Digitale archiefoverdrachten bij provincies
•Télécharger en tant que PPTX, PDF•
0 j'aime•1,157 vues
Digitale archiefoverdrachten bij provincies - Soizik Van Huele en Sofie Roebben
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
En vedette
En vedette (6)
Similaire à Digitale archiefoverdrachten bij provincies
Similaire à Digitale archiefoverdrachten bij provincies (20)
Plus de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD)
Plus de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD) (20)
Digitale archiefoverdrachten bij provincies
- 1. Digitale overdrachten bij de provincies Antwerpen en Vlaams-Brabant Informatie aan zee, 18/09/15 Sofie Roebben Soizik Van Huele
- 2. Inleiding • Uitbouw afzonderlijke archiefserver • Digitale dossiers in netwerkomgeving • Voorwaarde: volledige digitale dossiers => traject digitale klassementen • Beide provincies gebruiken de RecordsManagementTool (RMTool) • Vraag ‘wat doen we met digitaal archief?’ • Sinds eind 2013 archiveringsfunctionaliteiten in de RMTool
- 3. Te archiveren dossiers Dossiers naar overdrachtsruimte Dossiers in het digitale archief
- 4. Opzet archiefserver • Voorzie een ruimte voor het digitaal archief • Bepaal hoe je je archief wil beveiligen – wie mag wat zien en doen? • Leg je metadatamodel vast • Organiseer de overdrachtsruimte
- 6. Per departement + dienst Organisatiebreed + dienst Overdrachtsruimte
- 7. Archiveringsprocedure • Geordende en volledige dossiers • Selectie van de dossiers door Informatiebeheerders (IB’s) en/of collega’s • Toekennen van metadata door IB’s + overdracht • Controle door Informatiebeheer + opname • Raadpleging – Archievenoverzicht – Snelkoppelingen op originele plaats in klassement
- 8. Ordenen en selecteren • Goede klassementen • Volledige en opgekuiste dossiers • Selectielijsten per organisatieonderdeel – Welke dossiers archiveren? => Netwerk van informatiebeheerders
- 9. Ordenen en selecteren • Opleidingen • Richtlijnen • Sensibilisering • Ondersteuning => Dienst (Document- en) Informatiebeheer
- 10. Ordenen en selecteren • Actieve aansturing van alle informatiebeheerders • Doorlopend actieve controles • Opruimdagen voor digitaal archief • Eerder vraaggestuurd • Actieve ondersteuning bij hervorming klassementen en archivering • Vaak geen afzonderlijke digitale opruimdagen
- 11. Metadata toekennen • Gelijkaardig model ontwikkeld • Iets uitgebreider bij Provincie Antwerpen • Nadruk op Bestemming – Bewaartermijn – Vernietigingsjaar • Aandacht voor link met papieren dossier • Aantal verplicht in te vullen velden verschilt wel duidelijk Ok? => Overdracht
- 12. Metadatamodel
- 13. Metadatamodel
- 14. Controle en opname • Controle door (Document- en) Informatiebeheer • Richtlijnen gevolgd? – Zijn Zip-bestanden uitgepakt? – Zijn pathlengtes kort genoeg? – Zijn ongeldige karakters aangepast? – Zijn lege mappen verwijderd? – Zijn alle beveiligde documenten ontgrendeld? Alles ok? => Opname Niet ok? => Aanpassingen – controle - opname
- 15. Raadpleging via snelkoppelingen op originele locatie in klassement
- 17. Raadpleging • Altijd snelkoppelingen terugplaatsen • Archievenoverzicht toegankelijk via organisatiebrede map ‘Informatiebeheer’ • Archievenoverzicht gebaseerd op informatiebeheersplannen of klassement • Altijd via het gepubliceerde archievenoverzicht • Archievenoverzicht toegankelijk via intranet • Archievenoverzicht geïnspireerd op klassement • Eventueel snelkoppelingen op vraag van dienst
- 18. Hoe krijgen we het verkocht? • Mond aan mond reclame van diensten • Intensieve ondersteuning bij overdrachten • Bewustzijn van groeiende storagekosten • Overstap naar nieuw samenwerkingsplatform • Infosessies en ‘dag van de informatiebeheerder’ • ICT verwijst door bij uitbreiding actieve ruimte • Artikels in personeelsblad
- 19. Obstakels en moeilijkheden • RMTool heeft veel functionaliteiten (die ook steeds uitbreiden): bemoeilijkt leerproces • Interpretatie van zoekfunctionaliteiten is niet simpel • Ondersteuning en duidelijke procedures zijn noodzakelijk => arbeidsintensief • Verschuiving/verdeling van de archieftaken
