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TRATAMIENTO
DE LOS DOCUMENTOS
     ELECTRÓNICOS
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS


            JORGE LUIS ÁLVAREZ HERNÁNDEZ
           YERIS PATRICIA GONZÁLEZ BARRAZA
             JOHANNA GONZÁLEZ CAMACHO
            MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ CÓRDOBA



                        Tutor
           JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO




               UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
     FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN;
            BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
         GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES G2

                      ABRIL 2012
CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

RESPONSABLES

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDO

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
INTRODUCCIÓN
Los documentos electrónicos no son textos aislados del campo social. Son el
resultado de una relación entre el avance científico, el desarrollo económico de
algunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de la
sociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenómenos sociales y
económicos, infortunadamente la evolución de la tecnología va más rápido que
las habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan y
aprovechen la estructura de los registros electrónicos.

La incursión de los expedientes electrónicos ha permitido adelantar procesos
de tramitación sin la necesidad del papel, pero también exige una reingeniería
en los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo de
la información convencional. Por tratarse de un documento electrónico ofrece
todas las características tecnológicas, menor tiempo de tramitación, seguridad
de confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicación y
búsqueda. Son una alternativa para la resolución de procesos, permitiendo la
cercanía del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.
OBJETIVOS
Acercar al profesional de ciencia de la información y
documentación, Bibliotecología y archivística con el Tratamiento
de documentos electrónicos, importante por los avances
tecnológicos y por la labor a la que se verá enfrentado.

Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen los
futuros profesionales de trabajar de la mano con las nuevas
herramientas tecnológicas para manejar adecuadamente los
documentos electrónicos.

Reconocer las diferencias en cuanto a conservación,
mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y
documentos electrónicos.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
         ELECTRÓNICOS

      El     tratamiento    de     los    documentos
      administrativos producidos por           medios
      electrónicos y validados con firma electrónica, a
      lo largo de su ciclo de vida, desde el momento
      de su diseño hasta su transferencia final a un
      archivo histórico es a lo que llamamos gestión
      de documentos electrónicos estos deben contar
      con un manejo del software y hardware
      adecuado dentro de un contexto de cambio
      tecnológico
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN:        Depende del
                                 ELECTRÓNICOS
mantenimiento          dado     a    los    MIGRACIÓN: Copia de documentos en soportes o
documentos.         Es     recomendable     formatos con tecnología nueva periódicamente.
conservar los documentos, que tienen        Para evitar pérdida de información es importante
mayor duración, independientes al           guardar una copia antes de realizar la actividad.
sistema en que se produjeron. Los
formatos electrónicos tienen una
                                            USO: Se recurre a la estructura de directorios del
longevidad que oscila en los 5 años,
                                            ordenador personal o de uso compartido para la creación
por ello la migración se hace necesaria,
                                            de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un
es preferible utilizar formatos abiertos
                                            sistema normalizado para nombrarlos, esto es
(xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que
                                            importante para la creación de expedientes que
pierda sus características de contenido,
                                            constituyen las series documentales
estructura y contexto.

                 ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las
                 necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no
                 reescribible para evitar modificaciones o pérdidas (soportes no repudiables). Los
                 documentos se mantienen en su aplicación original cuando se necesitan a largo
                 plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tienen que convertir al nuevo
                 software. También se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningún
                 software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
RESPONSABLES
                                                         ÓRGANO     PÚBLICO:  Dispone la
                                                         normatividad de organización
                   LOS
                                                         específica y, de no existir
               INDIVIDUOS
                                                         prevención       normativa   la
                                                         responsabilidad recae en el
                                                         encargo de su tramitación.


    LA
 COMUNIDAD                            LA
                                  ORGANIZACIÓN



RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico mensaje
electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo
se pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondiente
certificado digital vigente en el momento de su emisión.
RESPONSABILIDAD
        DE MANTENER ARCHIVOS
           DE CORREOS ELECTRÓNICOS
   Si a nuestro mensaje de
   correo electrónico deberá
   responder uno o varios         El remitente: tiene la responsabilidad
   destinatarios conservemos el   de conservar y gestionar el correo
   texto original y todas las
   respuestas recibidas           electrónico (correo interno).

