Externaliser ou pas son IT

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Faut il externaliser son IT
Plusieurs critères rentrent en compte : stratégiques, financiers, operationnels

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Externaliser ou pas son IT

  1. 1. L’externalisation : Une décision stratégique
  2. 2. Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS 2Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS La prise de décision de l’externalisation La phase précontractuelle Le contrat d’externalisationLa prise de décision • Démarche précontractuelle Expression de besoin, appel d’offres • Pilotage, gouvernance et mise en œuvre • Aspect sociaux et conduite du changement • Objectifs et périmètre • Qualité de services • Cadre juridique et fiscal
  3. 3. Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS 3Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Etat des lieux • L’externalisation relève d’une décision stratégique ‒ C’est un acte de la DG ‒ Elle doit avoir du sens et de la cohérence • L’externalisation induit une évolution de la culture du client ‒ Elle entraine des changements internes qu’il faut accompagner • L’externalisation est un transfert dans la durée ‒ Une remise en appel d’offres annuelle ne s’incrit pas dans la logique d’externalisation ‒ Ill est trop couteux de faire un retour en interne ou en régie • L’externalisation entraine une refonte culturelle dans une démarche de transformation de l’entreprise ‒ Renforcement du contrôle continue avec un pilotage commun ‒ -Une relation partenariale forte avec les prestataires ‒ Réactivité et performance accrue de l’organisation dans une recherche de réactivité et d’anticipation du prestataire.
  4. 4. Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS 4Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Les différents modèles d’externalisation • Le prestataire français au forfait • Le prestataire Off Shore au forfait • Le partenariat tactique • La joint venture • Le modelé BOT ( Build, Operate, Transfer) • La création de filiales
  5. 5. Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS 5Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Quelques chiffres Les problèmes rencontrés, dans l’ordre décroissant, par les entreprises ayant eu une expérience négative de l’externalisation sont : • Gestion complexe du prestataire : 56 % • Gestion du changement : 56% • Qualité de service : 38% • Manque de transparence : 38% • Perte de savoir faire: 31% • Réduction des coûts plus faible que prévu : 31% • Coûts cachés : 25% • Contrat contraignant : 19% Source Deloitte Consulting
  6. 6. 6Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Les principaux bénéfices ProcessusProcessus Optimisation du processus sous-traité au prestataire de services. Industrialisation de ses propres processus Optimisation du processus sous-traité au prestataire de services. Industrialisation de ses propres processus Stratégie externalisation
  7. 7. 7Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Les facteurs déclencheurs Lies au développement de la compétitivité et/ou de l'internationalisation de l’entreprise Lie à la modernisation de l’Etat Recentrage sur le cœur de métiers Modification du périmètre des activités Maitrise des couts complets Financement de nouveaux investissement Gestion optimal des actifs Recherche de valeur nouvelle Impact des nouvelles technologie de communication sur l’organisation Amélioration de la relation client et de la qualité de services Evolution démographique, perte de compétences internes Recherche d’innovation Volonté de s'appuyer sur des partenariats fort Evolution réglementaire et normative impactant l’activité Stratégique Financiers Opérationnels
  8. 8. 8Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Eléments facilitateurs • Changement de l’équipe de direction ou alignement sur la stratégie groupe • Changement de priorité stratégique • Changement d’organisation : Centralisation/Decentralisation/Regroupemnnt des services/Fusions /relocalisati • Contraintes financières nouvelles, réallocation de ressources financières
  9. 9. 9Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Eléments déclencheurs liés à l’off shore • Atteinte d’une taille critique de l’activité nécessitant une forte formalisation de l’organisation et des processus, permettant alors de traiter l activité en Offshore • Nécessité de pouvoir avancer rapidement, et donc de pouvoir mobiliser rapidement des ressources dédiés • Augmentation de la pression concurrentielle nécessitant de poursuite l’effort de réduction des couts par l’offshore • Mondialisation des activités
  10. 10. 10Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Fiabiliser l’analyse SWOT Forces Maturité de l’offre Réduction des couts Capacité du prestataire à mobiliser rapidement une équipe importante Flexibilité des équipes Faiblesse Changement des habitudes de travail Qualité inégale des prestataires Opportunités Permet à l’entreprise de se recentrer sur son, métier Permet de gagner en réactivité Donne accès à de nouvelles technologies Nécessite de formaliser et optimiser les processus Menace Pression du personnel Perte de savoir faire
