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Comment prendre en main l’association
STAGE ANNEE 2014-2015
MASTER CONTRÔLE DECISION GESTION – CRÉATION D’ENTREPRISE
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REMERCIEMENT
Je tiens à remercier les personnes ayant aidé l’association au cours de l’année dans ses démarches
associat...
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Table des matières
INTRODUCTION............................................................................................
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INTRODUCTION
Objectif du livre
Présentation de l’association
L’association « A3E, Association des Etudiants en Entrepren...
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THEME 1 : L’administratif de l’association
PARTIE 1: Les formalités administratives
Définition Et objectifs
On définit l...
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« A3E »
Article Premier. – NOM
Il est fondé entre les membres aux présents statuts une association régie par la loi du 1...
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La présente association n’est affiliée à aucune fédération.
Elle peut par ailleurs adhérer à d’autres associations et/ou...
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Article 14. – LE BUREAU
Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé de :
Un(e) président(e)
Un ...
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Déclaration d'association à la préfecture :
La déclaration en préfecture permet d’obtenir la capacité juridique, et donc...
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Règlement intérieur d'une association :
Le règlement intérieur d'une association permet d'informer les membres de celle...
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Ce règlement Intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’Association des Etudiants En Entreprenariat « A3E »...
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Selon la procédure définie à l’article 8 des statuts de l’A3E, seuls les cas de non-participation à l’association penda...
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Les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire quinze jours au moins avant la date fixée de
l’...
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 Lorsque les membres d'une association ont commis certaines infractions dans le cadre d'une manifestation
sportive.
Dé...
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Structure et liberté de choix
Les statuts ont été rédigés de façon libre par les créateurs de l’association afin de cho...
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Assemblé Générale et vote
La structure associative repose sur l'existence d'une assemblée générale dont les règles de f...
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susciter l’attention des membres. Mais il faut aussi assurer le suivi des membres qui sont venus assister à l’AG pour
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La fin des fonctions d'un dirigeant
Révocation
En cas de conflit entre le dirigeant et des membres ou d'autres organes ...
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de la cotisation annuelle (15€ pour l’année 2015-2016). Le futur adhérent doit pouvoir prendre connaissance des
statuts...
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Effectuer un suivi des dépenses et établir un classement de leurs justificatifs
Etablir le budget prévisionnel soumis à...
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Actif Passif
Immobilisation (biens propres)
Rentrée d’argents
Créances (subvention en cours, délais de paiement
accordé...
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Les deux parties peuvent faire un seul et même document. Dans un premier temps, il faut établir un budget
prévisionnel ...
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Partie 2 : Les subventions et partenariat
Dons, adhésions et subventions
Ces sommes doivent permettre de couvrir les dé...
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Parmi les moyens de financement d'une association, il convient ainsi de distinguer :
 les ressources provenant des mem...
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Subvention publique
Une subvention peut constituer une aide conséquente en vue de développer les activités de l’A3E.
Le...
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QUELS SONT LES OBJECTIFS DE CE DOSSIER ?
- CONNAÎTRE L’ASSOCIATION, SES ACTIONS, SES PROJETS…
- PRÉSENTER LES ACTIONS O...
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Sponsoring et mécénat
C’est un exercice intéressant pour les membres d’association, il faut associer la marque du spons...
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Les Fondations
Souvent mal connues, les fondations proposent des soutiens aux projets associatifs sous forme de prix, d...
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Profitez des occasions spéciales pour présenter vos actions et montrer que vous vous investissez dans la vie étudiante....
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IDENTIFIER L’INTERLOCUTEUR
UN PDG UN DIRECTEUR MARKETING Responsable d’un
département sponsoring
Face à un comité
Parle...
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D'autres clauses peuvent bien sûr être ajoutées, en fonction des souhaits du porteur de projet et de ceux du
mécène. In...
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Ce contrat est fait à type d’exemple, il est de préférence à remplir avec le partenaire
Convention de partenariat
ENTRE...
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Partie 3: Autre gestion du trésorier
Activités associatives et impôts
L’association peut payer la taxe foncière et de l...
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THEME 3 : La responsabilité de l’association
La responsabilité civile Association et action en justice
Des personnes pe...
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L’Assurance
Toute association déclarée en préfecture se doit d’avoir une assurance, ne cherchez pas nous avons la meill...
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Le devoir d’une secrétaire
La secrétaire est celle qui maintien l’information au sein du bureau, de l’association, des ...
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THEME 4 : Les évènements au sein d’une association
Association et manifestation : organisation et autorisation
Manifest...
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Une petite référence
Pour tout étudiant, la référence en Week-end d’intégration est la Planète WEI, une association par...
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La soirée d’intégration ou week-end d’intégration
C’est le premier évènement que l’A3E fera, je déconseille de faire le...
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Ce que le BDE de l’IAE d’Aix a fait cette année : une soirée / w-e sur la St Victoire. Une soirée d’intégration avec de...
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  1. 1. Book Comment prendre en main l’association STAGE ANNEE 2014-2015 MASTER CONTRÔLE DECISION GESTION – CRÉATION D’ENTREPRISE FACULTE D’ECONOMIE ET DE GESTION - AIX MARSEILLE UNIVERSITE Rédigée par : Mlle Martinez Sandra
  2. 2. 1
  3. 3. 2 REMERCIEMENT Je tiens à remercier les personnes ayant aidé l’association au cours de l’année dans ses démarches associatives. Tout d’abord, je tiens à remercier particulièrement Monsieur Cédric ROMEIRA, ainsi que Monsieur Thomas LENAI, pour leur aide, et leurs conseils dans nos projets. Tous deux, employés MEP. Je pense aussi à notre secrétaire Corinne VALIERE, pour sa gentillesse, et pour m’avoir éclairé sur certaines questions. Je remercie les membres de l’A3E, qui même pendant leur propre stage, ont pu participer à la construction du book, David SLAMA, vice-président, Marieke TERHAAR, secrétaire adjointe, Karim KALFAOUI, Trésorier, et Amer BENOUDA, Vice trésorier ainsi que les organisatrices d’évènements Cindy CALVAYRAC, Anne LEPAIGNEUL et Lilia TALGUEMINT. Leur participation se limitant à quelques questions sur l’organisation d’évènements déjà réalisés ou à des conseils sur la description des projets futurs, pour que l’œuvre puisse conserver ses valeurs et son appartenance à l’association A3E. Un autre remerciement aux responsables de différents organismes d’AMU que nous avons pu rencontrer, Madame Barbara SERRES, qui travaille dans le département des relations avec les entreprises, et Madame Stani LOUARN, chargée de communication. Enfin, un dernier remerciement aux associations et aux étudiants avec qui je suis rentrée en contact et qui ont pu m’éclairer sur des projets qu’ils réalisent déjà et que nous souhaitons mettre en place, je pense tout particulièrement à ACEDE Provence Entreprendre.
  4. 4. 3 Table des matières INTRODUCTION.................................................................................................................................................................4 THEME 1 : L’administratif de l’association....................................................................................................................5 PARTIE 1: Les formalités administratives..........................................................................................................................5 Définition Et objectifs............................................................................................................................................................................................................... 5 Le type d’association................................................................................................................................................................................................................ 5 La déclaration de l’association à sa création ............................................................................................................................................................................ 5 Les statuts de l’association....................................................................................................................................................................................................... 5 Déclaration d'association à la préfecture :............................................................................................................................................................................... 9 Règlement intérieur d'une association :................................................................................................................................................................................. 10 Dissolution d'une association................................................................................................................................................................................................. 13 PARTIE 2 : L’organisation de l’association.......................................................................................................................14 Fonctionnement et organisation............................................................................................................................................................................................ 14 Organigramme associatif : Le Bureau..................................................................................................................................................................................... 15 Assemblée générale d'une association :................................................................................................................................................................................. 16 Le changement de dirigeant................................................................................................................................................................................................... 17 La fin des fonctions d'un dirigeant ......................................................................................................................................................................................... 18 Adhérer à une association : conditions et formalités............................................................................................................................................................. 18 La démission d'un membre.................................................................................................................................................................................................... 19 Exclusion d'un membre.......................................................................................................................................................................................................... 19 THEME 2 : La gestion financière de l’association ........................................................................................................19 Partie 1 : Trésorier, et gestion ........................................................................................................................................19 Trésorier et tenue des comptes ............................................................................................................................................................................................. 19 Présenter le budget en commission FSDIE ............................................................................................................................................................................. 22 Partie 2 : Les subventions et partenariat........................................................................................................................23 Dons, adhésions et subventions............................................................................................................................................................................................. 23 Subvention publique .............................................................................................................................................................................................................. 25 Sponsoring et mécénat .......................................................................................................................................................................................................... 27 Les Fondations ....................................................................................................................................................................................................................... 28 Partie 3: Autre gestion du trésorier................................................................................................................................33 Activités associatives et impôts.............................................................................................................................................................................................. 33 Le remboursement des frais .................................................................................................................................................................................................. 33 Le patrimoine de l'association : biens et matériels ................................................................................................................................................................ 33 THEME 3 : La responsabilité de l’association ..............................................................................................................34 La responsabilité civile Association et action en justice ......................................................................................................................................................... 34 Responsabilité civile du Président.......................................................................................................................................................................................... 34 Responsabilité des membres et action en justice .................................................................................................................................................................. 34 L’Assurance ............................................................................................................................................................................................................................ 35 Le devoir d’une secrétaire...................................................................................................................................................................................................... 36 THEME 4 : Les évènements au sein d’une association..................................................................................................37 Association et manifestation : organisation et autorisation...........................................................................................37 Partie 1 : Les évènements de cohésion...........................................................................................................................37 La soirée d’intégration ou week-end d’intégration ................................................................................................................................................................ 39 Les séjours.............................................................................................................................................................................................................................. 40 Le bal de promotion / Le Gala de fin d’année ........................................................................................................................................................................ 40 Afterwork : Les rendez-vous de l’entreprenariat.................................................................................................................................................................... 42 Le Business Meal : Le cocktail apéritif.................................................................................................................................................................................... 43 Partie 2 : Les évènements de financement.....................................................................................................................44 Le bar associatif : le créer et le gérer.................................................................................................................................................................................... 44 Les concours, bourses ............................................................................................................................................................................................................ 45 Les lotos, Loteries et Tombolas.............................................................................................................................................................................................. 45 Partie 3 : Les évènements futurs ....................................................................................................................................47 Un petit mot du président Mr Kevin LÊ.............................................................................................................................48 CONCLUSION :.................................................................................................................................................................49 ANNEXES / SOURCES :.....................................................................................................................................................50
  5. 5. 4 INTRODUCTION Objectif du livre Présentation de l’association L’association « A3E, Association des Etudiants en Entreprenariat » existe depuis Avril 2007, sous le nom « ASSEJE », association du master Stratégie Economique et Juridique de l’Entreprise dont le nom a changé depuis septembre 2009, en Création d’Entreprise. Pendant deux ans, l’association n’a pas fonctionné et a été reprise en Janvier 2015 par un groupe d’Etudiant du master Contrôle Décision Gestion – Création d’entreprise TPE/PME. « L’A3E est aujourd’hui le meilleur moyen qu’un étudiant ait pour se développer. Grâce à nous, grâce à notre motivation et notre accompagnement, un étudiant peut entreprendre tout type de projet, se créer un réseau professionnel et révéler son potentiel. » Cette association a pour but de rassembler les personnes ayant les mêmes situations afin de pouvoir agir ensemble, se soutenir, garantir leurs intérêts, se retrouver entre eux. L’objectif principal est de créer un réseau professionnel afin de pouvoir avoir une meilleure situation, accéder plus facilement au monde professionnel, garantir une notoriété au diplôme issu d’une université, autant que la qualité de la formation dispensée que par le réseau auquel il donne accès. L’A3E est donc un outil indispensable pour la promotion de notre master CDG. L’association organise aussi des évènements pour participer à la vie étudiante au sein du campus universitaire, mais aussi hors université. Présentation de cet ouvrage Cet ouvrage contient les bases nécessaires au fonctionnement de notre association. L’analyse détaillée du fonctionnement de l’association est nécessaire pour définir les priorités chaque année, et pour accroître l’implication des étudiants dans la vie associative. Plus il y aura de membres impliqués, plus grande sera la capacité d’actions au sein de l’A3E, de la faculté, et de l’université entière pour réaliser les objectifs fixés. Il faut donc prendre en compte les objectifs, les contraintes et les exigences de chaque étudiant et y apporter² des solutions si possible un soutien. Des fiches méthodologie et outils vous aidera à gérer au mieux les projets susceptibles d’être mis en place. Elles permettront un gain de temps considérable, et elles vous donneront des repères précis, il ne s’agit pas de refaire à l’identique les projets déjà réalisés, mais d’avoir les grandes étapes réalisées, ainsi vous faire gagner du temps dans l’organisation, et des conseils et astuces pour vous aider à gérer votre budget et votre communication. Nous vous conseillons vous-même de reprendre ce Book, d’année en année, de modifier le contenu et d’y rajouter votre expérience.
