INTRODUCTION A LA GESTION DE PROJET (3/5)
Séances planifiées : - Mercredi  16/12 - Vendredi  22/01 - Vendredi  05/02 - Lundi  15/03 - Mercredi  31/03
SYNTHESE  du cours précédent
<ul><li>Son rôle et ses responsabilités en phase de : </li></ul><ul><ul><li>Cadrage </li></ul></ul><ul><ul><li>Conception ...
<ul><li>Le reporting « Low level » </li></ul><ul><ul><li>   Ordre Du Jour </li></ul></ul><ul><ul><li>& Compte-Rendu de Ré...
<ul><li>Le reporting « high level » </li></ul><ul><ul><li>   Flash Report </li></ul></ul><ul><ul><li>un aperçu général du...
<ul><li>Le reporting  interne  </li></ul><ul><li>     mail récap. </li></ul><ul><ul><li>Ce qu’on s’est dit </li></ul></ul...
Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet
Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet <ul><li>qui : </li></ul><ul><ul><li>liste  les tâches  du projet...
Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet <ul><li>Estimation des charges </li></ul><ul><ul><li>différentes...
des questions ?
ET AUJOURD’HUI… <ul><li>DIMENSIONNER LE PROJET </li></ul><ul><li>Estimer VOTRE plan de charge </li></ul><ul><li>Formaliser...
DIMENSIONNER  le projet
LE PLAN  de charge
<ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><ul><li>Cela dépend de la phase du projet ...
<ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul...
<ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul...
<ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul...
La charge de travail du CP <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES T...
<ul><li>20 ou 30% : c’est beaucoup non ? </li></ul><ul><ul><li>« Je n’ai pas besoin de tant de temps pour suivre 1 créa et...
<ul><ul><li>faire le plan de charge (si possible) de façon chronologique sans pour autant le confondre avec un planning </...
<ul><ul><li>prendre en compte les A/R (notamment pour le design) </li></ul></ul><ul><ul><li>bien équilibrer les charges de...
<ul><ul><li>Par CHARGE  on entend la somme de travail nécessaire (tous profils confondus) pour traiter une tâche. La charg...
Cf. Pricing : Client_projet_pricing_v1.0_yyyymmdd.xls <ul><li>Estimez la charge de votre projet ou d’une phase de votre pr...
FORMALISER  un devis
En avant-vente : l’estimation budgétaire Permet de présenter le travail proposé par l’agence et le valoriser selon des hyp...
Le document est identique mais la méthode d’estimation peut ne pas être la même. Estimation budgétaire & Budget descriptif
En avant-vente :  Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux  raisonner en pourcentage  car le périm...
En avant-vente :  Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux  raisonner en pourcentage  car le périm...
En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer  le...
En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer  le...
Un devis… <ul><li>Pourquoi  faire ? </li></ul><ul><li>- Pour dimensionner son projet en identifiant des leviers de négocia...
Un devis… Sa forme   VS <ul><li>PLAN DE CHARGE </li></ul><ul><li>liste de tâches  </li></ul><ul><li>doc Excel de travail <...
Un devis… <ul><li>Son contenu : </li></ul><ul><li>un rappel du contexte </li></ul><ul><li>le détail de la prestation : </l...
Le devis a été validé, le projet a démarré. Il faut maintenant suivre son avancement. Il faut PILOTER LE PROJET.
PILOTER  le projet
SUIVRE  l’avancement
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Le document :  </li></ul><ul><ul><li>   le « Follow up » </li></ul></ul>
Suivre l’avancement des heures <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hebdomadaire </li></u...
Suivre l’avancement des heures Le principe : Le document  se base sur le plan de charge  car il doit reprendre toutes les ...
Suivre l’avancement des heures <ul><ul><li>le temps prévisionnel (ou temps initial / planifié)   : c’est le temps estimé (...
Suivre l’avancement des heures A partir de ces 3 données, on peut calculer le % d’avancement très précis du projet. Avance...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Différence entre : </li></ul><ul><li>RAF (Reste A Faire)  théorique </li></ul><ul><...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>si le DA est dans les temps  et qu’il lui reste réellement 40h de travail pour term...
Suivre l’avancement des heures C’est la justesse de cette réévaluation du RAF qui va faire Que le document de « follow up ...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Quand il est bien renseigné, le document permet : </li></ul><ul><li>d’avoir un état...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Ouvrez le document, listez les tâches et les charges de votre plan de charge ainsi ...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Explications sur les éléments à renseigner  (1/2) </li></ul><ul><li>Le champ PREV  ...
Suivre l’avancement des heures <ul><li>Explications sur les éléments à renseigner  (2/2) </li></ul><ul><li>COMP  (« Task C...
<ul><li>Le document :  </li></ul><ul><ul><li>   « Issue List » </li></ul></ul>Suivre l’avancement des points en suspens
<ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>dès que nécessaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>L...
Le principe : Document plutôt utilisé en amont  (cadrage et/ou conception), lorsque beaucoup de questions sont encore ouve...