  11. 11. 11Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Démarche – Zoom sur l’étude d’impacts • Toute opération de transformation (organisation, systèmes d’informations, …) perturbe les acteurs de l’entreprise dans l’exercice de leurs fonctions. Cet impact doit être au préalable mesuré puis pris en charge dans le respect des valeurs du client, • Cette étude recense les impacts et les mesure sur différents axes, • Elle s’enrichira au fur et à mesure de l’avancement du projet, • La synthèse par catégorie d’impact et par filière alimentera la gestion des risques et les plans d’accompagnement au changement avec une traduction ultérieure en terme de charge projet. IMPACTORGANISATIONNEL IMPACT PROCESS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4 Les impacts Organisationnels Les impacts Processus Les impacts sur les Outils (SI) Les impacts Utilisateurs des autres services et filiales Les impacts Données (référentiels, structure, reprise, cohérence….) Les impacts Culturels
  12. 12. 12Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS • Identifier et formaliser : ‒ La stratégie de l’entreprise ‒ Les contraintes humaines, techniques, fonctionnelles et règlementaires ‒ Quoi et quand externaliser ‒ Calculer le ROI Risque et Enjeux – Maitriser le retour sur investissements
  13. 13. 13Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Recommandations • Conserver la maitrise des opérations ‒ Les choix stratégiques, l’allocation et la validation des budgets et des investissement, la définition des SLA demeure sous le contrôle du donneur d’ordre. ‒ Le déploiement d’un reporting basé sur la mesure de la performance est au cœur du contrôle de la prestation • Organisation interne et Accompagnement du changement ‒ Il conviendra de définir au préalable l’organisation et les structures cibles nécessaires au contrôle de la prestation globale de façon à ce quelles soient pertinentes et cohérentes par rapport à celle envisagées par les prestataires. ‒ La définition de l’organisation cible permettra d’identifier les ressources libérées à termes et d’anticiper les mesures de redéploiement • Les clauses de performance ‒ Le prestataire et le donneur d’ordre doivent s’accorder précisément sur les niveaux de services et des indicateurs clés de la performance. ‒ Ces pénalités doivent se discuter en comité de pilotage pour qu’elles soient un véritable levier de progrès. • La gestion du risque ‒ Mauvaise formalisation des besoins, incompréhension mutuelle des objectifs, déséquilibre contractuel et financiers, mauvaises transitions, manque de flexibilité du contrat, réversibilité non prévue, manque de contrôle, ... ‒ Les risques doivent être identifiés et contingentés dans un plan de suvi durant tout le projet
  14. 14. 14Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS La phase précontractuelle • Expression de besoins et appel d’offres • Pilotage, gouvernance et mise en œuvre • Aspects sociaux et conduite du changement
  15. 15. 15Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Focus : Aspects sociaux et conduite du changement • Le Code du travail Le transfert d’activité est régie par l’article 1224-1 du Code du travail encadre la cession d’actif Il convient que l’entité cédée soit autonome, et que cette entité soit maintenu au sein du nouveau prestataire Une entité autonome est un ensemble organisé de personnes et d’elements corporels et incorporel permettant l’exercice d’un activité économique • Quand informer et consulter les IRP Des que le projets est suffisamment avancé mais non encore définitif ou arrêté dans son principe. La procédure d'information consultation comporte à minima deux réunions Le contrat pourra être conclu des lorsque le CE aura émis un avis positif ou négatif • Impact sur le statut collectif des salariés transférés Les conventions et accord collectifs applicable avant l’opération au salaries transférés seront remis en cause et continuerons de produire leurs effets jusqu'à l’entrée en vigueur d’un texte de substitution au sein du repreneur ou bien pendant un délai de 15 mois. A défaut d’accord, les anciennes dispositions s’appliquent
  16. 16. 16Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Focus : conduite du changement • La dimension ressources humaines est essentielle Le Directeur de projet doit pouvoir s’appuyer sur une spécialiste des ressources humaines • La plan d‘action doit comporter une rubrique de « Préparation du changement » Prise en compte des éléments mis en exergue dans l’etude préalable • Les action de communications doivent s’accompagner d’un véritable projet social et humain • Une phase importante de connaissance mutuelle et d’appropriation des prestations par le prestataire est indispensable • Le début de la prestation doit bénéficier d’une information précise au profit des utilisateurs. • Le suivi et le contrôle de la prestation doit s’accomplir dans un esprit de progrès
  17. 17. 17Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Focus : Le contrat d’externalisation Objectifs et périmètre • Périmètre du service et évolution • Phase de transfert • Aspect économiques • Durée et sortie de contrat Qualité de services • Gouvernance et organisation • Modalités de reporting SLA • indicateurs de performance Cadre juridique et fiscal • Propriété intellectuelle • Responsabilité • Réversibilité • Fiscalité
  18. 18. 18Aferwork Pole Alpes– L’Externalisation, une décision stratégique © Projets & Performance SAS Questions? Avez-vous des questions ?

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