                                  El      destinatario:      tiene    la
                                  responsabilidad de conservar y
                                  gestionar el correo electrónico: debe
                                  guardarse el       archivo del correo
                                  externo     recibido,     especialmente
                                  cuando el archivo forma parte del
                                  documento oficial de operaciones.
EXPEDIENTES
  ELECTRÓNICOS

Es un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser a
su vez otros expedientes, organizados debidamente para que
sirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un acto
administrativo previamente definido (determinación de
fuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por vía
informática. Se debe tener en cuenta que el expediente
electrónico es un tipo de documento mas no un proceso. La
mayoría de las veces se obtienen a partir de documentos
originales o físicos y puede contener también referencias a
procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de
terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta
similar a la del mundo del papel.
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
                       OBRA EN DIFERENTES
                          INSTANCIAS




 FORMAN SERIES                                      RESPONDE A UN TRAMITE
 DOCUMENTALES                                            QUE DEBE SER
                                                         GESTIONADO


                          CARACTERISTICAS




        EXISTE UN VINCULO DE
      TRAMITE Y GESTIÓN ENTRE               SE PRESENTAN EN EL
      UNO DE LOS DOCUMENTOS                 MISMO ORDEN DE SU
         QUE LO CONFORMAN                       ACTUACION
ETAPAS DE LOS EXPEDIENTES
       ELECTRÓNICOS
                 •En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participación multidisciplinaria conformada por un
                  gestor, un archivero, un técnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y los
DEFINICION DEL    componentes del sistema: entrada, procedimiento y salida
PROCEDIMIENTO




                 •Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información
                  que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la
                  tramitación, se genera el foliado o índice electrónico firmado por la administración actuante.
 TRAMITACIÓN




                 •Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o
                  disposición que se le dé al mismo.
 TERMINACIÓN




                •Se traspasa la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva
                 como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva o si por el contrario se
TRANSFERENCIA Y  hace eliminación digital completa.
   ARCHIVO
EXPEDIENTE
   MIXTO O HÍBRIDO
Es un expediente que cuenta con elementos
físicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientes
enteramente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientas
tecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización de
documentos está en camino, por el momento la conformación de
un expediente tiene elementos de papel como contratos, actas,
facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido
digitalizados, y también cuentan con elementos que ya se
generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos
multimedia, links, gráficos.

Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir
durante un periodo de tiempo.

Tanto los documentos de papel y los electrónicos deben estar
debidamente organizados y nombrados.
CICLO DE VIDA
            DE UN DOCUMENTO
                          Planificación


                           Creación


                                           Acceso y
Conservación              Utilización
                                          Utilización


                          Disposición



               Utilidad
PROCESOS DE GESTIÓN
       DOCUMENTAL
    Es el conjunto de actividades técnicas y
    administrativas que propenden por facilitar la gestión y
    administración del documento desde el momento en
    que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una
    de sus fases y etapas.

    El objeto es facilitar su producción, tramite,
    ordenación, clasificación, descripción, conservación,
    utilización y disposición final. Este proceso garantiza la
    atención oportuna en la recepción de documentos y
    un excelente tiempo de respuesta en su distribución,
    asegurando la confidencialidad de la información.
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
    ELECTRÓNICO: VALORIZACIÓN Y SELECCIÓN
                               Valoración y Selección
                               Según el Diccionario de Terminología Archivística, valoración es la “función que consiste en
                               determinar la conservación o descarte de los documentos a partir de sus valores”. Se centra
                               en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de selección.

