INTRODUCTION A LA GESTION DE PROJET (2/5)
Séances planifiées : - Mercredi  16/12 - Vendredi  22/01 - Vendredi  05/02 - Lundi  15/03 - Mercredi  31/03
SYNTHESE  du cours précédent
contraintes ressources organisation livrables risques crises planning budget périmètre modèle en cascade SYNTHESE : Un pro...
Cadrage &   Définition Conception Production Tests &   Déploiement  SYNTHESE : Les grandes étapes…
Coût Délai Qualité Le triangle « QCD » <ul><li>Produire de la  Qualité </li></ul><ul><li>Maitriser les  Coûts </li></ul><u...
Operational Committee Meetings internes Techniques Steering Committee Meetings internes Design / UX HEBDO. MENSUEL Excepti...
<ul><li>« En quoi puis-je t’aider ? » </li></ul><ul><li>«  De quoi as-tu besoin pour avancer efficacement ? » </li></ul><u...
SYNTHESE : CP Junior vs. CP Senior…
SYNTHESE : Rôles & Responsabilités…    faire l’interface entre le client et l’équipe projet    piloter & maitriser le pr...
Flash Report    reporting high level Follow up    suivi des heures SYNTHESE :  Présentation rapide de 2 outils…
Quels sont les sujet(s) spécifique(s) que vous souhaiteriez aborder et/ou  sur lesquels vous avez besoin d’aide ?  (pour v...
<ul><li>Les interventions du CP </li></ul><ul><li>Communiquer sur le projet : les documents de reporting </li></ul><ul><ul...
LES INTERVENTIONS  du CP
<ul><li>En phase de : </li></ul><ul><ul><li>Cadrage </li></ul></ul><ul><ul><li>Conception </li></ul></ul><ul><ul><li>Produ...
PHASE DE DEFINITION & CADRAGE Stratégie <ul><li>Réunion de Kick Off </li></ul><ul><li>Brief complet </li></ul><ul><li>Plan...
<ul><li>En phase de cadrage </li></ul><ul><li>Préparer et animer la réunion de Kick-Off (lancement &quot;officiel&quot; du...
PHASE DE CONCEPTION <ul><li>Planning de conception * </li></ul><ul><li>Workshops </li></ul><ul><li>Arborescence </li></ul>...
<ul><li>En phase de conception </li></ul><ul><li>Mise en place du planning détaillé de conception, </li></ul><ul><li>Anime...
PHASE DE PROD - DEVELOPPEMENT <ul><li>Organisation </li></ul><ul><li>Planning de production * </li></ul>Définition  Set up...
<ul><li>En phase de production (1/2) </li></ul><ul><li>Mise en place du planning détaillé de production, </li></ul><ul><li...
<ul><li>En phase de production (2/2) </li></ul><ul><li>Assurer le suivi des tâches : avec des points internes, </li></ul><...
Tests <ul><li>Recette interne </li></ul><ul><li>Tests de montée en charge </li></ul><ul><li>Test de sécurité </li></ul><ul...
<ul><li>En phase de recettage / livraison / clôture </li></ul><ul><li>Mettre en place et leader la phase d’UAT (User Accep...
<ul><li>Dans le cadre d’un projet de maintenance </li></ul><ul><li>Suivi et qualification des bugs, </li></ul><ul><li>Qual...
<ul><li>Et dans tous les cas de manière transverse </li></ul><ul><li>Suivre l’avancement du projet dans ses différents mod...
- Un rôle souvent perçu comme ingrat (c’est lui annonce les mauvaises nouvelles : retard, avenant etc…) - Des responsabili...
COMMUNIQUER  sur le projet
LES DOCUMENTS  de reporting
Le reporting <ul><li>A quoi sert le reporting ? </li></ul><ul><li>à donner à tous les participants (équipe projet, client,...
Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li...
Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li...
Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li...
Le reporting en pratique : le CRR* Qui dit « Réunion » dit  : - « Ordre Du Jour » (ODJ) - « Compte-Rendu de Réunion » (CRR...
Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Un Ordre Du Jour  doit toujours être envoyé  avant  une réunion (le plus tôt po...
Le reporting en pratique : le CRR* Pourquoi envoyer un ODJ ? Pour éviter les incompréhensions Pour que les bonnes personne...
Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Après la réunion, il faut envoyer le CRR  (max 48 / 72h après) </li></ul><ul><l...
Le reporting en pratique : le CRR* C’est le Chef de Projet  qui est chargé de rédiger le document et de l’envoyer aux diff...
Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Les éléments essentiels d’un CRR </li></ul><ul><li>En plus des éléments basique...
Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Les éléments essentiels d’un CRR </li></ul><ul><li>En plus des éléments basique...
Le reporting en pratique : le CRR* * Compte Rendu de Réunion <ul><li>Cf. CRR en 2 versions : </li></ul><ul><li>Client_Proj...
Le reporting en pratique : le Flash Report L’article sur mon blog :  http://www.superfiction.net/blog/index.php?2008/05/18...
Le reporting en pratique : le Flash Report <ul><li>A qui est-il destiné ? </li></ul><ul><li>au CP côté client, </li></ul><...
Le reporting en pratique : le Flash Report <ul><li>De quoi il est constitué ? </li></ul><ul><li>- un aperçu général du pro...