- 20. Besluit 2014-2015 • 10 van de 30 diensten • Eén externe organisatie 2016-2017 • Ook organisatiebrede projecten en dossiers • Actieve ondersteuning voor de archieven van de diensten die uitkantelen • Actievere reguliere werking
- 21. Besluit 2014: testfase en eerste overdrachten 2015-2017: • Digitale opruimdagen zijn reguliere werking geworden • Nieuwe overdrachten i.k.v. de overstap naar het nieuwe samenwerkingsplatform • Export van dossiers uit Sharepoint • Instroom archief van diensten die geen provinciale entiteiten meer vormen
- 22. • Sofie.roebben@provincieantwerpen.be • Soizik.vanhuele@vlaamsbrabant.be of archief@vlaamsbrabant.be
Notes de l'éditeur
- [aanpassing: 2e puntje: digitale dossiers i.p.v. digital born omdat Caroline me wees op de vele scans die toch al in de dienstklassementen zitten en onze gedigitaliseerde reeks van notulen] De tool biedt zeer veel mogelijkheden en is zeer flexibel. Dit maakt dat je goed moet nadenken over hoe je de tool inzet in je organisatie. Je kan de manier waarop je je organiseert geheel toespitsen op je eigen werking. Beide diensten die deze tool bij de twee provincies beheren hebben een zeer gelijkaardige werking. Een actieve ondersteuning van hun administratie. Archieven in regel jonger dan 30 jaar. Geen bewaarplicht op lange termijn. Dienst document- en informatiebeheer en dienst informatiebeheer. Zullen in deze presentatie refereren aan dienst informatiebeheer. Bij Vlaams-Brabant zijn het archiefverantwoordelijken bij Antwerpen informatiebeheerders. Termen zullen door elkaar gebruikt worden. Dit zijn mensen die het (digitaal) archief moeten beheren/begeleiden op de verschillende diensten, die archiefbeheer dus niet als hoofdtaak hebben. Antwerpen -> departement, Vlaams-Brabant Directies Technische uitleg over de procedure en waarom ze ingericht is zoals ze is ingericht verwijzen naar presentatie op de vorige editie van informatie aan zee en een artikel in Wie klasseert die vindt.
- Wat is het digitale archief/archiveringsprocedure wel en wat is het niet? Wel Vastleggen van context van de procedure (wie doet wat op welk moment => betrouwbaarheid van je procedure) Vastleggen van de ontstaansprocedure (archiefvormer, proces) Vastleggen van technische metadata Welke bestanden, welke software;… Verhouding/gelaagdheid binnen een dossier Is een bijna volledig geautomatiseerde procedure voor het opnemen van dossiers in een digitale archiefruimte Zorgt ervoor dat de gearchiveerde dossiers klaar zijn voor opname in volledig uitgebouwd digitaal depot bijv DAV of een depot van het Rijksarchief Niet Geen volledig uitgebouwd digitaal depot: geen omzetting naar bijv archiveringsformaten + bijhorend beheer
- Dit bepaalt hoe je je archiefruimte indeelt - Hoe opener hoe simpeler - Meerdere opties mogelijk Rechten bepalen zowel wie wat kan zien en wie wat kan doen.
- Enkel de dienst (Document- en) informatiebeheer heeft schrijfrechten op deze ruimte (om toevallig wissen tegen te gaan). De dienst/of departement van wie de gearchiveerde dossiers zijn krijgen leesrechten Antwerpen -> een doorlopende nummering per departement Vlaams-Brabant -> een doorlopende nummering per dienst
- Provincie Antwerpen Indeling per departement en per dienst, staat mee in het klassement Voordeel : verantwoordelijkheid tot de eigenlijke archivering blijft duidelijk bij de archiefvormer Provincie Vlaams-Brabant Indeling per dienst op een organisatiebrede schijf. Na verplaatsing quota onmiddellijk naar beneden te halen Deze locaties worden gedefinieerd in de Tool. Welke klassementen worden overdragen naar welke overdrachtsmappen. De Informatiebeheerders of Archiefverantwoordelijken hoeven die ruimte dus niet zelf te gaan opzoeken, de tool verplaatst die automatisch voor hen zodra ze willen overdragen. In de overdrachtsruimte heeft de dienst informatiebeheer en de informatiebeheerders/archiefverantwoordelijke schrijfrechten. Op dat moment hebben de andere collega’s even geen leesrechten meer.