  6. 6. 5 THEME 1 : L’administratif de l’association PARTIE 1: Les formalités administratives Définition Et objectifs On définit l’association comme « une convention entre deux ou plusieurs personnes par laquelle ceux-ci mettent en commun leurs connaissances ou leurs activités. Le but de ce contrat ne doit pas résider dans le partage de bénéfices entre les parties. » Les lois de la République reconnaissent la liberté d’association, c’est un principe fondamental, garantissant pour toute personne le droit de créer ou d’adhérer ou non à une association. « Loi 1901 » Le type d’association Chaque type d’association dépend de son objet, qui peut être établi de façon totalement libre sous réserve de ne pas porter atteinte à l’ordre public et ne pas être contraire aux lois et aux bonnes mœurs. Nous sommes une association d’étudiant, nous pouvons nous placé selon l’évènement réalisé dans :  La culture, l’éducation  L’économie / L’économie verte : Le développement durable La déclaration de l’association à sa création Il n’est pas nécessaire de former un contrat entre membres d’association. Cependant il est obligatoire de rédiger des statuts de l’association, pour conserver la personnalité morale de l’association. Ils peuvent être déclarés sur Internet par le biais du service en ligne de déclaration d’association. Si les statuts ne sont pas rédiger, il sera impossible pour l’association d’obtenir des subventions, ou de biens. Les statuts de l’association Contenu  L’objet de l'association, qui ne doit pas être lucratif ;  Le fonctionnement de l'association ;  Les modalités d'adhésion à l'association et d'exclusion des membres de l'association ;  Les types de financement de l'association ;  Les modalités de vote au sein de l'assemblée générale de l'association ;  Les personnes habilitées à gérer le compte bancaire de l'association ;  Les modalités de dissolution de l'association ; Les règles prévues au sein des statuts s'imposent aux organes de l'association ainsi qu'à leurs membres et peuvent être éventuellement complétées par la mise en place d'un règlement intérieur. Modifier les statuts d'une association Il est préférable de ne faire figurer dans les statuts de l'association que les dispositions générales n'étant pas susceptibles d'être fréquemment modifiées. Les statuts doivent être mis à jours à la préfecture dans un délai de trois mois après modification. L'administration vous adresse ensuite un récépissé de déclaration modificative dans un délai de 5 jours Il n'est pas obligatoire de faire publier les modifications intervenues au Journal Officiel. Modèles de statuts : nos statuts STATUTS DE L’ASSOCIATION DES ETUDIANTS EN ENTREPRENARIAT
  7. 7. 6 « A3E » Article Premier. – NOM Il est fondé entre les membres aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901, et le décret du 16 août 1902, avant pour tous : Association des Etudiants En Entreprenariat, dite « A3E ». Article Second. – BUT OBJET Cette association a pour objet l’animation de la vie étudiante des futurs entrepreneurs par la participation et l’organisation d’évènement, de Tables Rondes, de conférences / débats ainsi que toutes autres actions permettant de promouvoir l’esprit d’entreprendre. Article 3. – SIEGE SOCIAL Le siège social est fixé à Bureau 111, 15-19 Allée Claude Forbin 13090 Aix-en-Provence. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration (C A). Article 4. – DUREE La durée de l’association est illimitée. Article 5. - COMPOSITION Membres du Conseil d’Administration (C A) Membres d’honneurs Membres bienfaiteurs Membres adhérents Article 6. – ADMISSION Pour faire partie de l’association il faut être agréé par le bureau, qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées. Article 7. – MEMBRES – COTISATIONS Sont membres du C A les personnes élues à la majorité par l’Assemblée Générale (A G) Le C A a les pleins pouvoirs sur les décisions concernant le fonctionnement de l’association.  Sont membres d’honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l’association.  Sont membres bienfaiteurs les personnes qui ne sont pas étudiantes et qui font une donation à l’association. Cette donation peut être d’ordre financier, matériel ou intellectuel. Le montant total reste à la discrétion de chacun.  Sont membres adhérents ceux qui ont pris l’engagement de verser annuellement une cotisation. Les montants des différentes cotisations annuelles sont fixés par le C A et approuvés par l’A G. Tous les membres adhérents peuvent faire une donation qui reste à discrétion de chacun. Article 8. – RADIATIONS La qualité de membre se perd par :  La démission  Le décès  La radiation est prononcée par le C A pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l’intéressé ayant été invité par lettre simple à fournir des explications devant le bureau et/ou par écrit. Article 9. – AFFILIATION
  8. 8. 7 La présente association n’est affiliée à aucune fédération. Elle peut par ailleurs adhérer à d’autres associations et/ou fédération et/ou unions et/ou regroupement par la décision du C A. Article 10. – RESSOURCES Les ressources de l’association comprennent :  Le montant des droits d’entrée, des cotisations et des dons ;  Les subventions de l’Etat, des départements et des communes.  Les financements partenaires d’entreprises ou d’organismes ou concours. Article 11. – ASSEMBLE GENERALE ORDINAIRE L’A G ordinaire comprend tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient. Elle se réunit chaque année au mois de janvier et octobre. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour figure sur les convocations. Le président, assisté des membres du conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l’association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l’approbation de l’assemblée. L’A G approuve le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres. Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents (pas de vote par procuration). Toutes les délibérations sont prises à main levée. Les décisions des A G s’imposent à tous les membres, y compris absents. Article 12. – ASSEMBLE GENERALE EXTRAORDINAIRE Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un membre inscrit, le président peut convoquer une A G extraordinaire uniquement pour la modification des statuts ou la dissolution de l’association. Les modalités de convocation sont les mêmes que l’A G ordinaire. Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. Article 13. – CONSEIL D’ADMINISTRATION L’association est dirigée par un conseil de 4 membres au moins, élus pour 1 année par l’A G. Les membres du conseil sont rééligibles. En cas de vacances, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration du mandat des membres remplacés. Le C A se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuses n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
  9. 9. 8 Article 14. – LE BUREAU Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé de : Un(e) président(e) Un ou plusieurs vice-présidents Un(e) secrétaire, et s’il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint. Un(e) trésorier(e), et si besoin est, un(e) trésorier(e) adjoint. Article 15. – INDEMINITES Toutes fonctions, y compris celles des membres du C A et du bureau sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’A G ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation. Article 16. – REGLEMENT INTERIEUR Un règlement intérieur peut être établi par le C A qui le fait alors approuver par l’A G. Article 17. – DISSOLUTION En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l’article 12, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l’actif, s’il y a lieu est dévolu conformément aux décisions de l’A G extraordinaire qui statue sur la dissolution (ou à une association ayant des buts similaires) Article 18. – LIBERALITES : L’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administrative en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisé à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétents et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements. Fait à Aix-en-Provence, le …/…/… Le Président, Mr LE Kevin Le Vice-Président, Mr SLAMA David Le Trésorier, Mr KHALFAOUI Karim Le Trésorier adjoint, Mr BENOUDA Amer La Secrétaire, Mme Martinez Sandra La Secrétaire adjointe, Mme TERHAAR Marieke
  10. 10. 9 Déclaration d'association à la préfecture : La déclaration en préfecture permet d’obtenir la capacité juridique, et donc de conclure des contrats. Elle a déjà été faite, donc vous n’aurez pas besoin de reproduire toutes les démarches, néanmoins la modification des statuts entraine la même démarche. Démarches La lettre La déclaration est rédigée sur papier libre. Elle doit être signée par les dirigeants de l'association, et doit contenir :  Le nom exact de l'association ;  Son objet ;  L'adresse du siège social ;  Les noms, prénoms, nationalités, domiciles et professions des membres du bureau (remplir le formulaire de déclaration des dirigeants associatifs à télécharger) Le dossier doit contenir :  un exemplaire des statuts de l'association daté et signé par au moins deux dirigeants ;  un formulaire de demande d'insertion dûment complété et signé par le déclarant. Dépôt de la déclaration La déclaration est faite auprès de la préfecture. Elle peut être déposée sur place ou transmise par courrier. L’administration vous adresse un récépissé de déclaration dans un délai de 5 jours, qui doit être conservé avec soin car il peut être demandé dans le cadre de formalités futures (notamment en cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association). Publication au Journal officiel Les services préfectoraux transmettent l'imprimé de demande d'insertion à la Direction des journaux officiels. Un extrait de la déclaration est alors publié au sein du Journal officiel dans un délai d'un mois. Le montant d'une déclaration d'association au JO est fixé à 44 euros (90 euros si la Déclaration dépasse 1000 caractères). Copie de parution au journal officiel Association : ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS EN ENTREPRENARIAT (A3E). Identification R.N.A. : W131008316 No de parution : 20130014 Département (Région) : Bouches-du-Rhône (Provence-Alpes-Côte-D’azur) Lieu parution : Déclaration à la sous-préfecture d'Aix-en-Provence. Type d'annonce : ASSOCIATION/CREATION Déclaration à la sous-préfecture d’Aix-en-Provence. ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS EN ENTREPRENARIAT (A3E). Objet : animation de la vie étudiante des futurs entrepreneurs par la participation et l’organisation d’évènements, de tables rondes, de conférences/débats ainsi que toutes autres actions permettant de promouvoir l’esprit d’entreprendre. Siège social : Bureau 111, 15-19, allée Claude Forbin, 13090 Aix-en-Provence. Date de la déclaration : 29 mars 2013.
  11. 11. 10 Règlement intérieur d'une association : Le règlement intérieur d'une association permet d'informer les membres de celle-ci sur le fonctionnement de la structure ainsi que le déroulement de ses activités. Définition Le règlement intérieur vient en complément des règles de portée plus générale initialement mentionnées au sein des statuts de l'association. La rédaction de ce document n'est pas obligatoire. Contenu des règles Nos statuts et notre règlement intérieur se confondent, car le règlement doit donc être conforme aux dispositions statutaires et ne pas aller à l'encontre de leur contenu. Le règlement intérieur doit contenir tous les éléments de la vie associative. Ces textes peuvent notamment porter sur les modalités de réunion et de vote de l'assemblée générale de l'association, l'utilisation du matériel associatif, les heures d'ouverture du local associatif, etc. Démarches Il convient de se référer aux statuts de l'association pour connaître l'organe compétent pour élaborer le règlement intérieur. Modifications Un règlement intérieur est susceptible de subir de nombreuses modifications du fait de la précision des règles qu'il contient. Pour modifier les règles, il faut là aussi suivre les articles rédigés dans nos statuts. Portée du règlement intérieur Il est important de respecter les règles des statuts car elles conditionnent la valeur contraignante du règlement à l'égard des membres associatifs. Cependant, il est conseillé d'accomplir certaines formalités supplémentaires pour s'assurer de la portée des règles contenues au sein du document. Membres et affichage Pour renforcer la valeur du règlement intérieur et en assurer la mise en pratique, il est conseillé d’informer de son existence par l'affichage au sein des locaux. Notre bureau étant petit et sans moyen d’affichage, il est meilleur de remettre en main propre une copie au moment de l'adhésion ou d’envoyer par mail un copie PDF aux membres. Règlement Intérieur de l’Association Des Etudiants En Entreprenariat « A3E »
  12. 12. 11 Ce règlement Intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’Association des Etudiants En Entreprenariat « A3E » dont l’objet est l’animation de la vie étudiante des futurs entrepreneurs par la participation et l’organisation d’évènements, de Tables Rondes, de conférences/débats ainsi que toutes autres actions permettant de promouvoir l’esprit d’entreprendre. Il sera remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Titre I : Membres Article Premier – Composition L’A3E est composée des membres suivants : Membres du Conseil d’Administration (C A) Membres d’honneurs Membres bienfaiteurs Membres adhérents Article 2 - Cotisation Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fxié chaque année par l’Assemblée Générale (A G) selon l’article 6-1 de la loi du 1er juillet 1901, modifié par la loi n°48-1001 du 23 juin 1948 et selon la procédure suivante : Sont membres du C A les personnes élues à la majorité par l’A G. Le C.A a plein pouvoir sur les décisions concernant le fonctionnement de l’association. Sont membres d’honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l’association. Sont membres bienfaiteurs les personnes qui ne sont pas étudiantes et qui font une donation à l’association. Cette donation peut être d’ordre financier, matériel ou intellectuel. Le montant total reste à la discrétion de chacun. Sont membres adhérents ceux qui ont pris l’engagement de verser annuellement une cotisation. Tous les membres adhérents peuvent faire une donation qui reste à la discrétion de chacun. Pour l’année 2015-2016, le montant de la cotisation fixé par L’A G constitutive à 15€ pour les adhérents. Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l’ordre de l’A3E ou en espèce contre récépissé. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année. Article 3 – Admission de membres nouveaux L’A3E peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : remise d’une demande écrite au président ou auprès du bureau. Article 4 – Exclusion
  13. 13. 12 Selon la procédure définie à l’article 8 des statuts de l’A3E, seuls les cas de non-participation à l’association pendant un délai de 5 ans ou refus de paiement de la cotisation annuelle ou faute grave peuvent déclencher une procédure d’exclusion. Article 5 – Démission, décès, disparition Conformément aux articles 7 et 8 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa décision au Président ou au bureau. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation. En cas de décès, la qualité de membre s’efface avec la personne. Titre II : Fonctionnement de l’association Article 6 – Le conseil d’administration Conformément à l’article 13 des statuts de l’A3E, le C a pour objet de gérer l’association, il prépare les travaux de l’A G des modifications dans les statuts (ou dans le règlement intérieur) Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : En cas de vacances, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration du mandat des membres remplacés. Le C A se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuses n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire. Article 7 – Le Bureau Conformément à l’article 14 des statuts de l’A3E, le bureau a pour objectif de mener à bien les objectifs de l’association. Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : Un(e) président(e) Un ou plusieurs vice-présidents Un(e) secrétaire, et s’il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint. Un(e) trésorier(e), et si besoin est, un(e) trésorier(e) adjoint. Article 8 – Assemblée Générale Ordinaire Conformément à l’article 11 des statuts de l’A3E, l’A G Ordinaire se réunit 2 fois par an sur convocation du C A. Seuls les membres adhérents sont autorisés à voter.
  14. 14. 13 Les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire quinze jours au moins avant la date fixée de l’A G. L’ordre du jour figure sur les convocations. Article 9 – Assemblé Générale Extraordinaire Conformément à l’article 12 des statuts de l’A3E, une A G Extraordinaire peut être convoquée en cas de la demande de la moitié plus un des membres adhérents. L’ensemble des membres de l’association seront convoqués selon la procédure suivante : quinze jours au moins avant la date fixée les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour figure sur les convocations. Le vote se déroule selon les modalités suivantes : La majorité des membres présents. Les votes par procuration ou par correspondance sont interdis. Titre III : Dispositions diverses Article 10 – Modification du règlement intérieur Le règlement intérieur de l’A3E établi par le bureau, conformément à l’article 6 des statuts. Il peut être modifié par le C A, sur proposition de l’instance dirigeante. Le nouveau règlement intérieur sera consultable par chacun des membres adhérents de l’association par affichage sous un délai de 8 jours suivant la date de modification. Aix-En-Provence, le 30/01/2013 Dissolution d'une association Dissoudre une association signifie mettre fin à l'existence de celle-ci en tant que personne morale. L’assemblée extraordinaire peut en décider. Des conditions de quorum et de majorité sont nécessaires. Les autorités et/ou l’administration peuvent aussi dissoudre une association. Pour les situations suivantes :  Lorsque des infractions pénales ont été commises ;  Lorsque l'objet de l'association est illicite.
  15. 15. 14  Lorsque les membres d'une association ont commis certaines infractions dans le cadre d'une manifestation sportive. Déclaration à la préfecture Si la dissolution de l'association est volontaire, il convient d'en informer le greffe des associations : le formulaire Cerfa 13 972 (+ PV de la délibération de l'assemblée extraordinaire prononçant la dissolution + une enveloppe timbrée). Il est également possible d'accomplir les démarches sur internet et de dissoudre son association en ligne. Déclaration à l'Insee La dissolution doit également être déclarée à l'Insee car on possède des numéros d'immatriculation Siren, Siret. Journal officiel Il n'est pas obligatoire de procéder à la publication de la dissolution au Journal officiel. Cependant, cette formalité peut permettre d'informer les tiers. Liquidation Concernant la liquidation des biens de l'association, lorsque les statuts ne prévoient aucune disposition en la matière il convient de réunir l'assemblée générale afin de procéder à l'affectation des biens restants après le paiement des dettes (meubles, sommes d'argent, ...). Les membres de l'association ne peuvent pas se répartir les biens car ce serait alors considéré comme un partage des bénéfices. PARTIE 2 : L’organisation de l’association Fonctionnement et organisation Le fonctionnement et l'organisation d'une association sont définis par les statuts. Nous avons mis en place une structure simple : les membres du Bureau : Président, Trésorier, Secrétaire, chacun pouvant avoir un ou plusieurs vice dans la limite du raisonnable selon la taille de l’association. Nous avons aussi différentes catégories de membres.