<ul><li>En plus de la question qui est posée, le document doit être complété avec : </li></ul><ul><li>Le sujet général (« ...
L’en-tête comprend un tableau récapitulatif qui dénombre les points ( ouverts / fermés / à problème ) et les croise avec l...
Suivre l’avancement des points en suspens <ul><li>Complétez le document avec vos questions structurantes toujours en atten...
<ul><li>Le document :  </li></ul><ul><ul><li>   « TIDE »  T ask -  I ssue -  D ecision -  E vent </li></ul></ul>Suivre l’...
<ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>hebdomadaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueu...
Le principe : Ce document est à la fois une « todo list » :  telle personne doit  faire cela  pour telle date… …  et il es...
<ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>Il centralise  toutes les infos importantes et évite d’aller chercher dans ses mai...
Quelques conseils : - Laissez le document avec les TIDE au statut « en cours » ou « a faire » visibles par défaut - Utilis...
Suivre l’avancement des tâches <ul><li>Complétez le document avec les faits marquants </li></ul><ul><li>liés à votre proje...
<ul><li>Le document :  </li></ul><ul><ul><li>   « Production Tracking »  (« Suivi de prod. ») </li></ul></ul>Suivre l’ava...
<ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>hebdomadaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueu...
<ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>Comme son nom l’indique, ce document offre un  statut clair sur l’état général de ...
Le récap dans son en-tête propose un statut précis sur tous ces éléments.  Le suivi de production  se met en place juste a...
<ul><li>Intérêt de ce document </li></ul><ul><li>a. Pour l’agence : </li></ul><ul><li>il offre un  statut clair et accessi...
<ul><li>Intérêt de ce document </li></ul><ul><li>b. Pour le client : </li></ul><ul><li>le client peut voir  quelles pages ...
Suivre l’avancement de la prod. <ul><li>Complétez le document avec les éléments à produire  </li></ul><ul><li>liés à votre...
<ul><li>Le document :  </li></ul><ul><ul><li>   « Deliverables  » </li></ul></ul>Suivre l’avancement des livrables
<ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>dès que nécessaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>L...
<ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>C’est le fichier qui centralise tous les livrables que vous devez produire.  </li>...
<ul><li>Livrable Applicable vs. Livrable de Référence </li></ul><ul><li>Livrable Applicable :  </li></ul><ul><ul><li>C’est...
Suivre l’avancement des livrables <ul><li>Complétez le document avec les livrables  </li></ul><ul><li>de votre projet </li...
Valider les éléments <ul><li>LE PV (Procès Verbal)  permet de valider les livrables. </li></ul><ul><li>Le client doit sign...
Valider les éléments <ul><li>On distingue : </li></ul><ul><li>Le PV d’approbation: </li></ul><ul><li>__ pour les livrables...
des questions ?
Prochaine(s) session(s) <ul><li>PILOTER LE PROJET </li></ul><ul><li>Gestion des risques </li></ul><ul><li>- Gestion des ch...
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Project Management Introduction (3/5) for Gobelins students

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Introduction to (digital) Project Management for multimedia students in Gobelins (Paris, France)

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Project Management Introduction (3/5) for Gobelins students

  1. 1. INTRODUCTION A LA GESTION DE PROJET (3/5)
  2. 2. Séances planifiées : - Mercredi 16/12 - Vendredi 22/01 - Vendredi 05/02 - Lundi 15/03 - Mercredi 31/03
  3. 3. SYNTHESE du cours précédent
  4. 4. <ul><li>Son rôle et ses responsabilités en phase de : </li></ul><ul><ul><li>Cadrage </li></ul></ul><ul><ul><li>Conception </li></ul></ul><ul><ul><li>Production </li></ul></ul><ul><ul><li>Recettage / Livraison / Clôture </li></ul></ul><ul><ul><li>Maintenance </li></ul></ul><ul><ul><li>et de façon transverse (Comités de pilotage etc…) </li></ul></ul>SYNTHESE : les interventions du CP Cadrage Conception Production Maintenance Recettage
  5. 5. <ul><li>Le reporting « Low level » </li></ul><ul><ul><li> Ordre Du Jour </li></ul></ul><ul><ul><li>& Compte-Rendu de Réunion </li></ul></ul><ul><ul><li>des constatations </li></ul></ul><ul><ul><li>des informations </li></ul></ul><ul><ul><li>des recommandations / des propositions </li></ul></ul><ul><ul><li>des décisions </li></ul></ul><ul><ul><li>des demandes du client </li></ul></ul><ul><ul><li>des tâches / des actions à mettre en œuvre </li></ul></ul>SYNTHESE : communiquer sur le projet
  6. 6. <ul><li>Le reporting « high level » </li></ul><ul><ul><li> Flash Report </li></ul></ul><ul><ul><li>un aperçu général du projet (indicateurs clés) </li></ul></ul><ul><ul><li>les tâches réalisées </li></ul></ul><ul><ul><li>les décisions importantes </li></ul></ul><ul><ul><li>les points à discuter </li></ul></ul><ul><ul><li>les risques liés au projet </li></ul></ul><ul><ul><li>les prochaines réunions </li></ul></ul><ul><ul><li>les actions importantes en attente </li></ul></ul>SYNTHESE : communiquer sur le projet
