour donner Mot1
l’idée du nom Mot2
Mot3
Etc…
Etc…
Etc…
P.23

24. Partage de la vision et indicateurs
Vision Box
L’équipe est séparée en 2 groupes Chaque groupe présente sa boîte puis les 2 groupes réalisent une
boîte commune, synthèse du meilleur des deux.
Chaque groupe doit décorer une boîte blanche sur le modèle
d’une boîte de céréales :
-Marque et logo
-Nom du produit
-Slogans
-Valeurs nutritionnelles et apports, bénéfices
-Argumentaire de vente
La boîte doit « vendre » l’équipe et son objectif
Une séance supplémentaire a été réalisée afin de fiabiliser et
préciser les objectifs chiffrés de chaque équipe.
P.24

25. Liste des quick wins
Ball Point
Un défi est présenté à l’équipe : faire circuler une balle de tennis le
plus rapidement possible entre tous les membres.
L’objectif de ce jeu est de démontrer que pour faire mieux il faut
juste faire différemment, et pas forcément plus vite.
Prune the
Product Tree
Les objectifs et indicateurs sont affichés et rappelés
Chaque membre de l’équipe inscrit sur des post-its des idées de
projets, actions qui pourraient répondre à ces indicateurs.
Une lecture commune de l’ensemble des post-its permet de les
regrouper.
Chacun positionne ses post-its sur un arbre, en cohérence avec les
idées des autres membres de l’équipe.
Enfin un classement par « valeur » permet une 1ère priorisation :
les post-its sont regroupés en 3 cercles, les indispensables, les
importants, les confortables.
P.25

26. Chiffrage et priorisation
Buy your
20/20
Feature
On repart de l’arbre avec ses 3 cercles. On repart du 20/20 (charge évaluée en macro pour chaque quick
win, relativement aux autres).
Une ligne est tracée et l’équipe doit placer :
-à gauche de cette ligne, les quick wins les plus rapides à réaliser On donne des billets de banque (faux !!) à l’équipe. Chaque liasse
-à droite de cette ligne, les quick wins les plus longs à réaliser permet d’acheter des quick wins pour la 1ère itération (1 mois
pour PACMAN).
Ensuite tous les quick wins sont positionnés relativement entre ces
2 extrêmes, en paquets. Les quick wins achetés sont positionnés sur l’itération 1.
On recommence pour chaque itération (4 pour PACMAN).
On trace des colonnes et un macro-chiffrage de charge est
attribué à chaque colonne : moins de 5 jours, 5 à 10 jours, 25
jours, etc…
P.26