La importancia de los Manuales Administrativos para la organización de las empresas y el procedimiento para su creación.

1. UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN
CLASE 8
Unidad 3: Metodologías para la elaboración de manuales de
organización y de procedimientos.
3.1. Conceptos e importancia de manuales
tipos de manuales
MBA. Karla Cruz

2. Reflexionando
juntos….
• Yo recuerdo que…..?
• Lo que más me gusto fue…
• La noticia que más me impacto esta semana
es..?
• Aprendí que….?

3. Objetivo:
Que el estudiante
reconozca la
importancia de los
PGR
Ministerio Público
FGR PDDH
Organigrama
Consejo Nacional de la niñez y Adolescencia - CONNA
Consejo Directivo
CONNA
Manuales
Administrativos para la
Auditoría Interna (4)
Comisión Interinstitucional de
I. Consejo Nacional de la Niñez y Adolescencia – CONNA (Propuesta para análisis y Ejecutiva (4)
Dirección
validación) Asesoría a la Dirección Ejecutiva
Interinstitucional
Órgano Judicial
Juzgados y Cámaras de Niñez UFI (11)
y Adolescencia
Planificación y Desarrollo
Institucional (5)
Comunicación y Transparencia (5)
Asistencia Técnica (2)
Asesoría Legal (3)
organización de las
Sub Dirección de Sub Dirección Sub Dirección Sub Dirección
Sub Dirección
Gestión de Juntas de Protección de Gestión de la Red de Atención Gestión de Sistemas Locales de Administración
Gestión de la Política de Derechos
la Niñez y Adolescencia Compartida – RAC Protección de la Niñez y de la Niñez y Adolescencia
Adolescencia
Departamento de Registro
Departamento de Asistencia Público y Asistencia Técnica
Técnica Juntas Departamental de a miembros de la RAC Departamento de Asistencia
Departamento de Políticas y Planes UACI (4)
Protección Región Occidental Técnica en Políticas y Planes
en materia de derechos de la niñez y
locales en materia de derechos
adolescencia - PNPNA
de la niñez y adolescencia -
Departamento de Asistencia Departamento de PNPNA
Técnica Juntas Departamental de Acreditación de Programas Gestión de Personal (5)
Departamento de Promoción y
Protección Región Central Para la atención a la niñez y Departamento de Promoción y difusión nacional de la PNPNA
Adolescencia difusión local de los derechos y
deberes de la niñez y
Departamento de Asistencia adolescencia - PNPNA
Departamento de Servicios Generales (72)
Técnica Juntas Departamental de
Coordinación y Vigilancia del
Protección Región Para Central Sistema Nacional de Protección
Departamento de Asistencia Informática y Recursos
Departamento de Investigación,
Técnica Juntas Departamental de
empresas.
Análisis y Estadísticas de - PNPNA Tecnológicos (3)
Protección Región Oriental
Activo Fijo (2)
Juntas Departamentales
de Protección Sistemas Locales de Protección Relación de Autoridad
Relación de Coordinación

4. Concepto
• Manuales administrativos: son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir ordenada y
sistemáticamente tanto la información de una
organización como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, etc.)
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

5. Objetivos de
los Manuales
• Presentar una visión de conjunto  Ahorrar tiempo y esfuerzo
de la organización (individual, en la realización de
grupal o sectorial) funciones al evitar la
repetición de
instrucciones y
• Precisar las funciones de cada directrices.
unidad organizativa para definir
responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar  Agilizar el estudio de la
omisiones. organización
• Coadyuvar a la correcta  Facilitar el reclutamiento,
realización y uniformidad de las selección e integración de
labores encomendadas a todo el personal
personal.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

6. Objetivos de
los Manuales
Promover el
• Sistematizar la iniciativa, aprovechamiento racional de
aprobación y aplicación de las los recursos humanos,
modificaciones necesarias en la materiales, financieros y
organización. tecnológicos disponibles.
• Determinar la responsabilidad Funcionar como medio de
de cada unidad y puesto relación y coordinación con
respecto de la organización. otras organizaciones.
• Mostrar claramente el grado de Servir como vehículo de
autoridad y responsabilidad de orientación e información a
los distintos niveles jerárquicos los proveedores de bienes,
que la componen. prestadores de servicios y
usuarios o clientes con los
que interactúa la
organización.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

7. Tipos de Manuales
Clasificación básica
• Microadministrativos
Son los Manuales que corresponden a una sola organización.
Pueden referirse a ella en forma general, o circunscribirse a algunas
de sus áreas en forma específica.
• Macroadministrativos
Son los documentos que contienen información de más de una
organización.
• Mesoadministrativos
Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa
normalmente en el sector público, aunque también puede
emplearse en el sector privado.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” Pág. 168 – 174 (Cap. 5)

8. Tipos de Manuales
Clasificación básica*
Por su contenido
• De técnicas • De organización
• De ventas • De procedimientos
• De producción • De calidad
• De finanzas • De historia de la Por su ámbito
• De personal organización • Generales
• De operación • De políticas • Específicos
• De sistemas • De contenido múltiple
• De puestos
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

9. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
5. Fuentes de
1. Diseño del proyecto información
2. Responsables 6. Preparación del
proyecto
3. Delimitación de universo de
estudio 7. Presentación del
manual a las
4. Estudio preliminar autoridades
competentes
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

10. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
Responsables: en esta fase es
importante definir un coordinador y un
equipo técnico que dirija el proceso
para facilitar la integración de la
información de manera estructurada.
Cualidades de personal que integra el
equipo de trabajo:
a. Buen manejo de las relaciones humana
b. Conocimiento sólido de la estructura
organizativa, las funciones, los
procesos, y el personal de la
organización.
c. Experiencia en estudios y/ trabajos
similares
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

11. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
Delimitación de universo de
estudio
• Evaluar el nivel técnico
requerido para manejar
contenidos
• Carga de trabajo
• Jerarquía de necesidades de
acuerdo con las prioridades de
la organización
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

12. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
Para determinar:
• Estrategia global para
levantar la información
• Identificar sus fuentes
• Actividades por realizar
Estudio preliminar
• Magnitud y alcances del
Es necesario conocer en proyecto
forma general diferentes
aspectos tales como: • Instrumentos requeridos
para el trabajo
a.Procesos
b.Funciones • Preveer acciones y estimar
c.Actividades del área o áreas
donde se va actuar. recursos necesarios para
efectuar el estudio
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

13. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
Fuentes de información:
Externas:
• Organizaciones del mismo sector
• Organizaciones lideres en el mismo campo de
trabajo.
• Organizaciones que implementan practicas
administrativas que pueden constituir un marco
de referencia.
• Organismos internacionales que formulan pautas
para estandarizar acciones y orientar aspectos de
competitividad.
• Organizaciones normativas que dictan
lineamientos y otros
• Proveedores
• Clientes
• Mecanismos de información
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

14. Fuentes Internas:
Archivo de la organización
• General
• De las áreas de estudio
Directivos y Empleados (que se
relacionan directa o indirectamente con
las áreas de estudio)
• Personal directivo
• Personal de nivel medio
• Personal operativo
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

15. Preparación del proyecto
Formulación de propuesta técnica:
a. Naturaleza
b. Alcance Programa de trabajo:
c. Antecedentes a. Identificación
d. Objetivos b. Responsables
e. Estrategia c. Áreas
f. Justificación d. Clave
g. Acciones e. Actividades
h. Recursos f. Fases
i. Costo g. Calendario
j. Resultados h. Representación grafica
k. Información i. Formato
complementaria j. Reportes de avance
k. Periodicidad
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

16. Procedimiento general para elaborar
manuales administrativos*
Presentación del manual a
las autoridades
competentes:
a. Los participantes
b. Al responsable de su
autorización
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194

17. Captación de
la información
• Capacitación del personal
(Equipo técnico y personal involucrado)
• Levantamiento de la información
• Investigación documental
• Observación directa
• Consulta a sistemas de información
• Encuesta

18. Integración de
la información
¿Como clasificar la información?
1. Crear directorios, sub.
directorios y archivos para
desagregarla en función de la
división del trabajo.
2. Crear bases de datos o
programas específicos
3. Combinar los puntos anteriores
para optimizar los resultados
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

19. Integración de
la información
• objetivos
Áreas para agrupar • Estructura organizativa
la información: • Normas y políticas
administrativas
• Funciones
1.Antecedentes • Procedimientos
2. Situación actual: • Procesos
• Instrumentos jurídico-
administrativos
Entre otros aspectos, es • Infraestructura tecnológica
importante establecer las
relaciones intra e inter • Equipo
departamentales, los • Condiciones de trabajo
liderazgos y el flujo de la • Ambiente laboral
comunicación formal e
informal.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

20. Trabajo en equipo
(Pág. 196 – 202)
Lectura compartida en pequeños grupos:
Indicaciones generales:
Organizar 4 grupos de trabajo
Seleccione un(a) relator (a) y un secretario(a) para compartir con el pleno
los aspectos relevantes de la lectura.
1. Análisis de la Información
2. Técnicas de apoyo para el análisis
3. Preparación del proyecto del manual
4. Tipos de recomendaciones
Elaboración del informe
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)

21. Bibliografía
• Franklin F. Enrique Benjamín, “Organización de
Empresas Libro, 2da. Edición, México, 2004
• SITIOS WEB
Manual de organización y funciones
www.inap.gob.gt/.../6MANUALDEPROCEDIMIENTOS/...
Manual de descripción de puestos y funciones:
www.zietlow.com/docs/ESmanualpuestos.pdf
www.ordenjuridico.gob.mx/Documentos/Estatal/Jalisco/wo47946.pdf
Manual de Políticas
www.uv.mx/personal/fcastaneda/.../manual_politicas_pacifictel.pdf
Manual de Procedimientos
www.digemid.minsa.gob.pe

22. ¡GRACIAS!