  7. 7. <ul><li>Le reporting interne </li></ul><ul><li>  mail récap. </li></ul><ul><ul><li>Ce qu’on s’est dit </li></ul></ul><ul><ul><li>Les Pour Action en rouge </li></ul></ul><ul><ul><li>les deadlines associées </li></ul></ul>SYNTHESE : communiquer sur le projet
  8. 8. Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet
  9. 9. Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet <ul><li>qui : </li></ul><ul><ul><li>liste les tâches du projet </li></ul></ul><ul><ul><li>détaille le temps de travail nécessaire aux intervenants du projet pour accomplir ces tâches. </li></ul></ul><ul><li>qui permet d’avoir une idée +/- précise de la taille du projet </li></ul><ul><li>qui servira pour : </li></ul><ul><ul><li>la mise en place du planning </li></ul></ul><ul><ul><li>la rédaction du devis </li></ul></ul><ul><ul><li>la mise en place du follow up </li></ul></ul>
  10. 10. Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet <ul><li>Estimation des charges </li></ul><ul><ul><li>différentes approches (commerciale, psychologique…) </li></ul></ul><ul><ul><li>différentes méthodes (analytique, PERT, comparative…) </li></ul></ul><ul><ul><li>l’indice de confiance </li></ul></ul><ul><li>Les types de prestation : </li></ul><ul><ul><li>en régie </li></ul></ul><ul><ul><li>au forfait </li></ul></ul><ul><ul><li>au temps passé </li></ul></ul>
  11. 11. des questions ?
  12. 12. ET AUJOURD’HUI… <ul><li>DIMENSIONNER LE PROJET </li></ul><ul><li>Estimer VOTRE plan de charge </li></ul><ul><li>Formaliser VOTRE devis </li></ul><ul><li>PILOTER LE PROJET </li></ul><ul><li>- Suivre l’avancement : </li></ul><ul><ul><li>des heures </li></ul></ul><ul><ul><li>des points en suspens </li></ul></ul><ul><ul><li>des tâches </li></ul></ul><ul><ul><li>de la production </li></ul></ul><ul><li>Suivre les livrables </li></ul><ul><li>Valider les livrables </li></ul>
  13. 13. DIMENSIONNER le projet
  14. 14. LE PLAN de charge
  15. 15. <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><ul><li>Cela dépend de la phase du projet Cadrage / Conception / Production etc… </li></ul></ul><ul><ul><li>Cela varie en fonction des types de projets Complexe, peu risqué, classique… </li></ul></ul>La charge de travail du CP
  16. 16. <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul><ul><ul><li>phase de cadrage : il fait peu de suivi mais doit mettre en place le planning, rédiger le Cahier des Charges etc… </li></ul></ul><ul><ul><li> Lister les tâches et estimer le temps nécessaire à leur réalisation </li></ul></ul><ul><ul><li>phase de conception : plus de coordination (car plus d’intervenants à gérer) + des tâches qui lui sont attribuées. C’est une phase qui demande pas mal d’investissement car il faut « mobiliser les troupes» </li></ul></ul><ul><ul><li>Lister les tâches et estimer le temps nécessaire à leur réalisation + ratio de 15/20% de l’élongation pour de la coordination </li></ul></ul>La charge de travail du CP
  17. 17. <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul><ul><ul><li>phase de production : le suivi de production = le plus long. La production peut durer 3/4/5/6 mois ou +. </li></ul></ul><ul><ul><li>Bcp de ressources différentes à coordonnées (Créa, Flash, Rédacteurs, Dév…) + visibilité à fournir régulièrement au client (cf. reporting ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Projet normal / peu risqué : ratio qui va de 20 à 30% de la charge de production </li></ul></ul><ul><ul><li>Projet complexe : peut aller jusqu’à 100% de disponibilité sur toute la durée </li></ul></ul>La charge de travail du CP
  18. 18. <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES PHASES DU PROJET : </li></ul><ul><ul><li>phase de tests / recettage : ultra-présent, il centralise les bugs, les qualifie et les redispatche, il en remonte aussi, il re-teste après les corrections, reporte au client </li></ul></ul><ul><ul><li>ratio de 70 / 80% de la durée (élongation) de la phase de tests </li></ul></ul><ul><ul><li>Elle dépend aussi du type de projet & de sa complexité </li></ul></ul><ul><ul><li>(site e-commerce VS site statique de 6 pages) </li></ul></ul>La charge de travail du CP
  19. 19. La charge de travail du CP <ul><li>Comment calculer la charge de travail du Chef de Projet ? </li></ul><ul><li>SELON LES TYPES DE PROJET : </li></ul><ul><ul><li>projet peu risqué : peu de complexité fonctionnelle, équipe restreinte, client qui ne sollicite pas trop le CP… </li></ul></ul><ul><ul><li> ratio de 15/20% de la charge de production </li></ul></ul><ul><ul><li>projet « classique » : production / refonte d’un site, équipe moyenne …  ratio d’environ 25% à 30% de la charge de production </li></ul></ul><ul><ul><li>projet complexe : beaucoup de ressources internes et de prestataires… </li></ul></ul><ul><ul><li> entre 30 et 100% tout au long du projet </li></ul></ul>
