Postedoc Smau Milano 2010 Alessandro Burgognoni

1. Conservazione sostitutiva a norma
Postedoc
PPT-Postedoc-CSNCN09/2010

2. Tradizione e innovazione
si crea si firma si archivia si conserva
Firma
digitale
Posta
Elettronica Certificata
Conservazione
a norma
si spedisce
Ieri
Oggi
Gestione
Documentale
Documenti
elettronici

3. La conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, che garantisce nel
tempo la validità legale di un documento informatico.
La normativa in materia di conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con
quelli elettronici e permette a Pubblica Amministrazione e aziende di eliminare la carta risparmiando sui costi di
stampa, stoccaggio e archiviazione.
Il risparmio è sensibile soprattutto per le tipologie di documenti che, a norma di legge, devono essere conservati per
più anni.
«Secondo un’indagine del Politecnico di Milano se
tutte le imprese italiane iniziassero ad utilizzare la
pratica della conservazione sostitutiva, i benefici
complessivi arriverebbero a 60 miliardi di euro
l’anno, pari a circa il 4% del Pil nazionale.»
(ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010)
«Risparmi da 2 a 80 euro a fattura e personale
libero di svolgere altre mansioni. Investimenti in
software e formazione per la conservazione
vengono ammortizzati in uno/due anni.»
(ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010)

4. Il quadro normativo
Regole Tecniche
Definisce le regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a
garantire la conformità dei documenti agli originali […]
Obblighi Fiscali
Consente la conservazione sostitutiva su supporti
informatici dei documenti e delle scritture contabili
obbligatorie ai fini fiscali e civilistici.
Art. 4 - Conservazione sostitutiva di documenti analogici
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti
analogici avviene mediante memorizzazione della relativa
immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente,
anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione,
sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di
essi, del riferimento temporale e della firma digitale da
parte del responsabile della conservazione che attesta così il
corretto svolgimento del processo.

5. Delega di conservazione
Art. 5 - Responsabile della Conservazione
 Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad
una o più persone che, per competenza ed esperienza,
garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse
delegate (…)
 Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in
tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti
ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

6. QUALITA’
2003 Certificazione del Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO
9001 per progettazione, sviluppo e mantenimento in
esercizio dei servizi online nel campo della Messaggistica,
dell’Internet banking, della Firma Digitale,dell’eGovernment,
dell’eCommerce e delle Intranet aziendali.
SICUREZZA
2004 Certificazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza
Informativa (ISMS) secondo lo standard BS 7799-2:2002
per i servizi erogati dal sito www.poste.it
2006 Passaggio dalla BS 7799-2:2002 allo standard ISO IEC
27001
FIRMA DIGITALE
2000 Iscrizione all’elenco pubblico dei Certificatori di Firma
Digitale tenuto da DigitPA (ex CNIPA)
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
2005 Iscrizione all’elenco pubblico dei Gestori di Posta
Elettronica Certificata tenuto da DigitPA (ex CNIPA)
 Socio fondatore di Assocertificatori
 Certificatore per la Comunità Europea (2006 – 2010)
 Iscritta all’elenco del Consorzio CBI (Corporate Banking
Interbancario)
 Postecom è membro del Consiglio Direttivo di Assinform,
associazione nazionale delle principali aziende di Information
& Communication Technology che operano in Italia, aderente
a Confindustria.
Delegare Postecom
Postecom è un operatore affidabile e qualificato.

