Rédiger un cahier des charges
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Atelier dans le cadre de Tourisme Numérique, le Forum de Deauville, #TN1, les 25 et 26 mars 2013.
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- 1. Rédiger son cahier des charges et mener sa consultation Nathalie JAVOUREZ Point Comm REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 2. Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités locales dans la définition et la mise en œuvre de leur projet web AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | Extranet REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 3. 1 – ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION Présentation du projet Analyse stratégique Audits : - Marketing et communication - Technique Rédaction du cahier des charges 2 – DEFINITION Définition du contenu Définition de l’arborescence Identification des besoins et ressources Rédaction Du CCTP Préparation réalisation technique et exploitation LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 4. 3 – CONSULTATION Publication AAPC Analyse des dossiers Audition Sélection du titulaire du marché Commande LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 5. 4 – REALISATION Conception interface graphique Déclinaison pour interface de navigation Protocole de composition Développement de l’interface de navigation Développement de la solution technique. Si SGBD : Analyse détaillée, Conception version initiale, Tests et mise au point, Validation, Recettes intermédiaires, Déploiement de l’architecture globale Recette du projet 4.1 – REALISATION GRAPHIQUE Validation graphique 4.2 – REALISATION TECHNIQUE Version Béta LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 6. 5 – EXPLOITATION Transfert de compétences ou externalisation Mise en œuvre du circuit d’actualisation de l’information et de traitement des données Mise en œuvre des services Internet : nom de domaine, hébergement, mise en ligne, statistiques… Référencement, promotion achat d’espace publicitaire, Jeux/Concours, NetLiking … 5.1 – ACTUALISATION ET TRAITEMENT DE L’INFORMATION 5.2 – ADMINISTRATION et PROMOTION DU SITE LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 7. Etape 1 : ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION • Etude préalable et conception • Définition • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 8. Présentation du projet • Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil • Valider l’état des connaissances de chacun • Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases : analyse, réflexion, planification et développement du projet. • Etude préalable et conception • Définition • Présentation • Audit • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 9. Se poser les bonnes questions • Un site pour QUI ? Vos cibles ? • Un site POURQUOI ? Vos objectifs ? Effectuer un état des lieux objectif de l’existant • Avec QUOI ? L’offre et les services • Etude préalable et conception Audit marketing et communication • Définition • Consultation • Présentation • Audit REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 10. QU’EST-CE QUE NOUS VOULONS ? QU’EST-CE QUE NOUS AVONS ? QU’EST-CE NOUS GARDONS ? QU’EST-CE QUI NOUS MANQUE ? POURQUOI ? Le benchmark des sites tourisme est un très un bon moyen de se faire une idée… Se poser les bonnes questions ! • Etude préalable et conception • Définition • Consultation • Présentation • Audit REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 11. Etape 2 DEFINITION • Etude préalable et conception • Définition • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 12. Etape 2 : Définition • Définition du contenu et des fonctionnalités • Définition de l’arborescence • Identification des besoins et des ressources • Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation • Rédaction d’un Cahier des Charges et validation Déterminer les informations et les services dont disposera l’utilisateur. Réflexion directement issue de la phase précédente. • Etude préalable et conception • Définition • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 13. Se poser les bonnes questions : • Que recherche l’internaute que nous ciblons ? • Quel type d’information attend-il ? Répondre à ses besoins Apporter une solution à ses problèmes 2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 14. 1 – ATTIRER des visiteurs • Actions de communication on/off line • Actions sur les réseaux sociaux • Moteurs de recherche • Liens • Pub, achats de mots-clefs, actions promotionnelles, etc. 2 – MAINTENIR l’intérêt • Approche multi-niveaux (profils/thématiques) • Site miroir du visiteur • Stimulation de l’intérêt (Qualité - Pertinence de l’information) • Mise à jour régulière et pertinente de l’information disponible 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 15. 3 – PERSONNALISER la visite • Options sélectives, choix spécifiques pour les « simples visiteurs» • Espaces et services dédiés pour les « contributeurs potentiels » 4 – INCITER à laisser des informations • S’enregistrer (formulaires d’informations, d’inscription, espaces d’échanges) • Jouer • Télécharger (information exhaustive, exclusive…) • Recommander… 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 16. 5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs • Actualité régulière, information pertinente selon les centres d’intérêt • Valoriser les mises à jour du site, les contributions • Actions promotionnelles : actualité, événement, offres spéciales… 6 – RE-ATTIRER le visiteur • Avec les éléments recueillis pendant les phases précédentes • Avec les éléments recueillis grâce aux statistiques • En maintenant une valeur ajoutée 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 17. Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés • Hiérarchisation de l’information • Logique de consultation • Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du rythme, à travers les différents chemins de consultation 2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 18. 2.3. Définition des besoins et des ressources • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • Pourquoi ? Définition précise de la nature, quantité, périodicité des informations nécessaires • Comment ? Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur interne/externe Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en place • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 19. Quelles ressources ? REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation Contenu Illustration Intéractiv. Maj Accueil Chapitre 1 Rubrique 1 Ss-rubrique 1
- 20. Qui fait quoi ? • la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs • la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur • la prestations externalisées : rédactionnel, intégration, reportages photos, vidéos, podcasts, animation réseaux sociaux, etc. • les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité • l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles des autres acteurs du projet • l’affectation et le traitement des e-mails entrants • le planning de réalisation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 21. Qui fait quoi ? REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation Ressources Rédaction Validation Publication Accueil Chapitre 1 Rubrique 1 Ss-rubrique 1