  20. 20. <ul><li>20 ou 30% : c’est beaucoup non ? </li></ul><ul><ul><li>« Je n’ai pas besoin de tant de temps pour suivre 1 créa et 1 intégrateur… » </li></ul></ul><ul><ul><li>Dans la réalité, quand vous comptabilisez minutieusement le temps que vous passez sur le projet (planification des ressources, brief des équipes, suivi, envoi pour validation, gestion des retours, mails du client...) très souvent la journée est passée très vite et vous avez encore pas mal de travail à fournir. </li></ul></ul><ul><ul><li>On sous-estime souvent le temps que l’on estime nécessaire pour réaliser des tâches. </li></ul></ul>La charge de travail du CP
  21. 21. <ul><ul><li>faire le plan de charge (si possible) de façon chronologique sans pour autant le confondre avec un planning </li></ul></ul><ul><ul><li>faites ressortir les macro-tâches (Créa, Intégration…) </li></ul></ul><ul><ul><li>détailler autant que possible les tâches et le temps prévu pour chacune d’elles </li></ul></ul><ul><ul><li>utiliser des formules pour calculer les ratios (en cas de changement de charge, tout se recalculera automatiquement) </li></ul></ul><ul><ul><li>si collaboration avec des prestataires : prendre une marge (même petite, pour gérer l’administratif et la coordination) </li></ul></ul>Quelques conseils (1/2)
  22. 22. <ul><ul><li>prendre en compte les A/R (notamment pour le design) </li></ul></ul><ul><ul><li>bien équilibrer les charges de travail entre les profils Senior et Junior </li></ul></ul><ul><ul><li>faire ressortir le temps de rédaction / formalisation des documents </li></ul></ul><ul><ul><li>ne pas oublier les réunions et les Comités de Pilotage (!) </li></ul></ul><ul><ul><li>/! Ne pas confondre CHARGE et DURÉE </li></ul></ul>Quelques conseils (2/2)
  23. 23. <ul><ul><li>Par CHARGE on entend la somme de travail nécessaire (tous profils confondus) pour traiter une tâche. La charge s’exprime généralement en heures. </li></ul></ul><ul><ul><li>Par DURÉE (ou ÉLONGATION) on entend le temps nécessaire à l’accomplissement de cette tâche. La durée s’exprime généralement en jours. </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemple : 80h de charge équivalent à : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>- 1 personne à temps plein (40h / semaine) pendant 2 semaines, ou </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>- 2 personnes à temps plein (40h / semaine) pendant 1 semaine, ou </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>1 personne à mi-temps (20h / semaine) pendant 4 semaines </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li> Pour ces 3 exemples, la charge est la même (80h de travail) mais la durée ou l’élongation diffère en fonction des ressources disponibles : 2 semaines pour le 1 er , 1 semaine pour le 2 nd et 4 semaines pour le 3 ème . </li></ul></ul></ul>Charge vs. Durée
  24. 24. Cf. Pricing : Client_projet_pricing_v1.0_yyyymmdd.xls <ul><li>Estimez la charge de votre projet ou d’une phase de votre projet </li></ul>Le plan de charge en pratique
  25. 25. FORMALISER un devis
  26. 26. En avant-vente : l’estimation budgétaire Permet de présenter le travail proposé par l’agence et le valoriser selon des hypothèses. En démarrage de projet : le budget descriptif Permet d’acter la relation commerciale entre un client et son prestataire autour d’un périmètre (et/ou d’une enveloppe budgétaire) défini. Estimation budgétaire & Budget descriptif
  27. 27. Le document est identique mais la méthode d’estimation peut ne pas être la même. Estimation budgétaire & Budget descriptif
  28. 28. En avant-vente : Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux raisonner en pourcentage car le périmètre n’est pas clairement défini. Exemple : - 20 % du budget pour la Conception - 35% du budget pour la Production hors contenus - 10% du budget pour les Contenus - 15% du budget pour le Suivi de projet - 20% du budget pour les Tests et la Recette Estimation budgétaire & Budget descriptif La ventilation dépend du type de projet et de sa problématique
  29. 29. En avant-vente : Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux raisonner en pourcentage car le périmètre n’est pas clairement défini. Avantages: rapide à faire, enveloppe budgétaire respectée Inconvénient : nécessite de l’expérience Estimation budgétaire & Budget descriptif
  30. 30. En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer le temps nécessaire pour chacune d’entre-elles. Exemple : - concept graphique = 24h de DA - déclinaison de 10 templates = 40h de webdesigner - etc… Estimation budgétaire & Budget descriptif
  31. 31. En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer le temps nécessaire pour chacune d’entre-elles. Avantages : précision, permet de verrouiller le périmètre Inconvénients : impact négatif sur l’enveloppe budgétaire, plus long à définir Estimation budgétaire & Budget descriptif