* Compte Rendu de Réunion Cf. Flash Report :  Client_Projet_FlashReport_v1.0_aaaammjj.doc Le reporting en pratique : le Fl...
Le reporting en pratique : le mail Usage  ?  A éviter avec le client (en interne plutôt…) Quand ? Après chaque réunion ent...
Le reporting en pratique : le mail <ul><li>Exemple de mail  </li></ul><ul><li>Message : </li></ul><ul><li>Voici ce qu’on s...
DIMENSIONNER  le projet
LE PLAN  de charge
Plan de charge ? <ul><li>C’est un document qui liste  les tâches  du projet et qui détaille le  temps de travail nécessair...
<ul><li>Notions de dimensionnement de projet  (très variable d’une entreprise à l’autre…) </li></ul><ul><ul><li>- petit pr...
Le plan de charge est un doc de travail interne car il peut contenir des informations confidentielles  : rentabilité souha...
Exemples de coûts /jour * * Source : Laure Poulain - Gobelins 2009 Poste Prix jour facturé au client Directeur artistique ...
Estimer un plan de charge <ul><li>Qui l’estime ? </li></ul><ul><li>Cela dépend du contexte et de l’organisation : </li></u...
Estimer un plan de charge <ul><li>Quel type de prestation ? </li></ul><ul><ul><li>En régie  = mise à disposition de ressou...
Estimer un plan de charge <ul><li>Comment ? </li></ul><ul><li>Différentes méthodes d’estimation de charge : </li></ul><ul>...
Estimer un plan de charge <ul><li>1. Méthode analytique des experts </li></ul><ul><li>Prendre les documents existants (bri...
Estimer un plan de charge <ul><li>On peut aussi rajouter  un indice de confiance  en fonction des ressources : </li></ul><...
Estimer un plan de charge <ul><li>La  méthode PERT  ( Program Evaluation and Review Technique ) </li></ul><ul><li>(estim. ...
Estimer un plan de charge <ul><li>2. Comparaison avec des projets similaires </li></ul><ul><li>Estimer que le projet B est...
Estimer un plan de charge <ul><li>3. Quel prix le client est-il prêt à payer ? </li></ul><ul><li>Après avoir échangé avec ...
Estimer un plan de charge 4. Quelle est notre stratégie vis-à-vis du client ? Doit-on faire un prix d’appel intéressant po...
Estimer un plan de charge <ul><li>Eléments nécessaires en entrée :  le cahier des charges, le brief client ou  les spécifi...
Estimer un plan de charge <ul><li>Mes conseils (1/2)  </li></ul><ul><ul><li>essayez d’obtenir le maximum de documents préc...
Estimer un plan de charge <ul><li>Mes conseils (2/2)  </li></ul><ul><ul><li>plus il y a d’intervenants et de prestataires,...
Cf. Pricing : Client_projet_pricing_v1.0_yyyymmdd.xls <ul><li>Estimez la charge de votre projet </li></ul>Le plan de charg...
Comment réduire le budget ? <ul><li>Que faire quand le budget est trop élevé ? </li></ul><ul><ul><li>réduire le scope </li...
Prochaine(s) session(s) <ul><li>DIMENSIONNER LE PROJET </li></ul><ul><li>Rédiger du devis </li></ul><ul><li>Staffer les re...
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Project Management Introduction (2/5) for Gobelins students

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Introduction to (digital) Project Management for multimedia students in Gobelins (Paris, France)

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Project Management Introduction (2/5) for Gobelins students

  1. 1. INTRODUCTION A LA GESTION DE PROJET (2/5)
  2. 2. Séances planifiées : - Mercredi 16/12 - Vendredi 22/01 - Vendredi 05/02 - Lundi 15/03 - Mercredi 31/03
  3. 3. SYNTHESE du cours précédent
  4. 4. contraintes ressources organisation livrables risques crises planning budget périmètre modèle en cascade SYNTHESE : Un projet… tâches MOA / MOE
  5. 5. Cadrage & Définition Conception Production Tests & Déploiement SYNTHESE : Les grandes étapes…
  6. 6. Coût Délai Qualité Le triangle « QCD » <ul><li>Produire de la Qualité </li></ul><ul><li>Maitriser les Coûts </li></ul><ul><li>Respecter les Délais </li></ul><ul><li>Quel est le </li></ul><ul><li>driver du projet ? </li></ul>VOTRE PROJET SYNTHESE : Les objectifs…
  7. 7. Operational Committee Meetings internes Techniques Steering Committee Meetings internes Design / UX HEBDO. MENSUEL Exceptional Committee SUR DE MANDE SYNTHESE : Le suivi opérationnel… avec le client en interne
  8. 8. <ul><li>« En quoi puis-je t’aider ? » </li></ul><ul><li>«  De quoi as-tu besoin pour avancer efficacement ? » </li></ul><ul><li>Constamment tourné vers les autres </li></ul>SYNTHESE : Le Chef de Projet…
  9. 9. SYNTHESE : CP Junior vs. CP Senior…
  10. 10. SYNTHESE : Rôles & Responsabilités…  faire l’interface entre le client et l’équipe projet  piloter & maitriser le projet «  on time  » « on budget » «  get things done »
  11. 11. Flash Report  reporting high level Follow up  suivi des heures SYNTHESE : Présentation rapide de 2 outils…
  12. 12. Quels sont les sujet(s) spécifique(s) que vous souhaiteriez aborder et/ou sur lesquels vous avez besoin d’aide ? (pour vos projets individuels) SYNTHESE : Et une question…
  13. 13. <ul><li>Les interventions du CP </li></ul><ul><li>Communiquer sur le projet : les documents de reporting </li></ul><ul><ul><li>Compte-Rendu de Réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>Flash Report </li></ul></ul><ul><ul><li>Mail </li></ul></ul><ul><li>Dimensionner le projet : </li></ul><ul><ul><li>Plan de charge </li></ul></ul><ul><ul><li>Estimation budgétaire </li></ul></ul>ET AUJOURD’HUI…
  14. 14. LES INTERVENTIONS du CP
  15. 15. <ul><li>En phase de : </li></ul><ul><ul><li>Cadrage </li></ul></ul><ul><ul><li>Conception </li></ul></ul><ul><ul><li>Production </li></ul></ul><ul><ul><li>Recettage / Livraison / Clôture </li></ul></ul><ul><ul><li>Maintenance </li></ul></ul><ul><ul><li>et de façon transverse </li></ul></ul>Ses différentes interventions Listez les différentes tâches & responsabilités du Chef de Projet dans ces différentes phases du projet.
