Планиране, писане и подготовка на проектопредложение за европейско съфинансиране с помощта на специализиран софтуер за управление на проекти Team Aspects.

1. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 1
Подготовка на европейски проект по
ОП „Развитие на човешките ресурси“
В съвременната икономика на знанието, все повече фирми осъзнават, че уменията и
компетенциите на своите служители са основен фактор за тяхното бизнес развитие и успешна
дейност. Съфинансирането от европейските фондове се явява отлична възможност за тези
фирми да реализират проекти по повишаване квалификацията и компетенциите на своя
персонал. Консултантските организации, от своя страна, могат да предоставят адекватни
съвети какви са процедурите за кандидатстване, както и да спомогнат за цялостния процес по
разработване и реализиране на една проектна идея, кандидатстваща за съфинансиране.
ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО
Подготовка и подаване на проект за европейско съфинансиране
Фирма „Интеграция“ е консултантска организация със значителен опит и висока успеваемост
при разработване и управление на европейски проекти и консултиране за участие в конкурси.
Предметът на дейност на дружеството е свързан с интелектуален труд, управляване на творческите
процеси по генерирането на идеи и разписването на едно проектно предложение. Не на последно
място е свързан и с ползването на ограничен на брой персонал, който се налага да изпълнява
различни функции по отделните проекти. Всичко това в съвкупност налага използването на
технически средства за организиране на различните етапи от консултантската услуга, поддържане на
архив на завършените проекти, както и по-лесното изпълнение на „типови“ проекти чрез копиране
на предишен проект.
РЕШЕНИЕТО
Планиране и разписване на проектното предложение с Team Aspects
Дългогодишният опит в подготовката на проектни предложения и последващо отчитане
довеждат екипа на „Интеграция“ до осъзнаване на необходимостта от въвеждане на специализиран
софтуер, който да оптимизира работата по проекти, да се разпределят задачите между консултантите
и да се поставят срокове с цел навременно подаване на документацията по проекта.
Към момента „Интеграция“ е в процес на подготовка на проектно предложение по
Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“ за техния клиент Фабрика „Напредък“, като
ще използва специализирания софтуер за управление на проекти Team Aspects, за да организира и
завърши процеса по подготовка на проектопредложението.
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

2. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 2
Мениджърът „Проекти“ в консултантската фирма Росен Кафалиев разпределя работата в
екипа. Той възлага подготовката на проектното предложение на Дарина Стоименова на длъжност
Експерт ОП „Човешки Ресурси“. По проекта са включени и още участници от колектива - Мариана
Петева „Ескперт проекти“ и Стела Иванова – „Главен счетоводител“. (вж. Фиг. 1)
Фиг. 1
При създаването на проекта, в специализирания софтуер Росен решава да включи външно
лице - Красимир Вълчев като наблюдател, тъй като той е представител на клиента Фабрика
„Напредък“. Идеята е клиентът да е запознат през цялото време с процеса на подготовка на
проектното предложение, да дава идеи и информация, която е необходима за финализиране на
проекта.
Като възложител на проекта, Росен може да вижда всички дейности и поддейности, които се
създават в рамките на този едномесечен проект, без да има нужда да бъде включван като участник
във всяка от тях. Освен това, той получава известия за всичко по-важно случващо се по него и има
възможността да следи работата на всеки участник в проекта чрез функцията „Новини по проекта“.
(вж. Фиг. 2)
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

3. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 3
Фиг. 2
Дарина съставя план за подготовката на проектното предложение като разработва график на
дейностите и поддейностите към вече създадения проект. Част от дейностите са й възложени от
нейния шеф Росен Кафалиев, друга част е възложила сама на себе си (което софтуерът също
позволява с цел водене на личните задачи), а други тя възлага на своите колеги, например
счетоводните дейности - на главния счетоводител. (вж. Фиг. 3)
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

4. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 4
Фиг. 3
Всяка дейност може да бъде зададена с различни параметри за приоритет (важност), начална
и крайна дата, възможност за отбелязване на напредъка и изпълнението.
След първоначалното планиране на проектното предложение, неговото разписване е
„разбито“ до следните основни дейности (вж. Фиг. 4):
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

5. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 5
Фиг. 4
Създадените дейности към проекта понякога изискват да бъдат подразделени на различни
етапи, което е възможно като към дадена дейност се създадат няколко на брой поддейности. Този
метод на работа предразполага към структуриране на задачите и лесно ориентиране на екипа за
техния статус. Такъв пример е дейността „Бюджет“, която при разработване на едно проектно
предложение включва различни групи разходи (вж. Фиг. 5). Поради тази причина се налага
създаването на поддейности като: „Разходи за възнаграждения и осигуровки“, „Разходи за външни
услуги“, „Разходи за материали и консумативи“, „ДМА и ДНА – разходи и технически спецификации“,
„Непреки разходи“. В тези поддейности се включва и счетоводителят Стела Иванова, която да окаже
съдействие във финансовите изчисления.
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

6. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 6
Фиг. 5
Подготовката на едно проектно предложение първоначално изисква дискутиране на
различни въпроси до оформяне на основната идея за проект. Софтуерът предлага тази възможност
като създаване на дискусия, в която да се включат всички заинтересовани страни – Мениджър
„Проекти“, Експерт ОП „ЧР“, други експерти, както и представител(и) на клиента. Това е един бърз и
ефективен начин за обмяна на идеи от разстояние, без да се правят реални срещи, оперативки и
безкрайни телефонни разговори – всеки, който има идея я споделя свободно във всеки един момент
от денонощието, където и да се намира, а останалите участници получават уведомление за ново
съобщение по дискусията. Онлайн, в реално време можете да споделите Вашите идеи с всички
участници в дискусията и да стигнете до идентифициране на основните дейности по проекта. Такъв е
примерът със създадената дискусия „Идеи за проект“. (вж. Фиг. 6)
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

7. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 7
Фиг. 6
В момента, в който вече има ясни идеи за проект и разписани дейности, софтуерът дава
възможността дискусията да бъде превърната в дейност, т.е. тя вече става задача (вж. Фиг. 7). Към
дейността „Идеи за проект“ е прикачен файл с Насоките за кандидатстване, за да могат всички да се
запознаят с тях.
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

8. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 8
Фиг. 7
Team Aspects позволява да организирате своя проект до колкото на брой поднива желаете.
Всяка една дейност може да бъде разбита на много поддейности. Дарина или друг участник в
проекта, който има права да редактира, може да добавя нови дейности или поддейности, ако сметне
за необходимо.
Team Aspects дава възможност на клиента, в случая Фабрика „Напредък“, да се включи като
наблюдател в целия проект. Лицето за контакти е Красимир Вълков и има ограничен достъп до
програмата. Той има право да чете комуникацията, както и да се включва в нея при необходимост,
ако в случая изпълнението на дейността зависи от него и той трябва да предостави информация за
нейното финализиране. Клиентът има право и да прикача файлове към дейностите, в които е
включен като наблюдател. Такъв е случаят с дейността „Описание на кандидата и партньора“. (вж.
Фиг. 8)
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

9. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 9
Фиг. 8
РЕЗУЛТАТЪТ
Навременна и ефективна организация по подготовката на проекта
Подготовката на едно проектно предложение не е никак лесна задача. Вземането на решение
за кандидатстване по определена програма и подготовката на цялия комплект документация изисква
добро разпределение на задачите, участието на квалифициран екип и спазването на срокове за
подаване на пакета с документи. Team Aspects дава възможност да планирате, да възлагате задачите
във Вашия проектен екип, както и да комуникирате от разстояние с Вашия клиент. Целият процес по
възникване на идеята, нейната реализация и финализиране може да бъде управляван от
специализирания софтуер. Огромно негово предимство е съхранението на файлове, което Ви дава
невероятната възможност да създадете организиран архив на документацията, която сте подали на
етап кандидатстване и да ползвате лесно при следващ подобен клиент или при одобрението на
подадения проект.
Team Aspects Ви предоставя иновативна възможност да управлявате Вашия бизнес в
подготовката на европейски проекти за клиенти. Един създаден проект може да Ви служи като
темплейт за следващи, а едновременното управление на няколко проекта на Ваши клиенти никога
не е било по-лесно!
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“

10. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 10
АКО ЖЕЛАЕТЕ ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS С ОПИСАНИЯ ПО-ГОРЕ ПРАКТИЧЕСКИ ПРИМЕР В РОЛЯТА
НА МЕНИДЖЪРА НА ТОЗИ ПРОЕКТ ДАРИНА, МОЖЕТЕ ДА ГО НАПРАВИТЕ ОТТУК:
Адрес: https://help.teamaspects.com
Потребителско име: Darina
Парола: darina
ИЛИ СЕ РЕГИСТРИРАЙТЕ ЗА 30-ДНЕВНА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ , ЗА ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS В
СОБСТВЕНАТА СИ ПРАКТИКА.
Подготовка на европейски проект по ОП „Развитие на човешките ресурси“