1. Portfolio Management pro
moderní projektovou kancelář
Richard Fussgänger (Business Consulting Manager),
IQUAP Česká republika, s.r.o.
2. Agenda
§ současný stav a soumrak PMO ?
§ co je portfolio management
§ od projektů k portfóliu projektů
§ přínosy portfolio manažmentu
§ cesta k PMO nové generace
§ diskuse
3. Soumrak PMO ?
Jenom 50% existujících PMO má podporu ve
Why Projects / Programs Fail*
vlastní organizaci*
Others
§ Možné důvody : Technical Problems Poor
Organization
§ vnímáno po čase jako nadbytečný 4%
11%
and Project
Problems with Management
byrokratický aparát Suppliers 4%
36%
Practices
§ organizace není připravena na PMO Insufficient Project
Personnel 10%
Resources
§ není podpora vedení organizace
15%
§ sebestřední zaměření PMO** 20%
Ineffective Project
§ business vs projektová terminologie Planning
§ zaměření jenom na kontrolu projektů bez Poorly Defined or
Missing Project
přidané hodnoty** Objectives
§... *Standish group
*PMI research 2007
** Forrester research
Gartner predicts that through 2008, three out of four successful $500,000-plus projects will
be planned and tracked with project office support, while three out of four failed projects will not.
4. Umírající a reakční PMO
Příklad 1
Další projekty Nový projekt/změny
Neznámá vize a - vznik adhoc a reaktivně
- političtí nekomunikována
kostlivci strategie
Nekonzistentní
Zpoždění a prioritizace
série nesprávných projektů
rozhodnutí
Premisa máme
nekonečné Izolovaná Priorita projektu/
Rozhodnutí ješťě víc reaktivně
lidské zdroje
(koridor
manažment)
Nekonečná smyčka
- Hasící mód
6. Nová generace PMO
From Lite to Advanced
One thing that distinguishes a frontier is
the precarious nature of the human hold
on it - A poet.
Portfolio
Strategic Project/Portfolio
Office (SPO)
Programy
Program Management
Office (PMO)
Project control
Office (PCO)
Projekty
Organizační Divize Organizace
jednotka
Taktické Strategické
7. Jak oživit a vytvořit S-PMO ?
Super PMO X, Smart PMO X, Support or Service PMO - Yes
Cíle manažmentu obecně Jak pomoct v PMO ?
§ A. Měřitelné úspory § A. Business Case, Portfolio Prioritizace
§ B. Nárůst výnosů a zisku § B. Kategorizace portfolia a jeho scénáře
§ C. Nárůst produktivity § C.Týmová práce a projektové benefity
§ D. Návratnost vyšší než cena kapitálu § D. Sledování kumulativního ROI portfolia
§ E. Návratnost do 6 a maximálně 12 § E. Programy ,projekty a milníky
měsíců § F. Sledování závislostí projektů
Nejvyšší manažment
Sní ení kladů vyšší
Snížení nákladů, vyšší ziskovost a podíl na trhu,
podí
nárůst ceny akcií
akcií
Zákazníci a uživatelé
Více funkcionality za méně ceny a času
mé
Více uživatelské přívětivosti
uživatelské
Společnost
Větší kontrola a transparentnost
privá tní veř
i privátní i veřejný sektor
8. Co je to PPM ?
Quiz
§ a) Po Projektech Milionář ?
§ b) Political Project Management
§ c) Perfektní Project Manager
§ d) PMO Plus Magie
§ e) Project Portfolio Management
a) je správně když platí d) i c) a uplatňuje se e)
9. Co je Portfolio Management
Popis a definice
Vedení a řízení Vedení a řízení
projektu portfólia
• Projekt • Které projekty jsou nejdůležitější v naší
společnosti a jejich priorita ?
– Realizace v čase
– V daném rozsahu • V jakém vztahu jsou projekty ke strategii
společnosti nebo finančním výsledkům ?
– V rámci rozpočtu
• Můžeme si dovolit investici do nového
– K spojenosti zákazníka
projektu a programu ?
• Jaký je dopad posunu projektu na zdroje ?
• Jak optimalizovat návratnost portfólia ?
Project Portfolio Management (PPM)
- správné (pořádné) vedení a řízení projektů
a zejména vedení a řízení správných*
projektů.
Správnost* projektu určuje sada kritérií ,které maximalizují přínosy při minimalizaci rizika o s optimálním využitím zdrojů.
