Presentatie voor het congres van de Vlaamse Lokale Ontvangers

1. Externe audit in lokale
besturen
Steven Van Roosbroek
28 februari 2013

2. Inhoud
1. Van waar komen we?
2. Wat is reeds beslist?
3. Wat is ‘work in progress’?
4. Wat is ‘in a name’?
2

3. What’s in a name?
An external auditor is an audit professional
who performs an audit in accordance with
specific laws or rules on the financial
statements of a company, government
entity, other legal entity or organization,
and who is independent of the entity being
audited.
3

4. Externe audit moest op de
hoogte zijn bij…
• Uitgaven zonder budgetwijziging bij
dwingende en onvoorziene
omstandigheden
• Verlenen visum door college
• Kasverslag met onregelmatigheden
• Kwartaalrapportage financieel beheerder
• …
4

5. En nog…
• Minstens eenmaal per semester verifieert de
externe auditcommissie de kas van de
gemeentesecretaris of, in voorkomend geval, van
de rekenplichtigen, bedoeld in artikel 163.
• Als het ambt van de financieel beheerder, de
gemeentesecretaris of de opdracht van de
rekenplichtigen, bedoeld in artikel 163, een einde
neemt, controleert de externe auditcommissie de
juistheid en volledigheid van de boekhouding en
wijst op ieder tekort.
5

6. En nog…
• De toezichthoudende overheid kan te allen tijde
de externe auditcommissie gelasten de
beslissingen met financiële impact, de
boekhouding en de gemeentekas te onderzoeken.
• De externe auditcommissie stelt jaarlijks een
geconsolideerd rapport op van haar externe audit
van de gemeente, van de intern verzelfstandigde
agentschappen en van de autonome
gemeentebedrijven.
6

7. Waarvan komen we?
• 1° de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de
handelingen van het betrokken bestuur;
• 2° de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële
bescheiden van het betrokken bestuur;
• 3° de controle van de inventarislijsten;
• 4° de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding
en de jaarrekening;
• 5° de evaluatie van het systeem van interne controle van het
betrokken bestuur en de naleving ervan. Die evaluatie omvat het
formuleren van aanbevelingen tot verbetering van de systemen
van interne controle.
7

8. Van waar komen we?
• NOB (1997)
• Voorontwerp van gemeentedecreet (2002)
• Gemeente- en provinciedecreet (2005)
• OCMW-decreet (2008)
• Beleidsnota (2009)
• Vlabest (2010)
• Principebeslissing (2011)
• Opstart project (08/2012)
• Voorontwerp van
auditdecreet (12/2012) 8

9. Wat is reeds beslist?
• Principes
– Internationale normen
– Single audit
– Betaalbaar
– Valoriseren kennis IAVA
• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB,
APB, OCMW-vereniging (hfst. 1)
• Opdracht
– Evalueren systeem van interne controle
– Ad hoc + forensisch
9

10. Wat is reeds beslist?
• Frequentie
– Minimaal 1 x / 6j
• Organisatievorm: los van ABB
– Aparte organisatie
– Samen met IAVA, twee ‘kamers’
• Auditcomités
– Meerderheid onafhankelijke leden
10

11. Wat is reeds beslist?
• Positionering
– Ondersteunend, niet bestraffend
• Voorziene uitbouw
2013 2014 2015 2016
Totaal 580.000 1.740.000 3.480.000 5.800.000
Vlaanderen 290.000 870.000 1.740.000 2.900.000
Gemeentefonds 261.000 783.000 1.566.000 2.610.000
Provinciefonds 29.000 87.000 174.000 290.000
11

12. Wat is nog verder in te vullen?
1. Concept van de audits
2. Organisatievorm
3. Auditcomité
4. Rapportering
5. Opvolging
6. Single audit
7. Forensische component
8. Regelgevend traject
12