  16. 16. PHASE DE DEFINITION & CADRAGE Stratégie <ul><li>Réunion de Kick Off </li></ul><ul><li>Brief complet </li></ul><ul><li>Planning * </li></ul><ul><li>MOP / PAQ * </li></ul>Définition Setup <ul><li>Audit technique de l’existant </li></ul><ul><li>Analyse quali et/ou quanti </li></ul><ul><li>Analyse des stats </li></ul>Analyse de l’existant <ul><li>Benchmark </li></ul><ul><li>Personas * </li></ul><ul><li>Recommandation Stratégique * </li></ul>* livrable Recueil des besoins <ul><li>Q/A document </li></ul><ul><li>Workshops / Rencontres </li></ul><ul><li>Cahier des Charges * </li></ul>Ses différentes interventions
  17. 17. <ul><li>En phase de cadrage </li></ul><ul><li>Préparer et animer la réunion de Kick-Off (lancement &quot;officiel&quot; du projet) </li></ul><ul><li>Rédaction du MOP (« Manuel d’Organisation de Projet ») et définition de l’organisation projet (Comités de Pilotage, Comités Opérationnels...) </li></ul><ul><li>Mise en place du planning </li></ul>Ses différentes interventions
  18. 18. PHASE DE CONCEPTION <ul><li>Planning de conception * </li></ul><ul><li>Workshops </li></ul><ul><li>Arborescence </li></ul><ul><li>Liste des fonctionalités </li></ul><ul><li>Zonings </li></ul><ul><li>Wireframes * </li></ul><ul><li>Specs fonctionnelles FO * </li></ul><ul><li>Cahiers de recette </li></ul><ul><li>Maquette de démo * </li></ul><ul><li>ou </li></ul><ul><li>Pages clés statiques * </li></ul>Définition Set up Conception Fonctionnelle Concept graphique * livrable <ul><li>Modèle de données </li></ul><ul><li>Modèle d’entités </li></ul><ul><li>Architecture logicielle </li></ul><ul><li>ESR * </li></ul>Conception Technique <ul><li>Mapping des contenus * </li></ul><ul><li>Templates éditoriaux * </li></ul><ul><li>Charte éditoriale * </li></ul>Conception Editoriale Ses différentes interventions
  19. 19. <ul><li>En phase de conception </li></ul><ul><li>Mise en place du planning détaillé de conception, </li></ul><ul><li>Animer les réunions de travail avec le Client, </li></ul><ul><li>Dans certaines agences, c’est lui qui est chargé de faire les wireframes / storyboards, </li></ul><ul><li>Noter les questions en suspens et faire le point de façon hebdomadaire des points ouverts (avec une issue list) </li></ul><ul><li>Dans certaines agences, rédiger les spécifications fonctionnelles, </li></ul><ul><li>s’il ne rédige pas les spécifications, il doit les relire avant de les envoyer au client pour validation et s’assurer que tout ce qui a été prévu en workshop a bien été intégré, </li></ul><ul><li>Faire des benchmarks et recommandations si nécessaire. </li></ul>Ses différentes interventions
  20. 20. PHASE DE PROD - DEVELOPPEMENT <ul><li>Organisation </li></ul><ul><li>Planning de production * </li></ul>Définition Set up Production Graphique & Editoriale Intégration <ul><li>Production des templates * </li></ul><ul><li>Storyboarding des contenus * </li></ul><ul><li>Production des contenus * </li></ul><ul><li>Rédaction des contenus * </li></ul><ul><li>Architecture Flash / HTML </li></ul><ul><li>Intégration Flash / HTML </li></ul><ul><li>Intégration des contenus </li></ul>* livrable Développement <ul><li>Développement FO * </li></ul><ul><li>Développement BO * </li></ul>Ses différentes interventions
  21. 21. <ul><li>En phase de production (1/2) </li></ul><ul><li>Mise en place du planning détaillé de production, </li></ul><ul><li>Organiser son équipe (ex : mettre en place une « war room »…), </li></ul><ul><li>Préparer et assister aux réunions de suivi projet : Copil et/ou Comités Opérationnels, réunions de validation Créa… </li></ul><ul><li>Coordonner les différents intervenants / prestataires entre eux pour que chacun sache ce qu’il a à faire, comment il doit le faire, et pour quelle date, </li></ul><ul><li>Briefer les ressources (Créa, Flasheurs...) sur leurs tâches respectives (templates à créer, contenus à rédiger, pages à intégrer et à animer...) </li></ul>Ses différentes interventions
  22. 22. <ul><li>En phase de production (2/2) </li></ul><ul><li>Assurer le suivi des tâches : avec des points internes, </li></ul><ul><li>S’assurer que ce qui est produit correspond bien à ce qui a été spécifié, </li></ul><ul><li>Gérer les retours du client, notamment concernant les créations graphiques ou sonores, </li></ul><ul><li>Prendre en compte et qualifier les demandes de changement souhaitées par le client (les fameuses Change Requests »), </li></ul><ul><li>Suivre de très près le temps passé par les différentes ressources, </li></ul><ul><li>S’assurer de la bonne qualité des livrables, </li></ul>Ses différentes interventions
