Etat avancement systeme_archivage_confejes

396 vues

Publié le

Etat des lieux de la gestion des archives à la CONFEJES et proposition pour une gestion électronique.

Publié dans : Technologie
0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
396
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
3
Actions
Partages
0
Téléchargements
3
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Etat avancement systeme_archivage_confejes

  1. 1. Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES Par Sylvestre KOUAKOU (Volontaire International de la Francophonie)
  2. 2. Volontariat international de la Francophonie SOMMAIRE 1. Etat des lieux à l’arrivée Propositions Evaluation des besoins Chronogramme d’exécution Activés déjà réalisées Difficultés rencontrées Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  3. 3. Volontariat international de la Francophonie 1. Etat des lieux (1)  Effort considérable de pré-archivage  Masse de documents de 50 linéaire incinérée  Rangement de documents dans les boîtes d’archives (138 cartons)  Plan de classement inachevé Omission de la série C3: actions jeunesse  Erreur dans l’attribution des séries : les « ressources humaines », qui devraient constituer une série, se retrouve sous série se retrouve de la série « actions stratégiques du SG ». Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  4. 4. Volontariat international de la Francophonie 1. Etat des lieux (2)  Prestation de Net Stock en 2006  Archivage manuel des documents CONFEJES (12.000) datant de 1980 à 2006 Base de données électronique de 6097 documents créée avec Access 2003 Base de données jamais exploitée par le personnel CONFEJES. Raison évoquée : impossible de l’ouvrir Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  5. 5. Volontariat international de la Francophonie 2. Propositions 1.Révision du Plan de classement Souplesse et élasticité en changeant la codification désormais 2D2 au lieu de D2-2 2.Proposition de Gestion électronique des documents Reprise en main de la BD laissé par Net Stock  recourir aux services de prestataires spécialisés en administration de base de données (pour le paramétrage et la sécurité) et en système réseaux (pour le partage en réseau local ou internet) Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  6. 6. p Nouveau système d’archivage électronique avec l’application ICA_Atom Application web de description archivistique Paramétrage assurée par l’archiviste mais besoin de prestataire pour le partage en réseau surtout internet Vu la situation financière actuelle de la CONFEJES, nous avons recommandé cette dernière option Volontariat International de la francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES 2. Propositions (2)
  7. 7. p  (02) Formations du personnel Création, gestion d’un dossier Prise en main du système d’archivage electronique mis en place Volontariat International de la francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES 2. Propositions (3)
  8. 8. 3. Evaluation des besoins  Besoins en matériels de bureau pour le conditionnement des dossiers et le rangement des boîtes d’archives  Besoins en équipement informatique pour la réalisation d’un système d’archivage numérique Besoins humains (02 stagiaires) pour la mise en oeuvre conjointe de l’archivage manuel et électronique au bout 8 mois de mandat. Volontariat international de la Francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  9. 9. 4. Chronogramme d’exécution  Le plan d’actions et d’achats Volontariat international de la Francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  10. 10. 5. Activités déjà réalisées  Plan de classement revu  Fiche de description archivistique réalisée  Environ 70 / 138 cartons d’archives soit environ 1750 dossiers traités manuellement sans attribution de cote  Installation et paramétrage de ICA Atom Conception d’un guide pratique de gestion des dossiers Volontariat international de la Francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  11. 11. 5. Difficulté rencontrée  Retard engendré par les déplacements réguliers et l’indisponibilité Secrétaire Général et/ou de mon référent. Volontariat International de la Francophonie
  12. 12. 5. Activités et Actions à réaliser Le plan d’actions et d’achats Achat de meubles de rangement Achat de l’équipement informatique pour la numérisation  Poursuivre l’archivage manuel  Mise en oeuvre du système de gestion électronique des archives Formation sur l’utilisation du système électronique Évaluation du système électronique mis en place Volontariat international de la Francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
  13. 13. Merci de votre aimable attention ! Des questions ? Volontariat international de la Francophonie Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES

×