10. S-PMO hodnotový řetězec
Tipy 1-6 • Vize a cíle – jaké služby budu poskytovat a
1. Definice vize a cílů (Project Charter, Project Sponsor) komu, pro vedení např. pro-aktivní pomoc pri
2. Po ruce business case pro PMO, prezentace (Risk mitigation) realizaci portfolia ve vazbě na strategické
3. Adaptace na kultůru organizace (Stakeholder analysis)
4. ... cíle
Lidské zdroje • Senior projektoví manažeři, PMO Manažer,
PMO staff ... Kompetenční centrum
Core procesy • Hodnotový řetězec PMO (value chain)
– Je preferencí ,aby realizace projektů byla na začátku v
PMO
– Definice a měření metrik na úrovni portfólia a projektů
– Trasformační kancelář pro merge-akvizice
Podpůrné procesy a nástroje
Metodika a Projektový
• Multi Projektový nástroj s možností PPM
Školení
reporting nástroj • Evangelizace PMO
• Podpora v metodice a reportingu
11. Core proces - Portfolio manažment
Podprocesy
Řízení
portfólia
zdrojů a
závislostí
Prioritizace a
Definice iniciativ Evaluace iniciativ Kontrola portfolia
kalibrace portfolia
• Existující portfolio • Filtrace portfolia na • Nastavení limitů • Kvartálně
základě KPI kritérií • Finance
• Sběr nových ideí na
– Kvantitativních CAPEX,OPEX
investice
– Kvalitativních • Zdroje
• ..
– Např. KPI? • Architekti,..
..
• Výnosy
Fáze
Idea • NPV/Risk,… Projekty eliminovány
Tipy 1-4
44 26
1. Kill as many
projects as
possible Celkový počet
Concept
2. What if projektů 19 5
analýzy...
3. ... >120
Design
15 2
Execution
39
12. Přiklad what if analýzy
Dvě sady portfolia a jejich návratnost
Řízení
portfólia
zdrojů a
závislostí
Cena
kapitálu
Otázka na CFO a CEO, postačuje návratnost portfolia ROI o hodnotě 4 ?
Jestli ano naše portfolio kapacitně zvládne dalších 5 projektů v daném roce.
(méně je více)
13. Reporting individuálniho programu
v portfoliu
Příklad
Procurement | Shared services O wner: Sponsor:
Procurement | Shared services O wner: Sponsor:
Specification
Financedepartment member of the board XY
Specification
Project
Financedepartment member of the board XY
Project
Serving as a central procurement for products and services, sorted C hampion: Project manager:
byServing as sourcing level (risks, volume, …) and services, sorted
types and a central procurement for products C hampion: Project manager:
H ead of Finance dept. ABC DE
, F
It will types and sourcing level (risks, volume, …)
by be part of central Shared Services C enter. H ead of Finance dept. ABC DE
, F
It will be part of central Shared Services Center.
It is assumed that part of Procurement is decentralized for execution
Goals &Risks
based on catalogue items. Procurement is decentralized for execution
It is assumed that part of Start: End:
Goals &Risks
based on catalogue items. Start: End:
01/AU /2007
G 30/NO /2007
V
01/AU /2007
G 30/NO /2007
V
Rating of Area improvements O verall
Rating of Area improvements
25%
Organization
O verall
change
Costs -25% People -5% Quality +50% Risks -25% Time -50%
25%
Organization
change
impact
Costs -25% People -5% Q uality +50% Risks -25% Time -50%
impact
Budget
Solution 2007 2008 2009 Portfolio Savings Centralization Revenue Risks
Budget
Solution 2007 2008 2009 Portfolio Savings Centralization Revenue Risks
CAPEX: 70mil. 20mil.
O CAP
P EX:
EX: 70mil.
25mil. 20mil.
25/10mil. 25/10mil. Priorita
O EX:
P 25mil. 25/10mil. 25/10mil. P riorita
IT support
IT support
KPI
KPI
Overall Project Status
Budget Tasks Milestones Goals
O verall Project Status
Budget Tasks Milestones Goals
§ Další metriky SDLC, PLC detaily ,...
