Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif Sharepoint pour une meilleure expérience client !
 

Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif Sharepoint pour une meilleure expérience client !

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Pour pouvoir bénéficier pleinement des nombreuses fonctionnalités proposées par l'outil collaboratif «SharePoint », la mise en place d'une véritable gouvernance autour de ce service est ...

Pour pouvoir bénéficier pleinement des nombreuses fonctionnalités proposées par l'outil collaboratif «SharePoint », la mise en place d'une véritable gouvernance autour de ce service est primordiale. Plusieurs facteurs sont à prendre en considération : - Le nombre d'équipes pouvant intervenir ; -         Les différentes technologies utilisées par SharePoint ; -         Les outils à dispositions (SharePoint, Designer, Visual Studio, ….) ; -         Les permissions des utilisateurs ; -         Les problématiques d'archivage des sites ; A la fin de cette session, les participants seront capables d'aborder sereinement : ·         La mise en place d'une gouvernance efficace autour du service collaboratif « SharePoint », prenant en compte votre contexte, les services requis, les processus de gestion associés, les clients… ·         La définition des rôles et responsabilités autour du service, vous aider à évaluer le niveau de connaissances attendu pour personnaliser et administrer SharePoint ; ·         L'identification et planification des tâches d'exploitation à réaliser par les équipes, leur récurrence, la documentation associée ·         La mise en place  : o   D'un catalogue de services : demandes de services o   Du processus de gestion du cycle de vie des sites SharePoint o   Du processus de gestion des utilisateurs Objectifs de la session: Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit ! En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, : • Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la connaissance (compétence, exploitation)… • Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation • Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces thématiques

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  • Il est important de connaître le cadran fonctionnel de Sharepoint car il va permettre de cibler les types d’usage lié à cet environnement et le modèle de gouvernance
  • Les blocs de couleurssontéditables et peuventreprendre la couleur du type de session qui estdonnée.Idem pour les textes.
  • Les blocs de couleurs sont éditables et peuvent reprendre la couleur du type de session qui est donnée.Idem pour les textes.
  • Exemple de page image
  • Notation
  • http://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels/

Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif Sharepoint pour une meilleure expérience client ! Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif Sharepoint pour une meilleure expérience client ! Presentation Transcript