  23. 23. Tests <ul><li>Recette interne </li></ul><ul><li>Tests de montée en charge </li></ul><ul><li>Test de sécurité </li></ul><ul><li>User Acceptance Tests * </li></ul>PHASE DE TEST & DEPLOIEMENT Deploiement <ul><li>Deploiement en Prod / Go Live </li></ul><ul><li>Post mortem </li></ul>* livrable PV de recette définitif Ses différentes interventions
  24. 24. <ul><li>En phase de recettage / livraison / clôture </li></ul><ul><li>Mettre en place et leader la phase d’UAT (User Acceptance Tests) : qui teste ? sur quelle partie du site ? selon quels scenarii ? avec quel outil remonte-t-on les anomalies ? etc... </li></ul><ul><li>Assigner les bugs aux bonnes personnes, les requalifier si besoin et suivre leur correction, </li></ul><ul><li>Suivre le déploiement du projet, </li></ul><ul><li>S’assurer que le client dispose bien de tous les livrables prévus, </li></ul><ul><li>Envoyer au client tous les documents permettant de clôturer le projet (PV de recette...) </li></ul><ul><li>Mettre en place un Post-Mortem en interne puis avec le client . </li></ul>Ses différentes interventions
  25. 25. <ul><li>Dans le cadre d’un projet de maintenance </li></ul><ul><li>Suivi et qualification des bugs, </li></ul><ul><li>Qualification des demandes d’évolutions, </li></ul><ul><li>Envoi au client des timesheet et autres outils spécifiques au suivi, </li></ul><ul><li>Suivi des livraisons et des déploiements, </li></ul><ul><li>Coordination avec les autres prestataires (ou le debug, les nouvelles demandes etc…) </li></ul>Ses différentes interventions
  26. 26. <ul><li>Et dans tous les cas de manière transverse </li></ul><ul><li>Suivre l’avancement du projet dans ses différents modes (sous-traitance, offshoring, co-traitance…) </li></ul><ul><li>Rédaction et/ou Mise à jour des documents de suivi de projet : planning, compte rendu de réunion, Flash Report… </li></ul><ul><li>Rédiger des devis pour les nouvelles demandes du client (et expliquer les charges très souvent...) </li></ul><ul><li>Répondre aux différents mails du Client (et ça prend beaucoup plus de temps qu’on ne le pense...) </li></ul><ul><li>Sans oublier les réunions internes et/ou imprévues qu’il faut organiser et dont le client n’est pas forcément informé (problèmes de ressources, conflits...) </li></ul><ul><li>Organiser, classer, archiver... tous les documents et fichiers relatifs au projet sur le réseau interne de l’agence. </li></ul><ul><li>s’assurer de la bonne validation des livrables par le client (en recueillant les PV de validation…) </li></ul>Ses différentes interventions
  27. 27. - Un rôle souvent perçu comme ingrat (c’est lui annonce les mauvaises nouvelles : retard, avenant etc…) - Des responsabilités méconnues - Une charge de travail souvent sous-estimée MAIS… - Un rôle essentiel et nécessaire à la réussite d’un projet  « Chef d’orchestre » « Commandant du navire » - Une ressource qui doit fédérer toute une équipe pour la faire avancer ensemble  « facilitateur » « full back » Son rôle et ses responsabilités
  28. 28. COMMUNIQUER sur le projet
  29. 29. LES DOCUMENTS de reporting
  30. 30. Le reporting <ul><li>A quoi sert le reporting ? </li></ul><ul><li>à donner à tous les participants (équipe projet, client, prestataires…) LA même vision et le même statut du projet </li></ul><ul><li>à communiquer auprès des équipes sur l’avancement du projet </li></ul><ul><li>à lever des alertes si nécessaire notamment via des indicateurs </li></ul><ul><li>de manière générale : à donner de la visibilité aux équipes </li></ul>
  31. 31. Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li></ul><ul><li>Reporting « low level » (micro / très détaillé) </li></ul><ul><ul><li>Forme : le Compte-Rendu de Réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>Fréquence : après une réunion (24 à 72h après) </li></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : autant que nécessaire (mais essayer de limiter à 4/5 pages max.) </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataires : les participants + le CP côté client </li></ul></ul>
  32. 32. Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li></ul><ul><li>Reporting « high level » (macro / peu détaillé) </li></ul><ul><ul><li>Forme : le Flash Report </li></ul></ul><ul><ul><li>Fréquence : hebdomadaire </li></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : 2/3 pages max. </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataires : le CP côté client mais aussi son responsable hiérarchique (le Directeur de Projet) </li></ul></ul>
  33. 33. Le reporting <ul><li>Différents niveaux de reporting car </li></ul><ul><li>Différents destinataires pour le reporting </li></ul><ul><li>Reporting interne </li></ul><ul><ul><li>Forme : mail synthétique avec les « Pour Action » </li></ul></ul><ul><ul><li>Fréquence : après chaque réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : quelques lignes (sans fioritures) </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataires : l’équipe projet </li></ul></ul>