  16. 16. 15 Structure et liberté de choix Les statuts ont été rédigés de façon libre par les créateurs de l’association afin de choisir un mode d'organisation le plus adapté à l’association. Les statuts nous laissent un vaste choix pour nos évènements. Assemblée obligatoire pour choisir l’organisation ? Et non, contrairement à une idée reçue, il est obligatoire d’avoir un représentant légal, mais le fonctionnement n’est pas obligatoirement démocratique. La prise de décision peut donc être attribuée à une seule personne. Le président et le bureau peuvent choisir librement des personnes qui seront en charge de projet, des postes à attribuer. Organigramme associatif : Le Bureau Comme décrit dans les statuts, et dans le règlement intérieur, nous avons différents organes participants au fonctionnement de l'association et possédants chacun un rôle particulier. Chaque poste ayant un rôle bien défini. Le statut d’organisateur est temporaire, c’est un gestionnaire de projet, une équipe s’occupe d’organiser un projet, une foi le projet fini, il redevient membre à part entière de l’association. Pour détailler chacun des rôles une fiche a été réalisée par poste, mais cela peut se résumer à: Le Président Les pouvoirs du président sont définis par les statuts. De manière générale, le président est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. En cette qualité, le président peut donc signer les contrats au nom de l’association. Le président ordonnance les dépenses. Le trésorier Le trésorier partage souvent avec le président la charge de tout ce qui concerne la gestion de l’association. Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association. Il effectue les paiements, recouvre les recettes et il est responsable de la tenue des comptes de l’association. Il rend compte de sa gestion devant l’assemblée générale. Le secrétaire Le secrétaire est essentiellement chargé de la tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées et des conseils d’administration qu’il signe afin de les certifier conformes, mais il a aussi un rôle de relais entre les personnes. Président Gérant de l'A3E et projets Trésorier Gestion de la finance Secrétaire gestion administrative, et partenariats Organisateurs gestion administrative, et partenariats
  17. 17. 16 Assemblé Générale et vote La structure associative repose sur l'existence d'une assemblée générale dont les règles de fonctionnement sont prévues au sein des statuts. Statuts des membres Les membres d'une même association peuvent ne pas tous avoir le même statut au sein de la structure. Les statuts définissent les catégories : Membres fondateurs / Adhérents / Membres d'honneur Assemblée générale d'une association : L'assemblée générale d'une association doit être préparée en amont par les dirigeants. La communication, l’évènement et le suivi doivent être assuré. Obligations La fréquence des convocations d'une assemblée générale sont librement définis au sein des statuts Assemblée annuelle La tenue d'une assemblée générale annuelle est obligatoire pour notre association. Nous avons mis en place, un « Business Meal » ou « Cocktail dinatoire » qui présente à la foi le bilan de l'année écoulée, mais aussi les actions futures. Dans un souci de transparence, il est possible de faire voter le budget, la fixation du montant des cotisations des membres de l'association pour l'année à venir. Une autre assemblée annuelle à lieu pour le renouvellement des pouvoirs accordés aux dirigeants doit se tenir le mois de janvier. Cette assemblée est obligatoire. Vous pouvez si vous le souhaitez organiser une fête pour marquer l’évènement de la passation de flambeau. Organisation et formalités Il est nécessaire de convoquer tous les membres dont la présence est prévue au sein des statuts. Les questions débattues et les projets de résolutions qui vont être votés doivent en principe figurer au sein de l'ordre du jour. Il est important de respecter cette formalité car, à défaut, la décision prise est susceptible d'être annulée par les tribunaux en cas de contestation. Quorum et conditions de vote Il convient de respecter les conditions de quorum (c'est-à-dire le nombre minimum de membres à réunir en assemblée pour que les décisions qui y sont prises soient valablement votées) et de majorité telles que définies au sein des statuts lorsque ces derniers les prévoient L’AG est un événement clé, il est obligatoire de la refaire chaque année. Il est difficile d’attirer les membres pour de simple vote. C’est pourquoi il faut prévoir une bonne communication avant, mais aussi préparer un bon discours, pour Fiche Pratique : L’Assemblée Générale
  18. 18. 17 susciter l’attention des membres. Mais il faut aussi assurer le suivi des membres qui sont venus assister à l’AG pour avoir un retour et pouvoir faire un bilan positif ou non. COMMENT COMMUNIQUER POUR FAIRE VENIR À UNE AG ? Il ne faut pas hésiter à utiliser les moyens de communication les plus rapide, et pour plus de visibilité :  Facebook : sur notre page Facebook, les pages créé au cours de l’année par les différentes spécialités du master CDG.  Notre site internet  Mailing liste : Il faut demander à la secrétaire, ici Corine VALIERE voire les autres secrétaires ou les enseignants du master CDG et utiliser la base de donnée de l’association. Plus il y a de personnes à cibler, plus il faut mettre en place des moyens de communication de masse, cela n’implique pas obligatoirement de coûts, ni de temps supplémentaire, mais demande une préparation. S’il s’agit de l’élection d’un nouveau bureau, il faut aussi choisir les postulants. Nous vous conseillons de choisir les candidats qui se présentent par des entretiens, pour vous assurerez du maintien des valeurs. Une fois, les candidats sélectionnés, laissez les votes de l’AG départager avec un vote à main levé. COMMENT STRUCTURER LE PITCH DE FAÇON À RENDRE LE DISCOURS ATTRACTIF ? QUEL ATTITUDE À ADOPTER ? Il faut préparer un discours avec des mots simples, le répéter, s’amuser. Humilité, altruisme, confiance en soi et préparation font émaner le leadership chez chaque personne. On ne peut pas évaluer la satisfaction des membres de l’association, on peut par contre leur demander de réaliser de faire un retour, ne pas oublier de demander aux professeurs conviés à l’AG. Le changement de dirigeant Plusieurs causes peuvent entraîner la fin des fonctions d'un dirigeant associatif (président, trésorier, etc.). Le changement et le remplacement du dirigeant d'une association entraînent des modifications internes et donc il se doit remplir quelques formalités. Malheureusement, nous avons connus deux présidents trop occupés dans leur vie pour gérer leur poste, et qui ont démissionnés. Se préparer Communiquer sur l'AG Préparer un Pitch Choisir les candidats pour intégrer le bureau Déroulement Etre soi même Ne jamais s'énerver Suivi Evaluer sa performance Evaluer la satisfaction des membres Erreurs à éviter :  Communiquer au dernier moment  Se préparer au dernier moment  Penser que le talent fait tout  Critiquer les autres (personnes, entités, etc. : nous sommes là pour apprendre en s’amusant, et non pour faire polémique) Choses à ne pas oublier :  Rappeler à la secrétaire de bien envoyer le mail d’information  Qu’on est là pour s’amuser, il faut vous faire plaisir  Le budget peut-être très faible, mais une subvention peut-être demandée  Inviter les « porte-voix » de la faculté, et la MEP
  19. 19. 18 La fin des fonctions d'un dirigeant Révocation En cas de conflit entre le dirigeant et des membres ou d'autres organes de l'association et/ou lorsque ce même dirigeant n'accomplit pas correctement le rôle qui lui a été confié, il peut être envisagé de procéder à sa révocation. Elle doit être décidée en A.G avec comme ordre du jour « Révocation de Mr ou Mme Tel, poste » Quels que soient les motifs de la décision, le dirigeant ne doit pas être révoqué de façon intempestive ou vexatoire sous peine de porter préjudice à ce dernier. Si tel était le cas, il pourrait alors agir en justice à l'encontre de l'association afin d'obtenir des dommages et intérêts. Démission Un dirigeant d'association est libre de démissionner à tout moment et sans motifs. Il suffit que le démissionnaire fasse connaître sa décision à l'association par lettre manuscrite ou imprimée, daté et signée. Statuts, condamnation, décès ... Il est à noter que plusieurs autres causes peuvent mettre un terme aux fonctions d'un dirigeant associatif. Il ne faut pas oublier qu’on est une association étudiante, c’est aux jeunes, nous pour l’instant, vous prochainement à montrer notre dynamisme ! Mais les anciens membres se feront un plaisir en tant que membre d’honneur de venir à vos évènements. Procédure et formalités Déclaration La mention du changement de dirigeant doit être consignée au sein du registre spécial de l'association en préfecture. Et garder l’original de la lettre de démission dans le classeur, ça sert de preuve. (Et oui, encore un Cerfa !) Journal officiel Ce n’est pas obligatoire de faire publier cette modification au Journal officiel. Si vous souhaitez néanmoins procéder à cette formalité cela coûtera 31€. Nous ne conseillons pas d’informer les tiers, pour la simple raison que le bureau représente l’association, un membre qui baisse les bras, et qui démissionne c’est dommage, mais aussi dommageable à l’image des Etudiants En Entreprenariat, montrez votre ambition, considérer l’A3E comme votre entreprise, vous êtes de futurs entrepreneurs ne jetez pas l’éponge ! Adhérer à une association : conditions et formalités Toute personne est en principe libre d'adhérer à une association. Cependant, l'adhésion est soumise à certaines conditions ainsi qu'à une procédure d'adhésion qui peuvent être prévues dans les statuts. Les conditions d'adhésion Les statuts d'une association peuvent prévoir des conditions spécifiques à l'adhésion de nouveaux membres. Lorsque l’étudiant est mineur, il doit néanmoins obtenir l'autorisation de son représentant légal. Les conditions d'adhésion sont simplement avoir une identification (Nom, prénom, N° Etudiant) pour remplir un bulletin d’adhésion, prenez aussi l’adresse mail pour garder informé l’étudiant de votre activité, ainsi que le montant
  20. 20. 19 de la cotisation annuelle (15€ pour l’année 2015-2016). Le futur adhérent doit pouvoir prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur de l'association avant d'adhérer. A Préparer : Si vous pouvez faire avant l’inscription une carte avec le compte Twitter, Facebook, le site internet, les adresses mail où vous joindre vous êtes au top. Préparer aussi des reçus, pour toutes les adhésions espèces ou chèque. Il est conseillé d'enregistrer les inscriptions des membres au sein d'un fichier des adhérents. Cette précaution a notamment pour but d'éviter toute confusion quant à la qualité de membre ou de non-membre d'une personne. Elle permet également d'effectuer un suivi quant au renouvellement de l'adhésion de chaque membre. La démission d'un membre La démission des membres d'une association peut intervenir à tout moment : La liberté de quitter l'association Inutile d’écrire long, il n’y a pas besoin de motifs, ni de préavis, il suffit d’une lettre remise à la secrétaire. Cependant la démission ne doit pas se faire dans des circonstances susceptibles de causer un préjudice à l'association. Les cotisations qui doivent être versées ne s'annulent pas du fait de la démission. L'article 4 de la loi de 1901 : "Tout membre d'une association qui n'est pas formée pour un temps déterminé peut s'en retirer en tout temps, après paiement des cotisations échues et de l'année courante, nonobstant toute clause contraire." Exclusion d'un membre Motifs d'exclusion Le plus souvent, un membre est susceptible d'être exclu d'une association lorsqu'il enfreint une disposition statutaire ou une règle prévue au sein du règlement intérieur. Une exclusion peut également être prononcée lorsque le membre a porté préjudice à l'association par ses actes. Dans tous les cas, il faut que la sanction envisagée soit proportionnelle à la gravité de la faute commise. Décision de révocation La procédure d'exclusion d'un membre peut être envisagée au sein des statuts ou de l'assemblée générale. Recours Tout membre doit pouvoir se défendre avant la décision d'exclusion, il faut l'informer suffisamment à l'avance pour connaitre les motifs qui lui sont reprochés et de la sanction envisagée à son encontre. La personne doit être présente ou représentée devant l’A.G ou la commission de discipline. THEME 2 : La gestion financière de l’association Partie 1 : Trésorier, et gestion Trésorier et tenue des comptes Tenir les comptes d'une association Pour chaque demande de subvention il peut être demandé un bilan de fin d’année, il est important de maintenir un budget équilibré. La loi ne règlemente pas les comptes d’associations qui n’excèdent pas 153 000 euros. Il est par ailleurs important de conserver tous les justificatifs concernant chaque dépense et recette de l'association, notamment lorsque celle-ci rembourse les frais des bénévoles associatifs. Il y a une partie comptable dans le classeur, où elles doivent figurer. La tenue à jour incombe au trésorier de l'association. Le rôle du trésorier Contrôler le bon versement des cotisations par les membres de l'association