  • Organiser la Gouvernance autourdu service collaboratif SharePointpour une meilleure expérienceclient ! (SOC206)Patricia Charrais-Bouvier, Consultant ITILRhanima, Application Development ManagerBoris Muller, Consultant Technique SharePointMicrosoftDesignservicesfr@microsoft.com
  • DesignBoris MullerConsultant SharepointRhanima AdegbindiExpert DéveloppementSharepointPatricia Charrais-BouvierConsultante ITILVos interlocuteurs Microsoft
  • DesignObjectifs de la session:Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre decollaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvellessolutions.Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes aubon endroit !En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable daborder sereinement, : Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de laconnaissance (compétence, exploitation)… Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de cesthématiquesProduits concernés :SharePoint 2013
  • DesignLes enjeux liés à SharePointAssurer unegestion du cyclede vie des sites etdes documentsCadrer l’usage deSP pour assurersa maintenabilité/ évolutivitéTirer partie detoute la valeur deSharePointPasser à uneapprochemutualiséeDiminuer lesdélais et coûts depersonnalisationMaitriser lescoûts d’infra etd’exploitationAdapter laconduite duchangement auservice offert
  • AgendaApproche« Solution »Design
  • Design« Définir les règles et procéduresétablies entre les groupesd’individus »Gouvernance SharePoint et Domainesfonctionnels
  • DesignCommunautésRechercheSitesCompositesContenuVision360Les domaines fonctionnels deSharePoint
  • DesignGouvernance SharePointConduite du ChangementArchitecture de l’information(type de contenu, liste&biblio, flux de travail)Pilotage•Gestion des demandes•Rôles & Responsabilités•Plan de communication•Charte Utilisateur•Services de personnalisationCatalogue de Services•Création d’espaces•Modèles de composants•Droits d’accès•Besoins spécifiques•Analyse d’usageInfrastructure&ExploitationDéveloppement&Paramétrage
  • AgendaApproche« Solution »Design
  • DesignRetours d’expérience: quelques sujetsApprochegraduelle -PersonnalisationGestion de laconnaissance:FormationTaxonomieCycle de viedocuments etsitesRôles etresponsabilitésCatalogue deservicesGestion desdroitsGestion de laconnaissance:GuideExploitationCoûts et Délaisde réalisationGouvernanceFonctionnel
  • Retours d’expérience: GouvernanceDesign« Je souhaite valoriser mon nouveau service de gestiondocumentaire/collaboration vis-à-vis de mes clients.Comment faire ? »« Quels sont les dépendances sur ce service ? »► Cartographie du service► Catalogue de services
  • Carte de ServicesDesignCollaborationQuels composants matériels requis(serveurs, DC…) ?Quels composants logiciels (ProduitsMS, autres) ?Quels services impactés (applicationscritiques, services dépendants…) ?Quels clients directs / indirects duservice ?Quels Processus requis? Quels niveaud’engagement ?Quels composants services requis ?Quels éléments de configurationrequis ?
  • Types de ServicesDesign Portail central permanent Recherche d’Enterprise Navigation d’EntreprisePortails dedivisionGroupes etéquipesProjets et espaces detravailSites personnels Niveau Entreprise Taxonomie métier/ Divisions Niveau utilisateur Niveau équipe Libre service Modèles de base avec gestion du cycle de vie Portails de division permanen Supervision des processus Métier, Annonces de la Division Reporting et tableaux de bord Semi Structuré Groupes & équipes, projets, espaces de travail Blogs, bios, Réseaux sociauxPortailCentral
  • Catalogue de service SharePoint - MSITDesignMy Sitehttp://mySocial networkingCollaborating with1-3 team members.5GB99.9% AvailableLimitedExtranet Siteshttp://sharepoint.partners.extranet.microsoft.comCollaborating withpartner companiesBusiness Criticalinformation5GB99.9% AvailableLimitedMSIT Hosted SharePointDogfoodhttp://teamFeature educationand Proof ofConcept. Non-business criticalinformationSharePointpublishing sitesavailable for sitestargeting audiencescope for < 30% ofcompany5GB99.9% AvailableSharePoint DesignerUtility SharePointhttp://sharepointBusiness CriticalinformationSharePointpublishing sitesavailable for sitestargeting audiencescope for < 30% ofcompanyIdea for light weightpublishing sites.5-10 GB99.9% AvailableSharePoint DesignerPortalsIdeal for publishingsite for Audiencescope of 30% ofcompany or greater10 GB +99.9% AvailableCustomdevelopment andcustom platformsolutions available
  • Retours d’expérience: GouvernanceDesign« Je souhaite préparer efficacement mes équipes à la mise enœuvre de ce nouveau service autour de la plateformeSharePoint. Quel modèle d’équipe ? »:► Définir un modèle de gouvernanceefficace intégré à mon écosystème
  • Des acteurs qui travaillent ensembleDesign• Gestion de la plateforme• Analyse d’impact• Développements &Paramétrage• Infrastructure &Exploitation• Nouveaux composants• Relations avec lesUtilisateurs et leHelpdesk• Implémentation ducatalogue de services• Animation de laCommunautéSharepoint• Relation avec les Métiers• Analyse fonctionnelle desprocessus métier• Architecture de l’information• Définition du catalogue deservice• Pilotage du service• Arbitrage des demandes• Plan de communicationMOA AMOAMOECentredeServicesMétiers
  • Des acteurs qui travaillent ensembleDesignExpertise SharePoint (MOE) Besoins Utilisateurs
  • Retours d’expérience: GouvernanceDesign« Je souhaite m’ assurer que mes équipes sauront exploiterla plateforme de collaboration au quotidien (SharePoint,SQL, Visual Studio…) »:► Développer un guide d’exploitation etalimenter la base de connaissance des équipes.
