procédure de seletion et d évaluation des fournisseurs

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procédure de seletion et d évaluation des fournisseurs

  1. 1. Date de mise en application : 01/09/2012 Durée de validité Numéro de page : 3 ans 1 / 5 PROCÉDURE LOG-PR-001 Version 01EVALUATION ET SELECTION DES FOURNISSEURS Historique des modifications: Date de modification Nature de la modification 01/09/2012 1ère Creation. Cartouche d’approbation: PREPARATION REVUE APPROBATION Nom: Fonction: Date/Visa: Nom: Mr A. ELBARAKA Fonction: Responsable planification SMQ Date/Visa: Nom: Fonction: Chief Executive Officer Date/Visa:
  2. 2. Date de mise en application : 01/09/2012 Durée de validité Numéro de page : 3 ans 2 / 5 PROCÉDURE LOG-PR-001 Version 01EVALUATION ET SELECTION DES FOURNISSEURS 1. OBJECTIF La présente procédure a pour objectif la définition des modalités d’évaluation, de réévaluation et de sélection des fournisseurs pour tous les actes d’achats effectuées par la société 2. CHAMP D’APPLICATION ET MISE EN ŒUVRE Cette procédure s’applique à tout acte d’achat effectué au niveau ou pour le compte de la société 3. DEFINITIONS ET ABREVIATIONS Sélection : choix des nouveaux fournisseurs Evaluation : appréciation des fournisseurs avec lesquels l'entreprise est déjà en relation Cotation : appréciation en fonction de critères PP : Pilote processus. 4. REFERENCE DOCUMENTAIRE - ISO 9001 v 2008 : Article 7.4 - Manuel Qualité. - Processus Achat & Logistique Entrante 5. RESPONSABILITES . La responsabilité de la mise en application de cette procédure et son respect incombe au pilote processus Logistique. Le PP a la responsabilité d’analyser et améliorer le processus de la logistique. 6. DETAILS DU DOCUMENT (Description des activités) 6.1. Spécifications d’achat : Les spécifications sont décrites sur la demande d’achat, elles peuvent être explicitées sur un document joint qui spécifie en plus des caractéristiques techniques, qui complète ce document par les critères d’acceptations. Les critères d’acceptation technique particulière sont spécifiés sur l’intention d’achat et reprises sur la lettre de commande LOG-SE-001 destinés aux fournisseurs. Si aucun critère n’est spécifié, l’acceptation du produit/prestation se fait par défaut à la réception par vérifications du respect des exigences (un contrôle quantitative ou qualitative) ou respect des exigences du contrat. 6.2. Evaluation et réévaluation des fournisseurs : 6.2.1. Évaluation des fournisseurs : Sont soumis à cette évaluation, les nouveaux fournisseurs ou les fournisseurs potentiels, afin d’alimenter la base de donnée des fournisseurs approuvés LOG-SE-003 L’évaluation se fait par une démarche proactive, ayant pour objectif de s’assurer que les candidats à l’évaluation seront capables à satisfaire les exigences techniques et auront la capacité à réagir faces aux éventuelles réclamations. Le support de l’évaluation est la fiche d’évaluation des fournisseurs LOG-SE-001 établis suite à la proposition d’un nouveau fournisseur par les acheteurs. Les critères abordés par cette fiche sont :
  3. 3. Date de mise en application : 01/09/2012 Durée de validité Numéro de page : 3 ans 3 / 5 PROCÉDURE LOG-PR-001 Version 01EVALUATION ET SELECTION DES FOURNISSEURS Critère Moyen de calcul Note Ancienneté >5 ans 3 2 – 5 ans 2 < 2 ans 1 Système de mangement qualité Certification ISO 9001 3 Procédure de contrôle qualité et traitement de réclamation 2 Pas de système qualité 1 Service après vente et garanties Service totalement assuré avec toutes les garanties requises 3 Moyens de communication efficaces 2 Pas de service après vente 1 Distance par rapport au site Distance inférieur à 50 Km 3 Distance entre 50 et 100 Km 2 Distance supérieure à 100 Km 1 Evaluation : Fournisseur classe A : 2.4 < Note < 3 Fournisseur classe B : 1.6 < Note < 2.4 Fournisseur classe C : Note < 1.6 À l’issue de cette évaluation, les fournisseurs acceptés sont ajoutés à la base de donné comme étant des fournisseurs en test, ils peuvent selon la criticité de l’achat être consultés pour des petites quantités. 