Sovelto Aamiaisseminaari 18.10.2013 Petri Riihikallio & Petteri Sjöholm

1. Excel 2013 Power BI

2. PowerQuery, Power View, PowerMap
• Konsultti Petri Riihikallio, Sovelto
• Power Query tiedon löytämiseen ja yhdistämiseen
• Power View'llä nopeat ja yksinkertaiset raportit Excelissä ja
SharePointissa
• Power Mapissa tieto on kartalla
2

3. Mikä on Power View?
• Interaktiivinen työkalu datan tutkimiseen, visualisointiin ja
esittämiseen
• Mahdollistaa ad-hoc –tyyppisen raportoinnin
• Käytettävissä seuraavissa sovelluksissa
• Excel 2013
• SharePoint 2010/2013
• Edellyttää SharePointiin lisäosan:
SQL Server 2012 Service Pack 1 Reporting Services Add-in for Microsoft
SharePoint Server Enterprise Edition
3

4. Power View:n tiedostomuodot
• Excelissä tehdyt Power View –raportit ovat osa XLSX-tiedostoa
• SharePointissa tehdyt Power View –raportit ovat RDLX-tiedostoja
• Raportteja ei voi käyttää ristiin, eli
• SharePointissa tuotettua raporttia ei voi avata Excelissä
• Excel-tiedostossa olevaa Power View –raporttia ei voi esittää SharePointissa
• Silverlight tarvitaan aina
4

5. PowerQuery
• Excelin 2010- ja 2013-versioihin erikseen asennettava apuohjelma
• Mahdollistaa eri lähteistä tulevien tietojen yhdistämisen ja
suodattamisen
• Eri lähteistä tulevien aineistojen rivit voidaan yhdistää yhdeksi
luetteloksi (Append) ja sarakkeet koota yhteen luetteloon (Merge)
5

6. PowerMap
• Excelin 2010- ja 2013-versioihin erikseen asennettava apuohjelma
• Mahdollistaa datan visualisoinnin 3D-muodossa karttapohjalla
• Raporttiin voidaan luoda useita näkymiä (Scene), joista voidaan
esittää ajastettu ja animoitu esitys
• Esityksen voi tallentaa myös videotiedostona (mp4)
6

7. PowerPivot
• Konsultti Petteri Sjöholm, Sovelto
• Mikä on PowerPivot ja miten se mullistaa työskentelyn Excelillä?
• Mitä PowerPivotin hyödyntäminen vaatii ja muuttaa
organisaatiotasolla?
• SharePoint 2013 PowerPivot- ja Power View -raporttien
jakelukanavana
7

8. Business Intelligence ennen
• Organisaation eri osat tuottavat dataa tietovarastoihin
• Käyttäjä tarvitsee valikoidusta datasta raportteja tai kyselyitä:
• Pyytää IT-osastolta
• Odottaa valmistumista
• Tarkastaa oikeellisuuden ja tarvittaessa pyytää korjauksia IT-osastolta
• Aikaa kuluu hukkaan
• IT:n vasteaika pyyntöön
• Pyynnön tulkitseminen ja toteuttaminen
DW
MYYNTI
VARASTO
ASIAKKAAT
HENKILÖSTÖ
IT
YMS.
1
2
3
4
Raportit
5
OLAP-kuutiot
8

9. Business Intelligence nyt
• Self Service BI
•
•
•
•
•
Käyttäjä voi itse tuottaa raportin suoraan lähdedatasta ilman välikäsiä
Datan noutamisessa ja raportin tuottamisessa voi käyttää tuttua Exceliä
Raportin voi julkaista tietoturvallisesti esim. SharePoint-sivustossa
Tietokanta-asiantuntijoita ei tarvita hoitamaan käyttäjien raporttipyyntöjä
Raportin datan oikeellisuus riippuu siitä, ymmärtääkö käyttäjä lähdedatan
rakennetta ja osaako käyttää oikeita työkaluja
• Nopeasti saatavilla oleva tieto helpottaa jokapäiväistä päätöksentekoa
DW
MYYNTI
VARASTO
ASIAKKAAT
HENKILÖSTÖ
1
2
3
4
Raportit
5
Tietomallit
YMS.
9

10. PowerPivot - Yleistä
• Excelin mukana tuleva (2013) tai päälle asennettava (2010)
apuohjelma, joka mahdollistaa
• Eri lähteistä tuodun tiedon yhdistämisen kokonaisuudeksi (relaatiomalli)
• Suurten aineistojen käsittelyn Excelissä
• 2010-versiossa max. 2 GB tiedostokoko ja max. 4 GB muistia
• 2013-versiossa rajaton tiedostokoko ja muistin käyttö (64-bit)
• Monipuolisen datan käsittelemisen ja jalostamisen DAX-kielellä
• PowerPivot-työkirjoja voidaan lukea myös sellaisessa Excelissä,
missä ei ole PowerPivotia asennettu
• PowerPivot-työkirjoja voidaan julkaista SharePointiin, johon on
asennettu PowerPivot for SharePoint -lisäosa.
• Mahdollistaa käyttäjän tuottaa itse tietomalleja raportointiin
 Saattaa vähentää OLAP-kuutioiden tarvetta
10