  • Exemples de taches à exécuterSharePointDesignGestion des rapports dutilisation liés aux journaux des requêtes de rechercheConfiguration des scopes de recherche au niveau de la collection de sitesRestauration dune Application de ServicesGestion des types de fichiers bloquésMise à jour du mot de passe dun compte géréChangement des informations de quota dun site pour une collection de sitesConfiguration de la visibilité sur les résultats de la recherche (sites, listes, répertoires)
  • Retours d’expérience: GouvernanceDesign« Comment développer mes équipes et assurer le niveaud’expertise requis ? »► Grille d’évaluation des compétences,plan de formation adapté
  • Matrice de compétence SharePointDesign
  • DesignRetours d’expérience: quelques sujetsApprochegraduelle -PersonnalisationGestion de laconnaissance:FormationTaxonomieCycle de viedocuments etsitesRôles etresponsabilitésCatalogue deservicesGestion desdroitsGestion de laconnaissance:GuideExploitationCoûts et Délaisde réalisationGouvernanceFonctionnel
  • Retours d’expérience: FonctionnelsDesign« Je souhaite mieux gérer et du coup contrôler laprolifération des données suite au déploiement de notrenouvelle plateforme. Comment faire ?»► Formaliser les processus de gestion desite et de gestion documentaire
  • Cycle de vie des documentsDesignCollaborationCollaborationCollaborationClassificationArchive
  • Cycle de vie d’un siteDesign
  • Retours d’expérience: FonctionnelsDesign« J’ai créé un dictionnaire d’entreprise. Il est mal utilisépar mes utilisateurs et du coup il est envahi de motsinutiles.. Comment mieux utiliser les fonctionnalités derecherche ? »:► Définir des règles de taxonomie
  • Gestion de la TaxonomieDesign
  • Gestion de la TaxonomieDesignBesoins•Audiences•Contenu•TechnologiesConstruction•Rôles et responsabilités•Procédure d’archivage•Tests d’utilisationsMaintenance •Processus de gestion•Prévoir ressources suffisantesFormation•Plan de formation•GuideEvaluation•Outils retours utilisateurs•Analyse statistiques utilisateursUne taxonomie = undictionnaire d’entreprise
  • Retours d’expérience: FonctionnelsDesign« J’ai un nouveau collaborateur dans mon service. Jen’arrive pas à lui donner exactement les mêmes droits queses collègues!. J’aurai besoin d’un espace où sontregroupés l’ensemble des droits d’un utilisateur etpouvoir gérer ces droits »:► Définir une gestion des droits
  • Niveaux depermissionsStandards / PersonnalisésGestion des droits des utilisateursDesignGroupes ActiveDirectoryGroupesSharePointListes• Add Items• Edit Items• Delete Items• View Items• …Actions• ManagePersonal Views• Add/RemovePersonal WebParts• UpdatePersonal WebPartsSites•Create Subsites•Add andCustomize Pages•Apply StyleSheets•Create Groups•…UtilisateursPermissionsUtilisateurs12 3 18ListesSites
  • Retours d’expérience: FonctionnelsDesign« Certains usages SharePoint (développement, BI)entrainent des risques d’instabilité ou de performancepour mon infrastructure ». Comment permettre demultiples usages tout en sécurisant la plateforme ?”► Mutualiser vos plateformes
  • Approche graduelle du serviceDesignSTANDARD• Besoins standard (collaboration,publication, my sites)• SLA prédéfinie• Sur étagère donc rapide• Personnalisation simple• Géré centralement• Peu couteuxPREMIUM• Fonctionnalités avancé (BI,Projet)• Prédéfini en partie• Nécessite une revue desbesoins et un projet : délaiplus long• Personnalisation plusimportante (wsp de ferme)• Processus de qualification(tests)• Géré centralementDEDIE• Pour des besoins spécifiques(sécurité, performance,stabilité)• Gros projet avec budget delicence/maintenance particulier• Hautement personnalisable• Gestion de la plateformecentralisée ou non• Très couteux$ $$ $$$
  • Retours d’expérience: FonctionnelsDesign« A chaque fois que je fais une demande à mon équipe dedéveloppement ça me coûte un bras et j’ai un délai de 6mois.». Est-ce qu’on peut vraiment personnaliserSharePoint facilement et si oui comment? »► Contrôler les coûts et délais depersonnalisation
  • Diminuer les coûts et les délais deréalisationDemande dechangementUIDesignDéveloppementRéalisation LivraisonQUALIF/P-PROD/PRODMise enproductionAdmin fonctionnelDesigner/DevDéveloppeurPROTO/PRODPRODSolution SandboxSolution de fermeSemainesJoursMoisDesign
  • AgendaDesignApproche« Solution »
  • Jump Start : GouvernanceDesignAteliers de gouvernance et FonctionnelsDocument de gouvernance SharePoint
  • Solution techniqueUne démarche intégrée «Services »Consultants etpartenairesTechniquesExpertsTechniques,Développement etSupportConsultants etpartenaires ITILSpécificationsdétailléesImplémentationTestsd’intégrationRecetteCatalogue de Service, organisation etProcessus de pilotageMaintient en Condition opérationnel:Pilotage, Expertise, support, formationDirecteurProjetPilotage du projetProcessusd’exploitation, RACIGestion du cycle devieRevue desupportabilitéGarantieMaintien et optimisation del’offre et des processusCentre de ServicesRevue dematuritéRevue desécuritéCADRAGE CONCEPTION TEST DEPLOIMENT MCOVISIONArchitected’entrepriseStratégie et Suivi du plan de transformationRevue de code applicationsFormation et expertiseSpécificationsPlan de Gestionde servicesSpécificationsExpertise
  • DesignLiens utiles La page ITIL Microsoft Le site Microsoft Services Le site de l’itSMF FranceContactez-nous :servicesfr@microsoft.com
  • Donnez votre avis !Depuis votre smartphone, sur :http://notes.mstechdays.frDe nombreux lots à gagner toutes les heures !!!Claviers, souris et jeux Microsoft…Merci de nous aider à améliorer les TechDayshttp://notes.mstechdays.fr
  • Venez nombreux à la Conf’SharePoint !www.confsharepoint.com
  • 4 ouvrages écrits par 13 Microsofteeshttp://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels
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