- Eerste stap voor een goede archivering = goed klasseren en volledige dossiers vormen + opruimen voor overdracht Tegelijkertijd gebeurt ook al een selectie op de dienst zelf op basis van de selectielijst of het informatiebeheersplan van de dienst Vervolgens moeten de nodige metadata toegekend worden aan de te archiveren dossier en worden ze overgedragen naar de overdrachtsruimte door de informatiebeheerder Vervolgens worden de dossiers door de archivaris/ons gecontroleerd en worden de dossiers definitief opgenomen in het archief. Vanaf dat moment kunnen de dossiers weer geraadpleegd worden
- Goed opgebouwd klassementen, waar duidelijke dossiers in gevormd kunnen worden, maken de overdracht en archivering gemakkelijker. [In Vlaams-Brabant loopt er een traject om per dienst/directie goede klassementen op te zetten ‘Optimaliseren klassementen’ Dit traject loopt sinds januari 2014 gestructureerd en echt als project. Voordien – sinds 2007, dus 10 jaar ongeveer - waren er ook al verschillende initiatieven maar dan veel vrijblijvender. De RMTool zorgde ervoor dat we diensten beter meekregen in dit traject. Ook het antwoord op ‘wat doen we met het digitale archief’ helpt veel om hen te overtuigen er iets aan te doen. 2015 is het echter wat stilgevallen aangezien een van de bestuurssecretarissen eind 2014 is vertrokken (wegens besparingen, ook andere collega’s (niet archief) moesten vertrekken => werkverdeling moest herbekeken worden) en ikzelf sinds half mei thuis zat. In Antwerpen heeft het traject ‘digitaal dossierbeheer’ gelopen van 2011 tot 2013 en zijn we, in het kader van de overstap naar het nieuwe samenwerkingsplatform, bezig de klassementen te optimaliseren en verbeteren, om te implementeren in Sharepoint.] Daarnaast moet dat klassement ook onderhouden worden en moeten de dossiers voor overdracht opgeruimd worden. - In Antwerpen voorzien we daarvoor opruimdagen, zodat de hele dienst samen opruimt. De informatiebeheer kan ook wat specifieke taken op zich nemen en met behulp van de RMT enkele opruimacties doorvoeren. (Bv dubbels zoeken, te lange pathlengtes aanpassen, ongeldige karakters aanpassen, …) - In Vlaams-Brabant is deze opruim vooral in handen van de archiefverantwoordelijken (m.b.v. de RMT) of enkele enthousiaste collega’s? De opruimmomenten worden in regel door de ganse dienst gedaan maar wel onder toeziend oog van archiefverantwoordelijke (of degene die traject optimalisering klassementen trekt) in regel gebruikt enkel archiefverantwoordelijke de RMT. Ten slotte is het nodig om te weten welke dossiers opgenomen moeten worden en hoelang deze bewaard moeten worden. Hiervoor baseren we ons op selectielijsten of informatiebeheersplannen die opgemaakt zijn voor de diverse organisatieonderdelen. Deze selectie gebeurd in feite al door de diensten en informatiebeheerders tijdens de opruimmomenten. Het is zeker ook de moeite om aandacht te besteden aan het niveau waarop dossiers overgedragen moeten worden. Hoewel we beide op een iets andere manier laten overdragen, komt dit probleem bij ons alle twee voor. Het goed klasseren en opruimen van dossiers is essentieel om goed te kunnen archiveren. Hoe beter en actiever de voorbereidingen opgevolgd wordt door de archivarissen, hoe gemakkelijker de controle van de overgedragen dossiers verloopt en hoe sneller de dossiers ook weer raadpleegbaar zijn. Hiervoor steunen wij dus op netwerk van informatiebeheerders/ archiefverantwoordelijken.