                                                                     POLITÍCAS DE VALORIZACIÓN
                                                                        SECTOR EMPRESARIAL




                DEFINICIÓN DE LA
                                                      APLICACIÓN DEL CONCEPTO                                UTILIZACIÓN DE          ELECCIÓN DE
                   FUNCIÓN DE                                                           DETERMINACIÓN DE
                                                     SERIE DOCUMENTAL COMO EL                                FORMATOS MÁS          CONSERVACIÓN
                 VALORIZACIÓN Y                                                             PLAZOS DE
                                                     CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL                                 ESTABLES Y         PERMANENTE CON
                SELECCIÓN DE LOS                                                          CONSERVACIÓN
                                                         DE DOCUMENTACIÓN                                   SOSTENIBLES EN EL       CRITERIO MUY
                  DOCUMENTOS                                                           ACORDES AL FORMATO
                                                     GENERADO POR UNA FUNCIÓN                                   TIEMPO.               RIGUROSO.
                  ELECTRÓNICOS
                                                             O ACTIVIDAD




                                   DEFINICIÓN DE                                                                                INCORPORACIÓN DE LA
 UTILIZACIÓN DE UNA                  NORMAS Y                                                               PLANIFICACIÓN DE    FUNCIÓN SELECCIÓN EN
 METODOLOGÍA PARA              PROCEDIMIENTOS PARA                        DETERMINACION DEL                    METADATA         EL DISEÑO DE SISTEMAS
LA DETERMINACIÓN DE               EL CICLO DE VIDA                          PLAZO TOTAL DE                                         DE INFORMACIÓN.
      PLAZOS DE                  COMPLETO DE LOS                           CONSERVACIÓN EN
 CONSERVACIÓN (ISO                 DOCUMENTOS                              FORMATO DIGITAL
        15489)
PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL: DIGITALIZACIÓN
             Consideración de la situación
            legal del material a digitalizar:
            depende del país después de un
            tiempo de la creación de la obra
            pasa a ser de dominio público y
            libre de reproducción.

            Selección del material adecuado
            para someter a digitalización sin
            correr riesgos de deterioro.
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
         O RGANIZACIÓN

    El proceso de organización de documentos electrónicos
    comprende el análisis de los mismos para identificar
    quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué
    funciones y actividades documentan y su naturaleza
    física. La organización es el proceso que estudia los
    documentos, en nuestro caso los electrónicos, para
    descubrir cómo se relacionan con la entidad que los creó.
    La descripción se refiere a la manera de compartir esa
    información con otras personas.
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
                    ANÁLISIS DOCUMENTAL

                                                             ANÁLISIS
                                                           DOCUMENTAL




                                                                                   ANÁLISIS DE D.E
                                                                                                     INDICADORES
               DESCRIPCIÓN                                        DESCRIPCIÓN DE   NO TEXTUALES
                                                                                                      DE CALIDAD
              FORMAL (FÍSICA)                                       CONTENIDO        (FOTOG Y
                                                                                                      DESCRIPTIVA
                                                                                      VIDEOS)



                                ESTÁNDARES DE
DESCRIPCIÓN                       DESCRIPCIÓN                      INDEXACIÓN O    ESTÁNDARES DE
              CATALOGACIÓN                      CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL                       FORMAL PARA                         INDIZACIÓN      METADATA
                                      D.E.




                         Proceso por el cual se derivan de un documento electrónico un
                         conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción
                         física mediante elementos formales (autor, título, editorial,
                         fecha de creación, etc.) y la descripción conceptual del
                         contenido mediante términos de indexación (palabra clave o
                         descriptores de tesauros)
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
             ALMACENAMIENTO




                                                                      Las entradas         Admiten
                                                                       puede ser:         variantes:
                                                   Por tratamiento
                                                                       A un índice                         Modalidades de
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                                                                                         e indización
audio o video   En CDs o DVDs     único tipo de                       Por palabras                           Búsqueda a
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                                                  contenido                             Índices de citas
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PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
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                 Módulos:
Extractor de características de un documento
   multimedial mediante diferentes filtros                  Subprocesos:
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           Esquema de metadata                   1. Ingreso del documento multimedial
    Ontologías con la descripción de los
        conceptos de aprendizaje
                                               2. Búsqueda y recuperación del documento
            Perfiles de usuarios                              multimedial
            Lógica de búsqueda
   Base XML con archivos estructurados
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
    RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
No es un área estática sino que
por el contrario, debe adaptarse    Técnicas computarizadas
al cambio y evolución de            tradicionales de comparación y
volumen,      características  y    evaluación de información textual:
accesibilidad de la información.
Comprende dos actividades:          •Modelo booleano
                                    •Modelo vectorial
•Comparación y evaluación de las    •Segmentación de palabras en
representaciones de documentos      idiomas aglutinantes
de acuerdo a una         consulta   •Modelo probabilístico
formulada por el usuario.           •Retroalimentación por relevancia
                                    •Indexación por semántica latente
•Construcción de una función        •Text mining (minería de datos)
que ordene los documentos para
presentarlos.
TIPOS DE RECUPERACIÓN


   Recuperación de información de la web

Recuperación de información basada en contenido desde
bases con imágenes digitalizadas.