  32. 32. Un devis… <ul><li>Pourquoi faire ? </li></ul><ul><li>- Pour dimensionner son projet en identifiant des leviers de négociation : changement de scope, modification de la charge, externalisation, lotissement etc… </li></ul><ul><li>Pour contractualiser </li></ul><ul><li>Qui le rédige ? Le Chef de projet, le Directeur de Clientèle, le Commercial… </li></ul><ul><li>Quand doit-on le faire ? En Appel d’Offres mais plus généralement en début de projet, quand le scope est relativement clair. </li></ul><ul><li>Qui le valide côté client ? Le Dir. de projet et/ou la Direction </li></ul>
  33. 33. Un devis… Sa forme VS <ul><li>PLAN DE CHARGE </li></ul><ul><li>liste de tâches </li></ul><ul><li>doc Excel de travail </li></ul><ul><li>données confidentielles </li></ul><ul><li>ne précise pas le contexte, ce qui ne fait pas partie du scope etc… </li></ul><ul><li>vocabulaire technique </li></ul><ul><li>DEVIS </li></ul><ul><li>plus macro </li></ul><ul><li>doc Word commercial </li></ul><ul><li>modalités de paiement </li></ul><ul><li>précise le contexte, le scope et le hors scope, les livrables etc… </li></ul><ul><li>vocabulaire non technique </li></ul>
  34. 34. Un devis… <ul><li>Son contenu : </li></ul><ul><li>un rappel du contexte </li></ul><ul><li>le détail de la prestation : </li></ul><ul><ul><li>la demande initiale du client </li></ul></ul><ul><ul><li>votre prestation </li></ul></ul><ul><ul><li>les tâches / responsabilités identifiées </li></ul></ul><ul><li>le détail des livrables </li></ul><ul><li>ce qui est hors scope </li></ul><ul><li>le récap. des charges et des coûts </li></ul><ul><li>les prestations optionnelles (si besoin) </li></ul><ul><li>un macro planning ou des échéances clés (mise en ligne…) </li></ul><ul><li>les modalités de règlement / CGV </li></ul><ul><li>Complétez le devis </li></ul><ul><li>d’après votre </li></ul><ul><li>plan de charge </li></ul>
  35. 35. Le devis a été validé, le projet a démarré. Il faut maintenant suivre son avancement. Il faut PILOTER LE PROJET.
  36. 36. PILOTER le projet
  37. 37. SUIVRE l’avancement
  38. 38. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Le document : </li></ul><ul><ul><li> le « Follow up » </li></ul></ul>
  39. 39. Suivre l’avancement des heures <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hebdomadaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>le doc mis à jour sur toutes les tâches de la semaine </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Destinataires : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>l’équipe projet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>le client </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Responsable : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le chef de projet </li></ul></ul></ul>
  40. 40. Suivre l’avancement des heures Le principe : Le document se base sur le plan de charge car il doit reprendre toutes les tâches détaillées et les charges associées. Chaque tâche du projet est listée par le chef de projet et les éléments suivants doivent être renseignés :
  41. 41. Suivre l’avancement des heures <ul><ul><li>le temps prévisionnel (ou temps initial / planifié) : c’est le temps estimé (et vendu au client) pour réaliser la/les différentes tâches. Il ne se rentre qu’1 seule fois et ne bouge JAMAIS. </li></ul></ul><ul><ul><li>le réalisé (ou temps passé) : le temps passé à travailler la tâche en question. Chaque semaine il est censé évoluer. </li></ul></ul><ul><ul><li>la réévaluation (ou le Reste A Faire – To Be Done) : c’est une requalification du temps prévisionnel  Cela correspond au temps nécessaire pour terminer la/les tâche(s). Chaque semaine il est censé diminuer. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>idéalement, la réévaluation doit être = (ou mieux < ) au temps prévisionnel. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>si elle est >, cela veut dire que l’on a sous-estimé le temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche ou que les ressources ont mis plus de temps pour la traiter. </li></ul></ul></ul>
  42. 42. Suivre l’avancement des heures A partir de ces 3 données, on peut calculer le % d’avancement très précis du projet. Avancement (en %) = temps passé / temps initial Et on peut voir si le projet est en avance ou en retard : Avancement théorique vs Avancement réel
  43. 43. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Différence entre : </li></ul><ul><li>RAF (Reste A Faire) théorique </li></ul><ul><li>RAF (Reste A Faire) réel </li></ul><ul><li>Ex : sur une tâche Créa initialement planifiée à 80h (2 semaines), le DA a déjà passé 40h la 1ère semaine. </li></ul><ul><li>Il a donc passé la moitié du temps qui était prévu et son RAF théorique est donc de 40h pour la 2nde semaine (80h - 40h) </li></ul><ul><li>Pour autant, est-ce qu’il est bien à la moitié de son travail ? </li></ul>