- Om te komen tot goede klassementen en geordende en volledige dossiers voorzien we ondersteuning en hulpinstrumenten, zowel voor de hele organisatie als voor de informatiebeheerders. Dit is een belangrijke taak voor de Dienst (Document- en) Informatiebeheer. Zoals opleidingen over het goed klasseren van documenten op organisatieniveau, maar ook opleidingen aan informatiebeheerders over het gebruik van de Rmtool. In Vlaams-Brabant zijn dit eerder klassikale opleidingen (dit zijn enkel de opleidingen voor nieuwkomers -> digitaal werken [groot deel over klasseren en klassementen], RMTool is ook een persoonlijke opleiding, gelijkaardig aan wat jij doet , terwijl we in Antwerpen bv de informatiebeheerders een zeer persoonlijke opleiding geven, liefst in kleine groepjes. Daarnaast stellen we ook richtlijnen en handleidingen op Sensibiliseren, niet alleen de werknemers, maar zeker ook het management. Als het diensthoofd niet overtuigd is van de noodzaak van opruimen en archiveren, zullen de resultaten van de dienst beperkter blijven. (inderdaad belangrijke aanvulling!) = taak dienst informatiebeheer
- Hoewel we een gelijkaardige aanpak hebben, vullen we die soms wat anders in: In Antwerpen nemen we proactief contact op met de IB’s. Wij volgen systematisch de klassementen op m.b.v. de RMT en spreken de informatiebeheerders hierver aan. Naast opruimdagen voor papieren dossiers, zijn er sinds 2014 ook opruimdagen voor het digitale klassement voorzien. Deze worden steeds door ons ondersteund. We raden de diensten ook aan om dit minstens 1 keer per jaar te herhalen. Voor heel wat diensten is dit al ingeburgerd. In Vlaams-Brabant geen afzonderlijke digitale opruimdagen maar er worden door de dienst zelf opruimmomenten ingepland indien ze een hervorming van hun klassement doen. Dit is iets dat door de dienst zelf getrokken wordt. Informatiebeheer zorgt dan wel voor een aantal lijsten waarvan ze kunnen vertrekken of ter inspiratie kunnen gebruiken (bijv dubbels, oude documenten,…) en indien gevraagd komen langs. Voorlopig nog niet echt ingeburgerd om dit bijv. elk jaar of twee jaar te doen zoals wel gebeurt met het papieren archief (of toch bij veel diensten). Na het traject ‘optimaliseren klassementen’ houdt het nu op. Idealiter gaan we naar een werking zoals die van jullie (actiever). Zo kunnen we die klassementen ook opgeruimd houden.
- Bij het metadatamodel is er een nuance nodig: we hebben er wel een (die zeer gelijkaardig is aan die van jullie) maar het grote verschil is dat wij niet vragen om het in te vullen en eigenlijk enkel vernietigingsjaar verplicht gemaakt hebben => hierdoor kunnen we gebruik maken van een simpelere manier van overdragen nl. 'mappen overdragen'. Helpt om diensten over de streep te trekken (hebben niet veel extra werk waar zij zelf weinig aan hebben). Leren nu enkel deze manier van werken aan voor de overdracht en niet deze via ‘metadata’ Keuze bij Antwerpen: meer context gegevens, om zo het archief beter te kunnen beheren + gemakkelijker vernietigingsaanvragen te doen. Geeft meer werk, voor zowel de IB als voor mezelf tijdens de controles. Maar op zich weinig weerstand tegen.
- Nadat de dossiers verplaatst zijn naar de overdrachtsruimte, controleren we de overgedragen dossiers: zijn ze geschoond? Zijn ze op het juiste bewaarniveau overgedragen? Dit is belangrijk in het licht van een eventuele verdere aangroei van het digitale archief maar ook om op termijn een correcte vernietiging te garanderen… Dit doen we met behulp van de RMT. Met de RMT is het ook mogelijk om een controle uit te voeren op de volledigheid van dossiers. Dit kan door bv met dossiersjablonen te werken. Aangezien deze functie er is gekomen nadat onze klassementen al opgezet waren, hebben we hier geen gebruik van gemaakt. Maar dit is wel een handig middel voor wie er nog mee moet beginnen. Is de controle in orde, wordt het opgenomen in het archief Is het niet in orde => IB (in overdrachtsruimte) of collega (terug verplaatsen naar oorspronkelijke locatie) moet dit in orde brengen voordat het opnieuw gecontroleerd wordt en opgenomen in het digitale archief
- Documenten en onderliggende mappen kan je via een browser raadplegen. Het is alsof je in de windowsomgeving werkt wat de drempel heel laag legt voor de gebruiker. De niet onderlijnde niveaus vormen het overzicht (op basis van de huidige klassementsstructuur). De onderlijnde delen verwijzen rechtstreeks naar het gearchiveerde dossier dat een nummer kreeg. Het ganse dossier kan je via het overzicht raadplegen.