11. PowerPivot - Yleistä
• Kun PowerPivot-tietoa käsitellään Excelissä, tiedot sijaitsevat
muistissa (in-memory database)
• Tietojen käsittelystä ja laskennasta huolehtii paikallinen xVelocityanalysointimoduuli
• PowerPivotissa laskennalliset sarakkeet (calculated columns)
luodaan DAX-lausekkeina (Dynamic Data Expressions), jotka
muistuttavat Excelin kaavoja ja funktioita
• PowerPivotilla muodostettuihin pivot-taulukoihin voidaan lisäksi
luoda laskettuja kenttiä (aiemmin mittarit/measures), jotka
laajentavat merkittävästi pivot-taulukoiden laskennallisia
mahdollisuuksia
11

12. Miksi PowerPivot?
• Excelillä tuotettavissa Pivot-raporteissa mm. seuraavia rajoituksia:
• Raportoitavan aineiston pitää olla yksi Excel-luettelo, joten tarvittavat tiedot
kootaan yhteen aineistoon VLOOKUP (PHAKU) -funktion avulla
• Aineiston pitää mahtua yhteen laskentataulukkoon (1 048 576 riviä)
• Tavallisen Pivot-taulukon laskennalliset mahdollisuudet rajoittuneita
• Suurten aineistojen käsittely ja raportointi Excelissä voi olla hyvin hidasta ja
työkirjat voivat olla kooltaan hyvin suuria
• PowerPivot tarjoaa seuraavia mahdollisuuksia:
• Pivot-taulukon voi muodostaa useista eri tauluista, jotka voidaan ladata eri
tietolähteistä
• Taulujen välinen yhdistäminen onnistuu ilman VLOOKUP-funktiota
• Ei rivimäärärajoituksia, vain fyysinen tiedostokoko ja muistimäärä rajoittavat
• Laskentaa pivot-taulukossa voi monipuolistaa DAX-kielisillä mittareilla
• Aineiston käsittely erittäin nopeaa (vrt. sama rivimäärä tavallisessa Excelissä)
• Tehokas pakkaustekniikkaa
12

13. Mitä PowerPivot vaatii organisaatiotasolla?
• Raporttien tuottajilla ja pivot-raportteja muokkaavilla käyttäjillä
oltava PowerPivot
• Kaikilla käyttäjillä oltava sama PowerPivot-versio
• PowerPivotista on kolme eri versiota:
• Excel 2010 (SQL Server 2008 R2)
• Excel 2010 (SQL Server 2012)
• Excel 2013
• Eri versiot eivät ole suoraan yhteensopivia, mutta tietomallin voi
päivittää uudemman version PowerPivotiin avattaessa
• PowerPivot-tietomallin luominen on yksinkertaisinta valmiiksi
denormalisoidusta tietolähteestä (data warehouse)
 käyttäjän ei tarvitse tuntea täydellisesti taustalla olevaa
tietokantaa
13

14. Mitä PowerPivot muuttaa organisaatiotasolla?
• Plussat
•
•
•
•
Jokainen voi itse tuottaa raportin suoraan lähdedatasta ilman välikäsiä
Yhden käyttäjän tekemää tietomallia voivat muut hyödyntää ja jalostaa
Nopeasti saatavilla oleva tieto helpottaa jokapäiväistä päätöksentekoa
Tietokanta-asiantuntijoiden työkuorma kevenee
• Miinukset
• Käyttäjä voi raporttia tuottaessaan:
• Ymmärtää väärin lähdedatan, jolloin esimerkiksi valitsee laskentaan tai
yhteyksien muodostamiseen vääriä kenttiä
• Käyttää väärin rakennettuja kaavoja ja saada silti oikean näköisiä tuloksia
14

15. SharePoint 2013 PowerPivot- ja Power View raporttien jakelukanavana
15

16. Miksi jakaa raportit SharePointin kautta?
• Hallittu ja turvallinen jakelukanava
• Raporttien tallentamiseen tavallinen kirjasto tai PowerPivot Gallery
• Tietoyhteyksien hallintaan tietoyhteyskirjasto
• Datan päivittämisessä tarvittavien käyttäjätunnusten hallinnointiin Secure
Store Service
• Käyttöoikeuksilla mahdollisuus rajata tarkkaan, kuka saa raportteja
• tuottaa, muokata ja poistaa
• lukea
• päivittää
• Automaattinen versionhallinta pitää raportit järjestyksessä ja
mahdollistaa virheen sattuessa edellisen version palauttamisen
• Raporteille mahdollisuus määrittää elinkaaren hallintaan liittyviä
toimintoja kuten automaattinen arkistointi tai poistaminen
16