  44. 44. Suivre l’avancement des heures <ul><li>si le DA est dans les temps et qu’il lui reste réellement 40h de travail pour terminer la tâche, alors RAF théorique et réel sont égaux. C’est parfait. </li></ul><ul><li>s’il est en avance il aura besoin de moins de temps que prévu initialement. C’est encore mieux ! </li></ul><ul><li>par contre, s’il a pris du retard, il lui faudra plus que les 40h restantes. Il aura besoin par exemple de 50h. Le RAF réel est donc de 50h et non pas de 40h, et c’est cette donnée qui est importante car c’est celle qui correspond à la réalité. Au final, le DA aura donc dépassé de 10h le temps initialement prévu pour accomplir sa tâche. </li></ul><ul><li>Le plus important n’est pas le RAF théorique, </li></ul><ul><li>c’est le RAF réel (appelé aussi &quot;Réévaluation&quot;) </li></ul><ul><li> Sinon, tout est FAUX </li></ul>
  45. 45. Suivre l’avancement des heures C’est la justesse de cette réévaluation du RAF qui va faire Que le document de « follow up » sera utile au projet, et on pourra ainsi comparer l’avancement réel VS l’avancement théorique. Sans document de suivi des heures, difficile de dire avec exactitude où en est le projet, sur quelle tâche / partie l’équipe est en avance, en retard, combien d’heures de travail il reste à produire... Vous pouvez vous fier à votre expérience mais cela ne suffira certainement pas (sauf pour les petits projets)
  46. 46. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Quand il est bien renseigné, le document permet : </li></ul><ul><li>d’avoir un état d’avancement quantifié (et donc précis) du projet (65% d’avancement théorique vs. 68% d’avancement réel) </li></ul><ul><li>de comparer les estimations initiales VS les réévaluations faites au fur et à mesure, </li></ul><ul><li>de donner de la visibilité au Client ET au Chef de Projet quand à la tenue du planning (permet de savoir si on est &quot;on track&quot;), </li></ul><ul><li>de rassurer le client lors des réunions de suivi de projet (&quot;under control&quot;), </li></ul><ul><li>d’identifier assez rapidement les tâches qui seront plus longues à achever que prévu, </li></ul><ul><li>et ainsi anticiper les dérapages , prévenir le client et proposer un plan d’action. </li></ul>
  47. 47. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Ouvrez le document, listez les tâches et les charges de votre plan de charge ainsi que le REAL et le RAF </li></ul>
  48. 48. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Explications sur les éléments à renseigner (1/2) </li></ul><ul><li>Le champ PREV (« prévisionnel ») est à compléter 1 seule fois lors de la mise en place du fichier. Il ne faut JAMAIS le modifier par la suite. C’est sur la base de ce chiffre que va se définir l’avancement. </li></ul><ul><li>seules les colonnes REAL (« Realized ») et TBD (« To Be Done ») sont à compléter chaque semaine : </li></ul><ul><ul><li>REAL : c’est la somme du temps passé pour la tâche en cours. </li></ul></ul><ul><ul><li>TBD : c’est le Reste A Faire (ou la réévaluation) nécessaire pour accomplir la tâche </li></ul></ul><ul><li>PLAN (« Planned Hours ») = REAL + TBD </li></ul><ul><ul><li>Si le PLAN dépasse le PREV, alors on prend du retard (cellule = rouge) </li></ul></ul><ul><ul><li>Si le PLAN ne dépasse pas le PREV, on est dans les temps ou en avance (cellule = verte) </li></ul></ul>
  49. 49. Suivre l’avancement des heures <ul><li>Explications sur les éléments à renseigner (2/2) </li></ul><ul><li>COMP (« Task Completion ») : le % d’avancement REEL du projet / de la tâche </li></ul><ul><li>CONS (« Consumed ») : </li></ul><ul><ul><li>= le % d’avancement THEORIQUE du projet </li></ul></ul><ul><ul><li>= la consommation des ressources par rapport au PREV </li></ul></ul><ul><li>C’est la Réestimation du TDB chaque semaine et sur chacune des tâches, qui va vous donner une vision exacte de l’avancement du projet </li></ul>
  50. 50. <ul><li>Le document : </li></ul><ul><ul><li> « Issue List » </li></ul></ul>Suivre l’avancement des points en suspens
  51. 51. <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>dès que nécessaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : le doc complété </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataires : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>l’équipe projet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>le client </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Responsable : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le chef de projet </li></ul></ul></ul>Suivre l’avancement des points en suspens
  52. 52. Le principe : Document plutôt utilisé en amont (cadrage et/ou conception), lorsque beaucoup de questions sont encore ouvertes et que des réponses structurantes doivent être apportées. Toutes ces questions sont listées dans ce document et sont abordées par le Chef de Projet à chaque meeting / workshop avec le client. L’objectif est de ne pas laisser des questions sans réponse pour qualifier au mieux le périmètre du projet. Suivre l’avancement des points en suspens