  21. 21. 20 Effectuer un suivi des dépenses et établir un classement de leurs justificatifs Etablir le budget prévisionnel soumis à l'A.G Participer à l'élaboration du dossier en cas de demande de subvention pour l'association (établir le budget prévu pour chaque activité) Gérer le compte bancaire de l'association et servir d'interlocuteur avec le banquier Etablir un rapport financier présenté à l'assemblée annuelle de l'association De façon générale, le trésorier contrôle l'aspect financier de l'association Le Compte bancaire Le compte bancaire d'une association est très utile pour gérer les dépenses et les recettes. C'est sur celui-ci que pourront être crédités les dons associatifs, les cotisations des membres de l'association et les subventions versées à l'association. L'ouverture d'un compte bancaire est nécessaire au bon fonctionnement d'une structure, nous avons donc un compte ouvert à la Banque Populaire, se situant au 6 bis, cours Gambetta 13100 Aix-En-Provence. L'ouverture du compte Le compte est ouvert au nom de l'association mais un ou plusieurs responsables (le trésorier et le président) Pour ouvrir un compte, différents documents seront demandés par la banque parmi lesquels peuvent notamment figurer :  Les statuts  Le récépissé de déclaration d'association fourni par la préfecture ;  La publication au Journal officiel ;  Le Procès-verbal de l'assemblée générale  Différents documents liés à l'identité et à la domiciliation des responsables de la tenue de compte. Les services bancaires En ouvrant un compte en banque, l'association peut disposer de différents moyens de paiement mis à sa disposition par la banque au même titre que n'importe quel client.  Un chéquier au nom de l'association peut ainsi être délivré.  Paiement en ligne ou demander à disposer d'une carte bancaire. La gestion du compte et des moyens de paiement de l'association doivent dans tous les cas faire l'objet d'un contrôle interne strict notamment en ce qui concerne l'attribution des pouvoirs de chacun et la transmission des différents codes attribués par la banque (code de carte bancaire, code d'accès au compte, etc.). LE BILAN DE FIN D’ANNÉE SIMPLIFIÉ Il permet de faire la somme des projets de l'association. Il se compose simplement de la sorte : Fiche Pratique : Le Bilan et le compte de résultat
  22. 22. 21 Actif Passif Immobilisation (biens propres) Rentrée d’argents Créances (subvention en cours, délais de paiement accordés aux membres) Dépenses réalisées Crédits (traiteur, intervenants, réception…) SOLDE LE COMPTE DE RÉSULTAT Il détermine tous les profits et toutes les dépenses qui ont été réalisés au cours de l'année écoulée. Charges Produits Achat de matériel Charge externe (association, abonnements) Adhésions des membres Subventions de fonctionnement Résultat d’exploitation Remboursement de frais Dépenses pour les projets Ventes Subventions, sponsoring et mécénat Partenariat Résultat courant Charges financières exceptionnelles dons SYNTHÈSE DE L’ÉTUDE ÉCONOMIQUE ET FINANCIÈRE Les prévisions économiques : - Traduction dans le compte de résultat prévisionnel : Notions de recettes et de dépenses Les prévisions financières : - A moyen terme, traduction dans le plan de financement : Notions de besoins et ressources de financement - A court terme, traduction dans le plan de trésorerie : Notions d’encaissements et de décaissements. Il n’est pas à oublier que le Bilan d’une association ne se compose pas simplement de flux financier. Il faut aussi évaluer les projets, et les retombées. Il faut faire parler d’autres données chiffrées que le trésorier doit mettre en place, voici un petit tableau qui peut vous donner des exemples : La durée de vie de l’association années de Conseil en Création d'Entreprise. • 1 équipe de XX étudiants-bénévoles. • Plus de XX Rendez-vous de l’Entreprenariat organisés • Une capitalisation sur plus de XX Études de Marché et XX Business Plan réalisés. (Lorsque la J.E sera en place) • Plus de XX opportunités de stages créés • Plus d'une XX de partenaires de renoms soutenant notre action dans la région PACA. Evidemment, ces chiffres sont à communiquer lors d’évènements, un kakemono est l’objet idéal pour les faire passer ces informations. Le président quant à lui a d’autre bilan à rédiger, qui n’est pas forcément chiffré: le bilan moral. Fiche Pratique : Le plan de financement ou budget prévisionnel
  23. 23. 22 Les deux parties peuvent faire un seul et même document. Dans un premier temps, il faut établir un budget prévisionnel par projet où l’on va lister tout ce qui va être nécessaire à la réalisation de ceux-ci. Evidemment, vous devez appuyer toutes les informations par des devis, on vous conseille au moins de les faire auprès de 3 prestataires différents. DÉPENSES RECETTES Communication (graphisme, impression, flyer…) Prestations de services (location de salle, engager la sécurité…) Achat divers (matériel, frais de transports…) Subvention (organisme public) Dons et bénévolat Partie autofinancée RÉSULTAT DU BILAN À L’ÉQUILIBRE Modèle de budget prévisionnel CHARGES PRODUITS PROJECTION ET DEBAT 1 660 AUTOFINANCEMENT 50 Location film 400 Vente gâteaux 50 Location matériel de projection 650 FONDS PROPRES 100 Rémunération intervenant 90 Cotisations 100 Achat nourriture et boissons 120 MECENAT, SPONSORING 3 920 Transport et hébergement 400 FSDIE 1 000 COMMUNICATION 300 Culture Action 920 Graphiste 100 Cézanne 2 000 Impression 200 AIDE EN NATURE 700 FRAIS GENERAUX 500 Mise à disposition de biens (prêt de salle) 500 Electricité, téléphone… 500 Personnel bénévole 200 AIDE EN NATURE 700 Mise à disposition de biens (prêt de salle) 500 Personnel bénévole 200 TOTAL DES CHARGES 4 820 TOTAL DES PRODUITS 4 820 A savoir : les financeurs, toutes catégories confondues financent à hauteur de 50% max du projet, donc s’aligner sur le % et pas la somme chiffrée. Présenter le budget en commission FSDIE Pour présenter les budgets des projets lors d’une commission, il faut une présentation visuelle, qui permet aux jurés de voir l’ensemble des dépenses par projet et par pôle de dépenses, et ensuite un récapitulatif. Par exemple :
  24. 24. 23 Partie 2 : Les subventions et partenariat Dons, adhésions et subventions Ces sommes doivent permettre de couvrir les dépenses de l'association (location, financer un projet, ...)
  25. 25. 24 Parmi les moyens de financement d'une association, il convient ainsi de distinguer :  les ressources provenant des membres et des tiers : les dons et les adhésions ;  les ressources provenant des activités de l'association ;  les ressources provenant de subventions publiques. Cotisations des membres Ce système de financement constitue la ressource principale de la plupart des associations. C’est ce que paient les membres pour adhérer à l’association. Le montant de la cotisation à verser par un membre est librement déterminé une année à l’avance, mais généralement la somme ne change pas. Il faut noter que ce n’est pas imposable, il ne peut pas y avoir de déduction fiscale. Dons et donations Les mêmes membres ou des tiers peuvent également décider de financer l'association par des dons. Ce qui donne lieu à des avantages tel qu’une déduction d’impôt à 66%, les entreprises donatrices ont 60% de déduction d’impôt, dans la limite de 0,005% de leur CA. Ventes de l'association Il est possible qu'une association puisse s'autofinancer en exerçant des activités lucratives On peut ainsi : Proposer des produits ou des services à la vente.  ensachage des courses en magasin (gain attendu : 800 € à 8 en une journée).  friperie solidaire : récupération de vêtements et d'autres objets (vaisselle, jouets, livres) de particuliers, mais aussi création de partenariats avec des magasins type « Casino » pour récupérer leurs invendus. Tri et vente. Les prix sont fixés entre 0.5 et 5 euros (gain attendu : jusqu'à 10 000 € par weekend) ;  opération emballage papier de cadeaux au moment des fêtes de fin d'années (gain attendu : entre 1500 et 1700 € en 3 semaines)  vente de calendriers présentant les anciens projets de l'association (gain attendu : 1000 €) ;  vente de bouquets de muguet lors du 1er mai (gain attendu : 300 €) ;  vente de places pour des évènements sportifs en partenariat avec un club local (gain attendu : dépend du nombre de places vendues / prévoir une marge de 2 € par place vendue)  Organiser des quêtes sur la voie publique. (pas à obtenir d'autorisation administrative mais doit néanmoins les déclarer au préalable à la préfecture.)  Effectuer des placements d'argent lui permettant d'obtenir des produits financiers.  Exploiter un bar associatif, organiser une tombola, ou un loto, et louer du matériel associatif, etc. Subventions publiques Il est possible de solliciter différents organisme : La FSDIE, l’administration (La Mairie, Etablissement public, les Communes, Le Conseil Général et le Conseil Régional, Etat et partenaires nationaux...), le Crous… Il suffit de faire une demande par écrit, avec un dossier constitué au minimum de la preuve de la déclaration et de la publication de l’association, un certain nombre de pièces comptables, statuaires et administratives.
  26. 26. 25 Subvention publique Une subvention peut constituer une aide conséquente en vue de développer les activités de l’A3E. Les différents types de subventions Ces aides se répartissent en deux catégories :  les subventions de fonctionnement qui permettent de financer la gestion de l'association en payant tout ou partie de ses charges ;  les subventions d'investissement qui permettent notamment de financer l'acquisition d'un local, l'achat d'équipements ou encore l'accomplissement de travaux. Outre les sommes d'argent, les subventions accordées à une association peuvent également prendre la forme :  un prêt de locaux en vue d'y organiser un événement (soirée, réunion, conférence, ...) ;  un prêt de matériel permettant d'équiper l'association pour l'exercice d'une activité La procédure à suivre Le contenu du dossier présenté par l'association et la politique mise en place par la collectivité publique va jouer le rôle le plus important dans le choix d'attribuer ou non une subvention. En effet, le projet associatif doit correspondre aux grandes orientations des pouvoirs publics et contribuer ainsi à l'intérêt général. En cas de première demande, vous devez remplir un formulaire en renseignant diverses informations sur l'association (adresse du siège social, identité du représentant légal, nombre de bénévoles et de salariés, etc.) et en détaillant les projets d'activités envisagés. Il peut être également demandé : les statuts de l'association ; le budget prévisionnel de l'association ; les comptes du dernier exercice ; le relevé d'identité bancaire du compte en banque de l'association ; etc. En fonction des éléments du dossier, la collectivité publique prendra la décision d'approuver ou non le versement de la subvention. L'attribution d'une subvention ne dispense pas l'association d'émettre à nouveau un dossier pour l'année suivante en vue d'obtenir un renouvellement. CONNAITRE LES FINANCEURS S’INFORMER SUR LEURS PREOCCUPATIONS Les objectifs sont différents : • Faciliter les démarches futures de l’association • Argumenter la demande de façon efficace L’association doit se poser différentes questions : • Quelle est l’identité de ses financeurs potentiels ? • Quels sont leurs préoccupations ? • Leurs objectifs ? Leurs contraintes ? Leurs modalités d’intervention ? Les moyens • Les outils de communication des financeurs • Brochures, Périodiques… • La presse locale et nationale, Presse spécialisée • Les sites internet, Sites de ressources documentaires, Site des financeurs • Les communications des réseaux associatifs • Les archives de l’association.
