1. Digitaal documentbeheer op verplaatsing.
Maatwerk versus uniforme aanpak
Katrien Weyns – archiefconsulent KADOC-KU Leuven

2. Overzicht
• LIAS en diversiteit
• Grenzen aftasten
• Modelscenario’s om te stroomlijnen
• Praktische aanpak
• Nog verder?
2

3. LIAS
• Workflows en tools
• Lias Archivarissen Werkgroep
• Lias Technische Werkgroep
• Universiteitsarchief Leuven: externe archieven en
interne universiteitsarchieven
• KADOC: enkel externe archieven
3

4. Diversiteit
• Intern • Extern
• Organisatie • Particulier
• Bewaargeving • Schenking
• Nieuw archief • Bekende klant
• Groot • Klein
• Professioneel • Niet-
professioneel
4

5. Diversiteit
• Ingrijpen bij archiefvormer?
Niet altijd mogelijk
• Schenking persoonsarchief of opgedoekte vzw bv.
• Veelheid aan programma’s bv. e-mailclients
• Veelheid aan formaten bv. databanken
• Orde en wanorde
5

6. Grenzen aftasten
• Stroomlijnen van diverse archieven en diverse
verwerkingsflows
• In verleden: adviesverlening papieren archief
• Analyse van archiefvormers
• Do’s en don’ts naar overdracht toe
bv. dubbels, facturen, …
• Advies na onderzoek bv. mutualiteiten, Aartsbisdom
• Beperkte reikwijdte
6

7. Grenzen aftasten
• We willen verregaander ingrijpen
• “volgens het boekje”
• Meerwaarde archiefinstelling:
 Kwaliteitsvol ontsluiten
 Overload te vernietigen stukken vermijden
 Automatisering
 Uniformisering
7

8. Grenzen aftasten
• Afhankelijkheidsrelatie beperken bij grote spelers
• Digitaal: lijst met vereisten
• Meerwaarde vormer zoeken
 Tijd sparen
 Kennis delen
 Kosten sparen
 Hard maken?
8

9. Grenzen aftasten
• Streven naar meer input van archivaris
• Beperken van scenario’s overdracht en verwerking
• Voldoende flexibele workflow zonder het te complex
te maken (werkbaar)
• Wat kan men van een archivaris verwachten?
• Wat moet door technologie opgevangen worden?
• Wat kan men van een archiefvormer verwachten?
9

10. Modelscenario’s
• Push
Extract Transform Load
• Pull
Extract and load
10

11. Modelscenario’s
Harde schijf/server
Harde schijf/server A Preingest omgeving:
LIAS:
naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot
schijf/server LIAS Geen structuur:
beschrijving
ordening, selectie
Push (Extract Transform Load)
zonder invloed
in dynamische fase
11

12. Modelscenario’s
Push (Extract Transform Load)
 met invloed in dynamische fase
Harde schijf/server
Harde schijf/server A Preingest omgeving:
LIAS:
naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot
schijf/server LIAS Structuur aanwezig:
beschrijving
selectie
12

13. Modelscenario’s
• Pull (Extract Load)
• Periodieke harvest pakket
DMS A XML Ingest in LIAS depot
• Automatische harvest
DMS A Ingest in LIAS depot
13

14. Praktische aanpak - Push (ETL) geen invloed
• Rol archivaris
• Preingestomgeving noodzakelijk
Ter
Naverwerking
Overdracht Preingest Ingest / beschrijving
Preservatie beschikking
stellen
14

15. 15

16. 16

17. Praktische aanpak - Push (ETL) met invloed
• Rol archiefvormer
• Rol archivaris
• Minimum bewerking
Goede bewaring dynamisch archief
Ter
Naverwerking
Overdracht Preingest Ingest / beschrijving
Preservatie beschikking
stellen
17

18. Ingreep in dynamische fase
• Op vraag en proactief
1. Kader: minimumvereisten (KADOC)
• Logische structuur
• Centrale aanlevering
• Geen beveiliging bij overdracht
• Ruimte voor verbetering
• Gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht
2. Vademecum met richtlijnen (a.h.v. eDAVID, CEST,
DEN, Nationaal Archief, …)
18

19. Ingreep in dynamische fase
• Archiefvormer kiest aanpak in overleg met
archiefinstelling
• Naar eigen vermogen
• Gradaties in diepgang van aanpassingen
19

20. Ingreep in dynamische fase
3. Archiefvormer verbetert zelf
• aanleveren richtlijnen
• helpdeskfunctie
• adviesverlening /begeleiding
Voor/tegen:
• kans op stilvallen verbeterproces
• moeilijke opvolging
• interne drive
• contacten op welk niveau?
20

21. Ingreep in dynamische fase
4. Detachering vanuit KADOC
• bv. ACV nationaal
• voltijds of deeltijds
Voor/tegen:
• grondige inzage in werking
• groter bereik
• haalbaarheid aftoetsen
• continuïteit
21

22. Ingreep in dynamische fase
5. Vorming door archivaris
• op vraag
• aan wie?
• wat?
• verwachtingen
22

23. Ingreep in dynamische fase
• Uitdagingen
• Bereikbaarheid informatie in grote organisaties
• Vinden van de juiste trekker
• Matchen haalbaarheid en wensen archivaris en vormer
• Diverse bedrijfscultuur, goodwill management, ICT
ondersteuning, …
flexibiliteit en dus eerder advies op maat
23

24. Praktische aanpak - Pull (EL) periodieke en
automatische harvest
• Rol ICT archiefvormer
• Rol ICT LIAS
• Rol archivaris (opzet en mapping)
Goede bewaring dynamisch archief
Ter
Naverwerking
Overdracht Ingest / beschrijving
Preservatie beschikking
stellen
24

25. Praktische aanpak - Integreren processen
• Integratie overdrachtswijze
Diepte en bruikbaarheid aangeleverde metadata
• Integratie flow papieren archief
Hoe ver integreren? Correcte beschrijving vs. haalbare en
praktische oplossing
25

26. Praktische aanpak - Integreren processen
• 1001 mogelijkheden matchen met nood archivaris,
lezer en ICT
bv. sorteeropties mailbox behouden bij e-mailopslag?
 Naar een flexibel systeem met basisflow
 Verbetertraject archiefvormer als onderdeel
26

27. Nog verder?
• Interne nood en externe vraag
• Diepgaander ingrijpen dan voorheen (advisering
dynamisch documentbeheer)
• Nog een stap verder?
Moet een archiefinstelling naast expertise ook de tools en
ondersteuning aanbieden voor stroomlijning van het digitaal
dynamisch archief?
27