Sobre la percepción de la imagen y su contenido.

Esquemas de recuperación de información multimedial.

Estado del arte tecnológico en el proceso de recuperación
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
 PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
                                ACTIVIDADES DE PRESERVACIÓN

La preservación digital es el   Las relacionadas con la preservación de
                                documentos ya digitalizados o que fueron creados
conjunto de actividades         en formato digital; métodos:
gerenciales que aseguran el
acceso        continuo      a   Preservación de la tecnología y migración del
documentos          digitales   documento mediante cambio de soporte.
considerando     elementos
tecnológicos                y   Las de preservación del original por métodos
                                digitales
empresariales rápidamente
cambiantes.                     La gestión de las copias de seguridad o respaldo
                                de los documentos digitales

                                La gestión de respaldo de los sistemas de gestión
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    Esteganografía

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ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
           La organización del espacio de trabajo
           constituye el punto de partida para
           cualquier actuación dirigida a normalizar
           la gestión de los documentos de archivo
           en una organización.

                   Se tiene que separar lo que                       se debe definir un lugar
realmente se necesita de lo que no para que no         adecuado para cada elemento con el que
genere distracciones o pérdidas de tiempo. Hay que     se va a trabajar dependiendo de su uso y
determinar un lugar exclusivo para llevar a cabo las   la frecuencia con que se haga. Si se elige
actividades, preferiblemente etiquetada cada área.     contenedores para el almacenamiento de
También se establecen auditorias periódicas y          instrumentos es necesario etiquetarlo.
medidas     preventivas    para    evitar    riesgos
ambientales que afecten los equipos.

                                                                             Los instrumentos
                        Los materiales, elementos,      electrónicos por lo general son grandes
archivos, herramientas de equipos y todo lo que se      receptores del polvo, por ello es
necesita para la actividad, se tiene que separar de     importante removerlo diariamente, no
acuerdo a la fase en que se encuentre el expediente,    solo por los equipos electrónicos sino
además de separar los objetos sensibles como CD´S,      también por el personal que participa en
cintas, memorias, etc.                                  e l proceso.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
               ELECTRÓNICOS
Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:

Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera
se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.

Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en
distintas versiones.

Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.

La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas
eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente
situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc.


“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en
agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido
definida en el Cuadro de Clasificación Documental”
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS




                                 SUBSERIES




    SERIES
CONCLUSIÓN
En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico
avanza aceleradamente, razón por la cual, todos los
procesos en las organizaciones sufren cambios que
permiten el manejo y administración de la
información de manera eficiente y oportuna.

Son todos estos aspectos los que exigen a la
organización la implementación de un proceso de
gestión documental electrónica con la preparación
pertinente antes, durante y después de cada una de
las etapas, con el propósito de lograr la
conservación y recuperación de la información.
BIBLIOGRAFÍA WEB GRAFIA
   Universidad de Cádiz (consultada marzo 30-2012)
   http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos

   Casanovas, Inés. (2008). Gestión de archivos electrónicos.
   Buenos Aires: Alfagrama.

   http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos

   www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electr
   oni...

    http://www.slideshare.net/alisciasandravivianafredy/los-
   documentos-electronicos-y-su-tratamiento
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Tratamiento de documentos electrónicos GRUPO 2 YERIS, JORGE, ANGÉLICA Y JOHANNA