  27. 27. 26 QUELS SONT LES OBJECTIFS DE CE DOSSIER ? - CONNAÎTRE L’ASSOCIATION, SES ACTIONS, SES PROJETS… - PRÉSENTER LES ACTIONS OU LE PROJET POUR LEQUEL UN FINANCEMENT EST DEMANDÉ - FAMILIARISER LE FINANCEUR AVEC LE DOMAINE D’ACTIVITÉ - L’INFORMER SUR LE PROJET POUR LEQUEL IL EST SOLLICITÉ - FOURNIR DES ARGUMENTS AFIN QU’IL SOIT CONVAINCU DE L’INTÉRÊT DU PROJET - LE RASSURER QUANT À L’UTILISATION DES FONDS ALLOUÉS Conseil : le financeur n’a pas forcément le temps de lire une demande de 50 pages et souhaite souvent arriver rapidement à l’essentiel. Vous pouvez joindre une note de synthèse ou un résumé de la proposition. LA FORMALISATION DE LA DEMANDE : Une démarche rigoureuse doit faciliter la formalisation d’un dossier. Il doit reprendre certains éléments ci-dessus répartis en quatre parties : A. LA PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’ACTIVITÉ : - Objet statutaire de l’association, - Le projet global de l’association dans ses grandes lignes, - La présentation des dirigeants, - Le nombre d’adhérents, - La présentation des soutiens, - L’objet de la demande de financement : nature et montant de la demande B. LA PRÉSENTATION DU PROJET - Les services et projets - La nature des prestations, - Le prix de la cotisation dans l’association, - Le prix des prestations ou services, - Le système de facturation des services proposés C. L’ENVIRONNEMENT DE L’ASSOCIATION - Description du secteur d’activité - Etude de la zone d’activité - Présentation des bénéficiaires - Structures équivalentes ou réalisant la même activité - Etude des prescripteurs, Etude des partenaires D. LA STRATÉGIE DE L’ASSOCIATION - Les buts et la stratégie suivis - Les grandes orientations de l’association à 1 an, à 5 ans et le plan de manœuvre envisagé - Les objectifs et les contraintes de l’association et du projet - Les actions de communications prévues Vous aurez compris vous aurez besoin d’outils : un budget prévisionnel pour vos projets, de l’association, et en faire une synthèse. Une étude économique et financière complète n’est pas toujours nécessaire. Mais l’association a tout intérêt à réaliser une étude financière pour voir si elle dispose des moyens nécessaires à la réalisation du projet. Fiche Pratique : Constituer un dossier de subvention
  28. 28. 27 Sponsoring et mécénat C’est un exercice intéressant pour les membres d’association, il faut associer la marque du sponsor ou du mécène, avec un projet et des médias adaptés. Le sponsoring Il se définit comme étant le soutien matériel apporté à une manifestation, à une personne, à un produit ou à une organisation en vue d’en retirer un bénéfice direct.  Promouvoir l’image du sponsor Le mécénat Il se définit comme étant le soutien matériel apporté, sans contrepartie directe  Intérêt général. Le sponsoring de notoriété / d’image ou de crédibilité Vous devez définir le type de sponsoring que vous souhaitez proposer, car le but n’est pas le même. Notoriété : Vous pouvez lui montrer comment, en utilisant une action moins médiatique, mais plus ciblée sur sa clientèle potentielle, le fait de vous sponsoriser peut améliorer sa notoriété avec la même efficacité. Image : vous devez présenter votre projet en rationalisant le plus possible l’impact du sponsoring sur l’image de marque de l’annonceur. Crédibilité : Son but est de donner crédibilité à la marque ou au produit, en l’associant à un évènement dans lequel le produit est utilisé par des professionnels. Ce que l’on peut demander à un sponsor - DE L’ARGENT : Si le sponsor cherche à rabaisser vos prétentions financières, n’acceptez pas sans conditions, revoyez les éléments de votre devis. - UN PARRAINAGE : Il ne coûte rien à l’annonceur qui deviendra alors une caution importante de votre projet pour les négociations suivantes. - DES CONTACTS : à utiliser surtout en cas de refus du sponsor. Un sentiment de culpabilité pourra le pousser à vous donner des contacts pour vous aider et réorienter votre recherche. - DU MATERIEL PRETE OU OFFERT : Les entreprises sont beaucoup plus enclines à vous offrir leurs produits, qu’à vous donner de l’argent. Diminuer d’autant votre budget. C’est pourquoi il vous faut détailler très précisément vos besoins lors de l’établissement du budget prévisionnel. - DE L’EXPERTISE : Même si un sponsor refuse de vous donner de l’argent, il peut vous donner un bon conseil ou vous faire profiter gratuitement de son expérience du domaine.
  29. 29. 28 Les Fondations Souvent mal connues, les fondations proposent des soutiens aux projets associatifs sous forme de prix, de concours, d’appels à projets, de bourses ou autres subventions Encore faut-il savoir à qui s’adresser, comment monter un dossier de sollicitation et où trouver les aides qui peuvent vous concerner. À chaque fondation son objet Ils existent des fondations dédiées à une très grande diversité de causes. La loi du 23 juillet 1987 qui les régit, précise que : « la fondation est l’acte par lequel une ou plusieurs personnes physiques ou morales décident l’affectation irrévocable de biens, droits ou ressources à la réalisation d’une œuvre d’intérêt général et à but non lucratif ». Il existe actuellement environ 450 fondations reconnues d’utilité publique. Vous pourrez obtenir la liste de la plupart des fondations auprès de la Fondation de France, mais également du Centre français des fondations. Pensez également aux fondations bancaires : Fondation Caisse d’épargne, Fondation Crédit coopératif pour l’accompagnement d’initiatives originales économiques et sociales, etc. L’incontournable fondation de France La Fondation de France est l’adresse incontournable pour l’association en quête de financement. Généraliste par excellence, les appels à projets, bourses ou subventions qu’elle propose couvrent quasiment tous les domaines. Elle est par ailleurs l’outil de nombreuses autres fondations dont elle relaie les appels à projets et initiatives. - La Fondation de France 40, Avenue Hoche, 75008 Paris, Tél. : 01 44 21 3100, Fax : 01 44 21 31 01, e-mail : fondation@fdf.org - site : www.fdf.org - Le Centre français des fondations 40, Avenue Hoche, 75008 Paris, Tel. : 01 44 21 31 90 - fax : 01 44 21 31 01, e-mail : contact@centre-francais-fondations.org Site : www. centre-francais-fondations.org Préparez votre dossier et patienter Vous pouvez solliciter une fondation de deux façons soit de manière spontanée, soit dans le cadre d’un appel à projets. Même s’il n’existe pas de dossier type, votre demande de financement devra souvent comporter les mêmes éléments que celui que vous auriez adressé à une collectivité ou autre administration. Le dossier doit surtout être convaincant et bien ciblé. Lisez donc bien les termes de l’appel à projet ou essayez de savoir quels types de projets ont déjà été soutenus par la Fondation que vous comptez solliciter. En général, les pièces à fournir sont : - Les statuts - Les pièces administratives et comptables - L’historique de l’association - La raison de sa création, personnes qui en sont à l’origine - Les objectifs généraux, actions mises en place - Le plan de communication qui permettra d’associer la fondation - Le budget - La petite revue de presse
  30. 30. 29 Profitez des occasions spéciales pour présenter vos actions et montrer que vous vous investissez dans la vie étudiante. Ayez toujours sur vous un dossier de présentation de l’A3E ou un dossier de votre projet. Cependant, ces rencontres doivent se concrétiser par un rendez-vous officiel qui permettra de signer un partenariat en bonne et due forme. LES 5 ETAPES DE RECHERCHE D’UN SPONSOR OU D’UN MECENE DÉFINITION DU PROJET : Il faut définir un projet en fonction des valeurs et des attentes de l’association, du plan comptable établi avec un certain budget et en fonction d’un arbitrage entre ses avantages et inconvénients : le projet est-il réalisable ? Nous avons mis en place un Pitch exprès. Vous pouvez aussi mettre sur papier des mots-clés correspondant au projet, ce qui vous aidera à décrire au mieux votre projet. CIBLAGE DES ENTREPRISES Avec des outils tel que le QQOQCCP, nos valeurs et attentes, nous définissons quel partenaire sera le plus judicieux PME/Grande entreprises, dans quel secteur. Ensuite, on va rechercher une stratégie en matière de communication. Les associés à des entreprises ou médias potentiels ou autres associations étudiantes Mettre en place un plan de communication via un dossier synthétique comprenant :  Présentation de l’association  Intérêt pour le partenaire (pourquoi lui et pas un autre)  Convention de partenariat  Appui possible : site internet ou autre support de communication RÉDACTION DU DOSSIERS Il faut présenter un projet clair, précis, qui répond à un besoin potentiel de l’entreprise (Attente d’un retour sur image, action de cohésion sociale au sein de l’entreprise). Il faut faire différentes propositions, et argumenter sur des moyens mis en œuvre. Il ne faut pas oublier aussi, que vous-même avez un objectif, lequel est-ce ? PRÉSENTATION ET RELANCES Ici il faut mettre en œuvre le plan de communication établi. Nous choisissons généralement pour contact le début de matinée ou la fin de journée, pour ne pas gêner dans le travail, et pouvoir être écouté. Lors de la prise de rendez-vous, donner ses disponibilités ou laissé choisir des dates. NÉGOCIATION/SUIVI Pour négocier, le mieux est d’identifier une personne, avec un argumentaire personnalisé et être en mesure de donner des indications chiffrées sur les résultats atteints. Il ne faut pas omettre de suivre le partenaire, lui rendre des comptes d’utilisation de fonds à l’aide de courrier d’accompagnement. Fiche Pratique : Démarcher un sponsor
  31. 31. 30 IDENTIFIER L’INTERLOCUTEUR UN PDG UN DIRECTEUR MARKETING Responsable d’un département sponsoring Face à un comité Parlez d’image, de communication, de synergie Parlez des contacts avec les médias Proposez une réunion avec le service marketing Insistez sur l’intérêt et les avantages du projet Présentez les cibles et les moyens de communication publicitaire utilisés Comparez votre action avec celles réalisés précédemment avec l’entreprise et montrez la complémentarité Présentez les actions du projet Adaptez le discours à chaque membre sans vous contredire SE PREPARER Les dossiers doivent être clos, le discours préparé. QUE VAIS-JE LUI OFFRIR ? - ÉCHANTILLONNAGE : Proposez à votre sponsor de distribuer des échantillons de ses produits à votre évènement. - PRODUITS DÉRIVÉS : Proposez de créer en accord avec le service marketing, une ligne de produits dérivés marqués par l’entreprise et vendus sur les lieux de l’opération. (T-Shirt, casquettes, lunettes de soleil… - AFFICHAGE, BILLETTERIE, PLAQUETTES, PROGRAMMES : Si le sponsor dispose d’une imprimerie, faite imprimer vos supports chez lui, en échange d’un support publicitaire distribué gratuitement. (ex : fonds d’affiche Pernod-Ricard, Crédit Agricole, MEP, etc.) - PHONING, INVITATION : invitez tous les clients de l’entreprise à l’événement, en leur envoyant un carton d’invitation. - ANIMATIONS, EXPOSITIONS DANS L’ENTREPRISE : Participez à des expositions en présentant le matériel que l’entreprise vous a prêté pour l’opération. - SOYEZ CRÉATIF : Développez le plus d’idées possibles qui pourraient apporter un plus à l’entreprise, ses collaborateurs, ses clients et autres. CONCRETISER LE PARTENARIAT Le contrat n'est nullement obligatoire et il n'existe pas de contrat type. En revanche, certaines clauses sont communes à tous les contrats : - durée de validité du contrat, - délai de versement des fonds ou de livraison du matériel, - régime fiscal s'appliquant à ces fonds, - exclusivité ou non du mécénat, - clause de résiliation. Fiche Pratique : Préparer une négociation