  53. 53. <ul><li>En plus de la question qui est posée, le document doit être complété avec : </li></ul><ul><li>Le sujet général («  Subject  ») pour regrouper les types de questions </li></ul><ul><li>La personne en charge d’amener une réponse («  Assign to  ») </li></ul><ul><li>une date prévisionnelle d’obtention de la réponse «(«  Expected end date  ») </li></ul><ul><li>la date réelle d’obtention de la réponse(«  real end date  ») </li></ul><ul><li>un statut («  status  ») : open / closed / problem pour définir si la question est toujours d’actualité </li></ul><ul><li>une criticité («  criticity  ») : pour permettre de prioriser </li></ul><ul><li>la réponse («  answer  ») à la question qui était posée </li></ul>Suivre l’avancement des points en suspens
  54. 54. L’en-tête comprend un tableau récapitulatif qui dénombre les points ( ouverts / fermés / à problème ) et les croise avec la criticité ( low, mid, high, very high ) Suivre l’avancement des points en suspens
  55. 55. Suivre l’avancement des points en suspens <ul><li>Complétez le document avec vos questions structurantes toujours en attente de réponse </li></ul>
  56. 56. <ul><li>Le document : </li></ul><ul><ul><li> « TIDE » T ask - I ssue - D ecision - E vent </li></ul></ul>Suivre l’avancement des tâches
  57. 57. <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>hebdomadaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : le doc complété </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataire : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>le client </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Responsable : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le chef de projet </li></ul></ul></ul>Suivre l’avancement des tâches
  58. 58. Le principe : Ce document est à la fois une « todo list » : telle personne doit faire cela pour telle date… … et il est à la fois un peu « l’historique » du projet car il contient toutes les informations structurantes : - les décisions majeures qui ont été prises (par qui, à quelle date…) - les événements (positifs ou négatifs) qui ont eu un impact sur le projet - les problèmes importants que l’équipe projet rencontre Suivre l’avancement des tâches
  59. 59. <ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>Il centralise toutes les infos importantes et évite d’aller chercher dans ses mails les éléments structurants. </li></ul><ul><li>Enfin, il inclut bien le client dans le projet : </li></ul><ul><ul><li>certaines tâches lui sont affectées; </li></ul></ul><ul><ul><li>il est responsable de certains problèmes </li></ul></ul><ul><ul><li>etc… </li></ul></ul>Suivre l’avancement des tâches
  60. 60. Quelques conseils : - Laissez le document avec les TIDE au statut « en cours » ou « a faire » visibles par défaut - Utilisez des couleurs pour les statuts (rouge, orange, vert, gris…) - Filtrer le document par « société » pour que le client voit surtout ce dont il a la charge ;-) - Si les dates prévisionnelles ne sont jamais tenues, conservez les dates antérieures pour bien montrer les différents décalages. Suivre l’avancement des tâches
  61. 61. Suivre l’avancement des tâches <ul><li>Complétez le document avec les faits marquants </li></ul><ul><li>liés à votre projet </li></ul>
  62. 62. <ul><li>Le document : </li></ul><ul><ul><li> « Production Tracking » (« Suivi de prod. ») </li></ul></ul>Suivre l’avancement de la prod.
  63. 63. <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>hebdomadaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : le doc complété </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataire : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>le client </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>l’équipe projet </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Responsable : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le chef de projet </li></ul></ul></ul>Suivre l’avancement de la prod.
  64. 64. <ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>Comme son nom l’indique, ce document offre un statut clair sur l’état général de la production à date. </li></ul><ul><li>C’est une sorte de récapitulatif global dédié à la production , car on y retrouve des informations spécifiques à chaque prestation. </li></ul><ul><li>Dans le terme &quot;Suivi de Prod&quot;, 2 précisions s’imposent : </li></ul><ul><ul><li>par &quot;suivi&quot;, je fais référence au &quot;statut&quot; (en cours, non démarré, validé client...) /! Ce n’est pas une timesheet, je ne fais donc pas référence à un état d’avancement en heure ou en pourcentage. </li></ul></ul><ul><ul><li>par &quot;production&quot;, j’entends production au sens large (à la fois production graphique des templates, production graphique des contenus, intégration HTML, développements IT...) </li></ul></ul>Suivre l’avancement de la prod.
  65. 65. Le récap dans son en-tête propose un statut précis sur tous ces éléments. Le suivi de production se met en place juste avant le démarrage de la phase de production , une fois que tous les éléments à produire ont bien été identifiés (nombres de pages à designer, à intégrer, nombre d’animations à produire...) Suivre l’avancement de la prod.
