Mange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståelige informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndteringssystemer hjelper deg til å skape og gjenfinne informasjon uansett hvilket system den befinner seg i, istedenfor å forvirre deg med enda mer som må læres og forstås.
Få kontroll over informasjonsflommen _ 3-minutters guide
1. Tema: samhandling
è www.steria.no/guide
è Få kontroll over informasjonsflommen
Mange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståeli-
ge informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndte-
ringssystemer hjelper deg til å skape og gjenfinne informasjon uansett hvilket system
den befinner seg i, istedenfor å forvirre deg med enda mer som må læres og forstås.
Sliter din virksomhet med at mengden av det mulig å organisere en virksomhets
informasjon er overveldende og voksende? ustrukturerte informasjon, uansett hvor – Hvor ofte lurer du på om du
Virker det enklere å google etter informa- denne informasjonen befinner seg. egentlig jobber på siste versjon
sjon enn å finne den internt? Sendes det Informasjonen finnes i mange formater som av dokumentet?
ofte store vedlegg til e-post som gjør at ting dokumenter, e-post, bilder, kart, xml og
henger eller stopper helt? Har virksomheten video, for å nevne noen. Mye indeksering
tverrgående oppgaver som bruker informa- kan skje i automatiserte prosesser, slik at
prosessen er det en rekke ting som skal
sjon og dokumenter som ligger i ulike sys- man slipper å føle seg som en arkivar.
foregå, deriblant opprettelse av en rekke
tem som ikke snakker sammen?
dokumenter, men også andre handlinger
Kontroll på arbeidsflyten
som registrering i AD, lønns- og personalsy-
De tradisjonelle utfordringene En stor gevinst i informasjonshåndterings-
stem, produksjon av adgangskort m.m.
Tradisjonelt ligger informasjonen du treng- systemet er arbeidsflytfunksjonen som
Informasjonshåndteringssystemet legger til
er flere steder og du må gjerne logge deg beskriver prosessen fra en oppgave oppstår
rette for at enkle og kompliserte arbeids-
på hvert enkelt system. Informasjonen lig- og initieres til den er ferdig. En arbeidsflyt
flyter kan settes opp, slik at de riktige per-
ger i arkivsystem, fagsystem, e-post, fel- starter ofte med opprettelse av et doku-
sonene involveres og den riktige informa-
lesområde eller hjemmeområde. Det kan ment, men det kan også være andre hand-
sjon er tilgjenglig for at den totale oppga-
være en stor utfordring for mange å finne linger, som for eksempel registrering av
ven kan løses.
frem til informasjonen, samtidig som det data i en allerede eksisterende tabell.
gjerne lages manuelle lister for hvilke opp-
Arbeidsflyt kan også settes opp for å iva-
gave som skal utføres først og sist. Hvis vi tar et eksempel med en nytilsatt, så
reta et enkelt dokuments livsløp, fra det
strekker denne prosessen seg helt fra søk-
oppstår til det arkiveres eller slettes. Flere
Disse problemene kan løses ved å bruke et nad, intervju og tilsetting til oppstart og
personer kan ha behov for å samhandle
informasjonshåndteringssystem som gjør opplæring i virksomheten. I løpet av denne