  34. 34. Le reporting en pratique : le CRR* Qui dit « Réunion » dit : - « Ordre Du Jour » (ODJ) - « Compte-Rendu de Réunion » (CRR) * Compte Rendu de Réunion L’article sur mon blog : http://www.superfiction.net/blog/index.php?2008/05/25/254-les-outils-indispensables-de-la-gestion-de-projet-2-5-le-compte-rendu-de-reunion
  35. 35. Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Un Ordre Du Jour doit toujours être envoyé avant une réunion (le plus tôt possible, et au plus tard 24h avant la réunion) aux personnes qui participeront à la réunion. </li></ul><ul><li>Cela peut prendre la forme d’un simple mail qui : </li></ul><ul><ul><li>Précise les sujets qui seront abordés </li></ul></ul><ul><ul><li>Fixe un timing (début / fin) et un lieu / n° de tél pour la réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>Liste les participants (et leurs rôles) </li></ul></ul><ul><ul><li>contient les documents qui serviront de support de travail à la réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>Et si possible qui précise ce que l’on souhaite obtenir à l’issue de cette réunion </li></ul></ul>* Compte Rendu de Réunion
  36. 36. Le reporting en pratique : le CRR* Pourquoi envoyer un ODJ ? Pour éviter les incompréhensions Pour que les bonnes personnes soient mobilisées lors de la réunion Pour que les intervenants puissent préparer la réunion Pour que le temps prévu soit respecté et que les sujets soient priorisés * Compte Rendu de Réunion
  37. 37. Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Après la réunion, il faut envoyer le CRR (max 48 / 72h après) </li></ul><ul><li>Pourquoi rédiger un CRR ? </li></ul><ul><li>Car cela permet : </li></ul><ul><ul><li>de reformuler les discussions / les décisions et éviter ainsi les incompréhensions, </li></ul></ul><ul><ul><li>de fournir à tous les participants le même niveau d’information, </li></ul></ul><ul><ul><li>de valider de façon formelle un certain nombre de points, </li></ul></ul><ul><ul><li>de conserver un historique des discussions, des décisions et des actions qui ont été mises en place, </li></ul></ul><ul><ul><li>d’attribuer à chacun des actions à mettre en œuvre avec des deadlines associées, </li></ul></ul><ul><ul><li>et en cas de changement d’interlocuteur, c’est un document très utile pour aider le nouvel interlocuteur à &quot; prendre le train en marche &quot; </li></ul></ul>* Compte Rendu de Réunion
  38. 38. Le reporting en pratique : le CRR* C’est le Chef de Projet qui est chargé de rédiger le document et de l’envoyer aux différents intervenants. Ces derniers doivent informer le CP s’il y a des modifications à apporter (précisions, incompréhensions etc…) pour que le CRR soit amendé . Sinon, le document est considéré comme « validé ». La retranscription de la réunion via le CRR n’est pas forcément chronologique : il faut trouver la forme la plus claire et la plus synthétique qui donne une vision exacte de la réunion. Si vous avez 2 réunions dans la même journée avec des interlocuteurs différents, faites 2 CRR . * Compte Rendu de Réunion
  39. 39. Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Les éléments essentiels d’un CRR </li></ul><ul><li>En plus des éléments basiques (date, heure, liste des participants...), tout compte-rendu doit contenir les éléments suivants : </li></ul><ul><ul><li>des constatations : l’exposition des faits, d’une situation, etc… par l’une ou les l’autre des parties, ou les 2. </li></ul></ul><ul><ul><li>des informations : cela correspond soit à la retranscription synthétique des discussions qui se déroulent pendant la réunion, soit à une information fournie par l’une des parties. </li></ul></ul><ul><ul><li>des recommandations / des propositions : c’est un conseil (une « reco ») que donne généralement l’agence. </li></ul></ul>* Compte Rendu de Réunion
  40. 40. Le reporting en pratique : le CRR* <ul><li>Les éléments essentiels d’un CRR </li></ul><ul><li>En plus des éléments basiques (date, heure, liste des participants...), tout compte-rendu doit contenir les éléments suivants : </li></ul><ul><ul><li>des décisions : elles sont prises de façon unilatérale bien souvent après une recommandation ou une constatation importante, </li></ul></ul><ul><ul><li>des demandes du client : dont le Chef de projet doit tenir compte, </li></ul></ul><ul><ul><li>des tâches / des actions à mettre en œuvre: qui doivent être assignées à une ou plusieurs personnes et accompagnées d’une date butoir (deadline) </li></ul></ul>* Compte Rendu de Réunion
