10 estrategias com emails para aumentar sua produtividade

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10 Estratégias Com E-mails Para Aumentar Sua Produtividade
Tamara Myles, coach de produtividade, relata em seu livro
“Produtividade Máxima” que:
● Atividades com correio eletrônico consomem, em média, treze
horas por semana de trabalho de cada empregado. Podendo em
algumas empresas chegar a 20 horas (como a Intel por exemplo);
● 30% dos e-mails recebidos na Intel por seu funcionários eram
desnecessários;
● Os altos executivos recebiam até 300 mensagens por dia;
● O funcionário médio da empresa recebia de 50 a 100 mensagens
por dia.

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Esses dados nos mostram o quanto o e-mail pode reduzir nossa
produtividade se não forem trabalhados de forma correta.
Como você pode lidar de maneira mais eficiente com e-mails
de modo a aumentar sua produtividade?
Pensando em respostas para essa pergunta escrevi este artigo
onde vou apresentar a você 10 estratégias eficazes para lidar com
e-mails e aumentar sua produtividade.
Vejamos agora em detalhes cada dessas estratégias.
# 1 - Assunto do E-mail:
Escreva o assunto do E-mail de forma clara e objetiva, isso ajudará
o destinatário a entender a importância ou urgência do mesmo.

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Fazendo isso a probabilidade de abertura do e-mail aumenta e
consequentemente a mensagem que você quer transmitir é
verificada no tempo que você estipulou.
Você pode utilizar palavras impactantes, tais como: urgente, agora,
importante, etc. Elas convertem muito bem em abertura de E-mails
a partir do assunto.
# 2 - Cópias de E-mail:
Enviei cópias apenas para as pessoas que realmente precisam ler o
e-mail.
Ao enviar cópias para várias pessoas sem critério você poderá
receber e-mails delas solicitando esclarecimentos, dessa forma sua
caixa de entrada pode ter um aumento de e-mails sem
necessidade.
# 3 - Corpo do E-mail:

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O primeiro parágrafo de um e-mail é essencial e deve chamar a
atenção do leitor, do contrário ele pode fechá-lo.
Não utilize abreviações, do contrário você corre o risco de ser
interpretado erroneamente.
Evite letras maiúsculas, pois elas indicam “berro”, onde quer se
passar a ideia de um tom de voz alto e talvez até agressivo. Esse
artifício representa uma descarga emocional que deve ser evitada.
Para realçar trechos ou palavras importantes use negrito,
sublinhado, itálico ou uma combinação deles. Você pode também
inserir links para sites e páginas relacionadas ao assunto em
questão.
Você pode também usar imagens simples ou imagens com links.
Saiba porém que alguns serviços de e-mails bloqueiam as imagens
quando a mensagem é aberta.

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Seja claro e objetivo no texto, evite textos longos.
# 4 - Organize E
Existem e-mails que são muito importantes, pois podem representar
a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, pode
ter um conteúdo singular.
Podem até mesmo servir como banco de dados na forma de um
histórico para determinado objetivo.
Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de
pessoas, empresas, organizações civis, etc.
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objetivo no texto, evite textos longos.
Organize E-mails Importantes em Pastas:
mails que são muito importantes, pois podem representar
a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, pode
ter um conteúdo singular.
até mesmo servir como banco de dados na forma de um
histórico para determinado objetivo.
Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de
pessoas, empresas, organizações civis, etc.
mails Importantes em Pastas:
mails que são muito importantes, pois podem representar
a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, podem
até mesmo servir como banco de dados na forma de um
Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de

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Observação 1: Essas pastas serão utilizadas apenas para efeito de
arquivamento e não de recebimento. Cada uma conterá apenas
um remetente.
Observação 2: Para otimizar os e-mails de extrema importância
que você recebe, crie uma pasta chamada “Importantes” e crie um
mecanismo para redirecionar o recebimento de e-mails para ela.
Nesta pasta irão conter e-mails de várias pessoas ou empresas
extremamente relevantes para você.
Ao abrir sua caixa de e-mails, comece pela pasta “Importantes”.
Somente depois abra os demais e-mails da caixa de entrada.
# 5 – Tenha Outro E-mail:
Utilize um e-mail para fins profissionais e outro para fins pessoais.
Ao fazer isso você evitará que sua caixa de entrada do e-mail
profissional fique cheia de assuntos não relevantes.
Malas diretas, sites de entretenimento, entre outros que não estão
diretamente ligados ao seu trabalho devem ser vinculados ao seu e-
mail para fins pessoais.
Você irá checar rotineiramente seu e-mail para fins profissionais,
sendo que o e-mail para fins pessoais será checado eventualmente.