  66. 66. <ul><li>Intérêt de ce document </li></ul><ul><li>a. Pour l’agence : </li></ul><ul><li>il offre un statut clair et accessible à tous , et ce, pour chacun des éléments à produire et donne un aperçu de tout le travail qu’il reste à produire </li></ul><ul><li>il contient des informations importantes pour l’équipe créa (validations du client, réserves à traiter...) et pour le Chef de Projet (dates réelles de 1ère présentation au client, date de validation client...) </li></ul><ul><li>il permet de définir en amont la nomenclature à utiliser pour les fichiers sources (pour éviter de se retrouver avec des &quot;tests.psd&quot; par exemple ;-) </li></ul><ul><li>enfin, s’il est correctement renseigné, il contient les bonnes versions des fichiers sources qui sont en cours / validés </li></ul>Suivre l’avancement de la prod.
  67. 67. <ul><li>Intérêt de ce document </li></ul><ul><li>b. Pour le client : </li></ul><ul><li>le client peut voir quelles pages sont en attente de validation de son côté, </li></ul><ul><li>il lui permet de voir quelles pages comprennent des réserves , </li></ul><ul><li>même si l’avancement n’est pas indiqué en heures ou en %, c’est quand même un indicateur quant à l’évolution de la production </li></ul>Suivre l’avancement de la prod.
  68. 68. Suivre l’avancement de la prod. <ul><li>Complétez le document avec les éléments à produire </li></ul><ul><li>liés à votre projet </li></ul>
  69. 69. <ul><li>Le document : </li></ul><ul><ul><li> « Deliverables  » </li></ul></ul>Suivre l’avancement des livrables
  70. 70. <ul><ul><li>Fréquence de mise à jour : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>dès que nécessaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Longueur : le doc complété </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinataire : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>le client </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Responsable : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le chef de projet </li></ul></ul></ul>Suivre l’avancement des livrables
  71. 71. <ul><li>Le principe : </li></ul><ul><li>C’est le fichier qui centralise tous les livrables que vous devez produire. </li></ul><ul><li>A chaque livrable est associé : </li></ul><ul><ul><li>un code pour le PV d’approbation, </li></ul></ul><ul><ul><li>une personne en charge côté client de valider le livrable, </li></ul></ul><ul><ul><li>un statut (en cours, validation avec réserves etc…) </li></ul></ul><ul><ul><li>une date de validation définitive </li></ul></ul><ul><li>Il permet d’avoir un statut clair sur l’avancement des livrables </li></ul>Suivre l’avancement des livrables
  72. 72. <ul><li>Livrable Applicable vs. Livrable de Référence </li></ul><ul><li>Livrable Applicable : </li></ul><ul><ul><li>C’est un document ou un groupe d’éléments qui doit impérativement être validé par le client (ex: le planning, le concept graphique…) </li></ul></ul><ul><li>Livrable de Référence : </li></ul><ul><ul><li>C’est un doc de travail dont l’agence a besoin pour travailler. Ce doc sera donc produit mais ne nécessitera pas de validation côté client. Néanmoins, il pourra y avoir accès sur demande auprès du Chef de Projet (ex : la doc. d’installation…) </li></ul></ul>Suivre l’avancement des livrables
  73. 73. Suivre l’avancement des livrables <ul><li>Complétez le document avec les livrables </li></ul><ul><li>de votre projet </li></ul>
  74. 74. Valider les éléments <ul><li>LE PV (Procès Verbal) permet de valider les livrables. </li></ul><ul><li>Le client doit signer ce document en cochant une des 3 propositions : </li></ul><ul><ul><li>__ validé sans réserves </li></ul></ul><ul><ul><li>__ validé avec réserves (lesquelles ?) </li></ul></ul><ul><ul><li>__ refusé (pourquoi?) </li></ul></ul>
  75. 75. Valider les éléments <ul><li>On distingue : </li></ul><ul><li>Le PV d’approbation: </li></ul><ul><li>__ pour les livrables applicables </li></ul><ul><li>__ 1 PV par livrable </li></ul><ul><li>Le PV de recette définitif: </li></ul><ul><ul><li>__ pour avoir le Go / No Go du déploiement </li></ul></ul><ul><ul><li>__ 1 PV unique </li></ul></ul>
  76. 76. des questions ?
  77. 77. Prochaine(s) session(s) <ul><li>PILOTER LE PROJET </li></ul><ul><li>Gestion des risques </li></ul><ul><li>- Gestion des changements </li></ul><ul><li>Tout centraliser dans le Dashboard </li></ul><ul><li>PLANIFIER LE PROJET </li></ul><ul><li>Macro planning / planning détaillé </li></ul><ul><li>La vérité sur les plannings </li></ul><ul><li>Les ressources </li></ul><ul><li>DEMARRER & CLOTURER UN PROJET </li></ul><ul><li>kick off meeting </li></ul><ul><li>post mortem </li></ul><ul><li>ORGANISER LE PROJET </li></ul><ul><li>Nomenclature des fichiers </li></ul><ul><li>Organisation des répertoires </li></ul><ul><li>GLOSSAIRE </li></ul>
  78. 78. <ul><li>Merci ! </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>

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