§ Kvalita
§ Změny a rizika
§ Trend počtu chyb Open vs Closed § Trend počtu změn požadavků vs rozpočtovaná rezerva
§ Trend počtu incidentů první 3 měsíce § Trend počtu incidentů první 3 měsíce po nasazení
§ Počet mílniků dodán včas vs se zpožděním § Trend a kategorizace rizik vs rozpočtovaná rezerva
14. Investiční portfolio reporting
Vizualizace kategorií projektů a reporting přínosů
Řízení
portfólia Kategorie Strategický Q1 Realita Rozdíl Kumulativní ROI Realita
zdrojů a investice plán Q1 ROI KPI
závislostí
Nové 30% 15% -15% >4 3
příležitosti
(New business)
Udržovací 50% 70% +20% >1 2
(Keeping light)
Poviné (Must 20% 15% -5% <1 -2
have)
TOTAL >4 3
Mobilkom Portfolio overview
New
Nové
Business Eliminated
Mobile
program
voice
New
service
Project
Udržovací
Sustaining
Project
business To be
Solus Project
elimated Project To be
SAP
elimated
Project Z
Project
Must
Poviné
Do Lawfull
To be
interc
elimated
Operation Marketing Sales Finance
Size – project size New Strategic fit
15. Projektové nástroje Projektový
nástroj
Kde pomůže PMO nástroj - data
Prioritizace a Kapacitní
Eliminace
plánování
• Vazba na Change
kalibrace iniciativ
portfolia (nevyhnutnost) Management
Cumulati
NPV (3 Business ve IS Scarce IS Scarce Risk &
Priority Project Name Department Status years) Priority CAPEX CAPEX OPEX SA DevBIL Complexity
1 Payment Card Products New Product Development
Idea 84000 1-High 3000 3001 36000 20 45 Low
2 Instant Messaging New Product Development
Idea 39000 3-Low 2000 5001 0,1 10 20 Low
3 RBT platform upgrade Content Concept 67740 2-Medium 3600 8601 0 0 1 Medium
4 Office connector light Corporate Idea 38000 1-High 2500 11101 1000 10 25 Low
5 Double Taxation Removal Content Design 19000 1-High 1500 12601 200 14 5 Low
6 International WiFi Roaming Interconnect Design 2055 N/A 200 12801 18 10 20 Medium
7 Communication portal New Product Development
Idea 78200 2-Medium 11500 24301 3175 20 40 Medium
Scorpio - Fair Usage Policy - ( has
8 money from Scorpio 2006 budget ) New Product DevelopmentDesign 3500 2-Medium 0 24301 0 10 10 Low
9 Gaming portal - phase 1 Content Idea 1500 3-Low 400 24701 80 20 25 Low
10 Bill Payment via Sazka Terminals Concept 725 2-Medium 200 24901 180 20 40 Low
11 Blackberry New Product Development
Concept 23700 1-High 7000 31901 9300 5 12 Low
12 IMS applications New Product Development 23300 3-Low 7000 38901 3000 20 40 Medium
13 Music portal - phase 1 a 2 Content Concept 4821 3-Low 1500 40401 300 20 40 Low
14 WAP smart proxy Content Idea 15558 1-High 5500 45901 500 20 40 Medium
15 ET Live! web portal re-design Content Idea 2000 2-Medium 800 46701 160 10 25 Low
16 Push To Talk - Mobile terminals extension Product Development
New 12400 N/A 5000 51701 10 20 Low
17 ATM ČSOB New Product Development 2297 3-Low 1000 52701 600 10 25 Low
18 eBPP (payment portal) Convergence Concept 5320 2-Medium 2500 55201 50 20 40 Medium
19 Notify Me (Connect Me) New Product Development
On Hold 40756 N/A 22000 77201 2110 10 20 High
20 Recharging at Retail chains New Product Development
Design 1837 3-Low 1350 78551 350 20 Medium
21 UMA - SIP Convergence Concept 79000 N/A 60000 138551 20000 30 65 Medium
22 MMS Support for SMS Connector New Product Development
Concept 5790 N/A 5300 143851 130 20 40 Low
23 Traffic Monitoring New Product Development
Idea 5000 N/A 5000 148851 1000 5 10 Low
24 Conferencing New Product Development
Idea 13000 2-Medium 15150 222701 1515 20 40 Low
25 Surveillance cams New Product Development
Idea 3559 N/A 5000 153851 1000 10 20 Low
Content delivery platform - phase 4
final ( has money from Scorpio
26 2006) Content Idea 9800 1-High 0 153851 500 20 40 Low
27 MAP phase IV - Self Care Set 2 New Product Development
Design 5043 N/A 9200 163051 320 5 20 Low