13. Concept van de audits
• Sterkte-zwakteanalyse
13

14. Concept van de audits
• Thema-audits
• Bv. OCMW:
– Sociale dienst
– Thuiszorgdienst
– Lokaal dienstencentrum
– Woonzorgcentrum
– Personeelsdienst
– ICT-dienst
– Debiteurenbeheer
– …
14

15. Concept van de audits
• 2013-2014: proefperiode
• 2013-2018: elk bestuur eenmaal ge-audit
15

16. Organisatievorm
• Nieuwe organisatie - samen met IAVA
• Overwegingen
– Kerntaak
– Waarden
– Efficiëntie
• Instrumenten
• Specialisatie
• Loopbaanperspectieven
– Ketenaudit
16

17. Instrumenten
• Auditcharter
• Gedragscode
• Strategisch plan
• Huishoudelijk reglement auditcomité
• Huishoudelijk reglement organisatie
• Functiebeschrijvingen
• Tevredenheidsmetingen
• Sjablonen
• Rapporteringsprocedure
• Systeem tijdsregistratie
• Brochure
• Jaarverslag
• …
17

18. Intern en extern samen?
• and who is independent of the entity being
audited…
18

19. Bewaken eigenheid besturen
• Aparte afdelingen
• Aparte auditcomités
• Vertegenwoordiging in auditcomité
• Bewaken verhouding lokaal / Vlaams
– Tijdsregistratie / gescheiden budgetten
• Aparte leidraad
19

20. Auditcomité
• Onafhankelijken: meerderheid
• Vertegenwoordigers lokale besturen
– Vragen om zelf aan te duiden
– Basis = profiel
– Rol = inbreng expertise + aansluiten bij
leefwereld lokale besturen
• Vertegenwoordiging Vlaamse overheid
20

21. Rapportering
• Wat willen we?
- Correcte rapporten
- Aanvaarde rapporten
- Rapporten met aanbevelingen
• Wat zijn risico’s?
- Foutieve eindrapporten
- Gebruik / misbruik voor politieke doeleinden
- Verdedigende reflex
- Quid openbaarheid?
21

22. Opvolging aanbevelingen
• Verschil Vlaams – lokaal
• Enkel belangrijkste punten
• Meenemen in volgende audit(s)
22

23. Single audit
• Interne audit
• ESF
• Rekenhof
• ABB
• IBR
• Sectorale administraties
• Archiefdecreet
23

24. Forensische audit
24

25. Forensische audit
• “X zit in de voetbal, waar ook de zoon van
de stedenbouwkundig ambtenaar…”
• Nood aan een duidelijke procedure
• Verantwoordelijkheid bestuur zelf
• Deur niet te wijd open, maar toch wijd
genoeg
25

26. Regelgevend traject
• Decreetswijziging
– Voorontwerpfase
– Ruime bepaling
• Oprichtingsbesluit
– Oprichting nieuwe entiteit
– Aansturing door auditcomités
• Meerderheid onafhankelijken
• Bepaalt strategie
• Volgt organisatie op
• Aangaan engagementen
– Overname personeel
26

27. Responsabiliseren lokale
besturen
• Schrappen detailtaken externe audit
• Vertegenwoordiging in auditcomité
• Enkel aanbevelen, niet opleggen
• Eigenaarschap van rapporten
• Centrale opvolging van aanbevelingen
beperkt
• Betrokkenheid bij opmaak leidraad
27

28. What’s in a name?
Tis but thy name that is my enemy;
Thou art thyself, though not a
Montague.
What's Montague? it is nor hand, nor
foot,
Nor arm, nor face, nor any other part
Belonging to a man. O, be some other
name!
What's in a name? that which we call a
rose
By any other name would smell as
sweet
28

29. Vragen / bedenkingen / …
Bedankt!
Steven Van Roosbroek
Projectleider implementatie externe audit in lokale besturen
Steven.vanroosbroek@bz.vlaanderen.be
29