  41. 41. Le reporting en pratique : le CRR* * Compte Rendu de Réunion <ul><li>Cf. CRR en 2 versions : </li></ul><ul><li>Client_Projet_CRR_v1.0_aaaammjj.doc </li></ul><ul><li>Client_Projet_CRR_v2.0_aaaammjj.doc </li></ul><ul><li>Prenez un des 2 docs et rédigez le CRR de votre dernière réunion </li></ul>
  42. 42. Le reporting en pratique : le Flash Report L’article sur mon blog : http://www.superfiction.net/blog/index.php?2008/05/18/251-les-outils-indispensables-de-la-gestion-de-projet-1-5-le-flash-report Objectif de ce document : Fournir une vision macro et synthétique du projet à date Qui le rédige ? Le CP en accord avec le DP pour les alertes et les points bloquants A quelle fréquence ? Généralement hebdo, il est envoyé en début de semaine et concerne la semaine passée
  43. 43. Le reporting en pratique : le Flash Report <ul><li>A qui est-il destiné ? </li></ul><ul><li>au CP côté client, </li></ul><ul><li>au top manager côté client qui veut avoir un statut court et synthétique sur le projet. </li></ul><ul><li>A quoi il sert ? </li></ul><ul><li>Donne un statut clair et à date sur le projet, </li></ul><ul><li>Communique avec le client sur les informations importantes, </li></ul><ul><li>Lève des alertes et anticiper les éventuels dérapages , </li></ul><ul><li>Permet au client de prendre les décisions qui s’imposent une fois qu'elles ont été levées en alerte. </li></ul><ul><li> il est la mémoire du projet </li></ul>
  44. 44. Le reporting en pratique : le Flash Report <ul><li>De quoi il est constitué ? </li></ul><ul><li>- un aperçu général du projet au travers d’indicateurs clés </li></ul><ul><li>les tâches réalisées </li></ul><ul><li>les décisions importantes (de la semaine passée) </li></ul><ul><li>les points à discuter </li></ul><ul><li>les risques liés au projet </li></ul><ul><li>les prochaines réunions (pour la ou les semaines à venir) </li></ul><ul><li>- les actions importantes en attente </li></ul>
  45. 45. * Compte Rendu de Réunion Cf. Flash Report : Client_Projet_FlashReport_v1.0_aaaammjj.doc Le reporting en pratique : le Flash Report <ul><li>Rédigez le Flash Report de cette semaine </li></ul>
  46. 46. Le reporting en pratique : le mail Usage ? A éviter avec le client (en interne plutôt…) Quand ? Après chaque réunion entre vous Exemple de mail Objet : CLIENT :: projet :: suite à meeting 20/01/2010
  47. 47. Le reporting en pratique : le mail <ul><li>Exemple de mail </li></ul><ul><li>Message : </li></ul><ul><li>Voici ce qu’on s’est dit aujourd’hui avec en rouge les Pour Action. Appelez moi si quelque chose n’est pas clair ou pose problème. </li></ul><ul><ul><li>Design: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Quelle typo pour la lecture ?  Ellen - 22/01 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Quels contenus pour la rubrique #4 ?  Problème car aucun contenu dispo à date. Il faut alerter le client  Eric (22/01) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Edito : trouver le rédacteur  Manu (01/02) </li></ul></ul><ul><ul><li>Prochain meeting : 22/01/2010 </li></ul></ul><ul><li>Merci à vous! On avance comme il faut. @ demain </li></ul>
  48. 48. DIMENSIONNER le projet
  49. 49. LE PLAN de charge
  50. 50. Plan de charge ? <ul><li>C’est un document qui liste les tâches du projet et qui détaille le temps de travail nécessaire aux intervenants du projet pour accomplir ces tâches. </li></ul><ul><li>Chaque intervenant dans le projet se voit ainsi affecté à une ou plusieurs tâches, et pour chacune de ces tâches un certain temps de travail est estimé. </li></ul><ul><li>Ces charges sont exprimées en heures ou en jour et permettent d’avoir une idée +/- précise de : </li></ul><ul><ul><li>la taille du projet au final (ex : projet de 2000 h) </li></ul></ul><ul><ul><li>du volume de travail par profil (ex : 300 h pour le Suivi de projet) </li></ul></ul><ul><ul><li>du volume de travail par département (ex : 500 h de Créa) </li></ul></ul>
  51. 51. <ul><li>Notions de dimensionnement de projet (très variable d’une entreprise à l’autre…) </li></ul><ul><ul><li>- petit projet : 1 mois et inférieur </li></ul></ul><ul><ul><li>projet moyen : entre 3 et 4 mois </li></ul></ul><ul><ul><li>projet important : 6 mois environ </li></ul></ul><ul><ul><li>projet très important : de 6 mois à 1 ou 2 ans </li></ul></ul><ul><li>Quand le plan de charge est associé au coût de vente des différents profils, il permet de définir la valeur du projet. </li></ul><ul><li>Le plan de charge servira de base à la rédaction du devis. </li></ul><ul><li>Car c’est le devis qui sera envoyé au client (pas le plan de charge) </li></ul><ul><li>Egalement, il servira de base pour la mise en place du planning. </li></ul>Plan de charge ?