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# 6 – Limpe Sua Caixa de Entrada:
Essa dica parece óbvia, no entanto, conheço várias pessoas que
permanecem com e-mails que não são nem urgentes nem
importantes por semanas.
A sensação de ter uma caixa de entrada vazia é semelhante a de
ver uma mesa de escritório também vazia.
Sensação de que você está sendo produtivo, eficaz, pois está
resolvendo as demandas que chagam até você.
Um e-mail recebido pode ter vários destinos: lixo, arquivo ou
execução. Ao abrir um e-mail tome uma ação.
# 7 – Estabeleça Horários Para Abrir E-mails:
A frequência e horários que você irá abrir sua caixa de entrada
dependerá muito do tipo de trabalho que você tem.
Porém, recomenda-se não ficar abrindo e-mails a cada meia hora,
ou de hora em hora.
Estabeleça horários, tipo: depois do almoço e no final da tarde.
Existem pessoas que preferem checar os e-mails logo pela manhã
outras somente a tarde.

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O Timothy Ferriss, autor de
e-mails dele apenas uma vez por
segunda-feira, segundo ele próprio.
E ele é considerado um dos grandes gurus da
pessoal.
No horário estabelecido para checar seus e
apenas nessa tarefa.
Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e
mails não serão lidos ou respondido
# 8 – Utilize Um Filtro Anti
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, autor de “Trabalhe 4 Horas Por Semana”
mails dele apenas uma vez por semana durante uma hora, a cada
, segundo ele próprio.
E ele é considerado um dos grandes gurus da produtividade
No horário estabelecido para checar seus e-mails, tenha foco
apenas nessa tarefa.
Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e
mails não serão lidos ou respondidos.
Utilize Um Filtro Anti-Spam:
“Trabalhe 4 Horas Por Semana” abre os
durante uma hora, a cada
produtividade
mails, tenha foco
Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e-

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Você pode utilizar softwares para proteção contra antivírus e anti-
spam.
Softwares são constantemente atualizados, fator fundamental
contra a ação de hackers.
Manter um filtro anti-spam irá também evitar o recebimento de
mensagens não solicitadas e anúncios.
Nunca responda a uma mensagem de spam.
# 9 – Redirecionamento de E-mail:
Se você possui muitas contas de e-mails, como é o caso de
pessoas que possuem vários blogs, então você pode utilizar o
redirecionamento de e-mails para uma única conta.
Esse procedimento irá centralizar a entrada de e-mails em uma
única conta, porém as respostas irão ser assinadas
automaticamente como se fossem enviadas de cada e-mail
referente a cada blog por exemplo.
Sem dúvida você irá economizar muito tempo, pois você não terá
que entrar em cada conta de e-mail individualmente.
Existem vários tutoriais na internet que mostram como fazer o
redirecionamento de e-mail.

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# 10 – Newsletters:
Assine apenas as newsletters que realmente sejam relevantes para
você.
Cancele todas as outras, do contrário você ficará tentado a dar
aquela olhadinha básica para ver o que a mensagem contém. Você
perderá tempo.
Recapitulando:
Neste artigo você aprendeu 10 estratégias para trabalhar com e-
mails deforma eficaz e dessa forma aumentar sua produtividade.
As 10 estratégias foram:

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# 1 - Assunto do E-mail
# 2 - Cópias de E-mail
# 3 - Corpo do E-mail
# 4 - Organize E-mails Importantes em Pastas
# 5 – Tenha Outro E-mail
# 6 – Limpe Sua Caixa de Entrada
# 7 – Estabeleça Horários Para Abrir E-mails
# 8 – Utilize Um Filtro Anti-Spam
# 9 – Redirecionamento de E-mail
# 10 – Newsletters
Espero que este artigo tenha contribuído para melhorar seu trabalho
com e-mails, haja vista que diariamente utilizamos esta ferramenta
de comunicação.
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Grande abraço,
Coach Sátiro Ramos