17. Ympäristövaatimukset
Väline
Ominaisuudet
Asenna tai konfiguroi
SharePoint
• Excel Services –tekniikka mahdollistaa Excel- • Luo ja konfiguroi Excel Services
raporttien julkaisemisen ja interaktiivisen
Service Application SharePointkäytön selaimessa
palvelimeen
• SharePointin yleinen dokumentinhallinta
SQL Server Analysis • Excel-raporteissa tuetaan PowerPivotServices in
tietomallia ja PowerPivot-tietomalliin
SharePoint Mode
perustuvaa pivot-taulukkoa voi mukauttaa
selaimessa
• Asenna SQL Server Analysis
Services SharePoint-modessa
• Rekisteröi Excel Services –
asetuksissa Analysis Services
Server
Reporting Services • Power View
in SharePoint Mode
• Asenna SQL Server Reporting
Services SharePoint modessa
• Asenna SQL Server Reporting
Services add-in for SharePoint
Kaikki PowerPivotominaisuudet
• SharePointiin tallennettua tietomallia voi
käyttää tietolähteenä Excelissä
• Ajastettu datan päivittäminen
• PowerPivot Gallery
• Hallintasivu
• BISM link file content type (Yhteys SSAS
Tabular –tietomalliin)
• Asenna PowerPivot for
SharePoint 2013 add-in.
17

18. PowerPivot Gallery
• Kirjasto Excel- ja Power View –raporttien julkaisemiseen
• Näyttävämpi käyttöliittymä tavalliseen kirjastoon verrattuna
• Mahdollisuus luoda Power View –raportteja suoraan kirjastoon
tallennetusta tietomallista selainkäyttöisellä Power View -editorilla
• PowerPivot Galleryyn tallennettua PowerPivot-tietomallia voi
käyttää tietolähteenä Excelissä
• Tallennettujen raporttien datan päivitys voidaan ajastaa
suoritettavaksi haluttuna ajankohtana
18

19. PowerPivot Gallery
19

20. PowerPivot Carousel
20

21. PowerPivot Theater
21

22. Power View –raportin luominen SharePointissa
• PowerPivot Galleryyn tallennettu tietomallin sisältävä raportti
kelpaa Power View –raportin lähteeksi
• Power View –editori avautuu valitun tiedoston oikeassa
yläkulmassa olevasta painikkeesta
22

23. Power View –editorin käyttöliittymä
1. Valintanauha (Ribbon) työkaluille
2. Kenttäluettelo (Field List) esittää lähdedatasta tulevat kentät
3. Näkymä (View) mahdollistaa navigoimisen toisiin
raporttinäkymiin
4. Raporttialueelle tuotetaan tarvittavat raportin osat (taulukot,
kaaviot jne.) rastittamalla kenttäluettelossa tarvittavat kentät
5. Suodattimet (Filters) mahdollistaa raportin sisällön suodattamisen
23

24. Raportin luominen
1. Raporttiin voi lisätä uusia näkymiä eli "sivuja"
2. Näkymään syntyy raportti valitsemalla kentät kenttäluettelosta
24

25. Visualisoinnit
• Oletusarvoisesti raporttiin syntyvän taulukon voi vaihtaa mm.
kaavioksi Design-välilehden Visualizations-komennoilla
25

26. Raportin tyyli
• Styles-välilehdeltä löytyy ulkoasun viimeistelyyn tarvittavia
komentoja, mm. teemat, fontit ja taustakuvamääritys
26

27. Power View –raportin tallentaminen
• Voit tallentaa raportin SharePointiin tai viedä PowerPointiin
27

28. Kurkistus tulevaan: Power BI for Office 365
• Raportointiympäristö Office 365 –käyttäjille
• SharePoint-sivusto raporttien julkaisemiseen ja tiedon hakuun
• Erinomaiselta vaikuttava hakutoiminto, joka tuottaa raportteja
kirjoitetun hakusyntaksin perusteella
• Mahdollisuus hyödyntää pilvipalvelussa dataa On-premises –
ympäristöstä Microsoftin Data Management Gatewayn avulla
28

29. Sovelton kurssitarjonta aiheeseen liittyen
Kurssi
Kesto
Seuraavat toteutukset
PowerPivot tutuksi (Excel 2010)
1
22.11. (viimeinen toteutus)
PowerPivot ja Power View tutuksi (Excel 2013)
2
22.10. (viimeinen toteutus)
Excel PowerPivot
(Uusi kurssi, joka soveltuu molemmille Excel-versioille
ja korvaa edellä mainitut versiokohtaiset kurssit)
2
27.1.
13.3.
Raportointi – välineinä SharePoint ja Excel Services
2
18.11.
29.1.
29