E-commerce - Réglementation à respecter en Belgique
Livreblanc sophies
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A propos
Sophie-S est un organisme de formation / conseil en entreprise spé-
cialisé dans le Commerce International, la Logistique / Transport, les
procédures d’entreprise et l’accompagnement dans la rédaction des
documents et déclarations.
Livre Blanc L’équipe intervient dans de nombreuses structures, privées, publiques
ou éducatives, à l’échelle locale et nationale grâce aux formations-
La liasse documentaire, la chaîne documentaire
actions, qui visent à rendre le public autonome au travers de cas pra-
tiques, d’astuces mnémotechniques et de simulations / jeux de rôle.
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Préambule Parmi les documents que vous allez émettre (vendeur) ou exiger (acheteur),
lesquels doivent voyager avec la marchandise ? Lesquels doivent être envoyés
Qu’ils soient « papiers ou électroniques », les documents matérialisent un événe- directement au client ? Quels sont les documents instrumentaires (qui certi-
ment, une situation. Ils permettent de représenter, de gager, voire de transférer la fient) ? Quand les faire légaliser ? Par qui les faire viser ou légaliser ?
propriété du bien concerné.
Ils sont indispensables dans le cadre d’un paiement (preuve de la réalisation du
contrat).
Ils sont à faire valoir en cas de recours juridique !
De quels documents parle-t-on ?
Des documents commerciaux
Des documents de transport et d’assurance
Des documents administratifs ou douaniers…
Il est essentiel d’identifier les documents que vous allez devoir mettre en œuvre
en interne, que vous devrez obtenir de vos transitaires, transporteurs et fournir
aux administrations fiscales et douanières d’un pays.
Les documents sont importants car ils sont, avant tout, la preuve documentaire
de la réalisation d’une opération, que celle-ci soit réalisée dans le strict cadre du
contrat commercial et/ou dans le cadre d’un transport de marchandises.
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Les éléments de la liasse documentaire Les certificats FORM A
La facture douanière
Documents commerciaux Le DAU
L’offre de prix, les CGV et le contrat commercial La DEB, la DES
Le bon de commande & la confirmation de commande Document de transit et carnet TIR
Le bordereau de livraison (liste de colisage)
La facture pro forma, commerciale, consulaire, douanière
Les documents liés aux garanties (certificats divers…) Documents à faire légaliser par les CCI, les Ambassades
Le Certificat d’Origine Communautaire
La facture consulaire
Documents pour le transport Le Carnet ATA
Le bordereau d’instruction (déclaration) Le certificat de contrôle et d’inspection
Les déclarations spécifiques
La liste de colisage et de poids
Le document d’expédition
Le document de transport
La déclaration aux assurances et l’attestation d’assurance
Documents pour la douane
Demande de licence (document de surveillance)
Déclaration d’exportation, d’importation
Les EUR/ATR
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Que contient l’offre commerciale ?
L’offre engage l’entreprise qui sera contrainte, même si une erreur a été faite dans
Rubriques Contenu l’offre, à tenir sa proposition. Suivie d’une acceptation de la part de son destina-
Caractéristiques commerciales et tech-
taire, l’offre aboutit à la formation du contrat de vente
niques du produit ou du service, mode
de conditionnement et d’emballage,
Le produit ou le service L’offre doit être assortie d’une limite de validité dans le temps. Par principe
marquage, étiquetage et notices
diverses d’installation ou d’utilisation. l’offre est irrévocable sauf stipulation contraire.
Code douanier (SH).
L’offre est accompagnée obligatoirement des conditions générales de la société
Prix unitaire hors taxes du produit ou
du service, suivi de la devise de fac- (celles-ci pouvant être reprises sur l’offre directement).
Quantité et prix
turation et de l’incoterm suivi du lieu.
Quantité, prix total.
Délai de paiement (terme), remises
commerciale ou financière accordées,
www.incoterm2010.com
devise de règlement, moyens de paie-
Conditions de mise à disposition
ment (instruments de paiement) et
S’adapte à chaque expédition
garanties ( voir pages 8 et 9 « Gestion
du risque »). Mise à jour en temps réel
Aucune installation nécessaire
Délai de paiement (terme), remises
commerciale ou financière accordées, Fonctionne sur Smartphone & Ordinateur
devise de règlement, moyens de paie-
Echéance, mode et terme de paiement Simple d’utilisation
ment (instruments de paiement) et
garanties ( voir pages 8 et 9 « Gestion Partage simplifié auprès de votre réseau
du risque »).
Conçu par des spécialistes
Mémento INCOTERMS FOUCHER page 14
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Quels points aborder dans ses Conditions Générales de Facture Commerciale, Facture ProForma
Vente ?
Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou ser-
1. Prédominance des CGV & Formation du Contrat de Vente
[...] vices. Une facture est un document comptable par lequel un fournisseur établit
une créance.
2. Délais
[...]
3. Point de livraison La facture pro forma
[...]
