2. Charisma HCM Document Management
Soluția TotalSoft
Soluţie dezvoltată pentru companii care
Utilizează Charisma HCM pentru managementul informatic al Departamentului de
Resurse Umane, Administrare şi Salarii
Gestionează un număr mare de angajați sau sunt companii multi-filiale distribuite
geografic
Administrează un volum de operațiuni de administrare a dosarelor de personal
care depăşeşte media
Întâmpină greutăți în satisfacerea cererilor clienților interni - copii după actele
existente la dosar, emiterea de adeverințe, actualizarea dosarelor de personal
Accesează des arhiva dosarelor de personal
3. Charisma HCM Document Management
Beneficii principale
Soluţie integrată bazată pe ultima generaţie a
tehnologiei Microsoft Office SharePoint care permite
Acces şi lucru cu orice tip de document electronic
Prezentare pe structură arborescentă, într-o manieră personalizată şi adaptată
clientului
Administrare de documente integrată cu fluxul de de lucru
Informații de interes precum fişa angajatului (Charisma HCM Portal) sau date
operaționale (Charisma HCM)
4. Charisma HCM Document Management
Document Center
Salvare, arhivare, regăsire, istoric, control versiuni, raportări
Interfață grafică personalizată
Zone publice, accesibile
tuturor membrilor
Zone private, accesibile doar
unor membri
(departamente, grupuri de
lucru cu drepturi şi nivele de
acces)
Adăugare şi actualizare de
documente
5. Charisma HCM Document Management
Istoric document
Se pot păstra toate modificările unui document sub forma de versiuni ale
documentului, având posibilitatea de a le vizualiza oricand şi chiar de a reveni la o
versiune anterioară.
6. Charisma HCM Document Management
Arhivă documente angajat
Diverse filtre şi criterii de căutare în arhivă - marcă angajat, nume angajat, tip
document - sau folosind produsele Charisma HCM, HCM Portal sau Charisma ERP
Stocare şi administrare completă a intrărilor şi ieşirilor de documente
Scanare documente
Încărcare documente
în Document
Center, clasificare şi
organizare documente
Consultare Document
Center
7. Charisma HCM Document Management
Integrare cu Charisma Workflow
Permite implementarea de sisteme de workflow al documentelor, în sensul creării
de sisteme de management al aprobărilor necesare unui document (fluxuri de
aprobare), al circulației documentului în cadrul instituției, sarcinile asociate şi
persoanele implicate
8. Charisma HCM Document Management
Externalizare servicii de management al documentelor
Documente în format electronic, prin Charisma HR Document Management
Clientul trimite toate documentele către arhivă
Arhiva recepționează documentele: scanare, depozitare, clasificate corespunzător
tipului de document Operare Arhivă documente, outsourcing
Clientul accesează arhiva la
Customer Arhiva (outsourced)
distanță, conform drepturilor
Trimite/Primeste documente
lui de acces, folosind propria HR Curier 1. Primeste/Trimite documente
stație de lucru
2.1 Scanare documete
Extranet/Intranet
2.2. Incare şi clasificare documente
Https://sharepoint.customer.ro
3. Depozitare
Recepţie documente
Document Center
(hosted by customer) 5. Administrare Document Center
4. Utilizare Document Center
HR, altii
Arhivă Documente
IT
Page 1
9. Charisma HCM Document Management
Integrare nativă cu Charisma HCM
Structurare arhivă per angajat şi locatii
Rapoarte de completitudine a arhivei
Drepturile de acces stabilite automat în baza
organigramei
Căutarea documentelor dupa informații din Charisma:
nume, poziție, CNP
Notificări automate la fiecare modificare sau extragere de
document