- Wordt in Vlaams-Brabant eigenlijk enkel gevraagd indien ze een afzonderlijke map archief hebben onder hun proces. Anders vinden ze dit onduidelijk of visueel niet interessant in hun klassement. In eerste instantie vinden diensten dit echter een goeie optie maar defacto gebruikt maar 1/3 dit. Het helpt wel om hen over de streep te trekken om ermee te starten. In Antwerpen wordt steeds een snelkoppeling gevraagd, dit wordt , zeker nu in de beginfase waarbij de overdrachten van een dienst nog relatief beperkt zijn, gezien als een pluspunt. Via de organisatiebrede map informatiebeheer, waar ook de papieren toegangen gevonden kunnen worden, staat het archievenoverzicht. Momenteel hebben we geen link via het intranet of internet, maar dat zou in orde komen bij (de volgende versie van het intranet?)
- Het bewustzijn van groeiende storagekosten zorgt ervoor dat selectie en archivering van informatie meer aandacht krijgt en men er de noodzaak van inziet. Bij de overstap naar Sharepoint, die onze organisatie nu doormaakt, is het bedoeling dat de lopende dossiers meegenomen worden. Afgesloten dossiers die te bewaren zijn, zullen gearchiveerd moeten worden. En via infosessie gaan we aan de diensten tonen hoe het digitaal archiveren gaan en we proberen onze informatiebeheerders zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de ontwikkelingen o.v.v. digitaal werken en archiveren door onze nieuwsbrief en initiatieven als de studiedag ‘dag van de informatiebeheerder’
- Er is een nieuwe functie op komst waardoor functionaliteiten aan- of uitgeschakeld kunnen worden. Zo zien de IB’s enkel wat ze moeten gebruiken. Vb van interpretatie zoekfunctionaliteiten: beveiligde documenten. Aanpassing: ondersteuning is kan een obstakel zijn omdat het arbeidsintensief is. De tool is een handig én goedkoop instrument om het overdrachtsproces te begeleiden en de archiveringsprocedure vorm te geven. Het is een tool die steeds in ontwikkeling is op vraag van de gebruikers. Dit is een groot pluspunt maar het bemoeilijkt leerproces wel Tegemoetkoming door snelmenu’s in de tool met ‘meest gebruikte functies’ Maken beperkte handleidingen ter aanvulling op de grote handleiding die meegeleverd wordt met de tool Deze handleidingen en ook ervaringen worden uitgewisseld in een gebruikersgroep van archivarissen die reeds met deze tool werken. Gebruikersgroep komt doorgaans 2maal per jaar samen. Het is voor een sporadische gebruiker niet altijd simpel om de zoekresultaten te interpreteren. Daarom levert (document- en) informatiebeheer vaak kant en klaar te interpreteren gegevens aan (tijdrovend!) of bereidt ze de handleidingen uit met concrete situatie ‘wat doe je met…’
- We hebben sinds 2014 van heel wat departementen dossiers, reeksen ontvangen, net als organisatiebrede projecten. Digitale opruimdagen = reguliere werking geworden => zorgt er ook voor dat er geregeld overdrachten binnen komen Overstap naar Sharepoint => afgesloten dossiers archiveren Vanuit Sharepoint dossiers exporteren en archiveren via de Rmtool Verwachting archief diensten die uitkantelen
- Beide provincies hebben door hun zeer gelijklopende werking ook een vrij gelijklopende procedure uitgewerkt. Toch hebben we een aantal uiteenlopende keuzes gemaakt die aansluiten bij de werking en cultuur binnen onze organisaties. Hopelijk kan onze werkwijze voor jou een inspiratie zijn, een voorbeeld dat je eigenlijk met weinig financiële middelen maar vooral duidelijke procedures, actieve ondersteuning en het durven in ‘het in het bad springen’ al een heel eind komt in de voorbereiding en anticipering op een uitgebreid digitaal depot.