  32. 32. 31 D'autres clauses peuvent bien sûr être ajoutées, en fonction des souhaits du porteur de projet et de ceux du mécène. Informer régulièrement l'entreprise de l'état d'avancement du projet et organiser à l'avance le travail commun (listes d'invités, dossiers et conférences de presse). PLAN DÉTAILLÉ : - INTRODUCTION : De quoi s’agit-il ? L'OPERATION Il faut présenter le domaine investi, et l’événement (lieu, date, caractéristiques, objectifs, Programme précis, itinéraire, Calendrier détaillé), ainsi qu’un liste détaillée et chiffrée de l’équipement nécessaire, déjà disponible, ou à se procurer. Eventuellement, vous pouvez citer les assurances contractées, le soutien logistique obtenu. LA COMMUNICATION Il faut présenter votre plan de communication : 1 - LES CIBLES (A qui ?) : Evaluation quantitative et description du public de l’événement, adéquation avec la cible de l’entreprise, 2 - LES OBJECTIFS (Pour quels effets ?) 3 - LE CONTENU (Que dire ?) 4 - LES MOYENS (Avec quels outils ?) Evoquer la liste des médias qui vous soutiendront, et les autres supports de communication : tracts, affichage, programmes… Faire une estimation de l’audience indirecte. Et la possibilité d’exploitation : sur le terrain (plans ou maquette à l’appui). Soyez bref à ce sujet, vous développerez au cours de l’entretien. LES ORGANISATEURS PARTICIPANTS Présenter vos partenaires : collectivités locales, entreprises, associations, personnalités, journalistes. N’oubliez de mettre aussi une présentation de votre équipe : curriculum vitae de chacun de ses membres, comportant nom, fonction et expérience dans le domaine de l’opération, et éventuellement une revue de presse des opérations précédentes. LE BUDGET DE L'OPERATION Le budget doit présenter pour chaque dépense, le mode de financement attribué. Ainsi le sponsor peut identifier l’utilisation de ses fonds. LES ANNEXES : La lettre d’accompagnement : - Elle doit être courte et précise. - Son but est d’adapter le dossier et la demande qui l’accompagne aux spécificités du sponsor. - A la lecture de la lettre, l’annonceur doit savoir ce qu’il va trouver dans le dossier et pourquoi il va le lire. - Elle doit tenir sur une seule page, être dactylographiée et exempte de toutes fautes. - Vous indiquerez vos coordonnées et celles du destinataire. Son plan est toujours le même : - Motif de l’envoi ; - Proposition ; - Eléments de justification ; - Suite à donner Fiche Pratique : Le dossier de parrainage
  33. 33. 32 Ce contrat est fait à type d’exemple, il est de préférence à remplir avec le partenaire Convention de partenariat ENTRE : L’association des Etudiants en Entreprenariat, dite « A3E », Bureau 111, 15-19 Allée Claude Forbin 13090 Aix- en Provence. ET : (nom et adresse de l’entreprise) Il est convenu et décidé ce qui suit : ARTICLE 1 : Le présent contrat a pour objet de soutenir l’association dans le projet suivant : Nom du projet : …………………………………………………… Descriptif du projet : ……………………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ARTICLE 2 : Le présent contrat a une durée de : ………………………………. ARTICLE 3 : L’entreprise versera à l’association la somme de : ………………..€ Et/ Ou L’entreprise s’engage à prêter à l’association : - Le matériel suivant : - Le local suivant : - Le personnel suivant : Et/ Ou L’entreprise s’engage à réaliser au profit de l’association la prestation suivante : ARTICLE 4 : - Mécène : L’association s’engage à faire figurer le nom de l’entreprise sur les supports d’information. - Sponsor : En contrepartie de la contribution, l’association réalisera les prestations publicitaires suivantes : ARTICLE 5 : - Mécène : L’association s’engage à rembourser l’entreprise mécène si elle décide de ne pas réaliser le projet ou de ne plus y faire participer l’entreprise. - Sponsor : L’association s’engage à respecter l’exclusivité du partenariat avec l’entreprise pendant la durée du contrat. ARTICLE 6 : - Mécène : Au terme de la manifestation, l’entreprise reprendra les éléments prêtés à l’association. - Sponsor : Les parties au contrat peuvent y mettre fin dans les conditions suivantes : (préciser les modalités pratiques, les délais, les restitutions éventuelles). Date et signatures de l’association et de l’entreprise Fiche Pratique :Contrat de mécénat ou de parrainage
  34. 34. 33 Partie 3: Autre gestion du trésorier Activités associatives et impôts L’association peut payer la taxe foncière et de la taxe d'habitation si elle loue, et la redevance audiovisuelle, si on installe une télévision dans notre local. Association et impôts commerciaux En principe, notre activité n'est pas lucrative on n’as pas d’impôts commerciaux (TVA, IS) Pour démontrer que l'activité de l'association est lucrative, l'administration fiscale utilise cette méthode : Première étape : La gestion de l'association est désintéressée ou non ? (bénévolat ?) Deuxième étape : L'activité de l'association concurrence une entreprise ? Troisième étape : Lorsque l'activité de l'association est exercée dans des conditions similaires à celles d'une entreprise, l'association est assujettie aux impôts commerciaux. A défaut, elle bénéficie de l'exonération. Pour bénéficier de l'exonération, il convient donc de gérer l’association en prenant en compte ces différents points. SURTOUT POUR LA JUNIOR ENTREPRISE ! Néanmoins, on peut toujours bénéficier d'exonérations spécifiques. Manifestation et TVA Le Code général des impôts prévoit ainsi une exonération de TVA pour les recettes effectuées dans le cadre de 6 manifestations de soutien ou de bienfaisance effectuées dans une année. Les recettes doivent être réalisées au profit exclusif de l'association. Bénévole et remboursement de frais Le fonctionnement et l'animation d'une association reposent le plus souvent sur le bénévolat. L’activité est sans contrepartie financière. Le remboursement des frais En pratique, c'est principalement sur la question du remboursement des frais du bénévole que les litiges sont susceptibles de porter. Ces frais peuvent prendre la forme d'un paiement de repas, de frais de déplacement, d'un logement, ... qui se rattachent à des dépenses justifiés par les activités. Le trésorier doit donc nécessairement conserver l'ensemble des justificatifs (factures) liés au paiement de ces frais. Ce sont ces documents qu'il conviendra de présenter en cas de contrôle afin de prouver que les versements auxquels ils correspondent ne constituent que de simples remboursements et non des rémunérations. Le patrimoine de l'association : biens et matériels Équipement, matériel, mobilier d'un local, ... en vue de favoriser notre bon fonctionnement ainsi que le bon déroulement de ses activités, nous pouvons acquérir et utiliser divers biens associatifs. La propriété des biens associatifs L’association est propriétaire de biens par le biais de différents modes d'acquisition (achats, dons). Pour tout type de cession, il est important de noter que le recours au formalisme permet d'éviter les ambiguïtés ou les litiges pouvant porter sur la nature des droits rattachés à un bien ou sur l'identité de leur titulaire. L'usage des biens associatifs Tous matériels appartiennent à l’association et non aux membres qui en bénéficient. Cependant, l'usage de ces biens ne doit pas être exercé de manière abusive sous peine de s'exposer à la constitution du délit d'abus de biens sociaux. Le sort des biens associatifs à la dissolution Il est important de noter que les membres de l'association ne peuvent pas procéder à la répartition de ces biens entre eux sous peine de voir cette opération qualifiée, de partage des bénéfices. Les biens restants sont, en pratique, le plus souvent transmis sous forme de dons à des associations ayant un objet similaire.
  35. 35. 34 THEME 3 : La responsabilité de l’association La responsabilité civile Association et action en justice Des personnes peuvent parfois subir des dommages dans le cadre des activités d'une association. Agir en justice contre l'association Lorsqu'elle est déclarée, l'association devient une personne morale susceptible de voir sa responsabilité civile engagée. Elle doit alors réparer le préjudice qui peut être aussi bien subi par un adhérent, un salarié ou un bénévole de l'association que par un tiers. Pour que la responsabilité de l'association soit engagée, il faut qu'une faute de celle-ci soit établie. Sa responsabilité n'est donc pas mise en jeu dans tous les cas, si bien qu'il convient de distinguer plusieurs types de dommage :  Le dommage subi alors que l'association avait correctement mis en place les conditions nécessaires pour assurer la sécurité des personnes participant à son activité. Pas de responsabilité : c’est sans faute.  Le dommage subi par la faute des organisateurs de l'activité. Elle doit être prouvée par la victime mais si l'association organise quelque chose à risque, elle doit tout prendre en compte, elle est alors tenue à une obligation de résultats (sa responsabilité est engagée). Comme argument de défense au tribunal, l'association pourra tenter de démontrer que le dommage s'est produit du fait d'une faute de la victime ou de la survenance d'un cas de force majeure. Dans certains cas, elle avance également l'existence d'une clause censée l'exonérer de sa responsabilité. Les clauses d'exonération de responsabilité Les juges annulent les clauses qu'ils considèrent comme abusives. Par ailleurs, une clause qui ne serait pas abusive doit toujours être portée à la connaissance des membres de l'association afin que ceux-ci soient informés. A défaut, elle serait sans effet juridique. Responsabilité civile du Président Dans le cadre de ses fonctions, la responsabilité civile du dirigeant d'association peut être engagée lorsqu'il commet une faute. La responsabilité à l'égard des membres ou des tiers En principe, lorsqu'un dommage survient il incombe à l'association ayant commis la faute de réparer les préjudices causés à ses membres ou aux tiers sans que le dirigeant ne voit lui-même sa responsabilité personnelle engagée. Cependant, celle-ci peut néanmoins être mise en cause lorsque le dirigeant agit en dehors du cadre de ses fonctions. Dès lors qu'il n'est pas réputé avoir agi au nom et pour le compte de l'association, il est responsable personnellement des actes et des dommages qu'il peut commettre et ce en application de l'article 1382 du Code civil. La responsabilité à l'égard de l'association Un dirigeant peut voir sa responsabilité civile engagée pour une faute commise dans le cadre de sa gestion. Le gérant de l’association et le représentant légal de l’association sont la même personne donc on ne pourra agir en justice que lorsque les fonctions du Président auront pris fin. Responsabilité des membres et action en justice Lorsqu'un membre d'une association cause un dommage à un autre membre ou à un tiers, son statut d'adhérent n'influe pas sur les règles applicables en matière de responsabilité civile. C'est donc les principes de droit commun posés notamment par l'article 1382 du Code civil qui sont applicables. Le fait d'avoir adhéré à l'association va en revanche avoir une incidence dans les rapports entre la personne morale et ses membres. Ces derniers doivent en effet, du fait de leur adhésion, respecter les normes prévues au sein des statuts de l'association. Diverses obligations internes s'imposent donc à chaque membre: le paiement de la cotisation associative, le bon comportement avec les autres membres, la non-commission d'actes contraires aux intérêts de l'association, etc. Lorsqu'un membre enfreint ces règles, il peut ainsi s'exposer à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'exclusion de l'association.