28 LBS platform and upgrade to network New Product Development
solution 4600 N/A 12000 175051 2500 20 40 High
29 Fix mobile VPN Corporate Idea 9777 2-Medium 30000 205051 5000 20 40
30 Benefit Rewards Redemptions New Product Development
Design 798 N/A 2500 207551 1000 10 20 Low
Alonso - New Corporate CRM
Architecture (has partially money 60
31 mil. Kc C3D) Corporate Concept -1 1-High 0 222701 3600 10 25 Medium
32 Lawful interception Security Idea -1 1-High 40000 262701 20000
33 Common Integration Platform Convergence Concept -1 N/A 79000 341701 9000 200 65 Medium
34 Changes in Eurotel Segmentation - Centralized segmentation of customers
Corporate Design -1 1-High 15900 357601 50 25 20 Medium
35 Voice mail to MMS New Product Development
Not Opened -1 N/A 15000 372601 2250 20 40 Low
36 Fleet Management - Automated Solution Product Development
New Design -410 1-High 1240 373841 400 20 25
Mass Migration from AoC to Non
37 AoC ( has money 86 mil Kc C3D ) Residential Design -57500 1-High 0 373841 8500 20 25 Medium
38 Videocall completion service New Product Development
Idea -10500 2-Medium 15000 388841 2250 20 40 Medium
39 Group data warehouse/business intelligence
Convergence Concept -1 N/A 1 388842 0 30 65 Medium
Finance CAPEX OPEX 1Q/2006 1H/2006
LIMITS 65231 N/A 135 668
Project
CAPEX Architectu Developm
Limit re ent
Tipy 1-5
1. Kalkulujte TCO pro pořizovaný nástroj před jeho nákupem
2. Zvažte i nové trendy
1. Open Source, Wiki,...
2. Software as a service SAAS přístup,...
3. PPM funcionalita ano/ne ?
3. .Kritický faktor ůspěchu jsou data,...
16. Jakou cestou k S-PMO
Je to řízená změna
Předpokladem je existence alespoň Baby PMO
1-3 měsíce
6 a více
měsíců
Implementation
(Organization
changes, IT, …)
Tipy 1-4
1. Různé taktiky pro řízení změn
2. Buďte príkladem jestli je to možné – cestou
projektu od tradičního PMO
3. FastTrack pro BabyPMO
4. ...
17. Jak zahrnout vedení
Project portfolio governance
Frekvence Cíle Role governance funkce
Rozhodovací
úrovně Napojit portfolio Fasilitovat
investice na Napojit na korporátní iniciativy, KPI
strategii a strategii organizace
...
Strategie
organizace a
Kvartálně jednotlivých org.
Workshop jednotek
boardu
Změny priorit Fasilitovat meeting
Řešení problemů
Dedikovaný meeting Příprava statusu strategických
Měsíčné kritických projektů
projetků
Vedení o projektech
s účastí CEO Revize Go/no GO rozhodnutí
...
Každé 2 týdny Reportovat stav portfolia
Řídící výbor portfolia a schvalování GO-no GO
Taktika
Denně / Týdně Denní rutina pro PMO
Změnový výbor (Operation, IT, ..)
Tipy 1-5
1. Maximálně 3 priority, priorita 0
2. Kategorizace projektů / malé, velké, změny,.. /
3. Frekvence od velikosti a propustnosti organizace , měně je více
4. Vedení 3 žolíky, neměnit projekty v exekuci,...
5. ...
18. Budoucnost nová generace MO
Pokročilé PMO, S-PMO integrováno s SMO
Řídící výbor
Projekty
Support Program Help Desk Změny
Management Změnový kontrolní
Office výbor
Proces vedení
•Program/Project Management a lidský faktor Service Management Office
Or Operational Management Office
•Portfolio Management ( Líniové vedení)
Vývoj , Realizace & Provoz
Transformace Aplikace
Aplikace
•Service Level Management
•Capacity Management
•Financial Management
•Service Continuity
Řízení •Security Management
požadavků Vývoj a •Incident Management… Data
Architektura Testing
a analýza •Release and Change Management …
19. Diskuse
Richard.Fussganger@iquap.com
Business Consulting Manager, IQUAP Česká republika ,s.r.o.
Offices
Czech Republic Contact us
Austria iquap-at@iquap.com
IQUAP Česká republika, s.r.o. Czech Republic iquap-cz@iquap.com
Poland iquap-pl@iquap.com
Václavské nám. 19
Romania iquap-ro@iquap.com
110 00 Praha 1
Slovakia iquap-sk@iquap.com
Czech Republic