7. Postedoc conservazione sostitutiva
Postedoc è il servizio di conservazione sostitutiva a norma che permette di conservare qualsiasi tipo di documento
informatico, sia esso nativo o scansione di un documento cartaceo, nel rispetto della normativa vigente e in totale
sicurezza.
Il servizio è fornito in totale outsourcing.
 Pieno valore legale ai documenti
grazie a firma digitale del
Responsabile della Conservazione
e marca temporale
 rispetto di specifiche
scadenze
 garanzia di integrità,
leggibilità e accessibilità per
tutto il tempo previsto dalla
normativa di riferimento.
 gestione della sicurezza
fisica e informatica del
sistema di archiviazione
 accesso ai documenti sempre
disponibile
 esibizione dei documenti
opponibile a terzi.
Postedoc garantisceLa delega a Postecom
solleva il cliente da oneri quali

8. Documenti da conservare con Postedoc
● Fatture Attive
● Fatture Passive
● DDT
● Bollettini Postali
● Registro IVA acquisti
● Schede contabili di magazzino
● Registro IVA fatture emesse
● Libro Giornale
● Libro Mastro
● Libro Cespiti
● Modello F24
● Modello Unico
● Modello 730
● Modello 770
● Cedolini Stipendi
● Libro Unico del Lavoro
● Referti clinici e diagnostici
● Cartella Clinica
● Delibere, Determine, Protocollo
● Ricevute PEC
● Pratiche
● Altri documenti che il cliente desidera conservare

9. Vantaggi
 Risparmio
eliminazione dell’archivio cartaceo e tagli dei costi di mantenimento e di
gestione degli archivi fisici; annullamento delle difficoltà di reperimento di
informazioni dai diversi archivi
 Efficienza
diminuzione della dispersione delle risorse interne su processi non
strategici per l’azienda, aumento della produttività del personale grazie
all’impiego delle risorse in altre attività e riduzione dei tempi d’attesa per
la gestione dei pagamenti
 Sicurezza
adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy
 Valore legale
risoluzione delle problematiche di contenzioso e libertà di azione, con la
Delega a Postecom come Responsabile della Conservazione
 Facilità di utilizzo
miglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni grazie ad
accessibilità al sistema semplice e veloce (via WEB)
 Nessun intervento invasivo
sul sistema informativo del cliente

10. Come funziona
L’accesso al servizio avviene tramite web https o web service in caso di integrazione con i servizi ERP in uso presso il
cliente.
I documenti da conservare, opportunamente strutturati in lotti, sono trasmessi al sistema tramite web o web service.
I lotti vengono sottoposti al processo di conservazione tramite apposizione della marca temporale e della firma digitale e
memorizzati su più sistemi al fine di assicurare un corretto backup e disaster recovery.
il processo di generazione dei documenti da parte del Cliente. I documenti possono essere firmati
digitalmente (singolarmente o a lotti) prima di essere inviati a Postecom.
l’invio dei lotti di documenti al sistema di conservazione sostitutiva tramite interfaccia web o web
service
l’esecuzione del processo di archiviazione e indicizzazione;
l’esecuzione del processo di conservazione sostitutiva, con la firma digitale del Responsabile
della Conservazione e l’apposizione della marca temporale.
Il servizio prevede:

11. Accesso via web
Tutte le procedure necessarie per garantire legalità e
sicurezza al processo di conservazione vengono
automaticamente assicurate durante il processo di
upload. Il richiamo del documento, in fase di
consultazione, avviene sempre attraverso l’accesso al
portale, in maniera semplice ed immediata.
Attraverso l’accesso al portale protetto Postedoc è
possibile inviare direttamente in conservazione i
documenti (singoli o a lotti) eseguendo i seguenti
semplici passi:
• Inserire gli attributi di ciascun documento
• Allegare i documenti (in qualsiasi formato)
• Chiudere il lotto di documenti e avviarlo al processo di
conservazione.