  • 2. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS JORGE LUIS ÁLVAREZ HERNÁNDEZ YERIS PATRICIA GONZÁLEZ BARRAZA JOHANNA GONZÁLEZ CAMACHO MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ CÓRDOBA Tutor JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN; BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES G2 ABRIL 2012
  • 3. CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS RESPONSABLES EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDO PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  • 4. INTRODUCCIÓN Los documentos electrónicos no son textos aislados del campo social. Son el resultado de una relación entre el avance científico, el desarrollo económico de algunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de la sociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenómenos sociales y económicos, infortunadamente la evolución de la tecnología va más rápido que las habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan y aprovechen la estructura de los registros electrónicos. La incursión de los expedientes electrónicos ha permitido adelantar procesos de tramitación sin la necesidad del papel, pero también exige una reingeniería en los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo de la información convencional. Por tratarse de un documento electrónico ofrece todas las características tecnológicas, menor tiempo de tramitación, seguridad de confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicación y búsqueda. Son una alternativa para la resolución de procesos, permitiendo la cercanía del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.
  • 5. OBJETIVOS Acercar al profesional de ciencia de la información y documentación, Bibliotecología y archivística con el Tratamiento de documentos electrónicos, importante por los avances tecnológicos y por la labor a la que se verá enfrentado. Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen los futuros profesionales de trabajar de la mano con las nuevas herramientas tecnológicas para manejar adecuadamente los documentos electrónicos. Reconocer las diferencias en cuanto a conservación, mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y documentos electrónicos.
  • 6. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico es a lo que llamamos gestión de documentos electrónicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico
  • 7. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN: Depende del ELECTRÓNICOS mantenimiento dado a los MIGRACIÓN: Copia de documentos en soportes o documentos. Es recomendable formatos con tecnología nueva periódicamente. conservar los documentos, que tienen Para evitar pérdida de información es importante mayor duración, independientes al guardar una copia antes de realizar la actividad. sistema en que se produjeron. Los formatos electrónicos tienen una USO: Se recurre a la estructura de directorios del longevidad que oscila en los 5 años, ordenador personal o de uso compartido para la creación por ello la migración se hace necesaria, de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un es preferible utilizar formatos abiertos sistema normalizado para nombrarlos, esto es (xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que importante para la creación de expedientes que pierda sus características de contenido, constituyen las series documentales estructura y contexto. ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no reescribible para evitar modificaciones o pérdidas (soportes no repudiables). Los documentos se mantienen en su aplicación original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tienen que convertir al nuevo software. También se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningún software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.
  • 9. RESPONSABLES ÓRGANO PÚBLICO: Dispone la normatividad de organización LOS específica y, de no existir INDIVIDUOS prevención normativa la responsabilidad recae en el encargo de su tramitación. LA COMUNIDAD LA ORGANIZACIÓN RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo se pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital vigente en el momento de su emisión.
  • 10. RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRÓNICOS Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios El remitente: tiene la responsabilidad destinatarios conservemos el de conservar y gestionar el correo texto original y todas las respuestas recibidas electrónico (correo interno). El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse el archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones.
  • 11. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Es un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser a su vez otros expedientes, organizados debidamente para que sirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un acto administrativo previamente definido (determinación de fuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por vía informática. Se debe tener en cuenta que el expediente electrónico es un tipo de documento mas no un proceso. La mayoría de las veces se obtienen a partir de documentos originales o físicos y puede contener también referencias a procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta similar a la del mundo del papel.