6.2.2. La réévaluation des fournisseurs : La réévaluation se fait systématiquement après l’achat test ou une livraison non-conforme avec refus de réaction par le fournisseur, et périodiquement (semestriellement pour les fournisseurs des achats critiques et annuellement pour tout les fournisseurs), elle se fait conjointement par le pilote du processus achat et les pilotes des processus utilisateurs. Le support de cette réévaluation est la grille de réévaluation des fournisseurs (LOG-SE-003) sur la base des critères :  Respect des spécifications techniques relatives aux produits  Respect des spécifications techniques relatives à l'emballage et aux conditionnements  Qualité de la documentation associée  Respect des délais contractuels  Niveau de délais offerts par rapport aux concurrents  Rapidité de traitement des demandes  Niveau de prix par rapport aux concurrents  Fiabilité des prix annoncés  Souplesse dans les conditions de paiement  Réactivité aux réclamations  Disponibilité/flexibilité vis-à-vis des demandes
  4. 4. Date de mise en application : 01/09/2012 Durée de validité Numéro de page : 3 ans 4 / 5 PROCÉDURE LOG-PR-001 Version 01EVALUATION ET SELECTION DES FOURNISSEURS Critère Sous critère Moyen de calcul Note Qualité du produit Respect des spécifications techniques relatives aux produits Respect des plans et Gabarits fournis dans les 100% Des cas 3 Respect des plans,spec et Gabarits fournis dans 80% Des Cas 2 Respect des plans,spec et Gabarits fournis infer à 80% des cas 1 Respect des spécifications techniques relatives à l'emballage et aux conditionnements Très bonne qualité de l’emba 3 Qualité de l’emba acceptable 2 Mauvaise qualité de l’emballage 1 Qualité de la documentation associée Informations sur le Bon de livraison et FACTURE Claire 3 acceptable 2 Non acceptable 1 Délai Respect des délais contractuels Respect des délais à 100% 3 Respect des délais à 80% 2 Respect des délais à moins de 80% 1 Niveau de délais offerts par rapport aux concurrents T Bon 3 Moyen 2 Non Acceptable 1 Rapidité de traitement des demandes Rapide 3 moyen 2 Lent 1 Prix Niveau de prix par rapport au concurrent T Bon 3 Moyen 2 Non Acceptable 1 Fiabilité des prix annoncés Fiable 3 Moyen 2 Non fiable 1 Souplesse dans les conditions de paiement Souple 3 Moyen 2 pas de souplesse 1 Service Réactivité aux réclamations Très réactif 3 Moyen 2 Non réactif 1 Disponibilité/flexibilité vis-à-vis des demandes Dispo et flexible 3 Moyen 2 Non disponible et non flexible 1 Réévaluation : Fournisseur classe A : Note > 3 Fournisseur classe B : 2 < Note < 4 Fournisseur classe C : Note < 2 À l’issue de cette réévaluation les fournisseurs sont classés en 3 catégories : A : fournisseurs approuvés à consulter en premier lieu B : fournisseurs approuvés à consulter, le cas de non réponse d’au moins trois fournisseurs classe A C : fournisseurs bannis à ne pas consulter
  5. 5. Date de mise en application : 01/09/2012 Durée de validité Numéro de page : 3 ans 5 / 5 PROCÉDURE LOG-PR-001 Version 01EVALUATION ET SELECTION DES FOURNISSEURS 6.2. Consultation et Sélection des fournisseurs : Cas particulier :  Pour des exceptions, souvent relatives à l’urgence, ou à la monopolisation d’un produit par un fournisseur, l’achat peut se faire sans que le fournisseur figure sur la liste des fournisseurs approuvés à la présentation d’une lettre d’explication par l’utilisateur. NB. Est appelée achat d’urgence, tout achat (en urgence) concernant le fonctionnement de la machine et aux installations névralgiques (technique). L’acheteur, consulte les fournisseurs figurant sur la liste LOG-SE-003, et sélectionne le fournisseur ayant le produit disponible et proposant le délai le plus court. Le critère prix peut être pris en considération si les autres critères sont satisfaits par d’autres fournisseurs. La sélection sera faite sur la base de la disponibilité du produit.  Le cas de quelques pièces, l’achat se fait auprès des fournisseurs homologués par le groupe et qui sont gérés par des contrats cadre.

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