4. Modalités d’exécution des modifications de la commande initiale par le client Quand la mettre en place ?
[...]
Comment fonctionne-t-elle ?
5. Transfert de Propriété Quel montant y faire figurer ?
[...]
6. Limite de garantie & Définition de la force majeure
[...] La facture commerciale
7. Conditions de paiement
[...] Elle représente la créance due par le client. La facture commerciale doit répondre
8. Gestion des litiges commerciaux à la législation française mais aussi à celle du pays où se situe votre acheteur. Une
[...] facture est numérotée et datée. Mais cette facture commerciale doit aussi com-
porter des mentions obligatoires !
En rédigeant sa facture avec précision, l’exportateur se constitue un faisceau de
preuves solides en cas de litige ou de mise en jeu des garanties contractuelles
(transport, assurance, etc.).
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Certains pays ont des exigences particulières pour : Les Documents d’Accompagnement
- le modèle de facture (factures consulaires...) Les documents d’accompagnement permettent une traçabilité sans faille à la
- le nombre d’exemplaires condition d’avoir été mis en place correctement.
- la langue de rédaction
- les mentions obligatoires (qui viendront s’ajouter aux mentions obligatoires Documents et/ou déclarations réalisées par l’entreprise
françaises)
- les légalisations (visas par les Chambres de Commerce, les Consulats...) Le bordereau d’instruction (déclaration au transporteur/transitaire)
Les déclarations spécifiques
La liste de colisage et de poids (bordereau de livraison voir page 7)
Le document d’expédition
Le document de transport (émis par le transporteur / par le transitaire).
La déclaration aux assureurs
Procédures en cas d’avarie à destination
La mise en place dans les règles d’un recours est essentiel. Les “réserves” qui ma-
térialisent le constat doivent être signifiées dans les trois jours au transporteur.
Elles doivent être claires et précises et faites le plus rapidement possible.
Si les réserves sont indispensables, le recours est essentiel !
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Au passage... Documents de déclaration douanière et fiscale
Qu’est-ce qu’une réserve ? A l’international, les opérations sont soumises à des déclarations particulières.
Comment et quand se met en place le recours ?
Quel moyen reste-t-il en cas de réserves non formulées ? Dans l’Union Européenne
Les échanges intra-communautaires sont contrôlés par l’établissement d’une
déclaration mensuelle appelée la D.E.B. (Déclaration d’Echanges de Biens), car
si ces échanges sont libres de droits de douane, ils restent malgré tout soumis à
la fiscalité indirecte de chaque pays de destination.
La DEB est à fournir à l’expédition (à la vente) dès le premier euro.
Si le montant des échanges est inférieur à 460.000 €, aucune déclaration à
l’introduction n’est à déposer. L’acheteur auto-liquide la TVA lors de sa déclara-
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tion fiscale.
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Depuis le 01 janvier 2010 nous sommes aussi soumis à la DES (Déclaration Eu-
ropéenne de Services)
Qui déclare quoi ? Quand ? Comment ?
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En dehors de l’Union Européenne Comment remplir une demande de licence et auprès de qui formuler cette de-
mande ?
La déclaration est établie « au voyage » (immédiatement) et formalisée par le
D.A.U. Certificats d’Origine / EUR – ATR / FORM A
Le formulaire a été conçu pour être utilisé lors des formalités d’exportation, de Le certificat d’origine est une preuve de l’origine d’un produit ; il se présente sous
transit communautaire et d’importation dans le pays de destination. forme de document normalisé, il permet d’identifier les marchandises.
Aujourd’hui, il est complètement dématérialisé. Le déclarant vous fournit un
document attestant de l’export ou de l’import ou du transit via le net. Le certificat d’origine FORM A (formule A) s’utilise avec les pays bénéficiaires du
SPG (Système des Préférences Généralisées) Règles ONU.
Les principaux éléments de la déclaration douanière sont :
L’EUR ou ATR (Turquie) sont des certificats d’origine et de circulation permet-
L’origine tant à un importateur de bénéficier de droits de douane plus bas, compte tenu des
L’espèce tarifaire (NC : Nomenclature Combinée) accords préférentiels entretenus en te l’UE et certains pays ou zones de pays Tiers.
La valeur en douane de la marchandise
Le régime douanier Il est essentiel de bien les distinguer, de savoir quand les demander, auprès de qui
les obtenir, par qui les faire viser (douane ou CCI) et/ou légaliser !
Pour établir votre déclaration il va falloir fournir certains renseignements :
Qu’est-ce que la « légalisation » ?
Quelles informations ? Où les chercher ? Quand et à qui les fournir ? Quelles
preuves conserver vis-à-vis des administrations fiscales et/ou douanières ? La légalisation est une formalité qui peut être exigée par l’autorité étrangère
destinataire des documents de l’exportateur. Les documents peuvent être un cer-
Comment obtenir un numéro EORI ? tificat d’origine, une facture commerciale, une liste de colisage, une attestation
de transport (cas de certains pays qui pratiquent par exemple des embargos),
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