  52. 52. Le plan de charge est un doc de travail interne car il peut contenir des informations confidentielles : rentabilité souhaitée, coût de revient des profils, marge prise sur les prestataires etc… Plan de charge ? <ul><li>PLAN DE CHARGE </li></ul><ul><li>liste de tâches </li></ul><ul><li>doc Excel de travail </li></ul><ul><li>données confidentielles </li></ul><ul><li>ne précise pas le contexte, ce qui ne fait pas partie du scope etc… </li></ul><ul><li>vocabulaire technique </li></ul><ul><li>DEVIS </li></ul><ul><li>plus macro </li></ul><ul><li>doc Word commercial </li></ul><ul><li>modalités de paiement </li></ul><ul><li>précise le contexte, le scope et le hors scope, les livrables etc… </li></ul><ul><li>vocabulaire non technique </li></ul>
  53. 53. Exemples de coûts /jour * * Source : Laure Poulain - Gobelins 2009 Poste Prix jour facturé au client Directeur artistique 700 à 900 € / jr Directeur de création 1000 à 1500 €/jr Développeur 400 € à 650 / jr Webdesigner - graphiste 400 à 650 € jr Création 3D 400 à 600 € / jrs Développement informatique 500 à 600 € / jr Intégration 400 à 650 € / jr Chef de projet junior/senior 500 à 900 € / jr Directeur de projet 800 à 1000 € / jr Chef de projet technique ou fonctionnel 600 à 900 € /jr Consultant 900 € / jr Ergononome, architecte d'information 900 à 1200 €/jr Recherche documentaire 400 € / jr Scénariste 600 € / jr Rédacteur € / jrs (au mot)
  54. 54. Estimer un plan de charge <ul><li>Qui l’estime ? </li></ul><ul><li>Cela dépend du contexte et de l’organisation : </li></ul><ul><ul><li>Responsable du newbiz </li></ul></ul><ul><ul><li>CP + Dir. de Clientèle / Dir. de Projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Chacun des experts (DA, Dev, IA etc…) </li></ul></ul><ul><li>Quand ? </li></ul><ul><ul><li>Au moment où l’on dimensionne le projet </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Appel d’offre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Après la réception du Cahier des Charges </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Après la phase de conception </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Souvent trop tôt ;-) </li></ul></ul><ul><ul><li>Avant de contractualiser (si possible) </li></ul></ul>
  55. 55. Estimer un plan de charge <ul><li>Quel type de prestation ? </li></ul><ul><ul><li>En régie = mise à disposition de ressources chez le client </li></ul></ul><ul><ul><li>Au forfait = budget estimé sur la base d’un périmètre défini </li></ul></ul><ul><ul><li>Au temps passé = au jour le jour en fonction du temps travaillé et des ressources mobilisées </li></ul></ul>
  56. 56. Estimer un plan de charge <ul><li>Comment ? </li></ul><ul><li>Différentes méthodes d’estimation de charge : </li></ul><ul><ul><li>méthode analytique des experts </li></ul></ul><ul><ul><li>comparaison avec des projets similaires </li></ul></ul><ul><ul><li>quel prix le client est-il prêt à payer ? </li></ul></ul><ul><ul><li>quelle est notre stratégie vis-à-vis du client ? </li></ul></ul>
  57. 57. Estimer un plan de charge <ul><li>1. Méthode analytique des experts </li></ul><ul><li>Prendre les documents existants (brief, CDC, Specs…), lister les tâches et les fonctionnalités et estimer le temps nécessaire pour chacun d’elles. </li></ul><ul><ul><li>Avantages </li></ul></ul><ul><ul><li>Très précis dans l’estimation </li></ul></ul><ul><ul><li>Les experts sont impliqués </li></ul></ul><ul><ul><li>Inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>le total est parfois surdimensionné </li></ul></ul><ul><ul><li>n’est pas possible si le scope n’est pas clairement défini </li></ul></ul>
  58. 58. Estimer un plan de charge <ul><li>On peut aussi rajouter un indice de confiance en fonction des ressources : </li></ul><ul><ul><li>l’expert A est souvent trop optimiste : je rajoute 40% de charge en plus par rapport à son estimation. </li></ul></ul><ul><ul><li>l’expert B est trop pessimiste : je réduis de 20% son estimation de charge. </li></ul></ul><ul><ul><li>l’expert C est le plus fiable : je ne modifie pas son estimation de charge, elle est réaliste. </li></ul></ul>
  59. 59. Estimer un plan de charge <ul><li>La méthode PERT ( Program Evaluation and Review Technique ) </li></ul><ul><li>(estim. la plus favorable + (4x estim. la plus probable) + estim. la moins favorable) </li></ul><ul><li>6 </li></ul><ul><li>Exemple : </li></ul><ul><li>(8 + (4x12) + 20) </li></ul><ul><li>6 </li></ul>= 12,6 heures
  60. 60. Estimer un plan de charge <ul><li>2. Comparaison avec des projets similaires </li></ul><ul><li>Estimer que le projet B est le même type de projet que le projet A, donc les charges devraient être similaires. </li></ul><ul><ul><li>Avantages </li></ul></ul><ul><ul><li>permet d’avoir une estimation rapidement </li></ul></ul><ul><ul><li>basé sur l’expérience : ne nécessite pas la mobilisation de tous les experts </li></ul></ul><ul><ul><li>Inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>s’il y a des spécificités non identifiées, l’estim. est fausse </li></ul></ul><ul><ul><li>pas de détail (l’enveloppe budgétaire reste globale) </li></ul></ul>
  61. 61. Estimer un plan de charge <ul><li>3. Quel prix le client est-il prêt à payer ? </li></ul><ul><li>Après avoir échangé avec le client, on a une idée de son budget max et on part de cette hypothèse pour définir le scope. </li></ul><ul><ul><li>Avantages </li></ul></ul><ul><ul><li>permet de rester dans le prix attendu par le client </li></ul></ul><ul><ul><li>Inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>le budget est peut-être sous estimé par rapport aux ambitions du client </li></ul></ul><ul><ul><li>c’est du feeling / ça passe où ça casse… </li></ul></ul>
  62. 62. Estimer un plan de charge 4. Quelle est notre stratégie vis-à-vis du client ? Doit-on faire un prix d’appel intéressant pour le capter face à des agences moins chères ? Doit-on se rattraper un peu sur ce projet (car les autres ne sont pas rentables…) ?