12. Il processo di conservazione
Postedoc conservazione
sostitutiva
ESIBIZIONE
Poste Italiane
Postecom
Cliente
Lotto di
documenti
Dematerializzazione
INVIO
WEB o Web
Service
Supporti
probatori
Marca
Temporale
Disaster
Recovery
FD
ERP
Cliente

13. Postedoc: offerta
Il servizio, proposto in completo outsourcing, è modulabile in base alle necessità del cliente grazie alla
possibilità di integrare l’Offerta Base con i servizi opzionali:
Offerta Base
 Storage iniziale con possibilità di acquisto di nuovi pacchetti
 Figura del responsabile della conservazione
 Accesso tramite username e password sia via web che tramite web service
 Recupero in tempo reale del documento conservato con evidenza dei dati di conservazione
 Eventuali interventi di manutenzione evolutiva
Servizi opzionali
 Periodo di conservazione configurabile
 Consulenza professionale per l’integrazione con servizi ERP
 Formazione degli operatori

14. Approfondimenti

15. Conservazione sostitutiva
 CIT BRESCIA
Il Centro Servizi Territoriale provinciale di Brescia è una struttura operativa a
sostegno dei Comuni e degli Enti aderenti, attiva nella realizzazione di un più
vasto e qualificato sistema di servizi telematici, accessibili online dai cittadini e
dalle imprese del territorio. Dal 2009, il servizio di conservazione sostitutiva di
Postecom consente ai Comuni aderenti al CIT di conservare secondo la
normativa vigente documenti quali Delibere, Determine,Verbali, Bandi,
Regolamenti e Registri.
La soluzione è pensata come tipologia HUB in cui la Provincia di Brescia e il
CIT sono al centro della soluzione: i Comuni, tramite web services,
trasferiscono i documenti in conservazione sotto la responsabilità di
Postecom. Ogni realtà aderente al CIT ha a disposizione un proprio spazio
dedicato a cui inviare i documenti e a cui accedere, in fase di esibizione
successiva (spazi coordinati dal Centro Servizi Postecom).
 MESSAGGERO DI SANT’ANTONIO
Conservazione sostitutiva delle attestazioni di pagamento
di sostenitori e lettori abbonati. Nel 2009 gli invii hanno
coinvolto 1.335 lotti per un totale di 646.976 documenti

16. Gestione Elettronica Documentale
 COMUNE DI PRATO
Digitalizzazione e conservazione sostitutiva delle fatture
passive. Le fatture che i fornitori inviano al Comune vengono
sottoposte al processo di conservazione. Tramite
un’interfaccia web i dipendenti del settore amministrativo-
contabile possono ricercare, visualizzare e scaricare le copie
elettroniche delle fatture passive. Il progetto di
dematerializzazione ha consentito al Comune di Prato di
ottimizzare il rapporto con i fornitori e la gestione delle risorse
interne. In un anno sono state inviate in conservazione
sostitutiva 24.000 fatture.

17. Gestione Elettronica Documentale - Portali web
 CAF CISL
Caf Cisl con 2.000 sedi in tutta Italia ha gestito nel 2009 ben 5 milioni di pratiche di
dichiarazione dei redditi. Postecom ha curato per Caf Cisl tutto il processo di
dematerializzazione e invio in conservazione sostitutiva dei documenti relativi alle
dichiarazione dei redditi, garantendo conformità alle disposizioni in materia di
dematerializzazione in ambito fiscale; abbattimento dei costi logistico/strutturali e
organizzativi; adeguamento delle procedure organizzative interne alle disposizioni in
materia di privacy e sicurezza nei luoghi di lavoro;garanzia di integrità e reperibilità
della documentazione in caso di richiesta di esibizione del documento originale.
 INVITALIA
Invitalia è un’agenzia nazionale che finanzia le PMI sostenendone la nascita e lo
sviluppo; Il progetto di Postecom ha previsto la creazione di un portale per la gestione
della documentazione inerente i procedimenti di erogazione delle misure agevolative di
cui al D.Lgs. N 185/2000 “Titolo II”. Tale documentazione viene raccolta tramite il
servizio “Seguimi” di Poste Italiane e, dopo essere stata dematerializzata, inserita nel
Portale creato per Invitalia.Tutti i dati oggetto della dematerializzazione vengono inviati
in Conservazione Sostitutiva. In questo modo, attraverso il portale, il personale di
Invitalia può consultare e gestire on-line tutta la documentazione.

18. Info e contatti
web www.postecom.it
email commerciale@postecom.it