  36. 36. 35 L’Assurance Toute association déclarée en préfecture se doit d’avoir une assurance, ne cherchez pas nous avons la meilleure et la moins chère. Une assurance d’une filière de la MEP, à 95€ chaque année. Nous avons souscrit à une attestation d’assurance multirisque pour association étudiante sous le nom d’A3E- Association des Etudiants En Entreprenariat, avec le siège social « AMU – Bureau 11 – Allée Claude Forbin 13090 Aix-En-Provence », avec représentant légal le président en exercice Lê Kevin. La période est d’assurance : Elle est du Mercredi 11 mars 2015 au Mercredi 09 mars 2016, auprès de la Compagnie d’AXA France IARD – 26 rue Drouot – 75 009 Paris. La responsabilité locative de l’association (maxi 100 m2) et les dommages aux biens contenus dans ce local La responsabilité civile de l’association Sportives et non sportives hors voie publique jusqu'a 500 participants, Sportives sur la voie publique jusqu'a 180 participants L’intoxication alimentaire notamment est garantie, sauf ≪ rave parties ≫ et ≪ open- bar ≫ L’occupation temporaire de locaux pendant les manifestations garanties, sauf les discothèques, monuments historiques, ou propriété supérieur à 500m² Le contrat est d’une durée de 1 an ferme sans tacite reconduction. Il ne pourra être renouvelé que sur nouvelle demande d’adhésion à l’initiative de l’assure. Associations de moins de 50 adhérents 95.00€ de 50 à 80 adhérents 108,00€ de 81 à 150 adhérents 123,00€ de 151 à 300 adhérents 174,00€ de 301 à 500 adhérents 246,00€ de 501 à 1 000 adhérents 442,00€
  37. 37. 36 Le devoir d’une secrétaire La secrétaire est celle qui maintien l’information au sein du bureau, de l’association, des tiers. En général, la secrétaire est en charge de l’administration de l’association. En gérant les informations au sein du bureau, de l’association et des tiers, elle connait toute la vie de l’association. Elle devient donc le mémoire de l’association. C’est pourquoi aujourd’hui, je rédige cet ouvrage, où je réécris tout ce qu’on fait, afin de vous faciliter la recherche d’informations. Auprès des différents groupes, elle est en charge des différentes responsabilités : Auprès du bureau La secrétaire tiens à jour le registre de l’association. Concrètement, elle s’occupe du fichier DROPBOX de l’association en classant les documents dans les fichiers justes. Ainsi que des classeurs où les documents administratifs, et comptables sont triés. De plus, la secrétaire informe et planifie les réunions de l’association en lien avec les membres. Pendant les réunions, elle prend des notes pour rédiger un compte-rendu de chaque réunion qui est à télécharger dans le fichier « réunion » dans la Dropbox. L’intérêt du compte-rendu est que chaque membre peut relire les informations les plus essentielles de la réunion. Auprès de l’association La secrétaire est en contact direct avec les adhérents de l’association. Elle communique les informations des événements et actualités de l’association par mail, Facebook, Twitter et LinkedIn In. Elle est en charge de mettre à jours le fichier des adhérents dans la Dropbox (base de donnés). De plus, la secrétaire s’occupe des inscriptions de nouveaux adhérents. Auprès des tiers La secrétaire maintient le contact avec le tiers, c’est-à-dire elle procure le flux des informations entre les tiers et le bureau en rédigeant un suivi. Ça peut être un rapport pour le bureau, un remerciement auprès des tiers etc. La secrétaire a la responsabilité de s’occuper de l’assurance pour toute participante pour les événements et toute action de l’association. Elle connaît et fait appliquer les formalités administratives de l’association (cf. Book Partie 1 : Les formalités administratives). Également, la secrétaire met à jours le Book de l’association et effectue des changements avec l’accord du président. A ne pas oublier, en cas de manque d’un pôle partenariat, la secrétaire est en lien direct avec les partenaires, que ce soit les banques, les entreprises, les traiteurs, les lieux de réception, et AMU ou autre, elle doit savoir les cordonnées, pour aider les chefs de projets à faire avancer leurs actions. Elle est un soutien important dans la mise en place des projets.
  38. 38. 37 THEME 4 : Les évènements au sein d’une association Association et manifestation : organisation et autorisation Manifestations dans un lieu privé Une manifestation associative peut être organisée dans un lieu privé. En principe, il n'est pas obligatoire d'obtenir une autorisation administrative préalable. Sauf quand la manifestation est considérée comme étant à risques pour les participants (tournoi de boxe, saut à l'élastique, etc.). Manifestation sur la voie publique Lorsque la manifestation a lieu sur la voie publique, il est nécessaire que les organisateurs la déclarent préalablement à la préfecture ou à la mairie du lieu où se déroulera le rassemblement. Cette déclaration constitue un simple dépôt et non une demande de manifestation. La déclaration doit permettre de renseigner les autorités sur le contenu du rassemblement envisagé. Elle doit notamment comporter l'identité des organisateurs, le nombre de manifestants attendus, le lieu du rassemblement, l'itinéraire prévu en cas de parcours, etc. Il est important que le contenu de la description corresponde réellement à ce qui est projeté par les organisateurs. Le Code pénal sanctionne de 6 mois d'emprisonnement et de 7500 € d'amende le fait d'établir une déclaration incomplète ou inexacte de nature à tromper sur l'objet ou les conditions de la manifestation projetée. En outre, les organisateurs s'exposent à la même sanction lorsqu'ils :  Tiennent une manifestation n'ayant pas fait l'objet d'une déclaration ;  Maintiennent la manifestation malgré son interdiction. Service d'ordre Lorsque la manifestation prévue comporte un nombre important de participants ou d'éventuels risques liés aux personnes, les conditions de sécurité nécessaires doivent être assurées. Dans ce cas, il est envisageable de recourir à un service d'ordre qui peut notamment avoir pour mission de prévenir tout incident, d'éviter les accidents ou d'encadrer un cortège. Partie 1 : Les évènements de cohésion Nous ne sommes pas un BDE, nous ne nous concentrons pas sur les soirées étudiantes, cependant pour assurer une attente, un rattachement aux valeurs étudiantes et une cohésion d’équipe nous organisons quelques évènements distractifs. Si vous souhaitez organiser des soirées comme les BDE, vous n’êtes pas dans la bonne association, cependant nous vous conseillons de faire des partenariats avec des gros BDE, qui ont déjà l’expérience pour l’organisation de fêtes. Nous avons que trois évènements festifs, la soirée d’intégration, les séjours, et le bal de promotion.
  39. 39. 38 Une petite référence Pour tout étudiant, la référence en Week-end d’intégration est la Planète WEI, une association parisienne avec des activités extraordinaire (c’est un truc de folie !!), je vous conseille d’aller voir leur site : http://planete-wei.com/ Un petit aperçu de ce qu’ils savent faire : Ils font aussi des voyages au ski, partout en France et à l’étranger, c’est un bon exemple à suivre, cependant n’oubliez pas qu’on n’est pas aussi nombreux, et que notre budget est bien moins conséquent. On constate aussi que leur nombre de sponsors est impressionnant.
  40. 40. 39 La soirée d’intégration ou week-end d’intégration C’est le premier évènement que l’A3E fera, je déconseille de faire les deux, un des deux suffit. Le but étant de lancer les parrainages, les M2, parraineront les M1. Je vous rappelle que les bizutages sont interdits, et par conséquent, les jeux de gages sont interdits, et qu’aucune humiliation ne se fera. Il ne faut pas oublier qu’on regroupe deux catégories d’individus, les bosseurs qui sont d’attaque pour reprendre les cours, mais qui sont un peu stressés et qui cherche un peu de quoi se détendre, et les glandeurs, qui veulent encore profiter et s’amuser pendant qu’il reste un beau soleil, et profiter de la fin de l’été. Pour la soirée d’intégration Le but étant de s’amuser, il suffit d’une soirée entre étudiant. Regarder les lieux qui vous conviennent le mieux : plein air, bar/boite, salle… Organisez les animations qui vous semble le plus amusant tout en veillant qu’elles restent simple. Nous avons les calanques, le lac de Peyrolles, la St Victoire, Marseille et Aix-en-Provence, juste à côté nous vous conseillons d’en profiter, vous aurez de la place, et surtout pour un coût réduit. Certaines écoles font une journée d’intégration dans leurs locaux, avec au début un « faux cours », où une complice se fait virer de la classe, et où le professeur joue la comédie, et fait beaucoup rire les élèves. Ce qui s’enchaine après par un simple gouter et le parrainage des nouveaux membres. L’idée est aussi sympa, à vous de rechercher l’information, et de voir ce qui vous plaît. Pour le week-end d’intégration ou WEI Pour le WEI, vous devez redoubler d’imagination, faire en sorte que ce week-end soit inoubliable et qu’il soit rentable en termes de budget, mais aussi en terme de membres inscrits dans l’association. Organisez une sortie, un petit voyage non loin d’ici, mais qui est dépaysant, qui donne le goût de la fête, et surtout de l’appartenance à l’A3E, un groupe d’étudiant assez cool.
  41. 41. 40 Ce que le BDE de l’IAE d’Aix a fait cette année : une soirée / w-e sur la St Victoire. Une soirée d’intégration avec des activités (pommes dans l’eau, musique, jeux de rôle/mime, …) et surtout de l’alcool (illimité !) pour un tarif de 30€ par étudiant, et une nuit en plein air avec des tentes. Il ne faut pas oublier qu’on ne peut pas avoir de subvention pour l’alcool. Les séjours Pour les séjours, il est difficile d’organiser des voyages durant les vacances scolaires, non seulement car il y en a très peu, la durée est très courte, et elles tombent souvent avant les partiels. Nous sommes conscients qu’on ne peut pas partir avec le master tout entier, un voyage à 100 personnes c’est impossible. Cependant il est possible de répéter sur plusieurs week-ends la même activité. Pour les week-ends, ne manquez pas ce qui est bien à organiser : week-end au ski, dans des parcs d’attraction : Disney Land, Europa Parc, Port Aventura, Ok Corral, Marine Land dans les villes européennes connues ou non ou même des capitales : Londres, Madrid, Rome. Il est important et même primordiale de fixer un nombre d’étudiant maximum et de faire payer les réservations avant le départ. AUCUNE avance venant du compte bancaire ne doit être faite, n’oubliez pas, c’est un abus de bien commun, et vous risquez une sanction de la part des responsables des masters, mais aussi une sanction juridique. Le bal de promotion / Le Gala de fin d’année Je remercie Cindy Calvayrac et Lilia Taguelmint pour avoir répondu concrètement au questionnaire que j’ai réalisé, elles ont organisé le bal de promotion fin 2015, en moins de deux mois, et ont fait un travail exceptionnel. AVANT LA SOIREE Choisir les partenaires  Le choix de la salle Elle ne doit pas être trop spacieuse, pour ne pas laisser paraître le vide en début et fin de soirée, il faut choisir une salle de bonne taille, avoir une capacité suffisante, elle doit être propre et sobre aussi. Faite attention autour, s’il y a un parking gratuit ou non, la facilité d’accès, les espaces non-fumeur (couvert ou non) et aussi aux services proposés dans le forfait. Et bien sûr, le prix de la salle sera l’argument majeur dans votre décision. 

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