- 22. 2.4. Définition technique Préparation de la phase « réalisation technique » • Définition de l’architecture logicielle et matérielle de la solution • Définition des clauses techniques particulières : existant, contraintes, exigences, etc. Préparation de la phase « exploitation » • Finalisation du circulation de l’information : descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour le transfert de compétences en fonction des niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour les services Internet : hébergement, noms de domaine, référencement, statistiques… REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 23. Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend : • Contexte, objectifs, cibles, positionnement • Attentes des utilisateurs • Contenus et hiérarchisation • Contraintes graphiques et ergonomiques • Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des attentes en back et en front office Précisez vos demandes afin que les prestataires puissent évaluer le périmètre de chaque fonctionnalité Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données (back et front office) 2.5. Rédaction du CCTP REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Contenu • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 24. • Environnement et contraintes techniques • Interaction avec d’autres projets • Moyens et ressources internes • Prestations attendues : sourcing, rédactionnel, rewriting, reportages photos, vidéos, podcast, accompagnement réseaux sociaux, etc. • Calendrier prévisionnel Le cahier des charges reprend également REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 25. 1 – Présentation de l’organisation 2 – Présentation du projet Rappel du contexte 2.1 Rôles des différents acteurs 2.2 Objectifs du site 2.3 Cibles, positionnement 2.4 Contenus, arborescences cibles 2.5 Environnement de développement 2.6. Contraintes (existant) 2.7. Modules fonctionnels attendus Exemple de structure de cahier des charges REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 26. 3 – Prestations attendues 3.1 Charte graphique et charte éditoriale 3.2 Développement, intégration, adaptation et paramétrage du système d’information, 3.3 Développement de BDD spécifiques 3.4 Création/récupération/intégration de contenu 3.5 Interfaçage et gestion de flux XML 3.6 Gestion du nom de domaine 3.7 Hébergement 3.8 Référencement / Promotion 3.9 Statistiques de connections 3.10 Animation réseaux sociaux REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 27. 4 – Transfert de compétences Participants : profils, nombre, rôle… 5 – Assistance et maintenance Périmètre, durée, conditions d’intervention, Méthodologie et outils de suivi 6 – Livrables attendus Cahier des spécifications fonctionnelles détaillées Conceptions Graphiques et fichiers sources Charte graphique, gabarits XHML, Feuilles de style Architecture logicielle, matérielle Dossier d’installation et de paramétrage Plan et cahier de recette Supports de formation 7 – Planning prévisionnel REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 28. 7 – Spécifications administratives Propriétés et droits Confidentialité Garantie Conditions d’exécution et pénalités de retard Forme attendue de la réponse Critères de sélection et pondération associée 8 – Bordereau des prix Permet de comparer les prestations proposées sur les mêmes critères Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. | REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 29. A – Brief graphique Contexte, objectifs, cibles Positionnement, message, valeurs Environnement graphique existant Charte graphique existante Les annexes B – Descriptifs de l’arborescence cible Chapitres/rubriques/sous-rubriques C – Descriptifs flux XML REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation
- 30. • Etude préalable et conception • Définition Etape 3 CONSULTATION • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 31. A savoir… • Seuil des MP pour les marchés de fournitures et de services des Coll. Locales (Décembre 2012) Procédure MAPA (Marché à Procédure Adaptée) > 90 000 € H.T. : publicité adaptée au montant du marché > 200 000 € H.T. : publicité BOAMP ou presse spécialisée • DCE : Dossier de Consultation des Entreprises • AE : Acte d’Engagement • CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières • CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières • RC : Règlement de la Consultation • DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité ! • Etude préalable et conception • Définition • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 32. Etape 3 : Consultation Des prestataires pré-sélectionnés Une analyse des offres plus pertinente Une étape supplémentaire pour la procédure REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Consultation
- 33. Etape 3 : Consultation Une procédure plus « rapide » Un nombre plus important d’offres à analyser Des offres moins pertinentes REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Consultation
- 34. Avant la remise des offres Etape 3 : Consultation • Prévoir 2 semaines de délais pour la réception des candidatures (MAPA restreint) et 2 semaine pour leur analyse • Prévoir 3 semaines de délais pour la réception des offres et 2 semaines pour leur analyse • Demander l’offre au format numérique • Si certains candidats posent des questions, les réponses doivent être transmises à tous les candidats, de façon anonyme • Transmettre les réponses au moins une semaine avant la date de remise des offres REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Consultation
- 35. Analyse des dossiers Etape 3 : Consultation • Ne vous répartissez pas les dossiers : la comparaison est nécessaire • Consultez en profondeur les sites des candidats • Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc. • Vérifier les crédits • Demandez les coordonnées des références et … appelez ! • Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques, développements fonctionnels, maintenance, formation… etc. REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Consultation
- 36. Audition des prestataires Etape 3 : Consultation • Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires • Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum) • Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres • Répartissez les questions à poser selon les compétences • N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus importantes ou coûts moins élevés • Notez toutes les réponses, synthétisez les questions et demandez-en confirmation écrite, elle vaudra engagement de la part du prestataire REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm • Etude préalable et conception • Définition • Consultation
- 37. Evaluation du plan de charge •Gestion de projet •Organisation et animation des réunions de travail •Pilotage des différentes étapes •Coordination des différents intervenants > 10 à 20 jours REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm Etapes Charge j/h 1 - Etude et conception 4 à 5 j 2 - Définition 8 à 10 j 3 - Consultation 4 à 6 j
- 38. Étape 4 : exploitation Sachez perdre du temps pour en gagner ! En conclusion ? REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm