1. De draad van Ariadne in het
digitale labyrint
Dr. Robert Nouwen
Versie 2012-03-27

2. Inleiding
 Situatieschets
 Opdrachten
 Plan van aanpak
 Resultaten
 V&A
03/29/12

3. Situatieschets
 Uitgangspunt = 15.000
dossiers en 3.000
opvragingen op jaarbasis
 Ariadne is een
dossieropvolgingssysteem
(RMS)
 Naast Ariadne :
Aphrodite, Portunus en
FMIS
 Doel: vlotte en gerichte
controle van de
informatiestromen
03/29/12

4. Situatieschets
 Archivering is:
 Het klaarmaken van
dossiers voor het
overbrengen naar het
archief.
 Het afsluiten van het
dossier in Ariadne
door de administratie
 De archivering in het
archief zelf
03/29/12

5. + 10% op 118.000
dossiers
03/29/12

6. 03/29/12

7. 03/29/12

8. Plan van aanpak
Projecten
Conflict tussen projectwerking en
recurrente werking
03/29/12

9. Situatieschets
 Circa 800 procescodes
 Geen logische organisatie
 Geen kennis/toepassing
van internationale
standaarden
 Geen duidelijke
definiëring van de
begrippen
 Geen eenvormige
structuur
 Geen
discipline/bewaking
03/29/12

10. Plan van aanpak
Fase 1
 Uitzetten van policy en
standaarden
 Vaststellen en definiëren
van de
dossieronderwerpen en
procescodes, met een
maximum van 350
 Bewaartermijnen
koppelen
 Oude procescodes
afsluiten (o.m. Vrije
processen & Varia)
03/29/12

11. Plan van aanpak
Fase 2 + 3
 Fase 2.
 Vaststellen en
definiëren van de
metadata
 Procedures
 Oude procescodes
afsluiten
 Opleiding &
motivering
 Fase 3.
 E-depot
03/29/12

12. Plan van aanpak
03/29/12

13. Plan van aanpak
Bevraging
 Bevraging van iedere dienst omtrent
 Procescodes - projecten
 Beleidsdomeinen
 Bewaartermijnen
 Metadata (specifieke eigenschappen)
03/29/12

14. Plan van aanpak
Procescode
 Twee ‘soorten’ procescodes
 Procescode voor algemene taken/opdrachten
door meerdere diensten
 B.v. Overheidsopdrachten
 Procescode voor specifieke
taken/opdrachten door één dienst
 B.v. procescodes HRM
 Telkens vraag: over welk proces - welk
soort procescode spreken wij?
03/29/12

15. Plan van aanpak
Procescode
 Iedere procescode
wordt gedefinieerd
door een:
 Code
 B.v. A002-0004
 Dossieronderwerp
 B.v. A002-:
organisatie
 Procesnaam
 B.v. -0004 :
risicoanalyse
03/29/12

16. Plan van aanpak
Dossieronderwerpen
Advies
Verwijst naar alle
1.
 2. Beleid
objecten die op 3.
4.
Bestuurlijk toezicht
Dienstmanagement
éénzelfde zaak 5.
6.
Facilitair management
Financiën
betrekking hebben 7.
8.
Financiële tegemoetkomingen
HRM
 Ieder 9.
10.
Informatie en communicatie
Infrastrucutuur
dossieronderwerp is 11.
12.
Juridische zaken
Overheidsopdrachten
éénduidig 13. Procesmanagement
projectmanagement
gedefinieerd
14.
15. Ruimtelijke ordening
16. Vergunningen
17. Verkiezingen
18. Vertegenwoordiging
03/29/12

17. Plan van aanpak
Procesnamen
 Verwijst naar het proces wat is gestart
 ISAF spreekt van Activity
 De procescodes vervangen de vroegere ‘reeksen’
 Indien mogelijk uitgedrukt door werkwoordelijke
vorm
 Eénduidig gedefinieerd
 Eénvormig volgens een vast stramien
gestructureerd
 Stramien vastgelegd in een procedure
03/29/12

18. Plan van aanpak
Metadata
 Metadata
 Vaste specifieke
gegevens
 Variabele specifieke
gegevens
 Geautomatiseerd
 Bv.
auteur/behandelaar
03/29/12

19. Plan van aanpak
Bewaartermijnen
 Toekenning zal geautomatiseerd aan de
procescodes worden gekoppeld
 Geen onderscheid tussen administratieve en
archivalische bewaartermijn
 Geen selectieve vernietiging
 Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat het
dossiers wordt gearchiveerd
 Dossiers met beperkte bewaartermijn worden
niet lager gearchiveerd en automatisch
vernietigd
03/29/12

20. Plan van aanpak
Stukregistratie
 Betreft de registratie van
documenten
 Gaat om het soort
document: b.v. brief,
nota, enz.
 Gaat niet om de aard of
de inhoud van het
document: b.v.
vormingsaanbod, enz.
 Lijst met gedefinieerde
termen
03/29/12

21. Plan van aanpak
Beleidsdomeinen
 Te onderscheiden van
politieke
bevoegdheden
 Per beleidsdomein
kan men gebruik
maken van meerdere
procescodes
 Lijst met
gedefinieerde termen
03/29/12

22. Plan van aanpak
Policy
 Welke draaiboek wordt gevolgd voor het
aanmaken van nieuwe procescodes?
 Welke draaiboek wordt gevolgd voor het
aanmaken van nieuwe metadata -
trefwoorden?
 Implementatie
 Communicatie
03/29/12

23. Doel
 Verhoging rendement
 Management van
dossiervorming &
archivering
 Management van de
archiefruimte
 E-depot
 Voorlopige resultaten
03/29/12

24. 03/29/12

25. 20000
15000
Aangeboden
10000 Gearchiveerd
Verschil
5000
0
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Aangeboden 12625 10825 1190512723 11494 15726 18023 6424 13607
Gearchiveerd 12337 10424 1162412071 10737 10899 6442 2020 6516
Verschil 288 401 281 652 757 4827 11581 4404 7091
De opbouw van de achterstand is duidelijk begonnen in 2008. Rekening houdend met de
huidige tellingen moet de opgelopen achterstand in dit stadium van de analyse worden
verklaard door de vier volgende factoren:
- het personeelsbestand van het archief sterk is teruggevallen
- een versneld archiveren naar aanleiding van de reorganisatie in 2009
- een onzorgvuldig archiveren
- het verzenden van dossiers naar het archief die hier eigenlijk niet thuishoren
03/29/12

26. Toename dossiers per klant_2011
0%
19% Staf
26%
Mens
Ruimte
Financiën
HRM
7%
Facilitair
31% Gouverneur
8%
Onderwijs
9%
Op het eerste gezicht relatief evenwichtige verdeling waarbij opvalt dat de Diensten van de
gouverneur, Directie Mens en Directie Ruimte het grootste aantal dossiers hebben
afgesloten en aangeboden om te archiveren.
De stafdiensten van de griffier hebben daarentegen nauwelijks dossiers aangeboden om te
archiveren.
03/29/12

27. Gearchiveerde dossiers/klant_2011
0% 0% 0%
6% 5%
7%
Staf
2%
Mens
Ruimte
Financiën
HRM
Facilitair
Gouverneur
Onderwijs
80%
Directie Ruimte: tegenover 31% van de aangeboden dossiers staat 80% van het aantal
gearchiveerde dossiers. In 2010 nam de Directie Mens met 73% van het aantal gearchiveerde
dossiers nog de ‘leidende’ positie.
Deze cijfers kunnen worden verklaard
- door een toevalligheid ten gevolge van de opgelopen achterstand.
- door een onvoldoende gestructureerde archiveringspolitiek
03/29/12

28. Toename dossiers per jaar per klant_Samenvatting
4000
3000
2000
1000
0
Staf Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur
2007 417 954 755 755 232 374 2617
2008 1693 532 1010 873 298 1053 2034
2009 562 2503 2038 669 279 864 2227
2010 35 956 1768 1229 399 996 521
2011 50 2255 3734 1009 893 776 3081
Ongestrucureerde archivering vooral op te merken bij Staf, Mens, Ruimte en
Diensten van de gouverneur
03/29/12

29. Gearchiveerde dossiers/procescode_2011
1%
7% VP Pro&PR
0% 1%
0%
Fin T Vergun
Financ Bel&Con
44%
37%
PersOnd Regl
Aldo DienstM
0% 10% 0%
PersProv
0%
03/29/12

30. V&A
 ????????????????????????????
03/29/12