In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise.

1. cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/174-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer
Je hebt SharePoint nodig wanneer ...
In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming
nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise.
Je hebt SharePoint nodig wanneer...
1. De helft van je IT budget wordt besteed aan opslag voor iedereens email quota
Een groot deel van de emails bevatten bijlages die al snel heel wat opslagruimte in beslag nemen. Binnen
SharePoint kunnen email conversaties opgeslagen worden zodat ze een rechtstreekse bron worden voor
informatie. Door één exemplaar van een document te bewaren en daarnaar te verwijzen in je emails bespaar je je
Exchange administrator heel wat kopzorgen.
2. De bedrijfscommunicatie in je inbox weinig nuttige informatie bevat
Niemand houdt van een inbox vol 'bedrijfsspam'. Heb je het gevoel dat je belangrijke mails daardoor mist?
Door gebruik te maken van de samenwerkingsmogelijkheden binnen SharePoint is het eenvoudig om de
communicatie relevanter te maken voor de gebruiker. SharePoint biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om bepaalde
mensen, documenten en sites te volgen en een melding te ontvangen wanneer relevante informatie geplaatst
wordt.
3. Elk teamlid beschikt over een andere versie van een document
SharePoint maakt het makkelijker dan ooit om alle medewerkers te laten samenwerken aan hetzelfde document,
opgeslagen op 1 locatie. De laatste versie van Office maakt het zelfs real time samenwerking mogelijk, waarbij
alle deelnemers meteen de aangebrachte wijzigingen aan een document te zien krijgen. Versiecontrole zorgt er
vervolgens voor dat alle wijzigingen getraceerd worden.
4. Je dat ene document dat je nodig hebt voor je taak maar niet kan terugvinden
De zoekmotor binnen SharePoint is één van zijn grootste troeven en kan zelfs informatie halen uit een Office of
PDF document. De uitgebreide 'tagging' mogelijkheden, metadata en filter opties maken het nog makkelijker om
een document terug te vinden.

2. 5. De gedachte aan BYOD je angst inboezemt
Mobiliteit is een belangrijk punt vandaag en veel bedrijven switchen dan ook naar een BYOD (Bring Your Own
Device) beleid. Dat brengt uiteraard enkele uitdagingen met zich mee, waaronder de ondersteuning van de
bedrijfssystemen voor de verschillende schermgroottes en types van deze apparaten.
SharePoint biedt hierop een antwoord door gebruik te maken van de laatste responsive design functionaliteiten en
Office Online Services (vroeger Office Web Apps). Office Online Services biedt gebruikers de mogelijkheid om
basis bewerkingen aan Office documenten te doen via de browser, in plaats van de software te moeten installeren
op de tablet. Bovendien biedt Microsoft apps voor zowel iOS, Windows en Android, die gratis beschikbaar zijn in
de desbetreffende app stores.
Ga verder naar deel 2 van deze serie blogposts "Je hebt SharePoint nodig wanneer...".

3. cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/175-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer
Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 2
In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming
nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. De eerste blogpost kan je hier
nalezen.
Je hebt SharePoint nodig wanneer...
6. Je intranet of website nog lijkt af te stammen uit een vorig tijdperk
Gebruiksvriendelijkheid is de belangrijkste factor voor een goede gebruikersadoptatie. Met SharePoint kunnen
makkelijk aantrekkelijke websites gemaakt worden dankzij de design manager tools. Een SharePoint website
ontwerpen kan met de gekende HTML en web ontwikkeling tools, zonder diepgaande kennis van alle SharePoint
controls.
7. Je voor een update van de inhoud op je intranet of internet site, beroep
moet doen op iemand met kennis van HTML
Individuele medewerkers de mogelijkheid bieden om te focussen op hun content en het eenvoudig, zelf,
publiceren daarvan, moet het doel zijn van elke onderneming die de samenwerking wil optimaliseren. Met de
ingebouwde publishing mogelijkheden in SharePoint is het een klein karwei voor een UI (User Interface) expert
om vooraf basis templates te creëren voor content.
Eens de layouts aangemaakt zijn is het proces voor de gebruiker eenvoudig; creëer een nieuwe pagina, kies een
layout, vul de content aan binnen de voorziene velden en publiceer. Het resultaat is een pagina die vormgegeven
werd door de expert en aangemaakt werd door de gebruiker.
8. Je contact moet opnemen met HR of een e-mail uitsturen naar de gehele
onderneming, om iemand te vinden met een bepaalde bekwaamheid
Binnen SharePoint kunnen profielen aangemaakt worden waar gebruikers hun bekwaamheden, interesses,
vorige projecten en meer kunnen registreren. In deze gebruikers profiel templates kunnen makkelijk nieuwe
velden toegevoegd worden indien nodig.
De informatie in deze profielen kan vervolgens doorzocht worden door iedereen binnen de onderneming.