  • 12. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS OBRA EN DIFERENTES INSTANCIAS FORMAN SERIES RESPONDE A UN TRAMITE DOCUMENTALES QUE DEBE SER GESTIONADO CARACTERISTICAS EXISTE UN VINCULO DE TRAMITE Y GESTIÓN ENTRE SE PRESENTAN EN EL UNO DE LOS DOCUMENTOS MISMO ORDEN DE SU QUE LO CONFORMAN ACTUACION
  • 13. ETAPAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS •En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participación multidisciplinaria conformada por un gestor, un archivero, un técnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y los DEFINICION DEL componentes del sistema: entrada, procedimiento y salida PROCEDIMIENTO •Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la tramitación, se genera el foliado o índice electrónico firmado por la administración actuante. TRAMITACIÓN •Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o disposición que se le dé al mismo. TERMINACIÓN •Se traspasa la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva o si por el contrario se TRANSFERENCIA Y hace eliminación digital completa. ARCHIVO
  • 14. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO Es un expediente que cuenta con elementos físicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientes enteramente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización de documentos está en camino, por el momento la conformación de un expediente tiene elementos de papel como contratos, actas, facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido digitalizados, y también cuentan con elementos que ya se generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos multimedia, links, gráficos. Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir durante un periodo de tiempo. Tanto los documentos de papel y los electrónicos deben estar debidamente organizados y nombrados.
  • 15. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO Planificación Creación Acceso y Conservación Utilización Utilización Disposición Utilidad
  • 16. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y administración del documento desde el momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas. El objeto es facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.
  • 17. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO: VALORIZACIÓN Y SELECCIÓN Valoración y Selección Según el Diccionario de Terminología Archivística, valoración es la “función que consiste en determinar la conservación o descarte de los documentos a partir de sus valores”. Se centra en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de selección. POLITÍCAS DE VALORIZACIÓN SECTOR EMPRESARIAL DEFINICIÓN DE LA APLICACIÓN DEL CONCEPTO UTILIZACIÓN DE ELECCIÓN DE FUNCIÓN DE DETERMINACIÓN DE SERIE DOCUMENTAL COMO EL FORMATOS MÁS CONSERVACIÓN VALORIZACIÓN Y PLAZOS DE CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL ESTABLES Y PERMANENTE CON SELECCIÓN DE LOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOSTENIBLES EN EL CRITERIO MUY DOCUMENTOS ACORDES AL FORMATO GENERADO POR UNA FUNCIÓN TIEMPO. RIGUROSO. ELECTRÓNICOS O ACTIVIDAD DEFINICIÓN DE INCORPORACIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE UNA NORMAS Y PLANIFICACIÓN DE FUNCIÓN SELECCIÓN EN METODOLOGÍA PARA PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINACION DEL METADATA EL DISEÑO DE SISTEMAS LA DETERMINACIÓN DE EL CICLO DE VIDA PLAZO TOTAL DE DE INFORMACIÓN. PLAZOS DE COMPLETO DE LOS CONSERVACIÓN EN CONSERVACIÓN (ISO DOCUMENTOS FORMATO DIGITAL 15489)
  • 18. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: DIGITALIZACIÓN Consideración de la situación legal del material a digitalizar: depende del país después de un tiempo de la creación de la obra pasa a ser de dominio público y libre de reproducción. Selección del material adecuado para someter a digitalización sin correr riesgos de deterioro.
  • 19. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: O RGANIZACIÓN El proceso de organización de documentos electrónicos comprende el análisis de los mismos para identificar quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué funciones y actividades documentan y su naturaleza física. La organización es el proceso que estudia los documentos, en nuestro caso los electrónicos, para descubrir cómo se relacionan con la entidad que los creó. La descripción se refiere a la manera de compartir esa información con otras personas.
  • 20. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ANÁLISIS DOCUMENTAL ANÁLISIS DOCUMENTAL ANÁLISIS DE D.E INDICADORES DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DE NO TEXTUALES DE CALIDAD FORMAL (FÍSICA) CONTENIDO (FOTOG Y DESCRIPTIVA VIDEOS) ESTÁNDARES DE DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN INDEXACIÓN O ESTÁNDARES DE CATALOGACIÓN CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FORMAL PARA INDIZACIÓN METADATA D.E. Proceso por el cual se derivan de un documento electrónico un conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción física mediante elementos formales (autor, título, editorial, fecha de creación, etc.) y la descripción conceptual del contenido mediante términos de indexación (palabra clave o descriptores de tesauros)
  • 21. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ALMACENAMIENTO Las entradas Admiten puede ser: variantes: Por tratamiento A un índice Modalidades de dado: Con clasificación De texto Según espectro alfabético de recuperación: Sumarias o sin y resumen completo Según acceso: documental: materias o Búsqueda análisis de Con clasificación De imágenes, De acceso local Centrados en un contenido temas directa e indización audio o video En CDs o DVDs único tipo de Por palabras Búsqueda a documento Catálogos de Con clasificación, De datos En línea clave del través de índices bibliotecas indización y referenciales De tipos mixtos contenido del Búsqueda por Con análisis de resumen doc. jerarquías contenido Índices de citas Descriptores de cont. del doc.
  • 22. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ALMACENAMIENTO Módulos: Extractor de características de un documento multimedial mediante diferentes filtros Subprocesos: Biblioteca semántica Esquema de metadata 1. Ingreso del documento multimedial Ontologías con la descripción de los conceptos de aprendizaje 2. Búsqueda y recuperación del documento Perfiles de usuarios multimedial Lógica de búsqueda Base XML con archivos estructurados
  • 23. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN No es un área estática sino que por el contrario, debe adaptarse Técnicas computarizadas al cambio y evolución de tradicionales de comparación y volumen, características y evaluación de información textual: accesibilidad de la información. Comprende dos actividades: •Modelo booleano •Modelo vectorial •Comparación y evaluación de las •Segmentación de palabras en representaciones de documentos idiomas aglutinantes de acuerdo a una consulta •Modelo probabilístico formulada por el usuario. •Retroalimentación por relevancia •Indexación por semántica latente •Construcción de una función •Text mining (minería de datos) que ordene los documentos para presentarlos.
  • 24. TIPOS DE RECUPERACIÓN  Recuperación de información de la web Recuperación de información basada en contenido desde bases con imágenes digitalizadas. Sobre la percepción de la imagen y su contenido. Esquemas de recuperación de información multimedial. Estado del arte tecnológico en el proceso de recuperación
  • 25. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES ACTIVIDADES DE PRESERVACIÓN La preservación digital es el Las relacionadas con la preservación de documentos ya digitalizados o que fueron creados conjunto de actividades en formato digital; métodos: gerenciales que aseguran el acceso continuo a Preservación de la tecnología y migración del documentos digitales documento mediante cambio de soporte. considerando elementos tecnológicos y Las de preservación del original por métodos digitales empresariales rápidamente cambiantes. La gestión de las copias de seguridad o respaldo de los documentos digitales La gestión de respaldo de los sistemas de gestión documental
  • 26. PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL: INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD Métodos Públicos: Registro de identificadores únicos (DOI-Digital Object Identifier) Definición de estructuras de metadata que contengan declaraciones de preservación de autenticación Ocultos: Marca de agua digital Esteganografía Firma digital
  • 27. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Se tiene que separar lo que se debe definir un lugar realmente se necesita de lo que no para que no adecuado para cada elemento con el que genere distracciones o pérdidas de tiempo. Hay que se va a trabajar dependiendo de su uso y determinar un lugar exclusivo para llevar a cabo las la frecuencia con que se haga. Si se elige actividades, preferiblemente etiquetada cada área. contenedores para el almacenamiento de También se establecen auditorias periódicas y instrumentos es necesario etiquetarlo. medidas preventivas para evitar riesgos ambientales que afecten los equipos. Los instrumentos Los materiales, elementos, electrónicos por lo general son grandes archivos, herramientas de equipos y todo lo que se receptores del polvo, por ello es necesita para la actividad, se tiene que separar de importante removerlo diariamente, no acuerdo a la fase en que se encuentre el expediente, solo por los equipos electrónicos sino además de separar los objetos sensibles como CD´S, también por el personal que participa en cintas, memorias, etc. e l proceso.
  • 28. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a: Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos. Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones. Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente. La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”
  • 29. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SUBSERIES SERIES
  • 30. CONCLUSIÓN En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico avanza aceleradamente, razón por la cual, todos los procesos en las organizaciones sufren cambios que permiten el manejo y administración de la información de manera eficiente y oportuna. Son todos estos aspectos los que exigen a la organización la implementación de un proceso de gestión documental electrónica con la preparación pertinente antes, durante y después de cada una de las etapas, con el propósito de lograr la conservación y recuperación de la información.
  • 31. BIBLIOGRAFÍA WEB GRAFIA Universidad de Cádiz (consultada marzo 30-2012) http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos Casanovas, Inés. (2008). Gestión de archivos electrónicos. Buenos Aires: Alfagrama. http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electr oni... http://www.slideshare.net/alisciasandravivianafredy/los- documentos-electronicos-y-su-tratamiento