1. Archiefbank Kempen
ICA-AtoM als regionale archiefbank
Bart Sas, beleidsadviseur archief

2. ICA-AtoM in Turnhout: voorgeschiedenis
• 2010: testversie van ICA-AtoM (1.08 en 1.09)
• Rechtstreekse invoer in ICA-AtoM
• Rechtstreekse invoer in XML (EAD)
• Eigen stylesheet om XML-export om te zetten in HTML
• META, april 2011: “Gratis toegang tot ons geheugen?”
• 2011:  ICA-Atom 1.1 online brengen lukt niet
• Juni 2012: overleg over gezamenlijke aanbesteding met
drie Kempense erfgoedcellen en gemeentearchieven
Geel, Hoogstraten, Turnhout en Lier

6. Regionale archiefbanken in Vlaanderen
• Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be
– Register van private archieven
– Archiefbeschrijvingen op hoofdniveau
• Rijksarchief: http://search.arch.be/nl
– Verwijzing naar inventaris als PDF
• Probat: http://probat.west-vlaanderen.be/
– Provinciearchief West-Vlaanderen
– 31 lokale archiefdiensten

7. ICA-AtoM als regionale archiefbank
• a web-based, open source application for
standards based archival description in a
multilingual, multi-repository environment
• ISDIAH: International Standard for Describing
Institutions with Archival Holdings
• Keuzemogelijkheid bij “Global Settings”: Multiple
repositories: yes

13. Voorbeelden
• Memory BC: http://www.memorybc.ca/
• MIGAN. Directory of Caribbean archival
institutions: http://www.migan.org/
• Saskatchewan Archival Information Network:
http://sain.scaa.sk.ca/collections/
• Archeion (Ontario): http://www.archeion.ca/

14. Voordelen
• Kleine archiefinstellingen: samenwerken motiveert,
zetten van eerste stap, leren van elkaar, tijd maken,
beleidsmakers overtuigen
• Opstapje voor verdere samenwerking
• Uniforme beschrijvingen, kwaliteitscontrole,
zoekmogelijkheden
• Archieven bij heemkringen mee opnemen (mits
opleiding): “erfgoedbanken” zijn ontoereikend
• Linken met andere gemeentelijke catalogi (bib, musea)
• Eventueel later aansluiten bij provinciaal of nationaal
systeem

15. Stand van zaken:
www.archiefbankkempen.be
• 5 partners: gemeentearchieven van Geel, Lier,Turnhout,
Mol (november 2012), Brecht (april 2013)
• 3 Kempense erfgoedcellen: financiering, communicatie
• Vanaf oktober 2012: maandelijks overleg
• Januari 2013: hosting website door Priorweb (managed
hosting), installatie, configuratie
• Augustus 2013: feedback door gebruikers
• 70-tal archiefbeschrijvingen (concept), 1800 authority
records

16. Nog te doen
• September-oktober 2013: huisstijl en aanpassen lay-out
• November 2013: publiceren archiefbeschrijvingen en
communiceren
– Lier: 16 inventarissen
– Mol: alle privé-archieven en oud gemeentearchief
– Geel: idem
– Brecht: gemeentearchieven van Sint-Job en Sint-Lenaarts
– Turnhout: 70 inventarissen

17. Samen archief beschrijven in 1 databank…
• Wat beschrijven: archieven, collecties documentatie,
foto’s als onderdeel van een archief
• Archiefterminologie en standaarden
• Archievenoverzicht: hoofdbeschrijvingen
• Volledige archiefbeschrijvingen (arbeidsintensief om
hoofdbeschrijvingen later aan te vullen)
• Referenties (BE/GAM/0001, …)
• Rubrieken en afdelingen
• Import via Excel – Atomis - XML
• Gemeenschappelijke handleiding

18. Hoofdbeschrijvingen
• ICA-Atom: lijst van beschrijvingen op hoofdniveau op
pagina “archieven”, geen archiefschema
• Elke archiefvormer vraagt aparte hoofdbeschrijving én
ISAAR(CPF)-fiche: bijkomend onderzoek!
• Gemeente versus gemeentelijke instellingen
• Contextinformatie voor een breed publiek
• Afspraken titels hoofdbeschrijvingen (mogelijkheid om
alfabetisch te ordenen)
• Apart archiefschema op hoofdpagina (via trefwoorden)
• Geografische trefwoorden

22. Rubrieken en afdelingen
• ISAD(G) voorziet geen veld voor rubrieken of afdelingen
• ISDF?
• Extra beschrijvingsniveau aanmaken?
• Deelarchief: een deel van een archief dat bestaat uit een
geheel van onderling gerelateerde archiefstukken, analoog aan
een administratieve onderverdeling van de archiefvormer; of,
wanneer dat niet mogelijk is, aan een geografische,
chronologische, functionele, of soortgelijke groepering van
het materiaal
• Ook steeds datering, niveau en omvang vereist

23. • ISAD(G): (…) kan elk deelarchief zoveel onderliggende
deelarchieven hebben als noodzakelijk is om de
hiërarchische structuur van het betreffende
organisatieonderdeel weer te geven

24. Importeren
• Handmatig invoeren = “gekkenwerk”
• ICA-AtoM: import mogelijk van XML en CSV (nieuwe
fiches of onderdelen van bestaande fiches)
• Vast Excel-sjabloon
• Atomis 1.0: controle en omzetting in XML
• Import van XML via webinterface ICA-AtoM
• Elke titel: identificatie, datering, niveau (!), omvang
• Hiërarchie in Excel/Atomis = moeilijk: bv. deelarchief
onder deelarchief, reeks gevolgd door losse stukken

26. Wat vinden gebruikers?
• (-) vakterminologie: archieven, functies, bestands-
identificatie, beschrijvingsniveau, geautoriseerde
beschrijving
• (-) lijst van hoofdbeschrijvingen moeilijk doorbladerbaar
• (-) gebruik van jokers (*, ?)
• (-) dateringen ontbreken in overzichten
• (+) zoekfunctie (maar: (-) zoeken op datum)
• (+) context steeds getoond
• (+) vlot aanpassen van termen in ICA-AtoM
• (+) afbeeldingen

27. “Roadmap”
• Link met Archiefbank Vlaanderen, ODIS
• Links met Kempsen Erfgoedbanken
• Andere…
• Heemkundige kringen uit regio betrekken (via
erfgoedcellen)

28. Uitdagingen
• Tempo klaarmaken bestaande inventarissen
voor invoer
• Opleiding en controle vrijwilligers
• Volledigheid
• Gebruiksvriendelijkheid
• Performantie databank
• Nieuwe versies ICA-AtoM