  63. 63. Estimer un plan de charge <ul><li>Eléments nécessaires en entrée : le cahier des charges, le brief client ou les spécifications fonctionnelles. </li></ul><ul><li>Actions : </li></ul><ul><ul><li>lister tous les livrables à produire </li></ul></ul><ul><ul><li>lister toutes les tâches à accomplir </li></ul></ul><ul><ul><li>définir quel profil sera affecté à chacune de ces tâches </li></ul></ul><ul><ul><li>estimer la charge nécessaire pour chacun des profils </li></ul></ul><ul><li>Eléments à produire en sortie : un plan de charge global qui sera divisé en grandes parties (conception, production, développement…) et idéalement en type d’expertise (CP, AI, Créas, Développeurs…) </li></ul>
  64. 64. Estimer un plan de charge <ul><li>Mes conseils (1/2) </li></ul><ul><ul><li>essayez d’obtenir le maximum de documents précis (brief, specs…) </li></ul></ul><ul><ul><li>précisez un maximum le périmètre (nombre de templates, liste des fonctionnalités etc..) </li></ul></ul><ul><ul><li>impliquez les experts dans l’estimation, cela les responsabilise et les engage </li></ul></ul><ul><ul><li>mettez un indice de confiance pour chacun d’eux </li></ul></ul>
  65. 65. Estimer un plan de charge <ul><li>Mes conseils (2/2) </li></ul><ul><ul><li>plus il y a d’intervenants et de prestataires, plus il y a de coordination… </li></ul></ul><ul><ul><li>prévoyez de la charge pour planifier des points de coordination chaque semaine et ce, sur toute la durée du projet </li></ul></ul><ul><ul><li>prévoyez + de temps si des livrables doivent être produits en anglais </li></ul></ul><ul><ul><li>n’oubliez pas de prendre une marge sur les prestataires ;-) </li></ul></ul>
  66. 66. Cf. Pricing : Client_projet_pricing_v1.0_yyyymmdd.xls <ul><li>Estimez la charge de votre projet </li></ul>Le plan de charge en pratique
  67. 67. Comment réduire le budget ? <ul><li>Que faire quand le budget est trop élevé ? </li></ul><ul><ul><li>réduire le scope </li></ul></ul><ul><ul><li>prévoir des lotissements </li></ul></ul><ul><ul><li>jouer sur la qualité (cf. « triangle QCD ») </li></ul></ul><ul><ul><li>baisser les coûts jour / homme (prendre des profils Junior) </li></ul></ul><ul><ul><li>faire une remise commerciale </li></ul></ul><ul><ul><li>faire des propositions « à tiroir » </li></ul></ul><ul><ul><li>proposer des prestations en option </li></ul></ul><ul><ul><li>sous-traiter et/ou délocaliser certaines prestations ? </li></ul></ul><ul><ul><li>rogner un peu sur sa marge </li></ul></ul><ul><ul><li>proposer au client de prendre en charge certaines tâches </li></ul></ul><ul><ul><li>faire du « design to cost » </li></ul></ul><ul><ul><li>réduire la charge (mauvaise idée  ) </li></ul></ul>
  68. 68. Prochaine(s) session(s) <ul><li>DIMENSIONNER LE PROJET </li></ul><ul><li>Rédiger du devis </li></ul><ul><li>Staffer les ressources </li></ul><ul><li>PILOTER LE PROJET </li></ul><ul><li>- Suivre l’avancement : </li></ul><ul><ul><li>des tâches (« TIDE ») </li></ul></ul><ul><ul><li>des points en suspens (« Issue List ») </li></ul></ul><ul><ul><li>des heures (« Follow Up ») </li></ul></ul><ul><ul><li>des templates / contenus (« Prod. Tracking ») </li></ul></ul><ul><li>Suivre les livrables </li></ul><ul><li>Gérer les risques </li></ul><ul><li>PLANIFIER LE PROJET </li></ul><ul><li>Macro planning / planning détaillé </li></ul><ul><li>- La vérité sur les plannings </li></ul><ul><li>ORGANISER LE PROJET </li></ul><ul><li>Nomenclature des fichiers </li></ul><ul><li>Organisation des répertoires </li></ul><ul><li>DEMARRER & CLOTURER UN PROJET </li></ul><ul><li>kick off meeting </li></ul><ul><li>post mortem </li></ul>
  69. 69. <ul><li>Merci ! </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>

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