4. 9. Je bedrijfskalender of teamkalender niet meer is dan een vel papier
Met SharePoint kalenders is het eenvoudig voor gebruikers om gebeurtenissen of andere relevante informatie te
plaatsen op een kalender. Verschillende views kunnen gecreëerd worden bijvoorbeeld door kleuren toe te
kennen aan bepaalde categorieën. Verschillende kalenders met een bepaalde view kunnen vervolgens
gepubliceerd worden op de site.
10. Voor de bedrijfsrapportage meerdere Excel bestanden nodig zijn, die
geüpdatet worden wanneer er nieuwe data voorhanden is
Door gebruik te maken van Excel Services en Power View kunnen de makers van rapporten focussen op het
aggregeren van data op één locatie en het creëren van een interactieve data verkenning, visualisatie en
presentatie die ad-hoc rapportage mogelijk maakt.

5. cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/176-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer-deel-3
Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 3
In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming
nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. Lees ook deel 1 en deel 2 uit
deze reeks blogposts.
Je hebt SharePoint nodig wanneer...
11. Je geen idee hebt welke taken aan jou toegekend zijn
Binnen SharePoint kunnen gebruikers taken aanmaken en deze toewijzen aan bepaalde personen, hetzij met
basis takenlijsten of geautomatiseerd via workflows. Gebruik je persoonlijke 'task view' in My Site om te zien
welke taken aan jou toegekend werden. Wil je nog meer controle, dan is er nog de Project Server (of Project
Online) om je SharePoint omgeving uit te breiden tot een volledige project applicatie.
12. Goedkeuringsprocessen bestaan uit het versturen van documenten naar
iedereen, waarna reacties manueel verzameld moeten worden
Het proces om documenten goed te keuren kan geautomatiseerd worden met de ingebouwde en aanpasbare
workflows. Er zijn verschillende 'approval workflows' standaard beschibaar die eenvoudig op te zetten zijn voor
een goedkeuringsproces van 1 tot 3 niveaus. Vul eenvoudigweg de namen in van de personen die per niveau
hun goedkeuring moeten geven en je workflow, die de betrokken personen automatisch een notificatie stuurt, is
klaar.
Het is ook mogelijk om een custom workflow proces op te zetten voor een lijst of document, met meer dan 100
workflows acties die beschikbaar zijn binnen SharePoint designer.
13. Belangrijke documenten op file shares staan en daardoor voor iedereen
inzichtelijk zijn
Veiligheid is een kritieke factor voor elk systeem. SharePoint maakt het eenvoudig om informatie enkel te tonen
aan mensen die deze informatie effectief mogen zien. De zoekmotor voert beveiligingschecks door zodat
gebruikers die niet de nodige permissies hebben voor een document, dat document ook niet te zien krijgen in de
zoekresultaten.
Wil je nog een stap verder gaan op het vlak van beveiliging, dan is er ook het 'document rights management'.
Deze extra service kan documenten encrypteren en authenticatie vereisen bij het openen ervan. Door document

6. rights management in te zetten voorkom je dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terechtkomt.
14. Er telkens een nieuw excel bestand of access database aangemaakt wordt,
wanneer bepaalde informatie geregistreerd moet worden
Het grote probleem met deze werkwijze is het feit dat niemand deze bestanden uiteindelijk terugvindt wanneer
dat nodig blijkt. 'Custom lists' in SharePoint stellen gebruikers in staat om zelf informatie te registreren. De
informatie in lijsten kan op verschillende manieren gefilterd worden zodat elke gebruiker deze op zijn manier kan
doorzoeken. Het gebruik van REST calls en InfoPath formulieren biedt nog complexere functionaliteiten binnen
SharePoint.
15. Je file share bestaat uit een onduidelijke folderstructuur van meer dan 5
niveaus diep
Het gebruik van folders binnen een file share of op de desktop was een goede manier om grote hoeveelheden
documenten te structureren. Het probleem met folders is echter dat gebruikers die niet betrokken waren bij het
opzetten van de structuur, maar moeilijk de juiste documenten terugvinden.
Binnen SharePoint kan medata gekoppeld worden aan documenten. Aan de hand van deze metadata kunnen ze
vervolgens gegroepeerd en gefilterd worden. Op deze manier kan elke gebruiker zijn eigen view creëren en
documenten structureren volgens zijn voorkeur, in plaats van 1 structuur op te dringen aan de gehele organisatie.